Najem prywatny — ryczałt od przychodów z najmu

Najem prywatny to odrębne źródło przychodów obejmujące najem, podnajem, dzierżawę, poddzierżawę i umowy o podobnym charakterze, jeżeli ich przedmiotem nie są składniki majątku związane z działalnością gospodarczą (art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy o PIT). Od 1 stycznia 2023 r. przychody te opodatkowuje się wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych (art. 9a ust. 6 ustawy o PIT, art. 2 ust. 1a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym) — bez możliwości wyboru skali podatkowej i bez składania oświadczenia o wyborze (oświadczenie z art. 9 ustawy o ryczałcie dotyczy działalności gospodarczej). Przychodów z najmu nie łączy się z dochodami z innych źródeł (art. 3). Najem składników majątku związanych z działalnością jest natomiast przychodem z działalności gospodarczej (art. 14 ust. 2 pkt 11 ustawy o PIT) — zob. przychód z działalności.

Stawki i limit 100 000 zł

Ryczałt wynosi 8,5% przychodów do kwoty 100 000 zł i 12,5% od nadwyżki ponad tę kwotę w roku podatkowym (art. 12 ust. 1 pkt 4 lit. a). Podatek pobiera się od przychodu, bez pomniejszania go o koszty (art. 12 ust. 2).

Przychód współwłaścicieli ustala się proporcjonalnie do ich udziałów, a w braku przeciwnego dowodu udziały przyjmuje się za równe (art. 8 ust. 1 ustawy o PIT). U małżonków pozostających we wspólności majątkowej każdy z nich rozlicza co do zasady połowę przychodu i ma własny limit 100 000 zł (art. 12 ust. 5 i 6). Małżonkowie mogą złożyć pisemne oświadczenie o opodatkowaniu całości przychodu przez jednego z nich — wówczas próg stawki 8,5% wynosi 200 000 zł (art. 12 ust. 13). Kwotę progu liczy się odrębnie dla najmu prywatnego i dla działalności gospodarczej opodatkowanej ryczałtem (art. 12 ust. 14).

Oświadczenie małżonków składa się naczelnikowi urzędu skarbowego do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano pierwszy w roku przychód z najmu, a jeżeli pierwszy przychód otrzymano w grudniu — do końca roku (art. 12 ust. 7). Może je podpisać jeden z małżonków. Wybór obowiązuje przez cały rok i w latach następnych, chyba że małżonkowie w tym samym terminie zawiadomią urząd o rezygnacji (art. 12 ust. 8, 8a i 8c). Opłacanie ryczałtu od najmu nie wyłącza wspólnego rozliczenia małżonków w zakresie dochodów opodatkowanych według skali (art. 6 ust. 8 pkt 1 lit. b ustawy o PIT). Wysokość podatku można oszacować narzędziem Ryczałt od najmu.

Co jest przychodem

Przychodem są otrzymane lub postawione do dyspozycji pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (art. 6 ust. 1a). Przychód powstaje więc dopiero z chwilą otrzymania czynszu — należność niezapłacona nie jest przychodem. Wydatki na remont, wyposażenie, odsetki od kredytu, ubezpieczenie czy podatek od nieruchomości nie obniżają podatku, a nieruchomości nie amortyzuje się.

• Kaucja ma charakter zwrotny i w chwili wpłaty nie jest przychodem. Kaucja zaliczona na pokrycie zaległego czynszu staje się w tej części przychodem z najmu, bo najemca reguluje nią czynsz. Zatrzymanie jej na naprawę szkód w lokalu wymaga oceny w konkretnym stanie faktycznym.
• Media i opłaty eksploatacyjne (energia, woda, gaz, czynsz administracyjny i fundusz remontowy na rzecz wspólnoty lub spółdzielni) przekazywane przez najemcę nie są przychodem wynajmującego, jeżeli z umowy wynika, że te koszty ponosi najemca — także gdy wynajmujący opłaca je za jego pośrednictwem (tak Dyrektor KIS np. w interpretacjach z 3 grudnia 2024 r., 0112-KDIL2-2.4011.596.2024.3.MM, i z 11 czerwca 2025 r., 0112-KDIL2-2.4011.346.2025.2.MM). Jeżeli natomiast umowa przewiduje jedną kwotę czynszu obejmującą także opłaty, przychodem jest cała kwota (interpretacja z 5 października 2023 r., 0115-KDIT1.4011.569.2023.1.JG).

Odliczenia

Przychód można pomniejszyć o wydatki wymienione w art. 11 ust. 1, jeżeli nie odliczono ich od innych dochodów ani nie zaliczono do kosztów: m.in. o zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne, wpłaty na IKZE, wydatki rehabilitacyjne, wydatki na internet, darowizny i wydatki termomodernizacyjne. Przy przychodach opodatkowanych różnymi stawkami odliczeń dokonuje się proporcjonalnie (art. 11 ust. 3). Odliczenie 50% składek na ubezpieczenie zdrowotne dotyczy wyłącznie działalności gospodarczej (art. 11 ust. 1a).

Wpłaty i zeznanie PIT-28

O wyborze wpłat kwartalnych informuje się w zeznaniu za dany rok (art. 21 ust. 1c). Ryczałt wynikający z zeznania jest podatkiem należnym za rok (art. 21 ust. 4). Najemca, także przedsiębiorca, nie pobiera ryczałtu jako płatnik (przepisy o płatnikach nie obejmują przychodów z najmu) — wynajmujący oblicza i wpłaca go samodzielnie na mikrorachunek podatkowy.

Ewidencja i dokumenty

Przy najmie prywatnym nie prowadzi się ewidencji przychodów (art. 15 ust. 3). Należy jednak przechowywać umowy najmu, potwierdzenia wpłat, rozliczenia mediów i protokoły rozliczenia kaucji — na ich podstawie ustala się przychód i miesiąc jego uzyskania. Operatorzy platform udostępniających lokale przekazują administracji skarbowej informacje o przychodach wynajmujących (DAC7).

Najem krótkoterminowy a działalność gospodarcza

Według uchwały siedmiu sędziów NSA z 24 maja 2021 r., II FPS 1/21, przychody z najmu zalicza się do najmu prywatnego bez ograniczeń, chyba że wynajmowany składnik majątku został wprowadzony do majątku związanego z działalnością gospodarczą. Liczba lokali ani zorganizowany i ciągły charakter najmu nie przenoszą więc same przychodów do działalności. Dotyczy to także najmu na krótkie okresy: Dyrektor KIS uznaje za najem prywatny wynajem lokali na doby, także z rezerwacjami przez portale internetowe, jeżeli wynajmujący nie świadczy w trakcie pobytu usług dodatkowych — sprzątania, wymiany pościeli i ręczników, wyżywienia — i nie zatrudnia personelu (np. interpretacje z 25 września 2024 r., 0115-KDST2-1.4011.406.2024.2.KB, i z 1 czerwca 2026 r., 0112-KDIL2-2.4011.355.2026.2.IM). Świadczenie takich usług zbliża czynność do usług hotelarskich wykonywanych w ramach działalności i wymaga odrębnej oceny.

Prowadzenie najmu w ramach działalności oznacza co do zasady obowiązek wpisu do CEIDG, opłacania składek społecznych i składki zdrowotnej oraz prowadzenia ewidencji. Usługi zakwaterowania (PKWiU dział 55) w działalności opodatkowanej ryczałtem także podlegają stawkom 8,5% i 12,5%, lecz próg 100 000 zł liczy się odrębnie (art. 12 ust. 1 pkt 4 lit. c i ust. 14 ustawy o ryczałcie).

Składki na ubezpieczenia

Najem prywatny nie jest tytułem do ubezpieczeń społecznych ani do ubezpieczenia zdrowotnego. Od przychodów z najmu nie opłaca się składek ZUS ani składki zdrowotnej, niezależnie od ich wysokości.

VAT

Na gruncie VAT najem jest działalnością gospodarczą, jeżeli rzecz wykorzystuje się w sposób ciągły dla celów zarobkowych (art. 15 ust. 2 ustawy o VAT) — wynajmujący jest podatnikiem także wtedy, gdy w PIT rozlicza najem prywatny.

• Najem mieszkań na cele mieszkaniowe na własny rachunek jest zwolniony z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 36). Rozstrzyga cel określony w umowie i faktyczne wykorzystanie lokalu.
• Usługi zakwaterowania (PKWiU 55), w tym typowy najem na doby, nie korzystają z tego zwolnienia (art. 43 ust. 20) i podlegają stawce 8% (poz. 47 załącznika nr 3).
• Najem lokali użytkowych oraz mieszkań na cele inne niż mieszkaniowe, np. na biuro, podlega stawce 23% (art. 41 ust. 1 w związku z art. 146ef).

Podatnik korzysta ze zwolnienia podmiotowego, dopóki wartość sprzedaży nie przekroczy w roku 240 000 zł (art. 113 ust. 1; do końca 2025 r. — 200 000 zł). Do limitu wlicza się także zwolniony najem mieszkaniowy jako transakcję związaną z nieruchomościami, chyba że ma charakter pomocniczy (art. 113 ust. 2 pkt 2 lit. a) — najmu prowadzonego w sposób ciągły organy za pomocniczy nie uznają (co wlicza się do limitu). Zob. kto jest podatnikiem VAT, zwolnienia przedmiotowe, stawki VAT i narzędzie Zwolnienie podmiotowe z VAT; faktury dla najemców-przedsiębiorców w KSeF omawia KSeF — obowiązek i terminy.

Najem w działalności gospodarczej

Najem lokalu będącego składnikiem majątku firmy rozlicza się według formy opodatkowania działalności; lokale mieszkalne nie podlegają jednak amortyzacji (mieszkanie w działalności, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, kilka źródeł przychodów).

Co przekazać biuru

Biuro potrzebuje umów najmu, informacji o współwłaścicielach i ustroju majątkowym małżonków, zestawienia wpłat czynszu z datami, rozliczeń mediów i kaucji, a przy najmie krótkoterminowym — raportów z platform rezerwacyjnych. Obsługę można zamówić przez formularz Zostań klientem.

Podstawa prawna

• art. 2 ust. 1a, art. 3, art. 6 ust. 1a, art. 9, art. 11 ust. 1, 1a i 3, art. 12 ust. 1 pkt 4 lit. a i c, ust. 2, 5–8c, 13 i 14, art. 15 ust. 3 oraz art. 21 ust. 1, 1a, 1c, 2 pkt 2 i ust. 4 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2025 r. poz. 843, z późn. zm.),
• art. 6 ust. 8 pkt 1 lit. b, art. 8 ust. 1, art. 9a ust. 6, art. 10 ust. 1 pkt 6, art. 14 ust. 2 pkt 11 i art. 22c pkt 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592, z późn. zm.),
• art. 15 ust. 2, art. 41 ust. 1 i 2, art. 43 ust. 1 pkt 36 i ust. 20, art. 113 ust. 1 i 2, art. 146ef oraz poz. 47 załącznika nr 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263, z późn. zm.),
• art. 1 ustawy z dnia 24 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. poz. 896),
• uchwała siedmiu sędziów NSA z 24 maja 2021 r., II FPS 1/21.