Kasy rejestrujące — obowiązek, zwolnienia, ulga i sankcje

Podatnicy sprzedający towary i usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym prowadzą ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT). Obowiązek dotyczy także podatników zwolnionych z VAT. Zwolnienia z ewidencji określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r., które stosuje się nie dłużej niż do 31 grudnia 2027 r. Wstępną ocenę obowiązku ułatwia narzędzie obowiązek ewidencji na kasie rejestrującej.

Zwolnienie ze względu na wartość sprzedaży

Z ewidencji zwolnieni są podatnicy, u których sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim roku 20 000 zł. Podatnicy rozpoczynający taką sprzedaż stosują ten limit w proporcji do okresu jej wykonywania (§ 3 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia). Wartość sprzedaży liczy się bez VAT. Wlicza się do niej także sprzedaż zwolnioną z kasy na podstawie załącznika do rozporządzenia, np. usługi opłacone w całości przelewem (poz. 42); nie wlicza się tylko dostawy nieruchomości (poz. 40) ani sprzedaży środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, udokumentowanej w całości fakturą (poz. 50; § 3 ust. 3).

Po przekroczeniu limitu zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu przekroczenia (§ 5 ust. 1 pkt 1 i 2). Przy przekroczeniu w maju ewidencję prowadzi się od 1 sierpnia. Podatnik, który utracił zwolnienie albo był obowiązany do ewidencji w poprzednim roku, nie może ponownie skorzystać z limitu (§ 3 ust. 2 pkt 1). Odrębne zwolnienie przysługuje podatnikom, u których ponad 80% sprzedaży na rzecz konsumentów stanowią czynności z części I załącznika do rozporządzenia (§ 3 ust. 1 pkt 3 i 4).

Zwolnienia przedmiotowe

Załącznik do rozporządzenia wymienia czynności zwolnione bez względu na obroty, w tym:

• usługi finansowe i ubezpieczeniowe, pocztowe i kurierskie, czynności notarialne (poz. 28, 21 i 31),
• usługi edukacyjne — z wyłączeniem szkół nauki jazdy, szkół tańca oraz pozaszkolnych zajęć sportowych i rekreacyjnych (poz. 34),
• najem i zarządzanie nieruchomościami, jeżeli usługę w całości udokumentowano fakturą albo całą zapłatę otrzymano za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK, a z ewidencji i dowodów zapłaty jednoznacznie wynika, jakiej czynności dotyczyła (poz. 29),
• dostawę towarów wysyłkowo i usługi na rzecz konsumentów, jeżeli całą zapłatę otrzymano za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK, a z ewidencji i dowodów zapłaty jednoznacznie wynika, jakiej czynności dotyczyła (poz. 41 i 42),
• sprzedaż podatnika na rzecz jego pracowników (poz. 39), dostawę nieruchomości (poz. 40) oraz sprzedaż podatników z innych państw UE zwolnionych w Polsce w procedurze SME na podstawie art. 113a (poz. 57).

Czynności wyłączone ze zwolnień

Zwolnień nie stosuje się do czynności wymienionych w § 4 ust. 1 rozporządzenia. Wykonanie choćby jednej takiej czynności na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności lub rolnika ryczałtowego powoduje utratę zwolnienia z § 3 z chwilą jej wykonania (§ 5 ust. 2), dlatego kasę trzeba ufiskalizować przed pierwszą taką sprzedażą. Pełną listę z oznaczeniami CN i PKWiU zawiera strona kasa fiskalna.

Przepis przewiduje wyjątki — m.in. usługi lekarzy, prawnicze i doradztwa podatkowego świadczone wyłącznie za pomocą środków porozumiewania się na odległość i opłacone w całości za pośrednictwem banku, SKOK lub poczty nie wymagają kasy (§ 4 ust. 3 pkt 2 lit. b w zw. z poz. 42), podobnie jak dostawa towarów przez automaty bez stałego zasilania elektrycznego, przyjmujące wyłącznie bilon i wydające towar mechanicznie (§ 4 ust. 3 pkt 1 lit. d, poz. 59). Dostawy towarów i usługi świadczone przez inne automaty samoobsługowe, z wyjątkiem myjni samochodowych i przewozów pasażerskich, są przejściowo zwolnione do 31 marca 2027 r. (§ 8 ust. 4); przejściowe zwolnienia usług parkingowych i przewozów pasażerskich z użyciem automatów wygasły 31 marca 2026 r. (§ 8 ust. 2 i 3).

Kasy online i rozpoczęcie ewidencji

Kasa online przesyła dane do Centralnego Repozytorium Kas (art. 111 ust. 6a, art. 111a ust. 3). Kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, bez połączenia z repozytorium, można nadal używać, jeżeli nabyto je w okresie obowiązywania potwierdzenia Prezesa GUM (art. 145a ust. 1; § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących) — potwierdzenia te wydawano dla kas z papierowym zapisem kopii do 31 sierpnia 2019 r., a dla kas z elektronicznym zapisem kopii do 31 grudnia 2022 r. (kasy o zastosowaniu specjalnym do 31 grudnia 2023 r.; art. 145a ust. 7). Nabywane obecnie kasy to więc kasy online albo — w grupach wskazanych w rozporządzeniu — kasy w postaci oprogramowania (art. 111b). Przy czynnościach z art. 145b — m.in. w gastronomii, naprawie pojazdów, sprzedaży paliw, krótkotrwałym zakwaterowaniu, sprzedaży węgla, usługach fryzjerskich, kosmetycznych, budowlanych, medycznych i prawniczych — kas starszego typu nie można już stosować. W kasach z papierowym zapisem kopii pamięć fiskalna nie podlega wymianie (art. 145a ust. 5), a od 1 lipca 2027 r. zakaz ten obejmie także kasy z elektronicznym zapisem kopii (ustawa z dnia 4 września 2026 r., Dz. U. poz. 1270).

Przed rozpoczęciem ewidencji podatnik przy pomocy serwisanta dokonuje fiskalizacji kasy online w trybie serwisowym: w pamięci fiskalnej zapisuje się NIP podatnika, a raport fiskalny fiskalizacji jest przesyłany do Centralnego Repozytorium Kas (§ 14 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących). Podatnik używający kasy:

• wystawia i wydaje nabywcy paragon fiskalny (do 31 grudnia 2026 r. — albo fakturę z kasy) z każdej sprzedaży — w postaci papierowej albo, za zgodą nabywcy, elektronicznej (art. 111 ust. 3a pkt 1),
• zapewnia połączenie kasy z Centralnym Repozytorium Kas umożliwiające przesyłanie danych, a gdy z przyczyn od niego niezależnych jest to niemożliwe — postępuje zgodnie z art. 111 ust. 3ab (art. 111 ust. 3a pkt 12),
• poddaje kasę przeglądowi technicznemu nie rzadziej niż co 2 lata; termin pierwszego przeglądu liczy się od dnia fiskalizacji (§ 55 ust. 1 i 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących),
• gdy z przyczyn od niego niezależnych nie może prowadzić ewidencji, stosuje kasę rezerwową, a gdy to niemożliwe — wstrzymuje sprzedaż (art. 111 ust. 3),
• przy zakończeniu działalności lub pracy kasy kończy jej używanie z zabezpieczeniem danych (art. 111 ust. 3a pkt 13) — przy kasie online dokonuje przy pomocy serwisanta odczytu pamięci fiskalnej i w terminie 5 dni od sporządzenia protokołu składa go naczelnikowi urzędu skarbowego wraz z raportem rozliczeniowym i wnioskiem o wyrejestrowanie kasy (§ 32 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących). Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek złożenia wniosku o wyrejestrowanie wynika wprost z art. 111 ust. 3a pkt 13 (Dz. U. z 2026 r. poz. 1270).

Ulga na zakup kasy

Ulgę zwraca się, jeżeli w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencji podatnik zakończy działalność albo nie podda kasy przeglądowi w terminie (art. 111 ust. 6), trwale zaprzestanie ewidencji na danej kasie albo naruszy obowiązek zapewnienia połączenia z repozytorium (§ 5 ust. 1 rozporządzenia z 29 kwietnia 2019 r.). Przy braku przeglądu, zaprzestaniu ewidencji i braku połączenia zwraca się ulgę tylko za kasy, których to dotyczy (§ 5 ust. 2). Ulgę wpłaca się na rachunek urzędu skarbowego: podatnik VAT czynny — do 25. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym, w którym powstała przyczyna zwrotu, a podatnik zwolniony z VAT — do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym ona powstała (§ 5 ust. 3).

Paragon z NIP i faktura

NIP nabywcy umieszcza się na paragonie na jego żądanie, przy dokonywaniu sprzedaży. Fakturę na rzecz podatnika do sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie można wystawić wyłącznie wtedy, gdy paragon zawiera jego NIP. Naruszenie tej zasady skutkuje dodatkowym zobowiązaniem w wysokości 100% podatku z faktury (art. 106b ust. 5 i 6); zasada nie dotyczy usług taksówek (art. 106b ust. 7). Do 31 grudnia 2026 r. paragon z NIP na kwotę do 450 zł (100 euro) jest uznawany za fakturę uproszczoną. Do tego dnia można też wystawiać faktury przy użyciu kasy, poza KSeF (art. 145n ust. 1). Od 1 stycznia 2027 r. dowodem sprzedaży wydawanym z kasy będzie wyłącznie paragon fiskalny (art. 111 ust. 3a pkt 1 w brzmieniu od tego dnia), a faktury dla podatników trzeba będzie wystawiać w KSeF (zob. zasady wystawiania faktur).

Płatności bezgotówkowe

Przedsiębiorca obowiązany do ewidencji na kasie zapewnia możliwość zapłaty instrumentem płatniczym, np. kartą, w każdym miejscu faktycznego wykonywania działalności — również poza lokalem i w pojeździe (art. 19a ust. 1 i 2 Prawa przedsiębiorców). Zapowiadany obowiązek integracji terminala płatniczego z kasą online został uchylony ustawą z dnia 24 stycznia 2025 r. (Dz. U. poz. 222), zanim zaczął obowiązywać.

Sankcje

• 30% podatku naliczonego — dodatkowe zobowiązanie ustalane za okres do rozpoczęcia ewidencji, gdy podatnik nie stosował kasy mimo obowiązku; nie ustala się go wobec osób fizycznych, które za ten sam czyn odpowiadają za wykroczenie lub przestępstwo skarbowe (art. 111 ust. 2),
• 300 zł — kara pieniężna za niepoddanie kasy przeglądowi technicznemu w terminie (art. 111 ust. 6ka, art. 145a ust. 10), a od 1 stycznia 2027 r. także za niezłożenie w terminie wniosku o wyrejestrowanie kasy (art. 111 ust. 6kb i art. 145a ust. 10a, Dz. U. z 2026 r. poz. 1270),
• 100% podatku z faktury — faktura do paragonu bez NIP (art. 106b ust. 6),
• grzywna do 180 stawek dziennych — sprzedaż z pominięciem kasy albo niewydanie paragonu; w wypadku mniejszej wagi wykroczenie skarbowe (art. 62 § 4 i 5 Kodeksu karnego skarbowego).

Obowiązek ocenia się dla każdej czynności na rzecz konsumentów, także jednorazowej — np. sprzedaż środka trwałego konsumentowi korzysta ze zwolnienia przedmiotowego tylko wtedy, gdy w całości udokumentowano ją fakturą (poz. 50); w przeciwnym razie wymaga kasy, chyba że podatnik korzysta ze zwolnienia z § 3. Przy obsłudze księgowej zestawia się sprzedaż zaewidencjonowaną na kasie z raportami dobowymi i fakturami do paragonów w ewidencji JPK_V7.

Podstawa prawna

• art. 106b ust. 5–7, art. 111, art. 111a, art. 111b, art. 145a, art. 145b i art. 145n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263, z późn. zm.),
• art. 1 pkt 26 i 36 oraz art. 9 ustawy z dnia 4 września 2026 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. poz. 1270) — zmiany od 1 stycznia i 1 lipca 2027 r.,
• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. poz. 1902, zm. Dz. U. z 2026 r. poz. 420),
• § 3, § 14, § 32 i § 55 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. poz. 845),
• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika (Dz. U. poz. 820),
• art. 19a ustawy z dnia 6 marca 2018 r. — Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1480, z późn. zm.),
• art. 6 ustawy z dnia 24 stycznia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 222),
• art. 62 ustawy z dnia 10 września 1999 r. — Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2025 r. poz. 633, z późn. zm.).