Pierwsze kroki w nowej firmie
Po wpisie do CEIDG: rachunek firmowy, warunki wybranej formy opodatkowania, fakturowanie i KSeF, zwolnienie z VAT, mechanizm podzielonej płatności, limit płatności gotówkowych, kasa fiskalna, składki ZUS i uprawnienia w KSeF dla biura.
Ta sekcja zbiera sprawy, którymi przedsiębiorca zajmuje się w pierwszych tygodniach po wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG): od rachunku firmowego, przez pierwszą fakturę, po limity, których przekroczenie zmienia sposób rozliczeń. Każdy temat ma osobną stronę z wyliczeniami, podstawą prawną i odesłaniem do szczegółowych poradników. Samą rejestrację opisuje poradnik rejestracja jednoosobowej działalności w CEIDG.
Lista spraw na start
| Sprawa | Co zrobić | Termin |
|---|---|---|
| Rachunek firmowy | otworzyć rachunek rozliczeniowy i zgłosić go wnioskiem o zmianę wpisu w CEIDG | 7 dni od otwarcia rachunku |
| Forma opodatkowania | sprawdzić warunki podatku liniowego albo ryczałtu, w tym pracę dla byłego pracodawcy | oświadczenie — do 20. dnia miesiąca po pierwszym przychodzie |
| Fakturowanie | przygotować program do fakturowania i połączenie z KSeF | przed pierwszą fakturą |
| Zwolnienie z VAT | ustalić limit w proporcji do okresu działalności albo zarejestrować się jako podatnik VAT czynny | przed pierwszą sprzedażą |
| Mechanizm podzielonej płatności | sprawdzać faktury powyżej 15 000 zł z towarami i usługami z załącznika nr 15 | przy każdej takiej fakturze |
| Płatności gotówkowe | transakcje z firmami powyżej 15 000 zł rozliczać wyłącznie przez rachunek | przy każdej umowie |
| Kasa fiskalna | sprawdzić zwolnienie albo zainstalować kasę | przed pierwszą sprzedażą konsumentom |
| Składki ZUS | potwierdzić prawo do ulgi na start i składek preferencyjnych, zaplanować kolejne okresy | zgłoszenie w 7 dni, składki do 20. dnia miesiąca |
| Uprawnienia w KSeF dla biura | nadać biuru uprawnienie do przeglądania faktur | na początku współpracy z biurem |
Wyliczenia
Na stronach o zwolnieniu z VAT i o kasie fiskalnej są kalkulatory limitu w roku rozpoczęcia działalności, a strona o składkach odsyła do kalkulatorów składek ZUS i składki zdrowotnej. Pełne narzędzia: zwolnienie podmiotowe z VAT, obowiązek ewidencji na kasie rejestrującej, składki ZUS przedsiębiorcy, składka zdrowotna i porównanie form opodatkowania.
Pytania można kierować przez formularz kontaktowy, a klienci biura — także przez Strefę klienta.
- Rachunek firmowyKiedy otworzyć rachunek firmowy, dlaczego rachunek rozliczeniowy, a nie osobisty, jak zgłosić go w CEIDG przez Biznes.gov.pl w 7 dni i kiedy pojawi się w wykazie podatników VAT.
- Forma opodatkowaniaTermin oświadczenia o wyborze podatku liniowego albo ryczałtu, limit ryczałtu 2 000 000 euro, praca dla byłego pracodawcy, brak wspólnego rozliczenia z małżonkiem i ulgi na dzieci, stawki ryczałtu na fakturach.
- FakturowanieKiedy wystawia się faktury, obowiązek KSeF i limit 10 000 zł do końca 2026 r., faktury podatnika zwolnionego z VAT, przygotowanie programu TaxMachine do pierwszej faktury.
- Zwolnienie z VATLimit zwolnienia podmiotowego w roku rozpoczęcia działalności z kalkulatorem, co wlicza się do limitu (także najem prywatny i sprzedaż nieruchomości), kto nie może korzystać ze zwolnienia, faktura ze stawką ZW i podstawą zwolnienia.
- Mechanizm podzielonej płatnościKiedy zapłata w mechanizmie podzielonej płatności jest obowiązkowa, adnotacja na fakturze, komunikat przelewu, rachunek VAT, sytuacja podatnika zwolnionego z VAT i sankcje.
- Płatności gotówkoweTransakcje z przedsiębiorcami powyżej 15 000 zł rozlicza się wyłącznie przez rachunek płatniczy — liczy się wartość całej umowy, a nie pojedynczej faktury czy raty. Skutki w PIT i płatności od konsumentów.
- Kasa fiskalnaObowiązek ewidencji na kasie przy sprzedaży konsumentom, limit 20 000 zł w proporcji do okresu sprzedaży z kalkulatorem, zwolnienie przy zapłacie przelewem, czynności, które zawsze wymagają kasy, od kiedy stosować kasę, jak sprzedawać konsumentom bez kasy, ulga na zakup kasy i jej zwrot.
- Składki ZUSKolejność ulg w składkach dla rozpoczynających działalność, warunek 60 miesięcy bez działalności i zakaz pracy dla byłego pracodawcy, składka zdrowotna, zgłoszenia i terminy.
- Uprawnienia w KSeF dla biuraJak nadać biuru rachunkowemu w Aplikacji Podatnika KSeF uprawnienie do przeglądania faktur z prawem dalszego przekazywania — samodzielnie albo w biurze, także podpisem zaufanym z programu biura; kto je nadaje w firmie i w spółce, jak je sprawdzić i odebrać.