Rachunek firmowy i zgłoszenie go w CEIDG

Kiedy otworzyć rachunek firmowy, dlaczego rachunek rozliczeniowy, a nie osobisty, jak zgłosić go w CEIDG przez Biznes.gov.pl w 7 dni i kiedy pojawi się w wykazie podatników VAT.

Rachunek firmowy otwiera się po wpisie do CEIDG — banki zakładają rachunek rozliczeniowy przedsiębiorcy na podstawie danych z wpisu, w tym numerów NIP i REGON, które nadaje się na podstawie wniosku o wpis. Numer rachunku zgłasza się następnie w CEIDG; wniosek trafia do urzędu skarbowego jako aktualizacja zgłoszenia identyfikacyjnego.

Dlaczego rachunek rozliczeniowy

Przepisy nie nakazują osobie fizycznej otwarcia rachunku oznaczonego jako firmowy, ale kilka obowiązków wymaga rachunku, a część z nich — rachunku rozliczeniowego, czyli otwartego w związku z działalnością gospodarczą:

Obowiązek	Jaki rachunek	Przepis
płatności z przedsiębiorcami za transakcje powyżej 15 000 zł	rachunek płatniczy przedsiębiorcy po obu stronach	art. 19 Prawa przedsiębiorców
ujawnienie rachunku w wykazie podatników VAT (biała lista)	rachunek rozliczeniowy albo imienny rachunek w SKOK otwarty w związku z działalnością	art. 96b ust. 3 pkt 13 ustawy o VAT
zapłata i przyjmowanie zapłaty w mechanizmie podzielonej płatności — rachunek VAT	rachunek rozliczeniowy w złotych	art. 108e ustawy o VAT, art. 62a Prawa bankowego
zwrot różnicy podatku VAT	rachunek w banku krajowym albo w SKOK, wskazany w zgłoszeniu	art. 87 ust. 2 ustawy o VAT

Rachunek osobisty wystarcza do rozliczeń między przedsiębiorcami, ale nie pojawi się w wykazie podatników VAT i bank nie poprowadzi dla niego rachunku VAT. Podatnik VAT czynny, któremu kontrahenci płacą ponad 15 000 zł, potrzebuje rachunku widocznego w wykazie — zapłata na rachunek spoza wykazu pozbawia płacącego kosztu i naraża go na odpowiedzialność za VAT sprzedawcy (biała lista podatników VAT). Rachunku rozliczeniowego wymaga też mechanizm podzielonej płatności — także od podatnika zwolnionego z VAT, który kupuje towary lub usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT na fakturę powyżej 15 000 zł. Osobny rachunek ułatwia ponadto oddzielenie wydatków firmowych od prywatnych i przekazywanie biuru wyciągów.

Zgłoszenie rachunku w CEIDG

Wykaz rachunków należy do zgłoszenia identyfikacyjnego w urzędzie skarbowym (art. 5 ust. 4 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników). Przedsiębiorca wpisany do CEIDG zgłasza go wnioskiem o zmianę wpisu, który jest jednocześnie zgłoszeniem aktualizacyjnym — odrębnego formularza w urzędzie skarbowym nie składa się. Wniosek jest wolny od opłat.

Termin: 7 dni od otwarcia rachunku (art. 9 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników). W tym samym terminie zgłasza się zamknięcie rachunku. Niedokonanie aktualizacji w terminie jest wykroczeniem skarbowym (art. 81 § 1 pkt 1 Kodeksu karnego skarbowego).

W serwisie Biznes.gov.pl wybrać usługę „Zmień dane firmy w CEIDG” i zalogować się przez Login.gov.pl, np. profilem zaufanym albo e-dowodem.
Wybrać wniosek o zmianę wpisu i jako datę powstania zmiany podać dzień otwarcia rachunku.
W części dotyczącej rachunków dodać rachunek firmowy (związany z działalnością): kraj, walutę i numer. Podatnik VAT czynny może wskazać ten rachunek jako rachunek do zwrotu podatku — taki rachunek może być tylko jeden.
Sprawdzić dane, podpisać wniosek podpisem zaufanym, osobistym albo kwalifikowanym i wysłać. Urzędowe poświadczenie odbioru przychodzi na adres e-mail podany we wniosku.

Nazwy pól w kreatorze mogą się różnić od podanych. Rachunku VAT się nie zgłasza; bank otwiera go sam dla rachunku rozliczeniowego w złotych.

Wniosek składa przedsiębiorca. Klient biura może złożyć go z pomocą pracownika biura na miejscu albo przekazać biuru wniosek podpisany przez siebie do wysłania; biuro nie składa wniosków do CEIDG we własnym imieniu.

Rachunek w wykazie podatników VAT

Rachunek zgłoszony przez podatnika zarejestrowanego dla potrzeb VAT trafia do wykazu automatycznie — po potwierdzeniu przez bank w systemie teleinformatycznym izby rozliczeniowej (STIR); wykaz aktualizuje się raz na dobę w dni robocze. Obecność rachunku sprawdza się narzędziem biała lista podatników VAT. Rachunek podaje się na fakturach dopiero po zgłoszeniu.

Spółki

Spółka cywilna zgłasza rachunki na formularzu NIP-2, a spółka wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego — na formularzu NIP-8, do naczelnika urzędu skarbowego; termin aktualizacji również wynosi 7 dni.

Podstawa prawna

art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. — Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1480, z późn. zm.),
art. 5 ust. 4 i art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2026 r. poz. 151, z późn. zm.),
art. 87 ust. 2, art. 96b ust. 3 pkt 13 i art. 108e ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263, z późn. zm.),
art. 49 ust. 1 pkt 1 i art. 62a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. — Prawo bankowe (Dz. U. z 2026 r. poz. 38),
ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz. U. z 2026 r. poz. 30, z późn. zm.),
art. 81 § 1 ustawy z dnia 10 września 1999 r. — Kodeks karny skarbowy.

Następny krok: e-Doręczenia — adres firmy i pisma z urzędów.