Samochód w firmie — VAT 50% albo 100%, VAT-26 i limity kosztów

O rozliczeniu samochodu decyduje przede wszystkim sposób jego używania — wyłącznie w działalności albo także prywatnie — i trzeba go ustalić przed pierwszym wydatkiem, bo od niego biegnie termin informacji VAT-26. Szczegóły: samochód osobowy w firmie.

VAT: 50% albo 100%

• Użytek mieszany (firmowy i prywatny) — od zakupu, leasingu, najmu, paliwa, napraw i pozostałej eksploatacji odlicza się 50% VAT (art. 86a ust. 1 i 2 ustawy o VAT). Dotyczy pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 t.
• Użytek wyłącznie w działalności — 100% VAT, jeżeli sposób używania, określony zwłaszcza w zasadach używania ustalonych przez przedsiębiorcę i potwierdzony ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza użycie prywatne (art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a i ust. 4 pkt 1). Ewidencja zawiera m.in. numer rejestracyjny, stan licznika na początek i koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz przy każdym użyciu: datę, cel wyjazdu, trasę, liczbę kilometrów i kierującego (art. 86a ust. 7).
• Informacja VAT-26 — przy użytku wyłącznie w działalności składa się ją naczelnikowi urzędu skarbowego do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiono pierwszy wydatek na pojazd (art. 86a ust. 12). Pierwszym wydatkiem może być już zaliczka albo opłata wstępna w leasingu. Spóźniona informacja daje prawo do 100% dopiero od pierwszego dnia miesiąca jej złożenia (art. 86a ust. 13).
• Zmiana sposobu używania w ciągu 60 miesięcy od nabycia wymaga korekty odliczenia (art. 90b).
• Podatnik zwolniony z VAT nie odlicza podatku, nie prowadzi ewidencji przebiegu na potrzeby VAT i nie składa VAT-26.

Koszty w PIT (skala i podatek liniowy)

Limity wartości samochodu dla odpisów amortyzacyjnych i dla części kapitałowej opłat leasingowych (art. 23 ust. 1 pkt 4 i 47a, w brzmieniu od 1 stycznia 2026 r.):

• 225 000 zł — samochód elektryczny albo napędzany wodorem,
• 150 000 zł — samochód spalinowy (w tym hybryda) o emisji CO₂ poniżej 50 g/km według centralnej ewidencji pojazdów,
• 100 000 zł — samochód spalinowy o emisji 50 g/km i wyższej.

Do samochodów wprowadzonych do ewidencji środków trwałych przed 2026 r. stosuje się dotychczasowy limit 150 000 zł. Ubezpieczenie AC zalicza się do kosztów w proporcji 150 000 zł do wartości samochodu przyjętej do ubezpieczenia (pkt 47). Odpisy i opłaty w podziale na limity oblicza kalkulator samochodu osobowego w działalności.

Ryczałt

Przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych wydatków na samochód nie odlicza się ani nie amortyzuje — podatek liczy się od przychodu. Zasady VAT (50% albo 100%, ewidencja, VAT-26) są takie same jak przy innych formach opodatkowania. Sprzedaż samochodu firmowego jest przychodem z działalności opodatkowanym stawką 3%.

Co ustalić z biurem przed zakupem lub leasingiem

1. Formę nabycia: zakup od czynnego podatnika VAT, od osoby prywatnej albo z innego państwa UE (dochodzą wtedy akcyza i obowiązki w VAT), leasing operacyjny albo finansowy, najem długoterminowy, wprowadzenie własnego samochodu do firmy.
2. Datę pierwszego wydatku — od niej liczy się termin VAT-26.
3. Dane pojazdu z dowodu rejestracyjnego: rodzaj, dopuszczalną masę całkowitą, liczbę miejsc, napęd i emisję CO₂, a także cenę netto i VAT oraz wartość do ubezpieczenia.
4. Sposób używania: mieszany (50% VAT, 75% kosztów) albo wyłącznie w działalności — wtedy pisemne zasady używania, ewidencja przebiegu od pierwszego dnia i VAT-26 w terminie.
5. Przy leasingu — umowę z harmonogramem opłat, opłatą wstępną i ceną wykupu.

Podstawa prawna

• art. 2 pkt 34, art. 86a i art. 90b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263, z późn. zm.),
• art. 14 ust. 2 pkt 1, art. 23 ust. 1 pkt 4, 46, 46a, 47 i 47a oraz ust. 5a–5h ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592),
• art. 3 i art. 30 ustawy z dnia 2 grudnia 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2269) — limity od 1 stycznia 2026 r.,
• art. 12 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2025 r. poz. 843, z późn. zm.).

Następny krok: Składki ZUS na start.