Podatkowa księga przychodów i rozchodów

Podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR) jest księgą podatkową w rozumieniu Ordynacji podatkowej. Służy ustaleniu dochodu z działalności gospodarczej opodatkowanej skalą podatkową albo podatkiem liniowym. Od 1 stycznia 2026 r. zasady jej prowadzenia określa rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. (Dz. U. poz. 1299), które zastąpiło rozporządzenie z 2019 r.

Kto prowadzi księgę

Księgę prowadzą osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie i przedsiębiorstwa w spadku, jeżeli:

• opłacają podatek dochodowy na zasadach ogólnych — przy ryczałcie prowadzi się ewidencję przychodów,
• ich przychody (w rozumieniu art. 14 ustawy o PIT) za poprzedni rok podatkowy nie osiągnęły równowartości 2 500 000 euro, przeliczonej po średnim kursie NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedzającego rok podatkowy — na 2026 r. 10 646 500 zł (kurs 4,2586 zł z 1 października 2025 r.). Od tego progu obowiązkowe są księgi rachunkowe, które można też prowadzić dobrowolnie.

Księgę zakłada się na 1 stycznia albo na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku. Zob. też Wybór formy opodatkowania.

Forma elektroniczna

Obowiązek prowadzenia księgi i ewidencji środków trwałych przy użyciu programu komputerowego oraz przesyłania ich po zakończeniu roku w postaci plików JPK wprowadzono etapami:

Według Ministerstwa Finansów o obowiązku przesądza sytuacja podatnika w dniu założenia księgi na dany rok. Do czasu objęcia obowiązkiem księgę można prowadzić w formie papierowej — zbroszurowaną, z kolejno ponumerowanymi kartami. Szczegóły: Pliki JPK dla ksiąg i ewidencji.

Układ księgi

Zapisy prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej. Kolumn 3–7 nie wypełnia się przy zapisach z zestawienia sprzedaży, z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych i z ewidencji prowadzonej przy użyciu kasy rejestrującej, a kolumn 5–7 — także przy zapisach przychodu na podstawie dowodu wewnętrznego. Po zakończeniu miesiąca sumuje się kolumny 9–16. Błąd poprawia się przez wpisanie nowej treści zapisu albo zapis korygujący; zmniejszenia przychodów i kosztów wpisuje się ze znakiem minus.

Terminy zapisów

• Przychody udokumentowane fakturami i raportami fiskalnymi oraz pozostałe przychody ujmuje się najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu ich uzyskania.
• Sprzedaż nieudokumentowaną fakturą ani kasą rejestrującą ujmuje się codziennie po zakończeniu dnia na podstawie dowodu wewnętrznego albo wpisuje codziennie do zestawienia sprzedaży, a do księgi — jedną pozycją za miesiąc, do 20. dnia miesiąca następnego.
• Podatnik stosujący kasę rejestrującą wpisuje dane z raportów dobowych albo miesięcznych, skorygowane o kwoty wpływające na przychód; faktur wystawionych do paragonów nie ujmuje się ponownie.
• Dla wydatków rozporządzenie nie określa terminu zapisu — ujmuje się je na podstawie dowodów księgowych według zasad potrącania kosztów uzyskania przychodów określonych w ustawie o PIT.

Dowody księgowe

Podstawą zapisu są:

• faktury, faktury VAT RR, rachunki i dokumenty celne,
• dowody zmniejszenia kosztów lub zwiększenia przychodów na podstawie art. 22p ustawy o PIT, np. przy zapłacie na rachunek spoza wykazu podatników VAT,
• noty księgowe korygujące zapis, dowody opłat pocztowych i bankowych oraz inne dowody zawierające dane wymagane rozporządzeniem,
• dowody wewnętrzne — wyłącznie w przypadkach wymienionych w rozporządzeniu, m.in. dla diet i kosztów podróży służbowych, części opłat za czynsz i media przypadającej na działalność, opłat sądowych i notarialnych oraz wydatków na parkowanie potwierdzonych biletem z parkometru lub kuponem.

Towar dostarczony przed otrzymaniem faktury ujmuje się na podstawie szczegółowego opisu dostawy, uzupełnianego następnie o numer faktury, a przy fakturze z KSeF — o jej numer w KSeF.

Metoda rozliczania kosztów

W obu metodach za dzień poniesienia kosztu uważa się co do zasady dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę zaksięgowania kosztu; odrębne zasady dotyczą m.in. wynagrodzeń pracowników i składek od nich.

• Metoda uproszczona — koszt potrąca się w roku, w którym został poniesiony, bez rozgraniczania na przełomie lat.
• Metoda memoriałowa — koszty bezpośrednio związane z przychodami potrąca się w roku osiągnięcia odpowiadających im przychodów, także gdy poniesiono je po zakończeniu roku, do dnia złożenia zeznania (nie później niż do upływu terminu jego złożenia); poniesione później potrąca się w roku następnym. Koszty pośrednie potrąca się w dacie poniesienia, a jeżeli dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy i nie można ustalić, jaka ich część dotyczy danego roku — proporcjonalnie do długości okresu. Warunkiem jest prowadzenie księgi stale w każdym roku w sposób pozwalający wyodrębnić koszty dotyczące tylko danego roku.

Podatnik stosujący kasowy PIT wykazuje przychody z transakcji z przedsiębiorcami udokumentowane fakturami w dniu uregulowania należności (nie później niż z upływem 2 lat od wystawienia faktury), a koszty wynikające z transakcji z przedsiębiorcami potrąca w roku zapłaty (nie wcześniej niż w dacie poniesienia).

Spis z natury

Spis z natury towarów handlowych, materiałów, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów sporządza się i wpisuje do księgi:

• na 1 stycznia (zamiast niego można wpisać spis z 31 grudnia roku poprzedniego) i na koniec roku podatkowego,
• na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku,
• w razie utraty w trakcie roku prawa do ryczałtu, zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników oraz likwidacji działalności.

Kończy go klauzula „Spis zakończono na pozycji …” i podpis właściciela albo wspólników. Materiały i towary wycenia się według cen zakupu lub nabycia albo według niższych cen rynkowych z dnia spisu, a wyroby własnej produkcji — według kosztu wytworzenia. Wyceny dokonuje się najpóźniej w ciągu 14 dni od zakończenia spisu. Różnica między remanentem końcowym a początkowym zwiększa albo zmniejsza dochód roku.

Ewidencje pomocnicze

Ewidencję środków trwałych podlegającą przesłaniu w pliku JPK_ST uzupełnia się o dodatkowe dane: numer w KSeF faktury dokumentującej zbycie składnika, numer dokumentu przyjęcia do używania lub wykreślenia z ewidencji, rodzaj dokumentu stwierdzającego nabycie lub wytworzenie oraz datę wytworzenia; dla składników wprowadzonych do ewidencji przed 1 stycznia 2026 r. części tych danych można nie uzupełniać. Plan odpisów można wyliczyć narzędziem Amortyzacja środków trwałych; zasady omawia poradnik Środki trwałe i amortyzacja. Ewidencja wyposażenia nie jest obowiązkowa od 2020 r.; wydatki na wyposażenie ujmuje się w kolumnie 15, a składniki o wartości początkowej do 10 000 zł można zaliczyć do kosztów jednorazowo.

Rzetelność i przechowywanie

Księga jest rzetelna, jeżeli zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty, i niewadliwa, jeżeli prowadzi się ją zgodnie z rozporządzeniem i wzorem. Cech tych nie odbierają jej m.in. niewpisane lub błędnie wpisane przychody nieprzekraczające łącznie 0,5% przychodu roku, zapisy poprawione przed rozpoczęciem kontroli i oczywiste omyłki. Księgi prowadzonej nierzetelnie lub wadliwie organ podatkowy nie uznaje za dowód (wadliwą uznaje jednak, jeżeli wady nie mają istotnego znaczenia dla sprawy), a gdy dane z księgi nie pozwalają na określenie podstawy opodatkowania — określa ją w drodze oszacowania. Nieprowadzenie księgi, prowadzenie jej nierzetelnie lub wadliwie oraz nieprzesłanie jej w terminie są czynami zabronionymi w Kodeksie karnym skarbowym.

Księgę i dowody przechowuje się do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego — co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Księgę za 2026 r. przechowuje się zatem do końca 2032 r., także po likwidacji działalności — zob. Zamknięcie działalności.

Księga prowadzona przez biuro rachunkowe

Zasady określone w objaśnieniach do wzoru księgi stosuje się odpowiednio, gdy księgę prowadzi w imieniu podatnika biuro rachunkowe. Rozporządzenie nie przewiduje dla biura odrębnych terminów zapisów — obowiązek prowadzenia księgi ciąży na podatniku, który przekazuje dowody w czasie pozwalającym dotrzymać terminów z rozporządzenia. Dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP, oraz adres miejsca jej przechowywania podaje się w zgłoszeniu aktualizacyjnym — przedsiębiorca wpisany do CEIDG we wniosku do CEIDG, spółka na formularzu NIP — w terminie 7 dni od zmiany. Niezawiadomienie w terminie właściwego organu o prowadzeniu księgi przez inny podmiot jest czynem zabronionym w Kodeksie karnym skarbowym. Od 16 czerwca 2026 r. pełnomocnictwo UPL-1 obejmuje również podpisywanie plików JPK_PKPIR i JPK_ST — zob. Pełnomocnictwa dla biura rachunkowego. Zakres obsługi opisuje strona Księga przychodów i rozchodów.

Podstawa prawna

• art. 14, art. 14c, art. 22 ust. 4–6bb, art. 22d, art. 22n, art. 22p, art. 23 ust. 1 pkt 36, ust. 5 i 7, art. 24 ust. 2 oraz art. 24a ust. 1, 1b, 1da, 1e–1g i 4–6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592, z późn. zm.),
• art. 66 ust. 1 ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2105, z późn. zm.),
• art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2026 r. poz. 522, z późn. zm.),
• art. 3 pkt 4, art. 23 § 1, art. 70 § 1, art. 86 § 1 i art. 193 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. — Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2026 r. poz. 622, z późn. zm.),
• art. 5 ust. 2b–5a i art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2026 r. poz. 151, z późn. zm.),
• art. 86a ust. 4 pkt 1 i ust. 6–7 oraz art. 109 ust. 3b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, z późn. zm.),
• art. 60, art. 61 i art. 61a ustawy z dnia 10 września 1999 r. — Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2025 r. poz. 633, z późn. zm.),
• rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 1299),
• § 3 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe i ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. poz. 1311).