Przejdź do treści
podatki.pro

Program TaxMachine dla klientów biura

Faktury i KSeF w tym samym programie, w którym biuro prowadzi księgi klientów. Wersja Standard: wystawianie faktur, wysyłka do KSeF, numer KSeF i UPO — bez prowadzenia ewidencji po stronie przedsiębiorcy.

Biuro prowadzi księgi klientów w programie TaxMachine. Przedsiębiorcom, którzy sami wystawiają faktury, zaleca ten sam program w wersji Standard: faktura wystawiona w programie trafia do Krajowego Systemu e-Faktur, a biuro pobiera ją stamtąd do ksiąg — bez przesyłania plików, wydruków i przepisywania danych. Ewidencje, rozliczenia VAT, pliki JPK i deklaracje pozostają po stronie biura; w programie wystawia się faktury i obsługuje KSeF.

Kup licencję StandardPobierz programZapytaj biuro

Okno faktury sprzedaży w programie TaxMachine: daty wystawienia i sprzedaży, nabywca, pozycje, forma i termin płatności

Faktury, KSeF i biuro w jednym obiegu

  • Sprzedaż. Faktura wystawiona w programie jest wysyłana do KSeF, który nadaje jej numer. Biuro, któremu przedsiębiorca nadał w KSeF uprawnienie do dostępu do faktur, pobiera ją do ksiąg samo (uprawnienia w KSeF).
  • Zakupy. Faktury od dostawców biuro pobiera z KSeF i przed zaksięgowaniem udostępnia w Strefie klienta — przedsiębiorca zatwierdza je albo odrzuca, bez przesyłania plików.
  • Bez ewidencji po stronie przedsiębiorcy. Księgi, rejestry VAT, JPK i deklaracje prowadzi biuro w swoim programie; przedsiębiorca nie musi ich prowadzić ani wysyłać.
  • Pomoc biura. Przy instalacji programu, certyfikacie KSeF i pierwszej fakturze pomaga biuro w ramach obsługi.

Co obejmuje wersja Standard

  • Faktury w strukturze FA(3): podstawowe, zaliczkowe, rozliczeniowe, uproszczone i korygujące; numeracja według własnego schematu, logo na wydruku, wydruk i zapis do PDF, wysyłka pocztą elektroniczną.
  • Kontrahenci i towary — dane nabywcy pobierane po numerze NIP z rejestru REGON; kartoteka towarów i usług ze stawkami VAT.
  • KSeF — wysyłka faktur pojedynczo albo zbiorczo, kontrola zgodności pliku ze schematem FA(3) przed wysyłką, numer KSeF i Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), kod QR na wizualizacji faktury.
  • Płatności — oznaczanie zapłaty faktur i kwot pozostałych do zapłaty.
  • Połączenie z KSeF certyfikatem KSeF wygenerowanym w Aplikacji Podatnika KSeF albo — do 31 grudnia 2026 r. — tokenem.

Lista faktur sprzedaży w programie TaxMachine: numer, data, nabywca, wartość netto i brutto, stan płatności

TaxMachine a bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów

W Aplikacji Podatnika KSeF, Aplikacji Mobilnej KSeF i e-mikrofirmie dane każdej faktury wprowadza się w formularzu, a faktury pobiera się w małych partiach; narzędzia nie prowadzą rozrachunków z kontrahentami. Program prowadzi kartoteki kontrahentów i towarów, numerację, wydruki z logo, wysyłkę zbiorczą do KSeF, UPO i stan zapłat — faktura powstaje szybciej, a dane klienta i towaru wpisuje się raz. Zakres i ograniczenia narzędzi ministerstwa opisuje artykuł Bezpłatne narzędzia MF do KSeF.

Dlaczego wersja Standard

Wersja Standard obejmuje jedną firmę i pełne fakturowanie z obsługą KSeF. Wersje wyższe dodają przede wszystkim obsługę kilku firm, płac i ksiąg rachunkowych — a te sprawy prowadzi biuro. Przedsiębiorca prowadzący więcej niż jedną firmę, np. działalność jednoosobową i spółkę cywilną, potrzebuje wersji Rozszerzonej (do trzech firm); porównanie wersji zawiera strona taxmachine.pl/wersje.

Licencja i aktualizacje

  • Licencja jest bezterminowa i obejmuje 12 miesięcy aktualizacji — zmian przepisów i nowych wersji programu.
  • Po upływie okresu aktualizacji program działa dalej, ale przestają działać funkcje łączące się z serwisami zewnętrznymi, w tym wysyłka faktur do KSeF, pobieranie UPO i weryfikacja kontrahentów. Przy wystawianiu faktur w KSeF aktualizacje przedłuża się więc co roku — w sklepie taxmachine.pl.
  • Program działa w systemie Windows 10 lub 11.
  • Ceny licencji i przedłużenia podaje sklep taxmachine.pl.

Jak zacząć

  1. Pobrać program i uruchomić go bez klucza — działa jako wersja testowa, bez limitu czasu, co pozwala poznać program przed zakupem. Wersja testowa nie wysyła faktur do KSeF, nie drukuje i ma ograniczoną liczbę dokumentów.
  2. Kupić licencję Standard w sklepie taxmachine.pl i wpisać klucz w zainstalowanym programie — wprowadzone dane zostają.
  3. Wygenerować certyfikat KSeF w Aplikacji Podatnika KSeF i wczytać go do programu.
  4. Sprawdzić numerację faktur, formy płatności i towary — a ustawienia wpływające na rozliczenia (status VAT, PKWiU, oznaczenia GTU) uzgodnić z biurem.
  5. Wystawić pierwszą fakturę i wysłać ją do KSeF.
  6. Nadać biuru w KSeF uprawnienie do dostępu do faktur, jeżeli nie zostało nadane wcześniej.

Każdy krok opisują instrukcje poniżej. W razie trudności — kontakt z biurem; klienci biura mogą też napisać przez Strefę klienta.

Najczęstsze pytania

Czy do współpracy z biurem trzeba kupić TaxMachine? Nie. Biuro pobiera z KSeF faktury wystawione w każdym programie zintegrowanym z KSeF, a także w bezpłatnych narzędziach Ministerstwa Finansów. TaxMachine biuro zaleca, bo jest to ten sam program, w którym prowadzi księgi, a pomoc przy jego obsłudze zapewnia w ramach współpracy.

Co, gdy KSeF nie działa? Program wysyła faktury do KSeF w trybie online i nie obsługuje wystawiania faktur w trybach offline. Gdy system jest niedostępny, wysyłkę ponawia się po przywróceniu jego działania — zob. tryby wystawiania faktur.

Czy biuro widzi faktury wystawione w programie? Biuro widzi faktury w KSeF na podstawie uprawnienia do dostępu do faktur nadanego przez przedsiębiorcę. Program przedsiębiorcy nie łączy się z programem biura — wspólnym miejscem wymiany jest KSeF.

Co po roku od zakupu? Program i dane zostają, a do dalszej wysyłki faktur do KSeF przedłuża się aktualizacje na kolejny rok.