Rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej w CEIDG

Jednoosobową działalność gospodarczą rejestruje się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Wniosek o wpis jest wolny od opłat i zastępuje kilka odrębnych procedur: jego integralną częścią są zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne do urzędu skarbowego, wniosek o wpis do rejestru REGON oraz zgłoszenie płatnika składek do ZUS albo — u rolnika — oświadczenie o kontynuowaniu ubezpieczenia społecznego rolników w KRUS. Na podstawie przekazanych z CEIDG danych naczelnik urzędu skarbowego nadaje NIP, a Główny Urząd Statystyczny — numer REGON; oba numery trafiają do wpisu automatycznie. Wniosek nie obejmuje jednak wszystkich obowiązków początkującego przedsiębiorcy, a większość istotnych decyzji należy podjąć przed jego złożeniem.

Decyzje przed złożeniem wniosku

Z perspektywy biura rachunkowego rejestracja jest ostatnim, a nie pierwszym etapem. Przed złożeniem wniosku należy ustalić:

1. Datę rozpoczęcia działalności — od niej powstaje obowiązek ubezpieczeń (w okresie ulgi na start — wyłącznie ubezpieczenia zdrowotnego) i biegną terminy zgłoszeń.
2. Rodzaje wykonywanej działalności według PKD 2025, w tym działalność przeważającą.
3. Formę opodatkowania — skalę podatkową, podatek liniowy albo ryczałt od przychodów ewidencjonowanych — a w ślad za nią rodzaj ewidencji (podatkowa księga przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe, a przy ryczałcie — ewidencja przychodów).
4. Status w VAT — zwolnienie podmiotowe albo rejestrację jako podatnik VAT czynny oraz to, czy wystąpią transakcje z kontrahentami z innych państw Unii Europejskiej.
5. Sposób opłacania składek ZUS — w tym to, czy przysługuje ulga na start. Przysługuje ona osobie podejmującej działalność po raz pierwszy albo ponownie po upływie co najmniej 60 miesięcy od jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia, z wyłączeniem wykonywania działalności na rzecz byłego pracodawcy w zakresie czynności wykonywanych dla niego w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym (art. 18 ust. 1 Prawa przedsiębiorców).
6. Obowiązek stosowania kasy rejestrującej.
7. Podmiot prowadzący dokumentację rachunkową — przy powierzeniu ksiąg biuru rachunkowemu podaje się jego dane, w tym NIP, oraz adres miejsca przechowywania dokumentacji (art. 5 ust. 4 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników).

Wniosek składa się przez internet — w serwisie biznes.gov.pl, w aplikacji mObywatel albo za pośrednictwem innego systemu zintegrowanego z CEIDG (art. 3 ust. 1 i 1a ustawy o CEIDG) — i podpisuje podpisem zaufanym (profil zaufany), podpisem osobistym (e-dowód) albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 10 ust. 7).

Zawartość wniosku o wpis

• Dane przedsiębiorcy — imię i nazwisko, PESEL, obywatelstwo, a na potrzeby zgłoszenia do urzędu skarbowego także m.in. adres zamieszkania, imiona rodziców, miejsce urodzenia oraz rodzaj, seria i numer dokumentu tożsamości.
• Firma — obejmuje imię i nazwisko przedsiębiorcy i może zawierać dodatkowe określenia, np. wskazujące przedmiot lub miejsce działalności.
• Przedmiot działalności — kody PKD 2025 (stosowanej od 1 stycznia 2025 r.) na poziomie podklasy, w tym jeden kod działalności przeważającej; zasady wyboru opisuje poradnik Kody PKD.
• Adresy — adres do doręczeń oraz adres stałego miejsca wykonywania działalności, jeżeli przedsiębiorca takie miejsce posiada; szczegóły w poradniku Adresy przedsiębiorcy. Od 14 października 2026 r. wpisowi podlegają także dodatkowe miejsca wykonywania działalności i ich adresy oraz adres poczty elektronicznej przedsiębiorcy, o ile go posiada (art. 5 ust. 1 pkt 6 i 6b ustawy o CEIDG w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 13 marca 2026 r., Dz. U. poz. 507).
• Adres do doręczeń elektronicznych — od 1 stycznia 2025 r. składający wniosek o wpis przekazuje w nim dane niezbędne do utworzenia adresu powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo wskazuje adres powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, chyba że ma już aktualny adres wpisany do bazy adresów elektronicznych (art. 6a ustawy o CEIDG, art. 152 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych). Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG przed 2025 r., którzy nie mają takiego adresu, mają obowiązek uzyskać wpis adresu do bazy adresów elektronicznych w terminie do 30 września 2026 r. (art. 152 ust. 2–3). Na adres wpisany do bazy podmioty publiczne doręczają korespondencję w postaci elektronicznej — zob. e-Doręczenia.
• Data rozpoczęcia działalności — działalność można podjąć w dniu złożenia wniosku albo w dniu późniejszym wskazanym we wniosku (art. 17 ust. 1 Prawa przedsiębiorców). Datę podaje się zgodnie ze stanem faktycznym; formularz CEIDG dopuszcza datę wsteczną, która może jednak oznaczać uchybienie terminom zgłoszeń w ZUS i urzędzie skarbowym. Datę wsteczną wskazuje się w szczególności po przekroczeniu limitu działalności nierejestrowanej (225% minimalnego wynagrodzenia w kwartale — w 2026 r. 10 813,50 zł): działalność staje się wówczas działalnością gospodarczą od dnia przekroczenia limitu, a wniosek o wpis składa się w terminie 7 dni od tego dnia (art. 5 ust. 1, 3 i 4 Prawa przedsiębiorców) — zob. Działalność nierejestrowana.
• Rachunki bankowe — wykaz rachunków związanych z działalnością przekazuje się w zgłoszeniu do urzędu skarbowego (art. 5 ust. 4 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników). U podatnika VAT czynnego w wykazie podatników VAT ujawnia się wyłącznie rachunki rozliczeniowe i imienne rachunki w SKOK otwarte w związku z działalnością gospodarczą (art. 96b ust. 3 pkt 13 ustawy o VAT) — rachunek osobisty nie zostanie w nim ujawniony; zob. Rachunek firmowy.
• Oświadczenie o wyborze formy opodatkowania — można je dołączyć do wniosku (art. 9a ust. 2c ustawy o PIT, art. 9 ust. 1c ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym). Termin jego złożenia upływa 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód, a jeżeli pierwszy przychód osiągnięto w grudniu — z końcem roku podatkowego; bez oświadczenia dochód opodatkowany jest według skali. Porównanie form zawiera poradnik Wybór formy opodatkowania.

Wpisu dokonuje się nie później niż w dniu roboczym następującym po dniu wpływu poprawnego wniosku. Zmiany danych objętych wpisem, w tym adresów i kodów PKD, zgłasza się w terminie 7 dni od dnia zmiany (art. 15 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy o CEIDG); w tym samym terminie aktualizuje się dane zgłoszenia identyfikacyjnego, np. wykaz rachunków bankowych (art. 9 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników). We wniosku o zmianę wpisu dokonanego według PKD 2007 przedmiot działalności oznacza się według PKD 2025 — zob. Kody PKD.

Wniosek można złożyć także w postaci papierowej — w wybranym urzędzie gminy albo przesyłką rejestrowaną z podpisem poświadczonym notarialnie (art. 8 ust. 2 i art. 10 ust. 8–9 ustawy o CEIDG). Z dniem 1 listopada 2028 r. możliwość ta zostaje zniesiona — wniosek będzie składany wyłącznie z wykorzystaniem formularza elektronicznego (art. 8 ust. 1a w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 13 marca 2026 r., Dz. U. poz. 507, której przepisy wchodzą w życie co do zasady 14 października 2026 r.).

Zgłoszenie do ZUS

Wniosek o wpis stanowi zgłoszenie płatnika składek (u rolnika kontynuującego ubezpieczenie w KRUS — zgłoszenie oświadczenia o kontynuowaniu ubezpieczenia społecznego rolników). Można do niego dołączyć także zgłoszenie samego przedsiębiorcy do ubezpieczeń: ZUS ZUA — do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, albo ZUS ZZA — wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego, m.in. w okresie ulgi na start, a także zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego (art. 6 ust. 3 pkt 3 i ust. 4 pkt 1 ustawy o CEIDG). Zgłoszenia dokonuje się w terminie 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczenia, czyli od daty rozpoczęcia działalności; przy zgłoszeniu dołączonym do wniosku za dzień jego dokonania uważa się dzień złożenia wniosku o wpis do CEIDG (art. 36 ust. 4 i art. 36b ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). W tym samym terminie płatnik składek jest obowiązany założyć profil informacyjny w systemie teleinformatycznym ZUS (art. 47b ust. 1). Warunki ulgowych składek opisuje poradnik Ulgi w ZUS na start.

Czego wniosek do CEIDG nie załatwia

Rejestracja w VAT. Wpis do CEIDG nie czyni przedsiębiorcy podatnikiem VAT czynnym. Zgłoszenie rejestracyjne VAT-R składa się przed dniem wykonania pierwszej czynności opodatkowanej — naczelnikowi urzędu skarbowego albo jako załącznik do wniosku o wpis do CEIDG (art. 96 ust. 1 ustawy o VAT, art. 6 ust. 4 pkt 2 ustawy o CEIDG); rejestracji dokonuje naczelnik urzędu skarbowego po weryfikacji danych (art. 96 ust. 4). Przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia podmiotowego może złożyć zgłoszenie, ale nie jest do tego obowiązany, chyba że wykonuje czynności wyłączone ze zwolnienia. Warunki zwolnienia można sprawdzić narzędziem Zwolnienie podmiotowe z VAT.

Rejestracja jako podatnik VAT-UE. Zawiadomienie składa się w zgłoszeniu VAT-R przed pierwszą wewnątrzwspólnotową dostawą lub nabyciem towarów. Obowiązek ten dotyczy także podatników zwolnionych, jeżeli nabywają od zagranicznych kontrahentów usługi stanowiące import usług (np. usługi reklamowe platform internetowych) albo świadczą na rzecz podatników z innych państw UE usługi, z tytułu których podatnikiem jest usługobiorca (art. 97 ust. 1 i 3 ustawy o VAT).

Kasa rejestrująca. Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT) zależy od rodzaju i wartości tej sprzedaży. Jeżeli obowiązek istnieje od początku działalności, kasę należy nabyć i zafiskalizować przed rozpoczęciem sprzedaży — zob. Obowiązek ewidencji na kasie rejestrującej.

Dostęp do KSeF. Za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur przedsiębiorca otrzymuje faktury ustrukturyzowane od dostawców i — co do zasady od 1 kwietnia 2026 r. — wystawia faktury sprzedażowe. Do 31 grudnia 2026 r. faktury można wystawiać poza systemem, jeżeli wartość sprzedaży brutto udokumentowanej nimi w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Osoba fizyczna uwierzytelnia się w KSeF m.in. za pośrednictwem węzła krajowego (login.gov.pl — profil zaufany, e-dowód) albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym i z racji swojego NIP uzyskuje uprawnienia właścicielskie. Na tej podstawie nadaje uprawnienia pracownikom lub biuru rachunkowemu, np. do odbierania faktur zakupowych — zob. Dostęp do KSeF i Krajowy System e-Faktur.

Uprawnienia do działalności regulowanej. Koncesje, zezwolenia i wpisy do rejestrów działalności regulowanej uzyskuje się w odrębnych postępowaniach przed właściwymi organami.

Rejestracja przez pełnomocnika

Wniosek o wpis może złożyć w urzędzie gminy pełnomocnik ustanowiony na zasadach ogólnych; przy wniosku składanym przez internet serwis biznes.gov.pl nie przewiduje działania przez pełnomocnika. Przedsiębiorca wpisany do CEIDG może też opublikować w ewidencji informację o swoim pełnomocniku lub prokurencie — opublikowanie informacji o pełnomocniku jest równoznaczne w skutkach z udzieleniem pełnomocnictwa na piśmie (art. 38 ust. 1 i art. 39 ust. 3 ustawy o CEIDG).

Pełnomocnictwo ujawnione w CEIDG nie zastępuje pełnomocnictw w sprawach podatkowych i ubezpieczeniowych — przepisów o publikacji pełnomocnictw w CEIDG nie stosuje się w sprawach prowadzonych na podstawie Ordynacji podatkowej (art. 42 ustawy o CEIDG). Do podpisywania deklaracji i plików JPK potrzebne jest pełnomocnictwo UPL-1 (art. 80a Ordynacji podatkowej), a do działania w ZUS — pełnomocnictwo złożone w ZUS. Zakres umocowań potrzebnych do obsługi przez biuro opisuje poradnik Pełnomocnictwa dla biura rachunkowego, a pomoc przy przygotowaniu rejestracji — Rozpoczęcie działalności.

Podstawa prawna

• art. 5 ust. 1, 3 i 4, art. 17 ust. 1 i art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. — Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1480, z późn. zm.),
• art. 3 ust. 1 i 1a, art. 5 ust. 1, art. 6 ust. 3 i 4, art. 6a, art. 8 ust. 2, art. 10 ust. 7–9, art. 12 ust. 1, art. 13, art. 15 ust. 1, art. 38 ust. 1, art. 39 ust. 3 i art. 42 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz. U. z 2026 r. poz. 30, z późn. zm.),
• art. 1 pkt 4 lit. a i pkt 7 oraz art. 31 ustawy z dnia 13 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 507),
• art. 152 ust. 1–3 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 3, z późn. zm.),
• art. 5 ust. 4 i 5a oraz art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2026 r. poz. 151, z późn. zm.),
• § 1 i 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2024 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) (Dz. U. poz. 1936),
• art. 9a ust. 1, 2 i 2c ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592, z późn. zm.),
• art. 9 ust. 1 i 1c ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2025 r. poz. 843, z późn. zm.),
• art. 96 ust. 1, 3 i 4, art. 96b ust. 3 pkt 13, art. 97 ust. 1 i 3, art. 106ga, art. 111 ust. 1, art. 113, art. 145l i art. 145m ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, z późn. zm.),
• art. 36 ust. 4, art. 36b ust. 2, art. 43 ust. 1 i art. 47b ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 199, z późn. zm.),
• art. 80a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. — Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2026 r. poz. 622, z późn. zm.),
• art. 43⁴ ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. — Kodeks cywilny (Dz. U. z 2026 r. poz. 795).