Dokumenty i informacje dla biura — co przekazywać i o czym uprzedzać

Jakie dokumenty przekazuje się biuru co miesiąc, czego biuro nie pobierze samo z KSeF, jak dokumentować zakupy firmowe i o jakich zmianach w działalności informować biuro z wyprzedzeniem.

Biuro rozlicza podatki i składki na podstawie dokumentów i informacji od przedsiębiorcy. Za kompletność dokumentów odpowiada przedsiębiorca — wydatek bez dokumentu nie trafi do kosztów, a sprzedaż, o której biuro nie wie, nie zostanie opodatkowana albo wliczona do limitów. Dokumenty przekazuje się w terminie uzgodnionym z biurem, a klienci biura mogą je przesyłać przez Strefę klienta.

Co przekazywać co miesiąc

Dokumenty	Uwagi
faktury sprzedaży i zakupu wystawione w KSeF	biuro pobiera je z systemu samo, na podstawie uprawnienia w KSeF — nie trzeba ich przesyłać
faktury spoza KSeF	faktury dla konsumentów, faktury wystawione do końca 2026 r. poza systemem w limicie 10 000 zł, faktury od dostawców zagranicznych (np. za reklamy, oprogramowanie), faktury papierowe
inne dowody zakupu	paragony z NIP (do 450 zł brutto do końca 2026 r. są fakturami uproszczonymi), bilety, rachunki, dokumenty celne
wyciągi bankowe	ze wszystkich rachunków używanych w działalności, także z rachunków walutowych i płatności przez pośredników (np. PayPal)
sprzedaż bez faktur	raporty z kasy rejestrującej albo ewidencja sprzedaży — u podatnika zwolnionego z VAT za każdy dzień
umowy i zdarzenia jednorazowe	umowy najmu, leasingu, kredytu, zakupu środków trwałych, dotacje, odszkodowania, sprzedaż majątku firmy
pisma z urzędów	wezwania, decyzje, upomnienia — niezwłocznie, z datą odbioru (e-Doręczenia)

Przy ryczałcie przedsiębiorca przypisuje pozycje faktur sprzedaży do grupowań PKWiU, od których zależy stawka; biuro ją sprawdza (forma opodatkowania).

Zakupy firmowe

Fakturę bierze się na dane firmy z NIP — przy zakupie w sklepie NIP podaje się przed wydaniem paragonu. Faktury do paragonu bez NIP sprzedawca nie może wystawić (art. 106b ust. 5 ustawy o VAT).
Kosztem są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu albo zabezpieczenia jego źródła. Wydatki prywatne, także opłacone z rachunku firmowego, kosztem nie są.
Przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych kosztów się nie odlicza — dokumenty zakupu są jednak potrzebne do VAT, ewidencji środków trwałych i oceny limitów.
Zapłata za transakcję z przedsiębiorcą powyżej 15 000 zł — tylko przelewem i na rachunek z wykazu podatników VAT (płatności gotówkowe).

O czym uprzedzić biuro z wyprzedzeniem

Wiele obowiązków powstaje przed pierwszą czynnością — zgłoszenie po fakcie bywa spóźnione. Przed rozpoczęciem informuje się biuro o:

nowym rodzaju sprzedaży albo nowym kodzie PKD — może wymagać kasy, zmienić stawkę ryczałtu albo wyłączyć zwolnienie z VAT (zwolnienie z VAT, kasa fiskalna),
sprzedaży konsumentom, także jednorazowej,
zakupach i sprzedaży za granicą — usługi od firm zagranicznych, zakup lub sprzedaż towarów w UE, eksport i import (zakupy z zagranicy),
najmie, dzierżawie albo sprzedaży nieruchomości — także prywatnych, bo wliczają się do limitu zwolnienia z VAT,
zakupie, leasingu albo wynajmie samochodu (samochód w firmie),
zatrudnieniu pracownika albo zleceniobiorcy — zgłoszenia do ZUS, badania i szkolenie BHP muszą wyprzedzić rozpoczęcie pracy,
pracy dla byłego lub obecnego pracodawcy (forma opodatkowania),
zbliżaniu się do limitów — zwolnienia z VAT, zwolnienia z kasy, ryczałtu, małego ZUS plus,
zawieszeniu albo zamknięciu działalności, zmianie adresu albo rachunku bankowego,
dotacjach i innych formach pomocy publicznej.

Biuro rozlicza też roczny PIT, dlatego potrzebuje informacji o innych dochodach — np. z umowy o pracę (PIT-11) albo z najmu prywatnego — i o ulgach, z których przedsiębiorca chce skorzystać (terminy podatków i składek).

Przechowywanie dokumentów

Dokumenty przechowuje się do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego — co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 i art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej). Faktury i wyciągi przechowywane elektronicznie muszą być czytelne i dostępne przez cały ten okres.

Następny krok: Fakturowanie od pierwszej sprzedaży.