Biała lista podatników VAT — płatności powyżej 15 000 zł

Wykaz podmiotów prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (art. 96b ustawy o VAT), nazywany potocznie białą listą, zawiera m.in. status podmiotu w VAT (czynny, zwolniony, niezarejestrowany albo wykreślony), a przy podmiotach zarejestrowanych — numery rachunków rozliczeniowych i imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej wskazane w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym i potwierdzone przy wykorzystaniu STIR (art. 96b ust. 3 pkt 2a i 13, ust. 4). Wykaz jest aktualizowany w dni robocze raz na dobę i pozwala sprawdzić, także automatycznie (interfejs API, plik płaski), czy podmiot znajdował się w nim na wybrany dzień w okresie 5 lat poprzedzających rok sprawdzenia (art. 96b ust. 2 i 8). Sprawdzenie rachunku przed zapłatą ma znaczenie przy płatnościach za transakcje o wartości przekraczającej 15 000 zł.

Kiedy zapłata na rachunek spoza wykazu ma skutki

Skutki dotyczą zapłaty przelewem za dostawę towarów lub świadczenie usług potwierdzone fakturą, dokonane przez dostawcę zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, jeżeli płatność dotyczy transakcji, o której mowa w art. 19 Prawa przedsiębiorców — to jest transakcji z innym przedsiębiorcą, której jednorazowa wartość, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty. Wartość ocenia się dla całej transakcji, a nie dla pojedynczego przelewu. Rozstrzyga stan wykazu na dzień zlecenia przelewu (art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT, art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT, art. 117ba § 1 i § 3 pkt 1 Ordynacji podatkowej).

Skutki zapłaty na rachunek spoza wykazu

• Koszty uzyskania przychodów — kosztu nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów w tej części, w jakiej płatności dokonano na rachunek nieujęty w wykazie, także przy nabyciu lub wytworzeniu środków trwałych i nabyciu wartości niematerialnych i prawnych. Jeżeli koszt został już zaliczony do kosztów, w miesiącu zlecenia przelewu zmniejsza się koszty uzyskania przychodów, a w braku takiej możliwości — zwiększa przychody (art. 22p ust. 1 pkt 2, ust. 2 i 3 ustawy o PIT, art. 15d ust. 1 pkt 2, ust. 2 i 3 ustawy o CIT).
• Solidarna odpowiedzialność za VAT — nabywca będący podatnikiem w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT odpowiada solidarnie całym swoim majątkiem wraz z dostawcą za jego zaległości podatkowe w części podatku od towarów i usług proporcjonalnie przypadającej na daną dostawę towarów lub świadczenie usług (art. 117ba § 1 Ordynacji podatkowej).

Jak uniknąć negatywnych skutków

1. Sprawdzić rachunek w wykazie na dzień zlecenia przelewu i zachować potwierdzenie weryfikacji (np. identyfikator wyszukiwania).
2. Jeżeli zapłata nastąpiła na rachunek spoza wykazu — złożyć zawiadomienie ZAW-NR przy pierwszej zapłacie na ten rachunek, w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu, do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla płacącego (podatnika, który dokonał zapłaty). Zawiadomienie, którego wzór określa rozporządzenie Ministra Finansów, składa się na piśmie albo elektronicznie, m.in. przez e-Urząd Skarbowy; od 1 października 2026 r. pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji obejmuje również podpisywanie tego zawiadomienia (art. 117ba § 3 pkt 2 i § 3a Ordynacji podatkowej, art. 22p ust. 4 pkt 1 ustawy o PIT, art. 15d ust. 4 pkt 1 ustawy o CIT).
3. Zapłacić w mechanizmie podzielonej płatności — zapłata w tym trybie wyłącza oba opisane skutki także wtedy, gdy rachunek dostawcy nie figuruje w wykazie (art. 22p ust. 4 pkt 3 ustawy o PIT, art. 15d ust. 4 pkt 3 ustawy o CIT, art. 117ba § 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej).

Skutki nie powstają także przy zapłacie na rachunek banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej służący do rozliczeń nabywanych przez nie wierzytelności, do pobierania należności na rzecz dostawcy albo prowadzony w ramach gospodarki własnej, jeżeli bank, kasa albo wystawca faktury poinformowali o tym płacącego wraz z numerem rachunku, oraz przy zapłacie za wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import towarów lub usług i dostawę towarów rozliczaną przez nabywcę (art. 22p ust. 4 pkt 2 i 4 ustawy o PIT, art. 15d ust. 4 pkt 2 i 4 ustawy o CIT, art. 117ba § 3 pkt 3 i 5 Ordynacji podatkowej).

Podstawa prawna

• art. 96b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, z późn. zm.),
• art. 22p ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592, z późn. zm.),
• art. 15d ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2026 r. poz. 554, z późn. zm.),
• art. 117ba ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. — Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2026 r. poz. 622, z późn. zm.); § 3a — od 1 października 2026 r. (ustawa z dnia 29 maja 2026 r., Dz. U. poz. 846),
• art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. — Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1480, z późn. zm.),
• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 1 lipca 2020 r. w sprawie wzoru zawiadomienia o zapłacie należności na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. poz. 1188).

Weryfikację rachunku umożliwia narzędzie Biała lista podatników VAT.