Zawieszenie jednoosobowej działalności gospodarczej w CEIDG

Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej przerywa działalność bez wykreślenia przedsiębiorcy z CEIDG. Przedsiębiorca zachowuje wpis, NIP i REGON, a za pełne miesiące zawieszenia nie opłaca obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne ani składki zdrowotnej. Zawieszenie nie oznacza jednak ustania wszystkich obowiązków — część z nich trwa nadal, a o części należy zdecydować przed złożeniem wniosku. Zawieszenie działalności spółki wpisanej do KRS opisuje odrębny poradnik: Zawieszenie działalności spółki.

Kto może zawiesić działalność

Warunkiem zawieszenia jest niezatrudnianie pracowników. Wyjątek dotyczy przedsiębiorcy, który zatrudnia wyłącznie pracowników przebywających na urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, uzupełniającym urlopie macierzyńskim, urlopie rodzicielskim (bez łączenia go z pracą u tego pracodawcy), wychowawczym lub opiekuńczym. Jeżeli taki pracownik zakończy korzystanie z urlopu przed wznowieniem działalności albo złoży wniosek o łączenie urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u tego pracodawcy, do końca okresu zawieszenia przysługuje mu wynagrodzenie jak za przestój (art. 22 ust. 1–2 Prawa przedsiębiorców).

Przepis wymaga wyłącznie niezatrudniania pracowników — umów zlecenia ani umów o dzieło nie trzeba rozwiązywać (tak też biznes.gov.pl). Praca zleceniobiorców nie może jednak w okresie zawieszenia służyć wykonywaniu działalności; dopuszczalne są tylko czynności mieszczące się w art. 25 ust. 2, np. niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Dlatego umowy zlecenia związane z bieżącą działalnością kończy się albo rozwiązuje przed dniem zawieszenia, a zleceniobiorców wyrejestrowuje się z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) w terminie 7 dni od ustania tytułu; składki i zaliczki na podatek za ostatni miesiąc rozlicza się na zasadach ogólnych (art. 36 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Umowa zlecenia wykonywana przez samego przedsiębiorcę na rzecz innego podmiotu, poza działalnością, nie jest przeszkodą w zawieszeniu — stanowi odrębny tytuł do ubezpieczeń.

W spółce cywilnej zawieszenie jest skuteczne tylko wtedy, gdy zawieszą działalność wszyscy wspólnicy — każdy we własnym wpisie w CEIDG. Przedsiębiorca, który działa jednocześnie jako wspólnik spółki cywilnej i samodzielnie, może zawiesić jedną z tych form, a wspólnik kilku spółek cywilnych — działalność w jednej lub kilku z nich. Więcej o tej formie w poradniku Spółka cywilna.

Okres zawieszenia

• Działalność wpisaną do CEIDG można zawiesić na czas nieokreślony albo określony, nie krótszy niż 30 dni. Jeżeli zawieszenie obejmuje wyłącznie pełny luty, za okres minimalny przyjmuje się liczbę dni lutego w danym roku.
• Zawieszenie rozpoczyna się od dnia wskazanego we wniosku. Przepisy nie wymagają, aby był to dzień złożenia wniosku lub dzień późniejszy — takie ograniczenie dotyczy tylko przedsiębiorców wpisanych do KRS (art. 24 ust. 2–3 Prawa przedsiębiorców). Wskazanie dnia wcześniejszego ma jednak uzasadnienie tylko wtedy, gdy od tego dnia działalność faktycznie nie była wykonywana.
• Zawieszenie trwa do dnia wskazanego we wniosku o zawieszenie albo we wniosku o wznowienie albo do dnia ustanowienia zarządu sukcesyjnego. Przy okresie określonym CEIDG dopisuje informację o wznowieniu automatycznie, od dnia następującego po ostatnim dniu zawieszenia, chyba że przedsiębiorca wskaże we wniosku o wznowienie inny dzień (art. 19 ust. 1 ustawy o CEIDG) — zasady opisuje poradnik Wznowienie działalności.

Odrębną podstawę ma zawieszenie działalności w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem (art. 36aa ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych), dostępne po co najmniej 6 miesiącach prowadzenia działalności — na okres do 3 lat, nie dłużej niż do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 lat, a w przypadku dziecka, które z powodu stanu zdrowia potwierdzonego orzeczeniem o niepełnosprawności lub o stopniu niepełnosprawności wymaga osobistej opieki, na okres do 6 lat, nie dłużej niż do ukończenia przez nie 18 lat; w całości lub w nie więcej niż 5 częściach. Przepisy art. 22–25 Prawa przedsiębiorców stosuje się do niego odpowiednio, a ubezpieczenia w tym okresie opisuje poradnik Rodzicielstwo przedsiębiorcy.

Wniosek

Wniosek o wpis informacji o zawieszeniu składa się do CEIDG — na formularzu elektronicznym albo w postaci papierowej (formularz CEIDG-1) w wybranym urzędzie gminy lub przesyłką rejestrowaną na jego adres (art. 8 ust. 2 i art. 20 ust. 1 ustawy o CEIDG). Od 1 listopada 2028 r. wniosek będzie można złożyć wyłącznie na formularzu elektronicznym (art. 8 ust. 1a i art. 20 ust. 1 ustawy o CEIDG w brzmieniu nadanym ustawą z 13 marca 2026 r.). Wniosek jest bezpłatny i może go złożyć pełnomocnik (Pełnomocnictwa dla biura rachunkowego). CEIDG przekazuje informację o zawieszeniu do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników, GUS oraz ZUS albo KRUS, więc odrębne zgłoszenia zawieszenia do tych organów nie są potrzebne.

Skutki w ZUS

• Obowiązek ubezpieczeń społecznych ustaje od dnia rozpoczęcia zawieszenia do dnia poprzedzającego wznowienie. Przedsiębiorca rozliczający składki wyłącznie za siebie nie składa za ten okres deklaracji rozliczeniowych (art. 36a ust. 2–3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
• Wyrejestrowania z ubezpieczeń przedsiębiorcy, osób współpracujących i zgłoszonych członków rodziny ZUS dokonuje na podstawie danych z CEIDG; przedsiębiorca nie składa w tym celu formularzy ZUS ZWUA ani ZUS ZCNA (zus.pl).
• Niepełny miesiąc — za miesiąc, w którym zawieszenie rozpoczęło się albo zakończyło w jego trakcie, najniższą podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne zmniejsza się proporcjonalnie do liczby dni podlegania ubezpieczeniom (art. 18 ust. 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Składka zdrowotna jest miesięczna i niepodzielna — za taki miesiąc należy się w pełnej wysokości; nie opłaca się jej tylko za pełne miesiące kalendarzowe zawieszenia (art. 79 ust. 2 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej). Pełnych miesięcy zawieszenia nie wlicza się też do rocznej podstawy wymiaru składki zdrowotnej za rok składkowy — zob. Składka zdrowotna przedsiębiorcy.
• W okresie zawieszenia ubezpieczenia emerytalne i rentowe są dobrowolne, a ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego się nie opłaca (art. 36a ust. 1).
• Prawo do świadczeń opieki zdrowotnej, także zgłoszonych członków rodziny, ustaje po upływie 30 dni od wygaśnięcia obowiązku ubezpieczenia zdrowotnego (art. 67 ust. 4 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej). Później ubezpieczenie może zapewnić umowa o dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne z NFZ (art. 68 w zw. z art. 69 ust. 1a) albo inny tytuł.

Zawieszenie nie wydłuża okresów ulg: 6 miesięcy ulgi na start liczy się od dnia podjęcia działalności (art. 18 ust. 1 Prawa przedsiębiorców; tak też ZUS), a składki preferencyjne przysługują przez 24 miesiące kalendarzowe (art. 18a ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Przy małym ZUS plus zawieszenie w ciągu roku zmniejsza proporcjonalnie limit przychodu 120 000 zł, od którego zależy prawo do ulgi w roku następnym (art. 18c ust. 7), a do okresu 60 miesięcy prowadzenia działalności wlicza się miesiące, w których działalność prowadzono co najmniej przez jeden dzień (art. 18c ust. 11c). Warunki ulg opisuje poradnik Ulgi ZUS na start, a skutki wznowienia — poradnik Wznowienie działalności.

Co wolno w okresie zawieszenia

W okresie zawieszenia przedsiębiorca nie może wykonywać działalności ani osiągać bieżących przychodów z działalności (art. 25 ust. 1 Prawa przedsiębiorców). Prawo przedsiębiorców dopuszcza natomiast (art. 25 ust. 2):

1. czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, w tym rozwiązywanie wcześniej zawartych umów;
2. przyjmowanie należności i regulowanie zobowiązań powstałych przed zawieszeniem — to ostatnie jest obowiązkiem;
3. zbywanie własnych środków trwałych i wyposażenia;
4. udział — jako prawo albo obowiązek — w postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością wykonywaną przed zawieszeniem;
5. osiąganie przychodów finansowych, także z działalności sprzed zawieszenia;
6. powołanie albo odwołanie zarządcy sukcesyjnego.

Przedsiębiorca wykonuje przy tym obowiązki nakazane przepisami i może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność. W okresie zawieszenia nie wolno prowadzić sprzedaży towarów handlowych ani świadczyć usług — sprzedaż jest dopuszczalna wyłącznie w zakresie wymienionym wyżej, np. zbycie własnych środków trwałych i wyposażenia. Działalność, którą przedsiębiorca zamierza wykonywać, wymaga wcześniejszego wznowienia.

Umowy, kasa rejestrująca i KSeF

• Umowy — zawieszenie nie rozwiązuje umów najmu, leasingu czy abonamentów; trwają one na dotychczasowych zasadach, a przedsiębiorca może je w okresie zawieszenia rozwiązać (art. 25 ust. 2 pkt 1 Prawa przedsiębiorców).
• Kasa rejestrująca nie wymaga wyrejestrowania — wniosek o wyrejestrowanie kasy składa się przy zakończeniu działalności albo pracy kasy (§ 32 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących). Obowiązkowego przeglądu technicznego w okresie zawieszenia się nie wykonuje, jeżeli w tym okresie nie prowadzi się ewidencji — przegląd przeprowadza się po wznowieniu, przed ponownym rozpoczęciem ewidencji (§ 55 ust. 5). Zakres obowiązku ewidencji pozwala ustalić narzędzie Obowiązek ewidencji na kasie rejestrującej.
• KSeF — faktury wystawiane na przedsiębiorcę przez dostawców nadal trafiają do KSeF, a sprzedaż dozwoloną w okresie zawieszenia, np. środka trwałego, dokumentuje się na zasadach ogólnych. Zawieszenie nie powoduje automatycznej blokady uwierzytelnienia ani dostępu do KSeF (Podręcznik KSeF 2.0 Ministerstwa Finansów, cz. I, pkt 4.2), więc nie wpływa też na dostęp biura rachunkowego działającego na podstawie nadanych uprawnień.

VAT i rozliczenia podatkowe

Zawieszenie na co najmniej 6 kolejnych miesięcy skutkuje wykreśleniem podatnika z urzędu z rejestru jako podatnika VAT (art. 96 ust. 9a pkt 1 ustawy o VAT). Podatnik, który w okresie zawieszenia będzie wykonywał czynności podlegające opodatkowaniu, np. sprzedaż środka trwałego, jest obowiązany zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego przed dniem zawieszenia albo przed dniem rozpoczęcia tych czynności, wskazując okres ich wykonywania; naczelnik nie wykreśla go wtedy z rejestru albo przywraca rejestrację na wskazany okres (art. 96 ust. 9b–9c). Po wznowieniu podatnik wykreślony z powodu zawieszenia zostaje zarejestrowany ponownie bez zgłoszenia rejestracyjnego, ze statusem sprzed zawieszenia (art. 96 ust. 9g). Zaliczki, JPK_V7, amortyzację, ewidencję i zeznanie roczne omawia poradnik Podatki i księgowość w okresie zawieszenia.

Zawieszenie działalności opodatkowanej podatkiem liniowym albo ryczałtem przez cały rok nie wyklucza wspólnego rozliczenia z małżonkiem, jeżeli w tym roku przedsiębiorca nie osiągnął z niej przychodów, nie poniósł kosztów i nie miał obowiązku ani prawa do odliczeń i doliczeń (art. 6 ust. 8 pkt 1 ustawy o PIT) — zob. Wspólne rozliczenie małżonków.

Przed złożeniem wniosku datę zawieszenia należy uzgodnić z podmiotem prowadzącym księgę przychodów i rozchodów albo inną ewidencję — od niej zależą składki za niepełny miesiąc, ostatnia zaliczka i ostatni odpis amortyzacyjny. W sprawie konkretnej sytuacji zapraszamy do kontaktu.

Podstawa prawna

• art. 18 ust. 1 i art. 22–25 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. — Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1480, z późn. zm.),
• art. 8 ust. 2, art. 12, art. 13, art. 18–20, art. 22 ust. 1 i art. 38–39 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz. U. z 2026 r. poz. 30, z późn. zm.),
• art. 1 pkt 7 i 18 oraz art. 31 pkt 4 ustawy z dnia 13 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 507),
• art. 13 pkt 4, art. 18 ust. 9, art. 18a ust. 1, art. 18c ust. 7 i 11c, art. 36a, art. 36aa i art. 36b ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 199, z późn. zm.),
• art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. c, art. 67 ust. 4, art. 68, art. 69 ust. 1a i art. 79 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1461, z późn. zm.),
• art. 6 ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592, z późn. zm.),
• art. 96 ust. 9a pkt 1, ust. 9b, 9c i 9g ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, z późn. zm.),
• § 32 i § 55 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. poz. 845).