Kasa fiskalna — kiedy nie jest potrzebna

Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych ewidencjonuje się na kasie rejestrującej (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT) — niezależnie od tego, czy sprzedawca jest podatnikiem VAT czynnym, czy zwolnionym. Sprzedaży dla przedsiębiorców, dokumentowanej fakturami, obowiązek nie dotyczy. Zwolnienia z kasy określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r., stosowane do 31 grudnia 2027 r. Wstępną ocenę obowiązku ułatwia narzędzie obowiązek ewidencji na kasie rejestrującej.

Czynności, które zawsze wymagają kasy

Zwolnień nie stosuje się do czynności wymienionych w § 4 rozporządzenia — kasę trzeba mieć przed pierwszą taką sprzedażą konsumentowi, bez względu na obroty i formę zapłaty (§ 5 ust. 2). Należą do nich m.in.:

• usługi: opieki medycznej lekarzy i lekarzy dentystów, prawnicze, doradztwa podatkowego, fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne, gastronomiczne w lokalu i cateringowe, naprawy pojazdów i wymiany opon, badań technicznych pojazdów, przewozu osób i taksówek, mycia samochodów, parkingowe, wstępu do parków rozrywki i na dyskoteki;
• towary: komputery i sprzęt peryferyjny, telefony i inne wyroby elektroniczne, sprzęt fotograficzny i optyczny, części i akcesoria do pojazdów, paliwa silnikowe i gaz płynny, napoje alkoholowe, wyroby tytoniowe, perfumy, wyroby z metali szlachetnych, nośniki danych, węgiel oraz dostawy przez automaty.

Usługi lekarzy, prawnicze i doradztwa podatkowego świadczone wyłącznie na odległość (np. przez internet lub telefon) i w całości opłacone przelewem nie wymagają kasy (§ 4 ust. 3 pkt 2 lit. b w związku z poz. 42 załącznika).

Zwolnienie przy zapłacie przelewem

Kasy nie stosuje się (poz. 41 i 42 załącznika do rozporządzenia):

• przy usługach na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych, jeżeli całą zapłatę za usługę podatnik otrzymał za pośrednictwem banku, poczty albo spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej na swój rachunek, a z ewidencji i dowodów zapłaty jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła,
• przy dostawie towarów wysyłkowo — pocztą lub kurierem — na tych samych warunkach zapłaty, jeżeli z ewidencji i dowodów zapłaty wynika także, na czyją rzecz dokonano dostawy (dane nabywcy z adresem).

Zwolnienie dotyczy tylko sprzedaży w całości opłaconej w ten sposób: usługa częściowo zapłacona gotówką wymaga ewidencji na kasie, jeżeli nie przysługuje zwolnienie do 20 000 zł. Towary sprzedawane w sklepie lub u klienta, nawet opłacone przelewem, nie korzystają z tego zwolnienia. Tytuł przelewu powinien pozwalać przypisać wpłatę do konkretnej usługi i klienta, np. numer zamówienia albo faktury. Przy zapłacie kartą, BLIK-iem albo przez bramkę płatniczą pieniądze trafiają na rachunek przez pośrednika — zastosowanie zwolnienia zależy wtedy od tego, czy dokumentacja pozwala jednoznacznie powiązać wpłatę z czynnością; taki sposób rozliczeń warto uzgodnić z biurem przed pierwszą sprzedażą.

Kasy nie stosuje się także przy najmie i zarządzaniu nieruchomościami, jeżeli usługę w całości udokumentowano fakturą albo zapłatę otrzymano przelewem na tych samych warunkach (poz. 29).

Zwolnienie do 20 000 zł

Przedsiębiorca rozpoczynający sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych jest zwolniony z kasy, jeżeli przewidywana wartość tej sprzedaży, w proporcji do okresu jej wykonywania w danym roku, nie przekroczy 20 000 zł bez VAT (§ 3 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia). Do limitu wlicza się całą sprzedaż na rzecz tych osób, także opłaconą przelewem i zwolnioną z kasy na podstawie poz. 41 lub 42 — z wyjątkiem dostawy nieruchomości oraz sprzedaży środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych udokumentowanej fakturą (§ 3 ust. 3). Proporcję, tak jak przy VAT, liczy się w praktyce według dni.

Po przekroczeniu limitu zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu przekroczenia — przy przekroczeniu w maju sprzedaż ewidencjonuje się na kasie od 1 sierpnia (§ 5 ust. 1 pkt 2). Kto utracił zwolnienie albo był obowiązany do ewidencji w poprzednim roku, nie korzysta z limitu w kolejnym roku (§ 3 ust. 2 pkt 1). Wartość sprzedaży konsumentom monitoruje się więc tak jak limit zwolnienia z VAT, w ewidencji przekazywanej biuru.

Ponieważ do limitu wlicza się także sprzedaż opłaconą przelewem, przedsiębiorca, którego klienci płacą wyłącznie przelewem, może przekroczyć limit, choć jego usługi same kasy nie wymagają. Po utracie zwolnienia z limitu każda sprzedaż, która nie spełnia warunków poz. 41 lub 42 — np. usługa zapłacona w całości lub w części gotówką — musi zostać zaewidencjonowana na kasie.

Od kiedy trzeba stosować kasę

Przed tym dniem kasę kupuje się i zleca jej fiskalizację serwisowi. Ulga na zakup przysługuje, jeżeli ewidencję rozpoczęto w terminie, a kasę kupiono najpóźniej w ciągu 6 miesięcy od jej rozpoczęcia (niżej).

Jak prowadzić sprzedaż konsumentom bez kasy

Kasy nie trzeba stosować, dopóki każda sprzedaż na rzecz konsumentów korzysta z któregoś zwolnienia. W praktyce oznacza to:

1. Bez czynności z § 4 — usługi i towary wymienione wyżej wymagają kasy od pierwszej sprzedaży konsumentowi, bez względu na formę zapłaty.
2. Usługi wyłącznie za przelewem — całą zapłatę, także zaliczkę, przyjmuje się na rachunek firmowy w banku lub SKOK; nie przyjmuje się gotówki ani dopłat gotówką. Tytuł przelewu wskazuje usługę i klienta (np. numer faktury albo zamówienia, imię i nazwisko), a w ewidencji sprzedaży każdą usługę łączy się z wpłatą.
3. Towary tylko wysyłkowo — sprzedaż towarów konsumentom bez kasy jest możliwa przy wysyłce pocztą lub kurierem, z zapłatą przelewem i danymi nabywcy z adresem. Sprzedaż towarów w sklepie, na targu lub u klienta korzysta wyłącznie z limitu 20 000 zł.
4. Płatności kartą, BLIK-iem i przez bramki płatnicze — przed ich wprowadzeniem uzgodnić z biurem, czy dokumentacja pozwoli powiązać wpłatę z konkretną czynnością.
5. Najem — dokumentować fakturą albo przyjmować czynsz przelewem (poz. 29); sprzedaż środka trwałego konsumentowi dokumentować fakturą (poz. 50).
6. Limit 20 000 zł — pilnować go, jeżeli którakolwiek sprzedaż konsumentom nie spełnia warunków zwolnień przedmiotowych; do limitu wlicza się także sprzedaż za przelewem. Kalkulator powyżej podaje limit w roku rozpoczęcia sprzedaży.

Sprzedaży dla przedsiębiorców, udokumentowanej fakturą, obowiązek ewidencji na kasie nie dotyczy i nie wlicza się jej do limitu.

Gdy kasa jest potrzebna

• Stosuje się kasę online albo — w grupach wskazanych w przepisach — kasę w postaci oprogramowania; kasę fiskalizuje serwisant, a kasa przesyła dane do Centralnego Repozytorium Kas.
• Przedsiębiorca stosujący kasę zapewnia możliwość zapłaty kartą lub innym instrumentem płatniczym (art. 19a Prawa przedsiębiorców).
• Fakturę dla przedsiębiorcy do sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie wystawia się tylko wtedy, gdy paragon zawiera jego NIP (art. 106b ust. 5).

Ulga na zakup kasy i kiedy trzeba ją zwrócić

Ulga wynosi 90% ceny zakupu kasy bez VAT, nie więcej niż 700 zł na każdą kasę (art. 111 ust. 4). Przysługuje podatnikowi, który rozpoczął ewidencję na kasie w obowiązującym terminie, a także temu, kto rozpoczął ją dobrowolnie i wcześniej nie używał kas. Warunki:

• zakup kasy nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia ewidencji; przy kilku kasach ewidencję na każdej z nich rozpoczyna się w tym samym terminie (art. 111 ust. 4, § 2 ust. 2 rozporządzenia z 29 kwietnia 2019 r.),
• faktura za kasę i dowód zapłaty całej należności (§ 2 ust. 1 pkt 2),
• podatnik VAT czynny odlicza ulgę w ewidencji JPK_V7 za okres rozpoczęcia ewidencji albo za okresy następne; nadwyżkę ponad podatek należny otrzymuje jako zwrot albo przenosi na kolejny okres (§ 3),
• podatnik zwolniony z VAT składa wniosek o zwrot do naczelnika urzędu skarbowego w miesiącu następującym po miesiącu rozpoczęcia ewidencji, z kopią faktury, dowodu zapłaty i miesięcznego raportu fiskalnego; urząd zwraca kwotę w ciągu 25 dni od złożenia wniosku (art. 111 ust. 5, § 4).

Ulgę trzeba zwrócić, jeżeli w ciągu 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencji podatnik:

• zakończy działalność gospodarczą (art. 111 ust. 6) — zwrot dotyczy wszystkich kas,
• nie podda kasy obowiązkowemu przeglądowi technicznemu w terminie — przegląd wykonuje się nie rzadziej niż co 2 lata (art. 111 ust. 6, § 55 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących),
• trwale zaprzestanie ewidencji na danej kasie (§ 5 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia z 29 kwietnia 2019 r.),
• nie zapewni połączenia kasy z Centralnym Repozytorium Kas albo — gdy połączenie jest niemożliwe z przyczyn od niego niezależnych — nie dopełni obowiązków przewidzianych na ten wypadek (§ 5 ust. 1 pkt 2 w związku z art. 111 ust. 3a pkt 12 i ust. 3ab).

Przy braku przeglądu, zaprzestaniu ewidencji i braku połączenia zwraca się ulgę tylko za kasy, których to dotyczy (§ 5 ust. 2). Ulgę wpłaca się na rachunek urzędu skarbowego: podatnik VAT czynny — do 25. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym, w którym powstała przyczyna zwrotu, a podatnik zwolniony z VAT — do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstała ta przyczyna (§ 5 ust. 3).

Podstawa prawna

• art. 106b ust. 5 i art. 111 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263, z późn. zm.),
• § 2–5 i załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. poz. 1902 oraz z 2026 r. poz. 420),
• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika (Dz. U. poz. 820),
• § 55 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. poz. 845),
• art. 19a ustawy z dnia 6 marca 2018 r. — Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1480, z późn. zm.).

Następny krok: Samochód w firmie.