Uprawnienia w KSeF dla biura rachunkowego — krok po kroku

Faktury zakupowe i sprzedażowe wystawione w Krajowym Systemie e-Faktur biuro pobiera do ksiąg bezpośrednio z systemu. Potrzebuje do tego uprawnienia do przeglądania faktur w kontekście NIP klienta, które klient nadaje biuru elektronicznie. Uprawnienie w KSeF nie zastępuje pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji (UPL-1) ani pełnomocnictwa w ZUS — zob. pełnomocnictwa dla biura rachunkowego.

Kto nadaje uprawnienie

• Przedsiębiorca będący osobą fizyczną — sam, po zalogowaniu do Aplikacji Podatnika KSeF przez Login.gov.pl (np. profilem zaufanym, e-dowodem, w aplikacji mObywatel) albo podpisem kwalifikowanym.
• Spółka — osoba mająca uprawnienie do zarządzania uprawnieniami: wskazana w zawiadomieniu ZAW-FA albo posługująca się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną spółki. Osoba wskazana w ZAW-FA złożonym przed 1 lutego 2026 r. może nadać uprawnienie biuru od razu — ma zarządzanie uprawnieniami — ale żeby sama wystawiać faktury, musi nadać sobie także wystawianie i przeglądanie faktur (dostęp do KSeF).

Nadanie uprawnienia krok po kroku

1. Zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF w kontekście NIP firmy.

2. W menu Uprawnienia wybrać Nadaj uprawnienie.

   

3. W polu Rodzaj uprawnienia wybrać „Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur”.

4. W części Dane podmiotu uprawnianego wpisać NIP biura i jego pełną nazwę.

5. W części Zakres uprawnień zaznaczyć przeglądania faktur, a pod nim z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia. Wystawiania faktur nie zaznacza się, chyba że biuro ma wystawiać faktury w imieniu klienta.

6. Kliknąć Nadaj uprawnienia.

   

7. W Zarządzaj uprawnieniami sprawdzić, czy uprawnienie biura ma status „Aktywny”, i poinformować biuro o jego nadaniu.

   

Nazwy pól mogą się zmieniać wraz z kolejnymi wersjami aplikacji Ministerstwa Finansów.

Nadanie uprawnienia w biurze

Uprawnienie można też nadać w biurze, na jeden z dwóch sposobów:

• W Aplikacji Podatnika KSeF, z pomocą pracownika biura. Klient loguje się na komputerze w biurze własnym środkiem uwierzytelnienia, np. profilem zaufanym przez bankowość elektroniczną albo aplikację mObywatel, i nadaje uprawnienie według kroków opisanych wyżej. Pracownik biura prowadzi go przez kolejne kroki, ale nie loguje się w jego imieniu.
• Z programu biura, podpisem zaufanym klienta — bez logowania do Aplikacji Podatnika. Pracownik biura przygotowuje w programie TaxMachine plik z żądaniem nadania uprawnień, a klient podpisuje go podpisem zaufanym na stronie gov.pl (usługa „Podpisz lub sprawdź dokument”). Program uwierzytelnia się tym plikiem w KSeF w kontekście firmy klienta i nadaje biuru uprawnienia do przeglądania i wystawiania faktur z prawem dalszego przekazywania. Plik trzeba podpisać i wczytać do programu w ciągu 10 minut od jego przygotowania — tak długo jest ważne jednorazowe wyzwanie z KSeF — dlatego klient podpisuje go przy pracowniku biura, na komputerze w biurze albo na własnym telefonie. Podpisuje osoba, która może nadawać uprawnienia w imieniu firmy: przedsiębiorca, a w spółce osoba wskazana w ZAW-FA albo mająca uprawnienie do zarządzania uprawnieniami. Potrzebny jest aktywny profil zaufany.

Uprawnienie nadane każdym z tych sposobów widać w Aplikacji Podatnika KSeF, w Zarządzaj uprawnieniami, gdzie można je też odebrać.

Dlaczego biuru jako podmiotowi i z prawem przekazywania

Uprawnienie nadane biuru jako podmiotowi, na jego NIP, z prawem do dalszego przekazywania pozwala biuru samemu wskazać pracowników, którzy obsługują klienta; zmiany w zespole biura nie wymagają działań po stronie klienta. Pracownicy biura otrzymują wtedy wyłącznie uprawnienie do przeglądania faktur tego klienta i nie mogą przekazać go dalej (§ 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF). Uprawnienia można też nadać imiennie pracownikom biura, ale wtedy każdą zmianę osoby obsługującej klient wprowadza sam. Biuru jako podmiotowi nie nadaje się uprawnienia do zarządzania uprawnieniami — może je otrzymać tylko osoba fizyczna. Zasady: uprawnienia w KSeF.

NIP biura

Uprawnienie nadaje się biuru, które prowadzi księgi — jego nazwa i NIP są na fakturach za obsługę księgową. Biura działające pod adresem ul. Gajowa 31 w Częstochowie:

Odebranie uprawnienia

Uprawnienie działa do odwołania. Po zakończeniu współpracy klient odbiera je w Zarządzaj uprawnieniami (zaznaczenie uprawnienia i Odbierz uprawnienie); uprawnienia, które biuro przekazało swoim pracownikom, przestają wtedy działać.

Podstawa prawna

• art. 106nd ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263, z późn. zm.),
• § 3–5 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 1815 oraz z 2026 r. poz. 169).

Powrót: Pierwsze kroki w nowej firmie.