Zasady wystawiania faktur w ustawie o VAT

Zasady fakturowania określają art. 106a–106s ustawy o VAT. Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur zmienił przede wszystkim postać faktury i sposób ustalania daty jej wystawienia. Terminy wystawiania faktur pozostały bez zmian, a przypadki, w których fakturę trzeba wystawić, i jej treść zmieniono od 1 lutego 2026 r. w niewielkim zakresie — m.in. w odniesieniu do zaliczki otrzymanej w miesiącu sprzedaży, numerów KSeF faktur zaliczkowych i korygowanych oraz NIP nabywcy niezarejestrowanego na potrzeby VAT. Zasady techniczne omówiono w dziale KSeF, zwłaszcza w artykule wystawianie faktur w KSeF.

Kiedy faktura jest obowiązkowa

Podatnik wystawia fakturę dokumentującą (art. 106b ust. 1):

• sprzedaż na rzecz innego podatnika — VAT, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze — albo osoby prawnej niebędącej podatnikiem,
• wewnątrzwspólnotową dostawę towarów oraz wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość rozliczaną poza procedurą OSS,
• otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi (zaliczkę) — z wyjątkiem m.in. zaliczek na wewnątrzwspólnotową dostawę towarów oraz na czynności z art. 19a ust. 5 pkt 4 (m.in. media, najem, leasing).

Podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej, jeżeli zaliczkę otrzymał w tym samym miesiącu, w którym dokonał dostawy lub wykonał usługę (art. 106b ust. 1a); faktura wystawiona po wykonaniu czynności wskazuje wówczas datę sprzedaży i datę otrzymania zapłaty, jeżeli różnią się od daty wystawienia (art. 106e ust. 1a). Uproszczenie nie dotyczy czynności ze szczególnymi terminami z art. 106i ust. 3–8 (art. 106b ust. 1b).

Przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz przy sprzedaży zwolnionej od podatku (art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9, art. 113a ust. 1 i rozporządzenie wydane na podstawie art. 82 ust. 3) obowiązek wystawienia faktury powstaje tylko na żądanie nabywcy zgłoszone w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę albo otrzymano zapłatę (art. 106b ust. 2 i 3). Od 1 lutego 2026 r. nabywca będący podatnikiem albo osobą prawną niebędącą podatnikiem jest obowiązany podać sprzedawcy swój numer identyfikacyjny, jeżeli posługuje się nim na potrzeby danej czynności (art. 106ba).

Terminy wystawienia

Faktury nie wystawia się wcześniej niż 60. dnia przed dostawą, wykonaniem usługi lub otrzymaniem zaliczki (art. 106i ust. 7). Ograniczenie to nie dotyczy dostaw i usług rozliczanych okresowo (art. 19a ust. 3 i 4) ani czynności z art. 19a ust. 5 pkt 4, jeżeli faktura wskazuje okres rozliczeniowy, którego dotyczy (art. 106i ust. 8). Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1); jeżeli przesłano ją później niż w dniu wskazanym na niej jako data wystawienia, uznaje się ją za fakturę wystawioną w trybie offline, a datą wystawienia pozostaje data podana na fakturze (art. 106nda ust. 10 i 16).

Elementy obowiązkowe

Katalog z art. 106e ust. 1 obejmuje trzy grupy danych:

• dokument — datę wystawienia, kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii oraz datę dostawy, wykonania usługi albo otrzymania zapłaty, jeżeli jest określona i różni się od daty wystawienia,
• strony — imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy sprzedawcy i nabywcy, NIP sprzedawcy, numer, którym nabywca posługuje się na potrzeby podatku (NIP albo numer VAT UE), a także NIP nabywcy niezarejestrowanego na potrzeby VAT, jeżeli taki numer posiada (pkt 3–5 i 26),
• transakcję — nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, miarę i ilość albo zakres usług, cenę jednostkową netto, opusty i rabaty nieuwzględnione w cenie, wartość sprzedaży netto, stawkę podatku, sumy wartości netto i kwoty podatku w podziale na stawki oraz kwotę należności ogółem.

Kwotę podatku wykazuje się w złotych także na fakturze w walucie obcej (art. 106e ust. 11). Węższy zakres danych dopuszcza rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur — m.in. na fakturach dokumentujących sprzedaż zwolnioną na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 oraz rozporządzenia w sprawie zwolnień, a także na biletach jednorazowych za przejazd (§ 3 rozporządzenia). Dodatkowe oznaczenia:

Pominięcie oznaczenia „mechanizm podzielonej płatności” skutkuje dodatkowym zobowiązaniem w wysokości 30% podatku przypadającego na towary lub usługi z załącznika nr 15, chyba że zapłata nastąpiła w tym mechanizmie (art. 106e ust. 12 i 13; zob. mechanizm podzielonej płatności).

Rodzaje faktur

Faktura uproszczona. Jeżeli należność ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro, faktura może nie zawierać imion i nazwisk lub nazwy i adresu nabywcy, miary i ilości, ceny jednostkowej netto, wartości sprzedaży netto, stawki, sum wartości netto ani kwoty podatku. Musi jednak zawierać numer identyfikacyjny nabywcy i dane pozwalające określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek (art. 106e ust. 5 pkt 3 i ust. 6). Uproszczenie nie dotyczy m.in. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (ust. 6). Do 31 grudnia 2026 r. podatnik może wydać nabywcy paragon fiskalny z jego NIP na kwotę do 450 zł albo 100 euro, uznany za fakturę uproszczoną (art. 145n ust. 1 pkt 2); od 1 stycznia 2027 r. fakturę uproszczoną dla podatnika wystawia się w KSeF.

Faktura zaliczkowa i rozliczająca. Faktura zaliczkowa zawiera otrzymaną kwotę, podatek obliczony od kwoty brutto zaliczki oraz dane zamówienia lub umowy (art. 106f ust. 1). Jeżeli faktury zaliczkowe nie obejmują całej zapłaty, faktura wystawiana po wykonaniu czynności pomniejsza wartość sprzedaży i podatek o zaliczki i wskazuje numery KSeF faktur zaliczkowych, a faktur wystawionych poza KSeF — ich numery (art. 106f ust. 3). Gdy faktury zaliczkowe obejmują całą zapłatę, ostatnia z nich wskazuje numery poprzednich (art. 106f ust. 4).

Faktura VAT marża. Przy usługach turystyki oraz dostawie towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków opodatkowanych od marży faktura zawiera — spośród danych z art. 106e ust. 1 pkt 1–17 — wyłącznie dane z pkt 1–8 i 15–17 oraz właściwe oznaczenie procedury. Nie wykazuje się na niej ceny jednostkowej netto, wartości netto, stawki ani kwoty podatku (art. 106e ust. 2 i 3).

Samofakturowanie. Nabywca może wystawiać faktury w imieniu i na rzecz sprzedawcy, jeżeli strony wcześniej zawarły umowę określającą procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur (art. 106d ust. 1). Faktury w imieniu podatnika może też wystawiać upoważniona osoba trzecia (art. 106d ust. 2). W KSeF obie sytuacje wymagają nadania uprawnień.

Refaktura. Ustawa nie posługuje się tym pojęciem. Podatnik, który we własnym imieniu, lecz na rzecz osoby trzeciej, uczestniczy w świadczeniu usługi, jest traktowany tak, jakby sam tę usługę otrzymał i wyświadczył (art. 8 ust. 2a). Refakturę wystawia się więc jak zwykłą fakturę, co do zasady z tą samą stawką co przy usłudze nabytej. Przy mediach refakturowanych najemcy trzeba ustalić, czy są odrębnym świadczeniem, czy elementem najmu.

Faktura do paragonu. Fakturę na rzecz podatnika do sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie wystawia się tylko wtedy, gdy paragon zawiera jego NIP (art. 106b ust. 5). Naruszenie tej zasady skutkuje dodatkowym zobowiązaniem w wysokości 100% podatku wykazanego na fakturze (art. 106b ust. 6), a nabywcę, który ujmie taką fakturę w ewidencji, obciąża dodatkowe zobowiązanie w tej samej wysokości (art. 109a). Zasada nie dotyczy usług taksówek osobowych (art. 106b ust. 7). Do 31 grudnia 2026 r. fakturę do paragonu można wystawić przy użyciu kasy rejestrującej, poza KSeF (art. 145n ust. 1 pkt 1). Zasady ewidencji sprzedaży na kasie omówiono w artykule kasy rejestrujące.

KSeF, przechowywanie i duplikat

Faktury wystawia się jako faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF (art. 106ga ust. 1). Obowiązek nie dotyczy m.in. faktur na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, które można wystawić w KSeF dobrowolnie (art. 106ga ust. 2 pkt 4 i ust. 4), oraz przypadków określonych w rozporządzeniu z dnia 7 grudnia 2025 r., np. biletów jednorazowych i faktur o węższym zakresie danych dokumentujących zwolnione usługi finansowe i ubezpieczeniowe. Obowiązek objął od 1 lutego 2026 r. podatników, u których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. — pozostałych (art. 145l). Do 31 grudnia 2026 r. poza KSeF można wystawiać faktury, dopóki łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowana nimi w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł (art. 145m), a także faktury przy użyciu kasy rejestrującej i paragony z NIP uznane za faktury uproszczone (art. 145n) — zob. obowiązek KSeF i terminy.

W trybie offline24 oraz w okresie niedostępności albo awarii KSeF fakturę wystawia się w postaci elektronicznej zgodnej ze wzorem i przesyła do systemu później: najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia faktury albo po zakończeniu niedostępności, a przy awarii — w ciągu 7 dni roboczych od jej zakończenia (art. 106nda ust. 2, art. 106nf ust. 4, art. 106nh ust. 2); zob. tryby wystawiania faktur. Za wystawienie faktury poza KSeF wbrew obowiązkowi albo nieprzesłanie do systemu w terminie faktury z tych trybów nie wszczyna się postępowania w sprawach o przestępstwa i wykroczenia skarbowe (art. 106ni ust. 4). Od 1 stycznia 2027 r. naczelnik urzędu skarbowego może natomiast nałożyć karę pieniężną do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, a przy fakturze bez wykazanego podatku — do 18,7% kwoty należności ogółem (art. 106ni ust. 1).

Faktury przechowuje się do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie (art. 112 i art. 112a ust. 1). Faktury ustrukturyzowane — a po przesłaniu do systemu także faktury z trybów offline i awaryjnego — przechowuje KSeF przez 10 lat od końca roku wystawienia; jeżeli przedawnienie upływa później, podatnik przechowuje je poza systemem (art. 112aa) — zob. przechowywanie dokumentów. Zniszczoną albo zagubioną fakturę papierową podatnik wystawia ponownie, a fakturę elektroniczną ponownie udostępnia albo wystawia; faktura wystawiona ponownie zawiera datę wystawienia i może zawierać wyraz „DUPLIKAT”. Fakturę ustrukturyzowaną, którą udostępniono nabywcy poza KSeF, na jego wniosek udostępnia się ponownie z kodem QR (art. 106l).

Faktura a rachunek

Podatnik zwolniony z VAT — np. podmiotowo, do limitu 240 000 zł (art. 113 ust. 1) — nie ma obowiązku wystawiania faktur (art. 106b ust. 2). Na żądanie nabywcy zgłoszone w terminie 3 miesięcy wystawia jednak fakturę bez stawki i kwoty podatku, ze wskazaniem podstawy zwolnienia (art. 106b ust. 3 pkt 2, art. 106e ust. 1 pkt 19 i ust. 4 pkt 3). Fakturę dla nabywcy innego niż osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej wystawia w KSeF, tak jak podatnik VAT czynny.

Rachunek (art. 87 Ordynacji podatkowej) wystawia na żądanie kupującego podatnik prowadzący działalność gospodarczą, jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury — w terminie 7 dni od wydania towaru, wykonania usługi albo zgłoszenia żądania. Żądania zgłoszonego po upływie 3 miesięcy od wydania towaru lub wykonania usługi nie trzeba uwzględniać. Rachunek nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT i nie jest wystawiany w KSeF. Podatnik VAT, także zwolniony, dokumentuje sprzedaż fakturą, dlatego rachunek dotyczy przede wszystkim czynności niepodlegających VAT, czynności podmiotów niedziałających w charakterze podatnika oraz sprzedaży rolników ryczałtowych zwolnionych z obowiązku wystawiania faktur (Ministerstwo Finansów, Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.3). Na żądanie nabywcy fakturę, a nie rachunek, wystawia także osoba prowadząca działalność nierejestrowaną.

Błędy i zmiany po wystawieniu faktury dokumentuje faktura korygująca (art. 106j); od 1 lutego 2026 r. nabywca nie koryguje już pomyłek notą korygującą — przepis o niej (art. 106k) uchylono (zob. korekty faktur w KSeF). Kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury, wystawia ją w sposób wadliwy albo odmawia jej wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych, a w wypadku mniejszej wagi — karze grzywny za wykroczenie skarbowe (art. 62 § 1 i 5 Kodeksu karnego skarbowego). Ujęcie faktur w rejestrach VAT i plikach JPK obejmuje usługa VAT, JPK i KSeF.

Podstawa prawna

• art. 8 ust. 2a, art. 19a ust. 5, art. 106a–106l, art. 106na, art. 106nda, art. 106nf, art. 106nh, art. 106ni, art. 109a, art. 112, art. 112a, art. 112aa, art. 113 oraz art. 145l–145n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263, z późn. zm.),
• ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1203) — art. 106ba i art. 106e ust. 1 pkt 26 i 27 od 1 lutego 2026 r. oraz kary z art. 106ni ust. 1–3 i 5–7 od 1 stycznia 2027 r.,
• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. poz. 1979, z 2024 r. poz. 1938 oraz z 2025 r. poz. 1742),
• rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz. U. poz. 1740),
• art. 87 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. — Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2026 r. poz. 622, z późn. zm.),
• art. 62 ustawy z dnia 10 września 1999 r. — Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2025 r. poz. 633, z późn. zm.),
• Ministerstwo Finansów, Podręcznik KSeF 2.0, cz. II — Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF (stan prawny na 1 lutego 2026 r.).