Fakturowanie od pierwszej sprzedaży — program TaxMachine i KSeF

Od 1 kwietnia 2026 r. faktury dla przedsiębiorców wystawia się w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Obowiązek dotyczy każdego podatnika, który wystawia fakturę — także zwolnionego z VAT i prowadzącego działalność od niedawna. Przed pierwszą sprzedażą trzeba więc przygotować program do fakturowania i jego połączenie z KSeF.

Kiedy wystawia się fakturę

• Sprzedaż dla przedsiębiorców — podatnik VAT czynny dokumentuje ją fakturą (art. 106b ust. 1 ustawy o VAT). Fakturę wystawia się w KSeF.
• Sprzedaż dla konsumentów — faktura na żądanie nabywcy zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży (art. 106b ust. 3); takie faktury nie podlegają obowiązkowi KSeF. Sprzedaż konsumentom może wymagać kasy fiskalnej.
• Sprzedaż zwolniona z VAT — podatnik zwolniony podmiotowo albo przedmiotowo nie ma obowiązku wystawiania faktur, chyba że zażąda tego nabywca (art. 106b ust. 2 i 3). Fakturę dla przedsiębiorcy wystawia jednak w KSeF, tak jak podatnik VAT czynny. Fakturę bez podatku, ze stawką „ZW” i podstawą zwolnienia, opisuje strona zwolnienie z VAT.

Do 31 grudnia 2026 r. fakturę można wystawić poza KSeF, dopóki łączna wartość brutto sprzedaży udokumentowanej takimi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł (art. 145m ustawy o VAT). Limit liczy się według daty wystawienia faktury; przekracza go faktura, po której suma przekroczy 10 000 zł. Od 1 stycznia 2027 r. faktury dla przedsiębiorców wystawia się co do zasady wyłącznie w KSeF. Zasady: obowiązek KSeF i terminy.

Faktury zakupowe od dostawców wystawione w KSeF przedsiębiorca otrzymuje w systemie; biuro pobiera je do ksiąg na podstawie uprawnienia w KSeF.

Program TaxMachine

Biuro prowadzi księgi w programie TaxMachine i klientom wystawiającym faktury zaleca ten sam program w wersji Standard: faktura wystawiona w programie trafia do KSeF, a biuro pobiera ją stamtąd — bez przesyłania plików i przepisywania danych. Opis programu i licencji: Program TaxMachine dla klientów biura.

1. Licencja i instalacja — zakup licencji Standard i wpisanie klucza; wersja testowa nie wysyła faktur do KSeF (instalacja i licencja).
2. Założenie firmy kreatorem — po wpisaniu NIP program pobiera dane z rejestrów; w kreatorze wybiera się numerację faktur i podaje rachunek firmowy.
3. Certyfikat KSeF — generuje się go w Aplikacji Podatnika KSeF i wczytuje do programu (certyfikat KSeF).
4. Ustawienia VAT — status firmy: podatnik VAT czynny albo zwolnienie podmiotowe; podatnik zwolniony wpisuje podstawę zwolnienia, która trafia na faktury (konfiguracja fakturowania).
5. Pierwsza faktura i wysyłka do KSeF — wystawianie faktur i wysyłka do KSeF; po przyjęciu faktury KSeF nadaje jej numer i wystawia Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Przy instalacji programu, certyfikacie KSeF i pierwszej fakturze klientom biura pomaga biuro w ramach obsługi.

Przedsiębiorca, który nie korzysta z programu do fakturowania, może wystawiać faktury w bezpłatnych narzędziach Ministerstwa Finansów; ich możliwości i ograniczenia opisuje artykuł bezpłatne narzędzia KSeF.

Faktury do sprawdzenia przed wystawieniem

• faktura powyżej 15 000 zł brutto z towarami lub usługami z załącznika nr 15 do ustawy o VAT wymaga adnotacji „mechanizm podzielonej płatności” — mechanizm podzielonej płatności,
• przy ryczałcie pozycje faktury przypisuje się do grupowań PKWiU, od których zależy stawka ryczałtu — forma opodatkowania,
• przy umowach z przedsiębiorcami powyżej 15 000 zł na fakturze wskazuje się zapłatę przelewem — płatności gotówkowe.

Podstawa prawna

• art. 106b, art. 106e, art. 106ga i art. 145m ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263, z późn. zm.).

Następny krok: Zwolnienie z VAT — limit 240 000 zł i stawka ZW.