Wystawianie faktur w KSeF

Faktura ustrukturyzowana powstaje w Krajowym Systemie e-Faktur: jest to plik XML zgodny ze wzorem FA(3), przyjęty przez system, któremu przydzielono numer identyfikujący (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT). Plik odrzucony przez KSeF nie jest fakturą, a przed nadaniem numeru fakturami są wyłącznie faktury wystawione w trybach offline (zob. niżej). Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych obowiązuje od 1 lutego 2026 r., a od 1 kwietnia 2026 r., po upływie okresu przejściowego z art. 145l, obejmuje co do zasady wszystkich podatników. Do 31 grudnia 2026 r. faktury elektroniczne lub papierowe mogą jeszcze wystawiać m.in. podatnicy, u których łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem udokumentowana takimi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł (art. 145m; zob. obowiązek i terminy).

Data wystawienia faktury

W trybie online fakturę uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1). Dniem przesłania jest dzień, w którym zainicjowano wysyłkę pliku i system go zarejestrował, a nie dzień nadania numeru KSeF: plik przesłany 30 czerwca przed północą, któremu numer nadano 1 lipca, dokumentuje fakturę wystawioną 30 czerwca (o ile tę samą datę wskazano w polu P_1), a otrzymaną przez nabywcę 1 lipca. Obie daty wskazuje UPO.

• Data w polu P_1 wcześniejsza niż dzień przesłania — fakturę uznaje się za wystawioną w trybie offline24, a datą wystawienia jest data z pola P_1 (art. 106nda ust. 10 i 16). Termin przesłania jest wówczas taki jak w trybie offline24 — następny dzień roboczy po dniu wystawienia (art. 106nda ust. 2).
• Data w polu P_1 późniejsza niż dzień przesłania — system odrzuca plik.

Terminy wystawiania faktur (art. 106i) nie uległy zmianie. Zmienił się sposób ustalania daty wystawienia, który uwzględnia się wszędzie tam, gdzie od tej daty zależy ujęcie faktury w ewidencji VAT i w księgach.

Numer KSeF i UPO

Po pozytywnej weryfikacji system przydziela fakturze numer KSeF i udostępnia Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Numer KSeF nie jest elementem treści faktury — obok niego funkcjonuje numer kolejny nadany przez podatnika (pole P_2). Dzień przydzielenia numeru jest dniem otrzymania faktury przez nabywcę (art. 106na ust. 3); gdy fakturę udostępnia się poza KSeF nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, dniem otrzymania jest dzień jej faktycznego otrzymania (art. 106na ust. 4). Numer KSeF podaje się w fakturach korygujących, rozliczających i w ostatniej fakturze zaliczkowej (art. 106j ust. 2 pkt 2a, art. 106f ust. 3 i 4), w ewidencji JPK_V7, a od 1 stycznia 2027 r. także przy płatności przelewem między czynnymi podatnikami VAT — numer KSeF albo identyfikator zbiorczy (art. 108g). Szczegóły: numer KSeF i UPO.

Weryfikacja i odrzucenie pliku

Przed nadaniem numeru KSeF sprawdza:

• zgodność pliku ze strukturą logiczną FA(3),
• uprawnienie osoby lub podmiotu przesyłającego fakturę,
• czy data w polu P_1 nie jest późniejsza niż dzień przesłania,
• czy w systemie nie ma już faktury o tym samym NIP sprzedawcy, numerze z pola P_2 i rodzaju faktury — taki plik jest odrzucany jako duplikat,
• w przypadku faktury z załącznikiem — czy podatnik po zgłoszeniu złożonym w e-Urzędzie Skarbowym otrzymał potwierdzenie możliwości wystawiania takich faktur (art. 106gba ust. 2, 3 i 7).

System nie sprawdza poprawności obliczeń, prawidłowości zastosowanych stawek VAT ani danych kontrahenta. Faktura przyjęta z błędem jest wystawiona: KSeF nie przewiduje jej edycji, anulowania ani usunięcia, a błąd usuwa się wyłącznie fakturą korygującą — noty korygujące nie funkcjonują od 1 lutego 2026 r., kiedy uchylono art. 106k (zob. korekty faktur w KSeF).

Odrzucony plik nie jest fakturą, dlatego nie koryguje się go ani nie anuluje — poprawia się dane i wysyła plik ponownie. Jeżeli ponowna wysyłka nastąpi następnego dnia przy niezmienionej dacie w polu P_1, faktura zostanie uznana za wystawioną w trybie offline24. Przyjęcie faktur w kolejności innej niż ich numeracja, np. po odrzuceniu jednego pliku, nie wymaga korygowania numerów.

Faktura zaliczkowa i rozliczająca

Zasady fakturowania zaliczek (art. 106f) nie zmieniły się, ale struktura FA(3) wymaga ich ścisłego odwzorowania:

• faktura zaliczkowa (rodzaj „ZAL”) zawiera dane zamówienia lub umowy, a nie pozycje sprzedaży; jeżeli kilka faktur zaliczkowych obejmuje łącznie całą zapłatę, ostatnia z nich wskazuje numery KSeF poprzednich, a faktur wystawionych poza KSeF — ich numery (art. 106f ust. 4),
• faktura rozliczająca (rodzaj „ROZ”) zawiera pełne pozycje sprzedaży, kwotę pozostałą do zapłaty oraz numery KSeF faktur zaliczkowych, a gdy te wystawiono poza KSeF — numery nadane przez podatnika (art. 106f ust. 3),
• przy zaliczce obejmującej całą cenę faktura końcowa nie jest obowiązkowa; jeżeli zostanie wystawiona, wykazuje zerową kwotę należności i numer faktury zaliczkowej.

Konsumenci i nabywcy zagraniczni

Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej są wyłączone z obowiązku (art. 106ga ust. 2 pkt 4) — można je wystawić w KSeF dobrowolnie (art. 106ga ust. 4) albo poza systemem. Podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej w Polsce wystawia w KSeF także faktury dla kontrahentów zagranicznych; wyłączenia z art. 106ga ust. 2 pkt 1 i 2 dotyczą wystawców nieposiadających w Polsce siedziby działalności gospodarczej (bez stałego miejsca prowadzenia działalności w kraju albo ze stałym miejscem, które nie uczestniczy w sprzedaży), a nie ich nabywców.

Fakturę ustrukturyzowaną udostępnia się w sposób uzgodniony z nabywcą (np. plik PDF, wydruk), gdy nabywcą jest m.in. podmiot zagraniczny bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, podatnik korzystający ze zwolnienia w ramach procedury SME (art. 113a ust. 1), podmiot nieposługujący się NIP albo konsument (art. 106gb ust. 4). Dokument udostępniony poza KSeF powinien merytorycznie odpowiadać treści pliku XML — może być sporządzony w języku obcym — i musi być oznaczony kodem QR umożliwiającym dostęp do faktury w KSeF i weryfikację jej danych, z numerem KSeF zamieszczonym bezpośrednio pod kodem (art. 106gb ust. 5, § 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF; zob. kody QR i wizualizacja faktur). Nabywcy nieposługującemu się NIP albo konsumentowi, który otrzymuje fakturę w KSeF, sprzedawca zapewnia do niej dostęp, podając kod oraz dane pozwalające zidentyfikować fakturę w systemie (art. 106gb ust. 6).

Duplikaty

Faktur ustrukturyzowanych nie wystawia się ponownie. KSeF przechowuje je przez 10 lat od końca roku wystawienia (art. 112aa), a podmioty uprawnione mogą je w tym czasie pobierać z systemu. Przepisy przewidują jedynie:

• ponowne udostępnienie z kodem QR, na wniosek nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, faktury przekazanej mu poza KSeF, która po przesłaniu do systemu uległa zniszczeniu albo zaginęła (art. 106l ust. 1),
• ponowne wystawienie faktury z trybu offline24 lub z okresu niedostępności KSeF, udostępnionej takiemu nabywcy poza KSeF, która uległa zniszczeniu albo zaginęła przed przesłaniem do systemu — z możliwym wyrazem „DUPLIKAT” (art. 106nda ust. 14, art. 106nh ust. 4); fakturę z trybu awaryjnego udostępnia się ponownie na wniosek nabywcy, jeżeli następuje to przed jej przesłaniem do KSeF, albo wystawia ponownie według danych z faktury nabywcy (art. 106nf ust. 13).

Zniszczone lub zaginione faktury elektroniczne i papierowe udostępnia się albo wystawia ponownie na zasadach art. 106l ust. 2 i 3; jeżeli wystawiono je przed 1 lutego 2026 r., ponownie wystawianej faktury nie wystawia się w KSeF (art. 16 ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r.).

Obowiązki wobec nabywcy

• Nabywca krajowy posługujący się NIP otrzymuje fakturę wyłącznie przez KSeF (art. 106gb ust. 1); przesyłanie mu pliku ani numeru KSeF nie jest wymagane. Wizualizację (PDF, wydruk) można przekazać dodatkowo — faktura użyta poza KSeF musi być oznaczona kodem QR (art. 106gb ust. 5 pkt 2).
• NIP nabywcy wpisuje się w polu NIP danych nabywcy (Podmiot2). Podanie go w innym polu, np. jako numeru VAT UE, powoduje, że nabywca nie otrzyma faktury w KSeF. Nabywca będący podatnikiem albo osobą prawną niebędącą podatnikiem jest obowiązany podać numer wymagany na fakturze, w tym NIP, jeżeli posługuje się nim na potrzeby danej czynności (art. 106ba).
• Gdy faktura nie ma jeszcze numeru KSeF, np. przy sprzedaży w sklepie, można wydać nabywcy potwierdzenie transakcji z kodami QR — dokument ten, zaproponowany przez Ministerstwo Finansów i nieuregulowany w przepisach, nie jest fakturą.
• KSeF nie powiadamia nabywcy o nowej fakturze ani nie informuje sprzedawcy, czy faktura została pobrana.

Tryby offline

Gdy przesłanie faktury w trybie online jest niemożliwe lub niecelowe, fakturę wystawia się poza systemem w postaci elektronicznej zgodnej ze wzorem FA(3) i przesyła do KSeF w terminie właściwym dla trybu:

• offline24 — niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia (art. 106nda ust. 2),
• niedostępność KSeF ogłoszona w BIP — nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia niedostępności (art. 106nh ust. 2),
• tryb awaryjny (awaria ogłoszona w BIP i w oprogramowaniu interfejsowym) — w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii (art. 106nf ust. 4).

Datą wystawienia jest data z pola P_1 (art. 106nda ust. 10, art. 106nf ust. 9, art. 106nh ust. 4). Przy awarii ogłoszonej w środkach społecznego przekazu wystawia się faktury papierowe lub elektroniczne, których nie przesyła się do KSeF (art. 106ng). Faktura offline udostępniana nabywcy poza KSeF przed przesłaniem do systemu jest oznaczana dwoma kodami QR — z napisem „OFFLINE” i z napisem „CERTYFIKAT”; drugi kod tworzy się przy użyciu certyfikatu KSeF, który podatnik pobiera wcześniej z systemu (art. 106nda ust. 6 i 7, § 9 ust. 3 i 10 rozporządzenia). Szczegóły: tryby wystawiania faktur. Przepisy o karach pieniężnych (art. 106ni ust. 1–3), m.in. za nieprzesłanie faktury w terminie, wchodzą w życie 1 stycznia 2027 r.

Podstawa prawna

• art. 2 pkt 32a, art. 106ba, art. 106f, art. 106ga, art. 106gb, art. 106gba, art. 106i, art. 106j ust. 2 pkt 2a, art. 106k (uchylony), art. 106l, art. 106na, art. 106nda, art. 106ne–106nh, art. 106ni, art. 108g, art. 112aa, art. 113a ust. 1, art. 145l i art. 145m ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, z późn. zm.),
• art. 16, art. 17 i art. 23 pkt 4 ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1598, z 2024 r. poz. 852 i 1721 oraz z 2025 r. poz. 1203),
• ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2025 r. poz. 1203),
• § 9 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 1815 oraz z 2026 r. poz. 169).