Terminy zapłaty i zatory płatnicze w transakcjach handlowych

Ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych określa maksymalne terminy zapłaty, odsetki i rekompensatę należne wierzycielowi oraz zasady postępowania przed Prezesem Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Opóźnienia w zapłacie wywołują ponadto skutki w podatkach dochodowych obu stron.

Zakres ustawy

Ustawę stosuje się do transakcji handlowych, czyli umów, których przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, zawieranych w związku z wykonywaną działalnością wyłącznie między podmiotami wymienionymi w art. 2 — m.in. przedsiębiorcami, osobami wykonującymi wolny zawód i podmiotami publicznymi w rozumieniu Prawa zamówień publicznych. Nie obejmuje umów z konsumentami (art. 2). Nie stosuje się jej też do długów objętych postępowaniem upadłościowym lub restrukturyzacyjnym — od dnia ogłoszenia upadłości albo otwarcia postępowania — do umów, na podstawie których wykonywane są czynności bankowe, ani do umów zawieranych wyłącznie między jednostkami sektora finansów publicznych (art. 3).

Maksymalne terminy zapłaty

Terminy liczy się od dnia doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku potwierdzających dostawę towaru lub wykonanie usługi.

Zamiast postanowienia umownego naruszającego te limity stosuje się termin ustawowy — 60 albo 30 dni (art. 13 ust. 2). Na dłużniku spoczywa ciężar wykazania, że termin dłuższy niż 60 dni nie jest rażąco nieuczciwy (art. 11a ust. 2). Jeżeli termin zapłaty przekracza 120 dni i został ustalony z naruszeniem art. 7 ust. 2, wierzyciel może odstąpić od umowy albo ją wypowiedzieć (art. 7 ust. 3a).

Pozostałe zasady:

• gdy nie można ustalić dnia doręczenia faktury albo doręczono ją przed dostawą, termin biegnie od dnia otrzymania towaru lub usługi (art. 7 ust. 4, a przy dłużniku będącym podmiotem publicznym — art. 8 ust. 5),
• strony nie mogą umownie ustalać daty doręczenia faktury (art. 8a),
• umowne badanie zgodności towaru lub usługi z umową nie może przekraczać 30 dni od ich otrzymania (art. 9),
• przedsiębiorca składa kontrahentowi jednokrotnie oświadczenie o posiadaniu, uzyskaniu albo utracie statusu dużego przedsiębiorcy, w formie, w jakiej zawiera się transakcję; niezłożenie oświadczenia jest zagrożone grzywną (art. 4c, art. 13za).

Na potrzeby VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru w KSeF (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT), chyba że udostępniono ją nabywcy w inny sposób — wtedy liczy się dzień faktycznego otrzymania (art. 106na ust. 4). Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom do tego przepisu nie odsyła, ale numer KSeF z datą jego nadania jest dowodem, kiedy faktura trafiła do nabywcy — zob. rozliczenie i płatność w FA(3).

Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych

Wierzycielowi, który spełnił swoje świadczenie i nie otrzymał zapłaty w terminie określonym w umowie, przysługują — bez wezwania — odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych od dnia wymagalności do dnia zapłaty, chyba że strony uzgodniły wyższe (art. 7 ust. 1); gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny — art. 8 ust. 1. Jeżeli umowa nie określa terminu zapłaty, odsetki należą się po upływie 30 dni od spełnienia świadczenia (art. 6 ust. 1).

Odsetki są równe sumie stopy referencyjnej NBP i 10 punktów procentowych, a gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym — 8 punktów procentowych (art. 4 pkt 3). Stopę referencyjną obowiązującą 1 stycznia stosuje się do odsetek za pierwsze półrocze, a obowiązującą 1 lipca — za drugie (art. 11b). Wysokość odsetek ogłasza w „Monitorze Polskim” minister właściwy do spraw gospodarki (art. 11c) — obecnie Minister Finansów i Gospodarki.

Obliczenia ułatwiają kalkulator odsetek oraz zestawienie stóp procentowych NBP.

Odsetki nie są wynagrodzeniem za dostawę ani usługę, dlatego nie podlegają VAT; w praktyce dokumentuje się je notą odsetkową. W podatkach dochodowych przychodem wierzyciela są odsetki otrzymane, a nie naliczone (art. 14 ust. 3 pkt 2 ustawy o PIT, art. 12 ust. 4 pkt 2 ustawy o CIT), a kosztem dłużnika — odsetki zapłacone (art. 23 ust. 1 pkt 32 ustawy o PIT, art. 16 ust. 1 pkt 11 ustawy o CIT).

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności

Od dnia nabycia prawa do odsetek wierzycielowi przysługuje od dłużnika, bez wezwania, rekompensata w stałej wysokości (art. 10 ust. 1):

Kwotę przelicza się po średnim kursie euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne. Rekompensata należy się od każdej transakcji, a przy zapłacie w częściach — od każdej niezapłaconej części (art. 10 ust. 3, art. 11 ust. 2). Uzasadnione koszty odzyskiwania należności przewyższające rekompensatę również podlegają zwrotowi (art. 10 ust. 2). Postanowienia umowne wyłączające te uprawnienia są nieważne (art. 13 ust. 1).

Sprawozdanie o terminach zapłaty

Obowiązek dotyczy podatników podatku dochodowego od osób prawnych innych niż podatkowe grupy kapitałowe, których przychód przekroczył równowartość 50 mln euro i których indywidualne dane minister właściwy do spraw finansów publicznych podał do publicznej wiadomości (art. 27b ust. 2 pkt 2 ustawy o CIT). Sprawozdanie o terminach zapłaty stosowanych w poprzednim roku kalendarzowym przekazuje się elektronicznie ministrowi właściwemu do spraw gospodarki do 30 kwietnia roku następującego po roku publikacji danych (art. 13a). Obowiązek nie dotyczy podmiotów publicznych będących podmiotami leczniczymi ani podmiotów z art. 6 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 pkt 1 ustawy o działalności leczniczej.

Sprawozdanie wykazuje wartość świadczeń otrzymanych i spełnionych w terminie oraz po terminie, w przedziałach opóźnienia: do 5 dni, 6–30, 31–60, 61–120 i ponad 120 dni, z pominięciem transakcji wewnątrz grupy kapitałowej i świadczeń przedawnionych. Za terminowe przekazanie odpowiada kierownik podmiotu; zaniechanie jest zagrożone grzywną (art. 13z).

Postępowanie przed Prezesem UOKiK

Podmiotom niebędącym podmiotami publicznymi zakazane jest nadmierne opóźnianie się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych. Występuje ono, gdy w okresie 3 kolejnych miesięcy suma wartości wymagalnych świadczeń niespełnionych oraz spełnionych po terminie wynosi co najmniej 2 000 000 zł (art. 13b). Prezes UOKiK wszczyna postępowanie z urzędu, po analizie prawdopodobieństwa naruszenia; zawiadomienie o podejrzeniu może złożyć każdy, w tym wierzyciel (art. 13c, art. 13d).

Administracyjna kara pieniężna nie może przekroczyć sumy 1% wartości świadczeń opóźnionych do 30 dni, 2% — opóźnionych 31–60 dni, 4% — 61–120 dni, 12% — 121–365 dni i 24% — ponad 365 dni (art. 13v ust. 2); na jej wysokość wpływa m.in. spłata zaległości z odsetkami w ciągu 60 dni od doręczenia postanowienia o wszczęciu postępowania. Postępowanie nie zastępuje dochodzenia należności przez wierzyciela — zob. odzyskiwanie należności.

Ulga na złe długi w PIT i CIT

Brak zapłaty w terminie zmienia podstawę opodatkowania obu stron transakcji handlowej (art. 26i ustawy o PIT, art. 18f ustawy o CIT):

• wierzyciel może zmniejszyć podstawę obliczenia podatku (albo zwiększyć stratę) o wartość wierzytelności zaliczonej wcześniej do przychodów należnych, jeżeli nie została ona uregulowana ani zbyta, a od terminu zapłaty określonego na fakturze lub w umowie upłynęło 90 dni,
• dłużnik zwiększa podstawę obliczenia podatku (albo zmniejsza stratę) o wartość zobowiązania zaliczonego do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli nie uregulował go w ciągu 90 dni od terminu zapłaty.

Korekt dokonuje się już przy obliczaniu zaliczek — za okres, w którym upłynął 90. dzień (art. 44 ust. 17 ustawy o PIT, art. 25 ust. 19 ustawy o CIT); nie dotyczy to zaliczek uproszczonych. Ostatecznie korekty rozlicza się w zeznaniu rocznym. Wierzyciel zwiększa podstawę po uregulowaniu lub zbyciu wierzytelności, a dłużnik zmniejsza ją po zapłacie (art. 26i ust. 7 i 8, art. 44 ust. 21 i 22 ustawy o PIT; art. 18f ust. 7 i 8, art. 25 ust. 23 i 24 ustawy o CIT).

Korekty u obu stron stosuje się, jeżeli dłużnik na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego złożenie zeznania nie jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego ani likwidacji, od końca roku wystawienia faktury lub zawarcia umowy (późniejszej z tych czynności) nie upłynęły 2 lata, a transakcję zawarto w ramach działalności obu stron, z której dochody podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym w Polsce (art. 26i ust. 10). Nie dotyczy transakcji między podmiotami powiązanymi ani przychodów i kosztów rozliczanych metodą kasową (art. 26i ust. 18 i 20) — zob. kasowy PIT. Jeżeli termin zapłaty ustalono z naruszeniem ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom, 90 dni liczy się od terminu ustawowego (art. 26i ust. 15).

Odpowiednik w VAT omawia poradnik ulga na złe długi w VAT; terminy korekt wylicza narzędzie ulga na złe długi.

Podstawa prawna

• art. 2–13za ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1790),
• obwieszczenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 11 grudnia 2025 r. w sprawie wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych (M.P. z 2025 r. poz. 1257),
• obwieszczenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 22 czerwca 2026 r. w sprawie wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych (M.P. z 2026 r. poz. 642),
• art. 14 ust. 3 pkt 2, art. 23 ust. 1 pkt 32, art. 26i i art. 44 ust. 17–26 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• art. 12 ust. 4 pkt 2, art. 16 ust. 1 pkt 11, art. 18f, art. 25 ust. 19–26 i art. 27b ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych,
• art. 106na ust. 3 i 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263).