Zatrudnienie pierwszego pracownika — obowiązki pracodawcy

Zatrudnienie pierwszego pracownika na podstawie umowy o pracę czyni przedsiębiorcę pracodawcą, płatnikiem składek za pracownika i płatnikiem zaliczek na podatek dochodowy. Część obowiązków trzeba wykonać przed dopuszczeniem pracownika do pracy, część w terminach liczonych od dnia zatrudnienia, a pozostałe powtarzają się co miesiąc i po zakończeniu roku.

Przed dopuszczeniem do pracy

1. Informacja o wynagrodzeniu dla kandydata — od 24 grudnia 2025 r. osoba ubiegająca się o zatrudnienie otrzymuje od pracodawcy informację o wynagrodzeniu, jego początkowej wysokości lub jego przedziale: w ogłoszeniu o naborze, a jeżeli naboru nie ogłoszono albo ogłoszenie tej informacji nie zawierało — przed rozmową kwalifikacyjną, a najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy. Pracodawca zapewnia, aby ogłoszenie i nazwa stanowiska były neutralne pod względem płci — zob. jawność wynagrodzeń.
2. Ocena ryzyka zawodowego — pracodawca ocenia i dokumentuje ryzyko zawodowe na stanowisku pracy oraz informuje o nim pracownika.
3. Wstępne badania lekarskie — na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę. Bez aktualnego orzeczenia o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku pracownika nie wolno dopuścić do pracy.
4. Umowa o pracę — zawiera się na piśmie; formie pisemnej równoważna jest forma elektroniczna z kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi. Jeżeli umowy nie zawarto w formie pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron, rodzaju i warunków umowy.
5. Szkolenie wstępne BHP — odbywa się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Obejmuje instruktaż ogólny oraz — na stanowiskach robotniczych i innych, na których występuje narażenie na czynniki szkodliwe dla zdrowia, uciążliwe lub niebezpieczne — instruktaż stanowiskowy; ich odbycie potwierdza się w karcie szkolenia wstępnego, w postaci papierowej lub elektronicznej. Szkolenie w zakresie niezbędnym do wykonywania swoich obowiązków odbywa również sam pracodawca. Zadania służby BHP pracodawca zatrudniający do 100 pracowników powierza pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy albo — w razie braku kompetentnych pracowników — specjaliście spoza zakładu pracy. Pracodawca, który ukończył szkolenie niezbędne do wykonywania zadań służby BHP, może je wykonywać sam, jeżeli zatrudnia do 10 pracowników albo do 50 pracowników i jest zakwalifikowany do grupy działalności, dla której ustalono kategorię ryzyka nie wyższą niż trzecia (art. 237¹¹ § 1 Kodeksu pracy) — zob. obowiązki BHP pracodawcy.

Pierwsze dni zatrudnienia

• Informacja o warunkach zatrudnienia — w postaci papierowej lub elektronicznej, nie później niż w terminie 7 dni od dopuszczenia do pracy: m.in. normy i wymiar czasu pracy, przerwy, odpoczynek, wymiar urlopu (zależny od okresu zatrudnienia, do którego od 1 maja 2026 r. wlicza się także m.in. udokumentowane okresy prowadzenia działalności gospodarczej i wykonywania umów zlecenia — zob. staż pracy), zasady rozwiązania umowy, a jeżeli nie ustalono regulaminu pracy — także termin wypłaty wynagrodzenia i sposób potwierdzania obecności. Informację o instytucjach zabezpieczenia społecznego przekazuje się w terminie 30 dni.
• Zgłoszenie do ubezpieczeń — pracownika zgłasza się do ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, chorobowego, wypadkowego i zdrowotnego na formularzu ZUS ZUA w terminie 7 dni od dnia nawiązania stosunku pracy, czyli dnia rozpoczęcia pracy określonego w umowie; członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego — na formularzu ZUS ZCNA.
• Zgłoszenie płatnika składek — przedsiębiorca wpisany do CEIDG jest zgłoszony jako płatnik na podstawie wniosku o wpis (zgłoszenie ZUS ZFA sporządza ZUS). Spółka wpisana do KRS podaje dane uzupełniające płatnika, w tym datę powstania obowiązku opłacania składek, na formularzu NIP-8 składanym naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 7 dni od zatrudnienia pierwszego pracownika. Spółka cywilna składa zgłoszenie płatnika ZUS ZPA w tym samym terminie; od 1 listopada 2028 r. spółka cywilna, o której informacje publikuje CEIDG, zostanie zgłoszona jako płatnik na podstawie przepisów o CEIDG.

Pracownicze plany kapitałowe

Obowiązki wynikające z ustawy o PPK powstają z zatrudnieniem pierwszej osoby, za którą pracodawca musi zawrzeć umowę o prowadzenie PPK — zob. PPK.

• Umowa o prowadzenie PPK — w imieniu pracownika, nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące zatrudnienia (wlicza się zatrudnienie u tego pracodawcy z poprzednich 12 miesięcy).
• Umowa o zarządzanie PPK — z wybraną instytucją finansową, nie później niż 10 dni roboczych przed terminem zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie PPK.
• Wpłata podstawowa wynosi 1,5% wynagrodzenia po stronie pracodawcy i 2% po stronie pracownika. Osobę w wieku 55–69 lat zapisuje się wyłącznie na jej wniosek, a osoby, która ukończyła 70 lat, nie zapisuje się.
• Pracownik może zrezygnować z wpłat, składając pisemną deklarację; co 4 lata pracodawca wznawia jednak wpłaty, chyba że pracownik ponownie zrezygnuje. Mikroprzedsiębiorca, któremu deklaracje złożyły wszystkie osoby zatrudnione, nie stosuje przepisów ustawy.

Dokumentacja pracownicza

• Akta osobowe prowadzi się odrębnie dla każdego pracownika, w pięciu częściach (A–E), w postaci papierowej lub elektronicznej. Dokumentację przechowuje się przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał.
• Ewidencję czasu pracy prowadzi się dla każdego pracownika w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń; pracownik ma do niej wgląd na żądanie.
• Regulamin pracy i regulamin wynagradzania są obowiązkowe u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników, a przy 20–49 pracownikach — na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Pracodawca nieobjęty układem zbiorowym pracy i nieobowiązany do ustalenia regulaminu pracy ustala systemy i rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe w obwieszczeniu. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się obowiązkowo przy zatrudnieniu co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, według stanu na 1 stycznia (przy 20–49 — na wniosek zakładowej organizacji związkowej). Pracodawca, który funduszu nie tworzy i nie wypłaca świadczenia urlopowego, a nie jest objęty układem zbiorowym pracy ani obowiązany do wydania regulaminu wynagradzania, informuje o tym pracowników w pierwszym miesiącu roku kalendarzowego — zob. ZFŚS.

Wynagrodzenie i lista płac

• Wynagrodzenie za pracę w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie — 4 806 zł brutto w 2026 r. (od 1 stycznia 2027 r. — 4 950 zł); przy niepełnym wymiarze ustala się je proporcjonalnie do liczby godzin pracy przypadającej do przepracowania w danym miesiącu.
• Wynagrodzenie wypłaca się co najmniej raz w miesiącu, w stałym terminie, nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca, na rachunek płatniczy pracownika, chyba że złożył on wniosek o wypłatę do rąk własnych.
• Na liście płac ustala się wynagrodzenie brutto, składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, zaliczkę na podatek, wpłaty do PPK oraz kwotę do wypłaty. Koszt pracodawcy obejmuje ponadto finansowane przez niego składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe — płatnik zgłaszający do ubezpieczenia wypadkowego nie więcej niż 9 ubezpieczonych stosuje w roku składkowym od 1 kwietnia 2026 r. do 31 marca 2027 r. stopę 1,67% — a jeżeli występuje obowiązek ich opłacania, także składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz wpłatę do PPK.
• Wynagrodzenie jest kosztem uzyskania przychodów w miesiącu, za który jest należne, jeżeli zostanie wypłacone w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy; składki w części finansowanej przez pracodawcę, w tym na fundusze, oraz finansowane przez niego wpłaty do PPK — jeżeli zostaną opłacone w terminie.

Wynagrodzenie netto i całkowity koszt pracodawcy można wyliczyć w kalkulatorze wynagrodzeń; przykład dla minimalnego wynagrodzenia zawiera artykuł Koszt zatrudnienia pracownika.

Rozliczenia miesięczne

• ZUS DRA i ZUS RCA — deklarację rozliczeniową i imienne raporty miesięczne przesyła się, a składki opłaca, do 15. dnia następnego miesiąca, jeżeli płatnik ma osobowość prawną (np. spółka z o.o.), albo do 20. dnia — w przypadku pozostałych płatników, w tym przedsiębiorców wpisanych do CEIDG, spółek cywilnych i spółek osobowych. Przedsiębiorca, który dotąd opłacał składki wyłącznie za siebie, od miesiąca zatrudnienia pracownika składa także imienne raporty miesięczne — za pracownika i za siebie.
• Zaliczka na podatek — pracodawca pobiera ją przy wypłacie wynagrodzenia (12% dochodu, a po przekroczeniu 120 000 zł dochodu od początku roku u danego płatnika — 32% od nadwyżki) i wpłaca do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ją pobrał. Koszty uzyskania przychodów wynoszą 250 zł miesięcznie, a na podstawie oświadczenia pracownika zamieszkałego poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy — 300 zł.
• PIT-2 — oświadczenie pracownika uprawnia pracodawcę do pomniejszania zaliczki o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, czyli o 300 zł miesięcznie; pracownik może rozdzielić to pomniejszenie między nie więcej niż trzech płatników (po 1/24 albo 1/36).
• Pracownik do 26. roku życia — przychody ze stosunku pracy są zwolnione z podatku do kwoty 85 528 zł w roku; pracodawca stosuje zwolnienie, chyba że pracownik złoży wniosek o obliczanie zaliczek bez jego stosowania.

Rozliczenia roczne

• PIT-4R — roczna deklaracja o pobranych zaliczkach, do końca stycznia następnego roku.
• PIT-11 — informacja o dochodach pracownika: dla urzędu skarbowego do końca stycznia, dla pracownika do końca lutego następnego roku.

Powierzenie tych obowiązków biuru wymaga udzielenia pełnomocnictw w ZUS i urzędzie skarbowym. Zakres obsługi opisuje strona Kadry i płace; zasady rozliczania umów cywilnoprawnych — artykuł Umowa zlecenia i umowa o dzieło.

Podstawa prawna

• art. 18³ᶜᵃ, art. 26, art. 29 § 2–3, art. 77², art. 85, art. 86, art. 94 pkt 9a–9b, art. 104, art. 149, art. 150 § 1, art. 226, art. 229 § 1, 4 i 4a, art. 237³ § 2–3 i art. 237¹¹ § 1–2 oraz art. 302¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 1245); art. 9 ustawy z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy — Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1423),
• art. 78¹ ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. — Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 795),
• § 8–12 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1327 ze zm.),
• § 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 474),
• art. 6 ust. 1 i art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1773) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 września 2025 r. (Dz.U. poz. 1242) i z dnia 14 września 2026 r. (Dz.U. poz. 1213) w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. i w 2027 r.,
• art. 13 pkt 1, art. 36 ust. 4, art. 43 ust. 1 i 5a–5c oraz art. 47 ust. 1–2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 199 ze zm.); art. 43 ust. 5aa tej ustawy w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 13 marca 2026 r. (Dz.U. poz. 507), od 1 listopada 2028 r.,
• art. 74 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1461 ze zm.),
• art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1644) oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1874),
• art. 7 ust. 1, art. 8 ust. 1, art. 13 ust. 1 pkt 1, art. 15, art. 16 ust. 1–2, art. 23 ust. 2 i 5–6, art. 26 ust. 1 i art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 192 ze zm.),
• art. 3 ust. 1, 1c i 3a ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 288 ze zm.),
• art. 21 ust. 1 pkt 148, art. 22 ust. 2 pkt 1 i 3 oraz ust. 6ba–6bc, art. 31b, art. 32 ust. 2, 6 i 7, art. 38 ust. 1–1a, art. 39 ust. 1 i art. 42g ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.),
• art. 15 ust. 4g–4h ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 554 ze zm.).