Płatności gotówkowe między firmami — limit 15 000 zł na transakcję

Płatności związane z działalnością gospodarczą dokonuje się i przyjmuje za pośrednictwem rachunku płatniczego, jeżeli drugą stroną transakcji jest przedsiębiorca, a jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł albo jej równowartość w walucie obcej (art. 19 Prawa przedsiębiorców). Obowiązek dotyczy obu stron — płacącego i przyjmującego zapłatę.

Liczy się cała transakcja, nie faktura

Transakcją jest umowa, z której wynika płatność — nie pojedyncza faktura, rata ani zaliczka. Jeżeli wartość umowy przekracza 15 000 zł, przez rachunek reguluje się wszystkie płatności z niej wynikające, od pierwszej:

• umowa na 24 000 zł płatna w czterech ratach po 6 000 zł — każda rata przelewem,
• najem lokalu na rok za 1 500 zł miesięcznie (18 000 zł za okres umowy) — każdy czynsz przelewem,
• jedna dostawa udokumentowana trzema fakturami po 6 000 zł — wszystkie przelewem, bo podział na faktury nie zmienia wartości transakcji,
• umowa ramowa, w której wykonaniu składa się wiele zamówień, może zostać uznana za jedną transakcję.

Przy umowach na czas nieokreślony wartości transakcji zwykle nie da się ustalić z góry — bezpieczniej regulować wtedy wszystkie płatności przez rachunek. Transakcja o wartości dokładnie 15 000 zł nie jest objęta obowiązkiem; w praktyce przyjmuje się wartość brutto, z VAT.

Wpłata gotówki na rachunek kontrahenta w banku lub we wpłatomacie nie spełnia warunku — rachunek płatniczy muszą wykorzystać obie strony. Obowiązek nie obejmuje rozliczenia przez potrącenie (kompensatę); pozostałą po potrąceniu część należności z takiej transakcji reguluje się przez rachunek.

Skutki dla płacącego

Kosztu uzyskania przychodów nie stanowi wydatek w części zapłaconej z pominięciem rachunku płatniczego. Jeżeli wydatek zaliczono już do kosztów, w miesiącu zapłaty zmniejsza się koszty albo — gdy to niemożliwe — zwiększa przychody (art. 22p ustawy o PIT, art. 15d ustawy o CIT). Przy zakupie środka trwałego dotyczy to także odpisów amortyzacyjnych. Prawo przedsiębiorców nie przewiduje odrębnej kary dla sprzedawcy, który przyjął gotówkę, ale przyjmując ją, naraża kontrahenta na utratę kosztu — w umowach z przedsiębiorcami powyżej limitu wskazuje się zapłatę przelewem.

Odrębne są wymagania dotyczące rachunku odbiorcy: przy zapłacie podatnikowi VAT czynnemu ponad 15 000 zł rachunek powinien figurować w wykazie podatników VAT, a faktury powyżej 15 000 zł z towarami lub usługami z załącznika nr 15 do ustawy o VAT płaci się wyłącznie przelewem w mechanizmie podzielonej płatności. Faktura do 15 000 zł nie wymaga MPP i może zostać zapłacona gotówką, jeżeli cała transakcja nie przekracza 15 000 zł.

Płatności od konsumentów

Art. 19 nie dotyczy płatności od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej — konsument może zapłacić gotówką bez limitu kwotowego. Przy sprzedaży konsumentom:

• sprzedaż ewidencjonuje się na kasie rejestrującej, chyba że przysługuje zwolnienie — zapłata przelewem może o nim decydować (kasa fiskalna),
• przedsiębiorca obowiązany do ewidencji na kasie zapewnia możliwość zapłaty kartą lub innym instrumentem płatniczym (art. 19a Prawa przedsiębiorców),
• przyjęcie lub dokonanie płatności za towary w gotówce o wartości co najmniej 10 000 euro — także w kilku powiązanych operacjach — czyni przedsiębiorcę instytucją obowiązaną w rozumieniu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (art. 2 ust. 1 pkt 23 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu).

Biuro rozpoznaje płatności z naruszeniem limitu na podstawie wyciągów bankowych i raportów kasowych, dlatego przekazuje się je co miesiąc wraz z pozostałymi dokumentami.

Podstawa prawna

• art. 19 i art. 19a ustawy z dnia 6 marca 2018 r. — Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1480, z późn. zm.),
• art. 22p ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592),
• art. 15d ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2026 r. poz. 554),
• art. 2 ust. 1 pkt 23 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2025 r. poz. 644, z późn. zm.).

Następny krok: Kasa fiskalna — kiedy nie jest potrzebna.