Bezpłatne narzędzia MF do KSeF: ograniczenia i program TaxMachine

Faktury ustrukturyzowane wystawia się i otrzymuje przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego (art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT). Z systemu korzysta się przez program finansowo-księgowy zintegrowany z API KSeF albo przez jedno z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów. Skutek prawny nie zależy od narzędzia użytego do przesłania faktury: fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, a za otrzymaną przy użyciu KSeF — w dniu nadania jej numeru KSeF (art. 106na ust. 1 i 3 ustawy o VAT).

Biuro prowadzi księgi klientów w programie TaxMachine, który łączy się z KSeF przez API. Jego funkcje w zakresie KSeF i zasady współpracy z biurem opisano w dalszej części artykułu.

Narzędzia MF

Logowanie przez login.gov.pl obejmuje m.in. profil zaufany, aplikację mObywatel, bankowość elektroniczną i e-dowód. Zasady uzyskania dostępu, w tym zawiadomienie ZAW-FA składane przez podatników niebędących osobami fizycznymi (np. spółki), którzy nie mogą uwierzytelnić się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (§ 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF), opisano w artykule Dostęp do KSeF.

Aplikacja Podatnika KSeF

Podstawowe narzędzie MF, dostępne pod adresem ap.ksef.mf.gov.pl. Fakturę wystawia się w formularzu skróconym — typowa faktura krajowa na jednym ekranie, z pobraniem danych kontrahenta po NIP i datą wystawienia równą dacie bieżącej — albo rozszerzonym, obejmującym m.in. faktury zaliczkowe, rozliczeniowe i korygujące, podmiot trzeci oraz procedury szczególne. Można też wczytać gotowy plik XML i wystawić fakturę podobną do już istniejącej.

Aplikacja służy również podatnikom korzystającym z programów: pozwala nadawać i odbierać uprawnienia, generować tokeny, wnioskować o certyfikaty KSeF i pobierać je (są potrzebne do połączenia programu z systemem, a certyfikat — także do wystawiania faktur w trybach offline) oraz zgłaszać faktury typu SCAM. Certyfikat KSeF jest ważny nie dłużej niż 2 lata (§ 6 ust. 2 rozporządzenia), a uwierzytelnianie tokenem jest dopuszczalne do 31 grudnia 2026 r. (§ 13 ust. 1 pkt 1).

Aplikacja Mobilna KSeF

Przeznaczona do wystawiania pojedynczych faktur krajowych w złotych, np. poza siedzibą firmy. Na jednym urządzeniu korzysta z niej jedna osoba, identyfikowana numerem PESEL, która może prowadzić kilka profili dla różnych NIP — pod warunkiem posiadania dla każdego z nich uprawnienia do wystawiania lub przeglądania faktur. Przy dodaniu profilu system tworzy token; w razie utraty telefonu należy go unieważnić w Aplikacji Podatnika KSeF.

e-mikrofirma

Aplikacja w e-Urzędzie Skarbowym przeznaczona dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Łączy fakturowanie w KSeF z ewidencją VAT: faktury sprzedaży przesłane do KSeF i faktury zakupowe pobrane z KSeF trafiają do ewidencji bez przepisywania danych, a aplikacja przygotowuje plik JPK_V7 z deklaracją. Jeżeli ewidencję VAT i JPK_V7 prowadzi biuro rachunkowe, należy uzgodnić, że plik składa wyłącznie biuro, a e-mikrofirma służy jedynie do wystawiania faktur.

Ograniczenia narzędzi MF

• dane faktur wprowadza się w formularzu — narzędzia nie przejmują danych z systemów sprzedaży, magazynowych, sklepów internetowych czy kas; wyjątkiem jest wczytanie pojedynczego pliku XML w Aplikacji Podatnika,
• według MF w żadnym z tych narzędzi nie można wystawić faktury z załącznikiem,
• Aplikacja Mobilna KSeF i e-mikrofirma obejmują tylko faktury krajowe (aplikacja mobilna — w złotych, e-mikrofirma — bez procedur szczególnych); w aplikacji mobilnej korektę wystawia się wyłącznie do faktury wystawionej w tej aplikacji, faktury z załącznikiem są w niej wyświetlane bez załącznika, a uprawnień nie można w niej nadawać,
• narzędzia nie prowadzą rozrachunków z kontrahentami ani ksiąg podatkowych; e-mikrofirma obejmuje wyłącznie ewidencję VAT,
• według MF KSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach zakupowych — nabywca sprawdza je w systemie samodzielnie,
• faktury pobiera się w małych partiach: w Aplikacji Podatnika do 10 jednorazowo, w e-mikrofirmie lista zakupów obejmuje domyślnie ostatni miesiąc, a filtr — najwyżej 3 miesiące,
• narzędzia wymagają połączenia z KSeF w chwili wystawiania faktury (według MF przesyłanie faktur „offline” przez aplikację internetową jest technicznie niemożliwe, a podręczniki narzędzi nie przewidują trybów offline); faktury w trybach offline z kodami QR wystawia się w programach zintegrowanych z API.

Program TaxMachine

TaxMachine ma wbudowaną obsługę KSeF 2.0 — łączy się z systemem przez API i obejmuje m.in.:

• wystawianie faktur ustrukturyzowanych w strukturze FA(3), m.in. faktur podstawowych, zaliczkowych, rozliczeniowych, uproszczonych i korygujących, z pobieraniem danych kontrahenta z rejestru REGON oraz sprawdzaniem kontrahenta w wykazie podatników VAT i w systemie VIES; przed przesłaniem program sprawdza zgodność pliku ze schematem FA(3),
• przesyłanie faktur do KSeF pojedynczo albo zbiorczo z listy faktur, w sesji interaktywnej lub wsadowej, wraz z pobraniem UPO z numerem KSeF,
• pobieranie faktur sprzedażowych i zakupowych z KSeF z pominięciem faktur pobranych wcześniej — w biurze kolejno dla wszystkich obsługiwanych klientów — z wizualizacją faktury, wydrukiem i zapisem do PDF,
• księgowanie faktur pobranych z KSeF — program ustala parametry księgowania (m.in. rejestr VAT, kolumnę KPiR, stawkę ryczałtu albo schemat księgowania w księgach rachunkowych) na podstawie wcześniejszych dokumentów kontrahenta, a numer KSeF oraz oznaczenia OFF, BFK i DI przenosi do ewidencji JPK_V7,
• płatności — rejestrowanie zapłat faktur (dokumenty KP, KW, przelewy) i kwot pozostałych do zapłaty,
• uwierzytelnianie w KSeF certyfikatem KSeF o przeznaczeniu „Uwierzytelnienie w systemie KSeF”, wygenerowanym w Aplikacji Podatnika KSeF, albo tokenem (do 31 grudnia 2026 r.); w wersji dla biur rachunkowych program może korzystać z certyfikatu biura w kontekście NIP klienta, jeżeli klient nadał odpowiednie uprawnienia.

Program instaluje się na komputerze z systemem Windows 10 lub Windows 11. Korzystać z niego może także przedsiębiorca, który sam wystawia faktury — program jest dostępny w kilku wersjach, a każda obejmuje fakturowanie i obsługę KSeF (porównanie wersji). Opis funkcji programu w zakresie KSeF: taxmachine.pl/funkcje/ksef.

Współpraca z biurem

1. Uprawnienia. Biuro pobiera faktury klienta z KSeF na podstawie uprawnienia do dostępu do faktur (w Aplikacji Podatnika: przeglądanie faktur), a wystawia faktury w imieniu klienta na podstawie uprawnienia do wystawiania faktur (§ 3 ust. 1 pkt 2 i ust. 3 pkt 1 rozporządzenia). Uprawnienia nadaje się w Aplikacji Podatnika KSeF albo w programie zintegrowanym z API KSeF (§ 4 ust. 1). Podatnik, który nie wystawia faktur, może ograniczyć się do nadania uprawnień biuru. Szczegóły: Uprawnienia w KSeF.
2. Obieg faktur. Faktury sprzedaży — wystawione w programie TaxMachine, w innym programie albo w narzędziu MF — oraz faktury zakupowe biuro pobiera z KSeF do programu TaxMachine, bez przesyłania plików PDF ani wydruków.
3. Akceptacja faktur zakupowych. Faktury zakupowe pobrane z KSeF są przed zaksięgowaniem udostępniane klientowi w Strefie klienta. Klient zatwierdza fakturę do zaksięgowania albo ją odrzuca (np. duplikat lub zakup niezwiązany z działalnością) i może wyłączyć z księgowania pojedyncze pozycje faktury. Decyzje klienta trafiają do programu TaxMachine i biuro uwzględnia je przy księgowaniu.
4. Dokumenty spoza KSeF. Biuro nadal potrzebuje m.in. faktur od dostawców zagranicznych, którzy nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności uczestniczącego w transakcji (art. 106ga ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy o VAT), faktur wystawionych poza KSeF w okresie przejściowym — do 31 grudnia 2026 r. przy sprzedaży udokumentowanej takimi fakturami nieprzekraczającej 10 000 zł brutto w miesiącu (art. 145m) — oraz faktur wystawionych przy zastosowaniu kas rejestrujących (do 31 grudnia 2026 r., art. 145n). Dokumenty te przekazuje się przez Strefę klienta.
5. Zmiany. Zmiana biura lub zakończenie współpracy wymaga odebrania uprawnień nadanych biuru — w Aplikacji Podatnika albo w programie zintegrowanym z API KSeF; uprawnienia nie wygasają samoczynnie.

Zakres obsługi: VAT, JPK i KSeF. Wystawianie i odbiór faktur omówiono w artykułach Wystawianie faktur w KSeF i Odbieranie faktur w KSeF, a dobór i konfigurację programów — w pytaniach Programy i integracje.

Podstawa prawna

• art. 106ga ust. 2, art. 106gb ust. 1, art. 106na ust. 1 i 3, art. 145m i art. 145n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263, z późn. zm.),
• § 3–6 i § 13 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. z 2025 r. poz. 1815 oraz z 2026 r. poz. 169).