Zakupy z zagranicy — import usług, VAT UE i deklaracja VAT-9M

Zakup usług od firmy zagranicznej — reklam w Google lub Meta, subskrypcji oprogramowania, prowizji platform sprzedażowych, usług z innych państw UE i spoza UE — jest w Polsce importem usług. Podatek rozlicza wtedy nabywca, a nie sprzedawca (art. 2 pkt 9 i art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). Dotyczy to także przedsiębiorcy zwolnionego z VAT: zwolnienie obejmuje jego sprzedaż, nie zakupy. To najczęstszy obowiązek, o którym nowy przedsiębiorca nie wie.

Podatnik zwolniony z VAT

Przy usługach dla przedsiębiorców miejscem ich świadczenia jest Polska (art. 28b), a podatnikiem jest nabywca — także podatnik zwolniony (art. 28a pkt 1 lit. a). Przedsiębiorca zwolniony:

1. Rejestruje się jako podatnik VAT UE — zgłoszeniem VAT-R, przed nabyciem pierwszej takiej usługi (art. 97 ust. 3 pkt 1). Status podatnika zwolnionego się nie zmienia. Numer VAT UE (PL + NIP) podaje się zagranicznemu usługodawcy.
2. Nalicza VAT od wartości usługi według stawki właściwej dla niej — od reklamy 23% — i nie odlicza go, bo nie jest podatnikiem VAT czynnym. Podatek jest dla niego kosztem.
3. Składa deklarację VAT-9M i wpłaca podatek do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy (art. 99 ust. 9 i art. 103 ust. 1) — wyłącznie elektronicznie. Deklaracji nie składa się za miesiące, w których nie było importu usług.

Obowiązek podatkowy powstaje z wykonaniem usługi, przy rozliczeniach okresowych (np. abonament) — z upływem każdego okresu, a przy przedpłacie — z chwilą zapłaty (art. 19a ust. 1, 3 i 8). Przy reklamach opłacanych z przedpłaconego salda liczy się więc dzień zasilenia salda (interpretacja z 28 listopada 2025 r., 0114-KDIP1-2.4012.642.2025.1.JO). Kwotę w walucie obcej przelicza się po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego (art. 31a ust. 1; kursy walut NBP).

Import usług nie wlicza się do limitu 240 000 zł i nie odbiera zwolnienia — limit dotyczy sprzedaży, a przy imporcie usług przedsiębiorca jest nabywcą. Obowiązki trzeba jednak wykonać niezależnie od zwolnienia — tak Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 19 maja 2026 r., 0114-KDIP1-2.4012.154.2026.2.RST (import usług, rejestracja VAT UE i VAT-9M u podatnika zwolnionego).

Od 1 stycznia 2027 r. nabywca nie rozlicza importu usług zwolnionych z VAT, np. niektórych usług płatniczych (art. 17 ust. 1k w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 4 września 2026 r., Dz. U. poz. 1270). Reklamy, oprogramowanie i większość usług zagranicznych pozostają objęte obowiązkiem.

Podatnik VAT czynny

Podatnik czynny wykazuje import usług w ewidencji JPK_V7 jako podatek należny i — w tym samym okresie — naliczony, więc przy terminowym rozliczeniu VAT nie obciąża go (art. 86 ust. 2 pkt 4 lit. a i ust. 10b pkt 3). Spóźnione ujęcie podatku należnego przesuwa odliczenie i może oznaczać odsetki. Do transakcji z kontrahentami z UE także on potrzebuje numeru VAT UE.

Zakup towarów w innym państwie UE

• Podatnik zwolniony nie rozlicza wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT), dopóki ich wartość w roku nie przekroczy 50 000 zł — i nie przekroczyła jej w poprzednim roku (art. 10 ust. 1 pkt 2 lit. c i ust. 2). Sprzedawca z UE dolicza wtedy swój VAT.
• Od zakupu, którym przekroczono próg, nabycie jest WNT: przed nim rejestracja VAT UE, co miesiąc deklaracja VAT-8 i wpłata VAT do 25. dnia następnego miesiąca, a także informacja podsumowująca VAT-UE (art. 10 ust. 5, art. 99 ust. 8, art. 100 ust. 1 pkt 2).
• Nowe środki transportu i wyroby akcyzowe są zawsze WNT, bez względu na próg (art. 10 ust. 3).
• Uwaga: podanie sprzedawcy towarów numeru VAT UE (PL + NIP) oznacza wybór opodatkowania WNT także poniżej progu — na 2 lata (art. 10 ust. 6 i 7). Numer, który przedsiębiorca ma z powodu importu usług, podaje się tylko usługodawcom.

Sprzedaż usług firmom z UE

Podatnik zwolniony, który świadczy usługi dla przedsiębiorców z innych państw UE, również rejestruje się jako podatnik VAT UE (art. 97 ust. 3 pkt 2) i składa co miesiąc informację podsumowującą VAT-UE do 25. dnia następnego miesiąca (art. 100 ust. 1 pkt 4 i ust. 3). Takich usług nie wlicza się do limitu zwolnienia (zwolnienie z VAT).

Co przekazać biuru

• informację o planowanych zakupach usług za granicą przed pierwszym zakupem — biuro przygotuje rejestrację VAT UE,
• co miesiąc faktury od zagranicznych dostawców (konta reklamowe Google i Meta, subskrypcje) oraz informację o zasileniach przedpłaconych sald,
• informację o zakupach towarów w innych państwach UE i ich łącznej wartości w roku.

Nierozliczony import usług oznacza zaległość z odsetkami i ryzyko dodatkowego zobowiązania do 30% zaniżonego podatku (art. 112b ust. 1 pkt 2), a niezłożenie deklaracji w terminie — odpowiedzialność karną skarbową (art. 56 Kodeksu karnego skarbowego). Zgłoszenie VAT-R i rejestrację jako podatnik VAT UE opisuje poradnik rejestracja do VAT.

Podstawa prawna

• art. 2 pkt 9, art. 10, art. 17 ust. 1 pkt 4, art. 19a ust. 1, 3 i 8, art. 28a, 28b, art. 31a ust. 1, art. 86 ust. 2 pkt 4 i ust. 10b, art. 97 ust. 3, art. 99 ust. 8 i 9, art. 100 ust. 1 i 3, art. 103 ust. 1 oraz art. 112b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263, z późn. zm.),
• art. 1 pkt 6 ustawy z dnia 4 września 2026 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2026 r. poz. 1270) — od 1 stycznia 2027 r.,
• art. 56 ustawy z dnia 10 września 1999 r. — Kodeks karny skarbowy.

Następny krok: Mechanizm podzielonej płatności.