Sprzęt i środki trwałe — kiedy zakup od razu jest kosztem, a kiedy się go amortyzuje

Zakup laptopa, maszyny albo wyposażenia: próg 10 000 zł netto albo brutto, amortyzacja, jednorazowa amortyzacja de minimis dla rozpoczynających działalność i odpis do 100 000 zł, ewidencja środków trwałych, ryczałt i VAT.

Nie każdy zakup do firmy obniża podatek od razu. Sprzęt i wyposażenie, które będą używane dłużej niż rok — laptop, telefon, meble, maszyny, narzędzia — są środkami trwałymi (art. 22a ust. 1 ustawy o PIT). Do kosztów zalicza się je od razu tylko do określonej wartości, a droższe — przez amortyzację, rozłożoną na lata. Zasady: środki trwałe i amortyzacja, wyliczenia: amortyzacja środków trwałych.

Próg 10 000 zł

Składnik o wartości początkowej do 10 000 zł można zaliczyć do kosztów jednorazowo, w miesiącu oddania do używania (art. 22d ust. 1).
Składnik droższy niż 10 000 zł wpisuje się do ewidencji środków trwałych najpóźniej w miesiącu przekazania do używania i amortyzuje od następnego miesiąca (art. 22h ust. 1 pkt 1) — np. komputer stawką 30% rocznie, więc laptop za 12 000 zł obniża koszty o ok. 300 zł miesięcznie, a nie o 12 000 zł w miesiącu zakupu.
Próg liczy się od ceny netto, jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, a od ceny brutto — u podatnika zwolnionego z VAT (art. 22g ust. 3). Ten sam laptop za 9 000 zł netto (11 070 zł brutto) jest więc u podatnika VAT czynnego kosztem od razu, a u zwolnionego — środkiem trwałym do amortyzacji.

Jednorazowa amortyzacja

Ulga	Kto może	Zakres	Przepis
jednorazowa amortyzacja w ramach pomocy de minimis	przedsiębiorca w roku rozpoczęcia działalności — jeżeli ani on, ani małżonek we wspólności majątkowej nie prowadził działalności w tym i w dwóch poprzednich latach — oraz mały podatnik	środki trwałe z grup 3–8 Klasyfikacji Środków Trwałych, bez samochodów osobowych, do 50 000 euro odpisów rocznie (w 2026 r. 213 000 zł)	art. 22k ust. 7–13
jednorazowy odpis do 100 000 zł	każdy przedsiębiorca	fabrycznie nowe środki trwałe z grup 3–6 i 8 (bez środków transportu), jeden o wartości co najmniej 10 000 zł albo kilka łącznie co najmniej 10 000 zł, każdy powyżej 3 500 zł	art. 22k ust. 14–21

Jednorazowa amortyzacja de minimis jest pomocą publiczną i wlicza się do limitu pomocy de minimis przedsiębiorcy. Decyzję o odpisie podejmuje się przy wprowadzeniu środka do ewidencji, dlatego zakup warto uzgodnić z biurem wcześniej.

Ryczałt

Przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych zakupy nie obniżają podatku — ani od razu, ani przez amortyzację. Przedsiębiorca prowadzi jednak wykaz środków trwałych (art. 15 ust. 1 ustawy o ryczałcie), a sprzedaż sprzętu używanego w działalności — także po wycofaniu, przed upływem 6 lat — jest przychodem opodatkowanym stawką 3%.

VAT

Podatnik VAT czynny odlicza VAT od zakupu w okresie otrzymania faktury albo w jednym z trzech następnych okresów (art. 86 ust. 10–11 ustawy o VAT); podatnik zwolniony nie odlicza. Jeżeli w ciągu 5 lat od oddania do używania środka trwałego o wartości ponad 15 000 zł zmieni się prawo do odliczenia — np. przy rezygnacji ze zwolnienia albo jego utracie — VAT koryguje się po 1/5 za każdy rok (art. 91 ust. 2 i 7).

Co przekazać biuru

fakturę zakupu i datę oddania sprzętu do używania,
informację, czy sprzęt będzie używany dłużej niż rok i czy jest nowy,
przed większym zakupem — pytanie o jednorazową amortyzację,
przy sprzedaży albo likwidacji sprzętu — datę i dokument.

Podstawa prawna

art. 14 ust. 2 pkt 1, art. 22a, art. 22d, art. 22g ust. 3, art. 22h ust. 1 pkt 1, art. 22k ust. 7–21 i art. 22n ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592),
art. 12 ust. 1 pkt 7 lit. f i art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2025 r. poz. 843, z późn. zm.),
art. 86 ust. 10–11 i art. 91 ust. 2 i 7 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263, z późn. zm.).

Następny krok: Samochód w firmie.