Korekty faktur w KSeF

Według MF faktury przyjętej przez KSeF nie można edytować, anulować ani usunąć (podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.6.2–1.6.3). Każdy błąd i każdą zmianę warunków transakcji dokumentuje faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę — przesłana do KSeF jest odrębną fakturą z własnym numerem KSeF. Przyczyny wystawienia korekty się nie zmieniły (art. 106j ust. 1): zmiana podstawy opodatkowania lub kwoty podatku, zwrot towarów i opakowań, zwrot zaliczki oraz pomyłka w jakiejkolwiek pozycji faktury. Liczba korekt do jednej faktury nie jest ograniczona. Fakturę, która nie dokumentuje faktycznie wykonanej czynności — np. wystawioną omyłkowo albo testowo w środowisku produkcyjnym KSeF — według MF niezwłocznie koryguje się „do zera” (podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 3.2).

Faktura korygująca w KSeF

Fakturę korygującą fakturę ustrukturyzowaną wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej albo w trybie offline24 (art. 106j ust. 4), a także w okresie niedostępności KSeF lub w trybie awaryjnym (art. 106nh ust. 1, art. 106nf ust. 12). Dotyczy to także podatników, którzy do końca 2026 r. mogą jeszcze wystawiać inne faktury poza systemem. W czasie awarii całkowitej KSeF faktury, w tym — według MF — faktury korygujące, wystawia się poza systemem, w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 106ng; podręcznik KSeF 2.0, cz. III, pkt 4.6). Faktura korygująca zawiera w szczególności:

• numer kolejny i datę jej wystawienia,
• numer KSeF faktury korygowanej (art. 106j ust. 2 pkt 2a) — również wtedy, gdy korygowana faktura została wystawiona w trybie offline i dosłana do systemu,
• datę wystawienia, numer i dane stron z faktury korygowanej oraz nazwę towaru lub usługi objętych korektą,
• kwotę korekty podstawy opodatkowania i podatku w podziale na stawki i sprzedaż zwolnioną albo — przy korekcie innej niż kwotowa — prawidłową treść korygowanych pozycji.

W strukturze FA(3) korekta ma rodzaj „KOR”, a korekty faktur zaliczkowych i rozliczających — „KOR_ZAL” i „KOR_ROZ”. Kwoty w podsumowaniu podaje się jako różnicę. Kolejna korekta tej samej faktury liczy różnicę od stanu po poprzedniej korekcie, lecz wskazuje dane faktury pierwotnej. Przy korekcie nazwy lub adresu stron w sekcjach Podmiot1K i Podmiot2K podaje się dane z faktury korygowanej, a prawidłowe dane — w sekcjach Podmiot1 i Podmiot2 (podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 2.13; zob. struktura e-faktury FA(3)). Fakturę wystawioną w trybie offline koryguje się dopiero po nadaniu jej numeru KSeF (art. 106nda ust. 12, art. 106nf ust. 11, art. 106nh ust. 4). Pliku odrzuconego przez KSeF nie koryguje się fakturą korygującą: według MF faktura przesyłana online nie zostaje wtedy wystawiona i przesyła się nowy, poprawny plik, a odrzuconą fakturę offline przesyła się ponownie jako tzw. korektę techniczną ze wskazaniem skrótu pierwotnego pliku (pytania i odpowiedzi MF o KSeF 2.0, „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 20; podręcznik KSeF 2.0, cz. III, pkt 3.4; zob. kody QR i wizualizacja faktur).

Korekty faktur wystawionych przed KSeF lub poza KSeF

Według MF sprzedawca, który wystawia już faktury w KSeF, wystawia w systemie także korekty faktur papierowych i elektronicznych — np. z 2025 r. albo z okresu przejściowego (podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 2.13.6). Numeru KSeF korygowanej faktury się wtedy nie podaje (art. 106j ust. 2 pkt 2a) — wskazuje się jej numer nadany przez podatnika, datę wystawienia i oznaczenie, że została wystawiona poza KSeF. Do faktur korygujących wystawionych przed 1 lutego 2026 r. stosuje się dotychczasowe brzmienie art. 29a i art. 86 (art. 11 ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r.).

Korekta zbiorcza

Opust lub obniżkę ceny udzieloną jednemu odbiorcy za określony okres można udokumentować jedną fakturą korygującą, która wskazuje ten okres i — jeżeli obejmuje wszystkie dostawy — nie musi wymieniać towarów ani usług (art. 106j ust. 3). Według MF w strukturze FA(3) jedna korekta może odnosić się nawet do 50 000 faktur, zarówno wystawionych w systemie, jak i poza nim; dla każdej z nich podaje się numer, datę wystawienia i numer KSeF albo oznaczenie faktury spoza KSeF (podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 2.13.6–2.13.7). Według MF zbiorczą korektę można wystawić także przy podwyższeniu ceny, lecz uproszczenia z art. 106j ust. 3 dotyczą wyłącznie opustów i obniżek ceny.

Błędny NIP nabywcy

Faktura z błędnym NIP trafia w KSeF do podmiotu, do którego ten NIP należy. Według MF nie koryguje się numeru na prawidłowy — sekcja Podmiot2K nie służy do zmiany NIP (podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.6.3–1.6.4 i 2.13.8). Sprzedawca:

1. wystawia fakturę korygującą do zera fakturę z błędnym NIP,
2. wystawia nową fakturę z prawidłowymi danymi nabywcy.

Według MF tak samo postępuje się, gdy faktura została wystawiona w kontekście niewłaściwego sprzedawcy — co może się zdarzyć osobie lub podmiotowi uprawnionemu do wystawiania faktur w imieniu kilku podatników (pkt 2.13.8). Ujęcie obu faktur i korekty w ewidencji należy uzgodnić z biurem rachunkowym, aby sprzedaż nie została wykazana podwójnie ani pominięta.

Noty korygujące

Od 1 lutego 2026 r. przepis o notach korygujących (art. 106k) jest uchylony. Nabywca nie wystawia not ani w KSeF, ani poza systemem; każdą pomyłkę, także w nazwie czy adresie, poprawia sprzedawca fakturą korygującą. Do not wystawionych przed tym dniem i do tego dnia niezaakceptowanych przez wystawcę faktury stosuje się dotychczasowy przepis o ich akceptacji (art. 106k ust. 2 w brzmieniu dotychczasowym — art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r.). Według MF KSeF nie przewiduje zatwierdzania ani odrzucania faktur przez nabywcę, a pomyłkę zgłasza się sprzedawcy poza systemem (podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 6.3).

Korekty zmniejszające w VAT

• Korekta wystawiona w KSeF — sprzedawca obniża podstawę opodatkowania w rozliczeniu za okres jej wystawienia (art. 29a ust. 13). Według MF dotyczy to także obniżenia z powodu pomyłki istniejącej w chwili wystawienia faktury, np. zawyżonej ceny lub ilości — korekty nie rozlicza się wstecz; rozróżnienie przyczyn pierwotnych i wtórnych MF stosuje tylko do korekt zwiększających (objaśnienia podatkowe z 23 kwietnia 2021 r., pkt 1.2.7 przykład 7 i pkt 1.3.1). Nie jest wymagana ani dokumentacja uzgodnienia warunków obniżenia, ani potwierdzenie otrzymania korekty przez nabywcę.
• Korekta wystawiona w trybie offline24, w okresie niedostępności KSeF lub w trybie awaryjnym — gdy nabywca otrzymuje ją przez KSeF, obniżenia dokonuje się w rozliczeniu za okres przesłania korekty do systemu (art. 29a ust. 13c). Gdy korektę udostępniono nabywcy poza KSeF (np. konsumentowi lub podmiotowi zagranicznemu), obniżenia można dokonać w rozliczeniu za okres jej przesłania do KSeF (art. 29a ust. 13b).
• Korekta wystawiona poza KSeF, np. korekta faktury dla konsumenta wystawionej poza systemem — obniżenia dokonuje się w okresie otrzymania potwierdzenia jej otrzymania przez nabywcę (art. 29a ust. 13a). Potwierdzenie nie jest wymagane m.in. przy eksporcie, WDT, usługach opodatkowanych poza krajem, sprzedaży energii, gazu przewodowego i usług ich dystrybucji, usług telekomunikacyjnych i niektórych usług komunalnych, a także gdy mimo udokumentowanej próby doręczenia nabywca wie o warunkach korekty (art. 29a ust. 15).
• Nabywca zmniejsza podatek naliczony w rozliczeniu za okres otrzymania korekty (art. 86 ust. 19a) — przy korekcie wystawionej w KSeF jest to okres przydzielenia jej numeru KSeF (art. 106na ust. 3), zwykle ten sam, w którym obniżenia dokonuje sprzedawca.

Korekty zwiększające rozlicza się — tak jak przed wprowadzeniem KSeF — za okres, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania (art. 29a ust. 17): gdy przyczyna istniała w chwili sprzedaży (np. błąd w cenie), jest to okres ujęcia faktury pierwotnej, a gdy powstała później — okres bieżący. Wskazanie w korekcie przyczyny (art. 106j ust. 2a pkt 2) i typu skutku (pole TypKorekty) jest nieobowiązkowe, lecz ułatwia nabywcy i biuru ustalenie właściwego okresu.

JPK_V7

Korekta wystawiona w KSeF ma własny numer KSeF i ten numer wykazuje się w ewidencji — u sprzedawcy w części sprzedażowej, u nabywcy w części zakupowej. Dotyczy to również korekt faktur sprzed KSeF wystawionych w systemie. Korekty wystawione poza KSeF oznacza się jak inne faktury spoza systemu (zob. KSeF a JPK_V7).

Podstawa prawna

• art. 29a ust. 10, 13–15c i 17, art. 86 ust. 19a, art. 106j, art. 106k (uchylony), art. 106na ust. 3, art. 106nda ust. 12 i 13, art. 106nf ust. 11 i 12, art. 106ng oraz art. 106nh ust. 1 i 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263, z późn. zm.),
• art. 11 i art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598, z późn. zm.),
• ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2025 r. poz. 1203),
• § 10 ust. 2 pkt 1 lit. g i § 11 ust. 4a rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2019 r. poz. 1988, z późn. zm.).