Uprawnienia w KSeF — pracownicy i biuro rachunkowe

Każda czynność wykonywana w KSeF po uwierzytelnieniu — wystawienie faktury, pobranie faktur zakupowych, nadanie dostępu innej osobie — wymaga uprawnienia w kontekście danego podatnika (§ 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF). Podatnik ma uprawnienia do nadawania i odbierania uprawnień oraz do wystawiania faktur i dostępu do nich z mocy przepisów (§ 3 ust. 2 pkt 1) — w systemie są to uprawnienia właścicielskie przypisane do jego NIP. Pracownikom, biuru rachunkowemu i innym podmiotom nadaje je elektronicznie — sam albo przez osobę uprawnioną do zarządzania uprawnieniami. Uprawnienia w KSeF i pełnomocnictwa w sprawach podatkowych są od siebie niezależne: uprawnienie nie umocowuje do podpisywania deklaracji, np. JPK_V7 (do tego służy UPL-1), a pełnomocnictwo nie daje dostępu do KSeF — umocowania opisuje artykuł o pełnomocnictwach dla biura rachunkowego.

Rodzaje uprawnień

Rozporządzenie wyróżnia cztery rodzaje uprawnień (§ 3 ust. 1): do nadawania i odbierania uprawnień, do wystawiania lub dostępu do faktur (ustrukturyzowanych i wystawianych w trybach offline), do wystawiania faktur przez nabywcę w ramach samofakturowania oraz do wystawiania faktur VAT RR. W systemie odpowiadają im uprawnienia szczegółowe; podstawowe z nich to:

Wystawianie faktur i dostęp do faktur to odrębne uprawnienia — można nadać jedno bez drugiego. Zarządzanie uprawnieniami jest niepodzielne: nie da się nadać samego prawa nadawania albo samego prawa odbierania. Odrębne uprawnienia systemowe dotyczą samofakturowania, faktur VAT RR, faktur w zamówieniach publicznych (PEF), przedstawiciela podatkowego i operacji egzekucyjnych.

Nadawanie uprawnień

Uprawnienia nadaje podatnik albo osoba, która ma w jego kontekście uprawnienie do zarządzania uprawnieniami, za pomocą oprogramowania interfejsowego KSeF (§ 4 ust. 1) — w Aplikacji Podatnika KSeF lub w programie zintegrowanym z API KSeF 2.0. Zawiadomienie ZAW-FA do naczelnika urzędu skarbowego składa podatnik niebędący osobą fizyczną, który nie może uwierzytelnić się pieczęcią kwalifikowaną: wskazuje w nim jedną osobę fizyczną, a ta nadaje dalsze uprawnienia już elektronicznie (§ 5 ust. 1 i 3). Przedsiębiorca będący osobą fizyczną nie nadaje uprawnień przez ZAW-FA (zob. dostęp do KSeF).

• Osobę fizyczną identyfikuje się imieniem i nazwiskiem oraz numerem NIP lub PESEL; osobę bez tych numerów — datą urodzenia oraz numerem i serią dokumentu tożsamości z krajem jego wydania. Jeżeli certyfikat jej podpisu kwalifikowanego nie zawiera NIP ani PESEL, podaje się także dane unikalne tego certyfikatu (§ 4 ust. 2 pkt 3).
• Podmiot identyfikuje się numerem NIP i nazwą, a gdy jego pieczęć kwalifikowana nie zawiera NIP — także danymi unikalnymi jej certyfikatu (§ 4 ust. 2 pkt 2).

Zakres dobiera się do zadań: pracownik wystawiający faktury potrzebuje wystawiania i dostępu do faktur, osoba weryfikująca zakupy — samego dostępu, a osoba zastępująca właściciela — także zarządzania uprawnieniami. Pracownik bez tego ostatniego uprawnienia nie przekaże swoich uprawnień dalej. Przy planowaniu uprawnień należy uwzględnić zastępstwa w okresie urlopów i zmiany kadrowe.

Biuro rachunkowe

Biuru można nadać uprawnienia na dwa sposoby:

1. Biuru jako podmiotowi, na jego NIP, z prawem do dalszego przekazywania. Biuro samo wyznacza pracowników obsługujących klienta, a zmiany w zespole biura nie wymagają działań po stronie klienta.
2. Imiennie pracownikom biura, na ich NIP lub PESEL. Każdą zmianę osoby obsługującej klient wprowadza wtedy samodzielnie.

Uprawnienia pośrednie

Prawo do dalszego przekazywania można zaznaczyć tylko przy uprawnieniu do wystawiania faktur i do dostępu do faktur nadawanym podmiotowi z NIP. Tak uprawnione biuro — logując się we własnym kontekście — przydziela swoim pracownikom uprawnienia do pracy dla wybranego klienta albo dla wszystkich klientów (§ 3 ust. 3 pkt 2). Pracownik biura loguje się następnie w kontekście NIP klienta.

• Pracownik uprawniony pośrednio może wyłącznie wystawiać faktury lub mieć do nich dostęp; nie przekaże uprawnień nikomu innemu.
• System sprawdza cały łańcuch (klient, biuro, pracownik) w chwili nawiązania sesji. Kolejność nadawania jest obojętna — uprawnienie przydzielone pracownikowi przed otrzymaniem uprawnienia przez biuro pozostaje nieaktywne, dopóki łańcuch nie zostanie uzupełniony.
• Odebranie uprawnienia biuru przez klienta sprawia, że uprawnienia nadane przez biuro pracownikom do obsługi tego klienta pozostają zapisane, ale są nieaktywne.

Odbieranie uprawnień

Uprawnienie odbiera elektronicznie podatnik lub osoba zarządzająca uprawnieniami w jego kontekście. Uprawnień właścicielskich odebrać nie można.

• Odebranie osobie uprawnienia do zarządzania uprawnieniami nie odbiera uprawnień, które ta osoba nadała innym — listę należy przejrzeć osobno. Wyjątek dotyczy osoby wskazanej w ZAW-FA: wraz z jej uprawnieniami tracą moc uprawnienia nadane przez nią na dane unikalne podpisów kwalifikowanych.
• Token (metoda uwierzytelnienia dopuszczona do 31 grudnia 2026 r. — § 13 ust. 1 pkt 1) nie traci ważności po odebraniu uprawnień: działa w zawężonym zakresie, a po odebraniu wszystkich zapisanych w nim uprawnień nie pozwala na uwierzytelnienie w kontekście podatnika. Osoba zarządzająca uprawnieniami może unieważnić tokeny wygenerowane w tym kontekście.
• Certyfikat KSeF pracownika pozostaje ważny, ale bez uprawnień nie daje dostępu do danych podatnika.
• Podmiotowi działającemu przez ZAW-FA zawiadomienie pozwala odebrać uprawnienia osobie w nim wskazanej albo — przy celu „odebranie wszelkich nadanych uprawnień” — usunąć wszystkie uprawnienia poza właścicielskimi, także w oddziałach i jednostkach podrzędnych. Po takiej operacji uprawnienia buduje się od nowa.

Zmiana zarządu, odejście pracownika, zakończenie współpracy

Uprawnienia w KSeF nie wynikają z wpisu w KRS i nie wygasają wraz z odwołaniem członka zarządu, ustaniem stosunku pracy czy rozwiązaniem umowy z biurem. Trwają do chwili ich odebrania.

• Zmiana zarządu — ustępującej osobie odbiera się uprawnienia elektronicznie; jeżeli była to osoba wskazana w ZAW-FA i nikt inny nie zarządza uprawnieniami, składa się zawiadomienie o odebraniu jej uprawnień, a następnie zawiadomienie o nadaniu ich nowej osobie, podpisane zgodnie z aktualną reprezentacją spółki (§ 5 ust. 3). Należy przejrzeć uprawnienia nadane przez tę osobę, unieważnić tokeny wygenerowane przez nią w kontekście spółki oraz certyfikaty KSeF wydane na NIP spółki, które miała do dyspozycji.
• Odejście pracownika — odebranie uprawnień i unieważnienie tokenów wygenerowanych przez niego w kontekście podatnika.
• Zakończenie współpracy z biurem — odebranie uprawnień nadanych biuru, a także imiennie jego pracownikom; nowemu biuru nadaje się uprawnienia według tych samych zasad. Pełnomocnictwa w sprawach podatkowych odwołuje się odrębnie.
• Śmierć przedsiębiorcy — środkami uwierzytelnienia zmarłego nie można się już posłużyć, a uprawnienia nadane przez niego innym osobom i podmiotom pozostają w systemie i nadal działają. Przedsiębiorstwo w spadku może złożyć ZAW-FA podpisane przez zarządcę sukcesyjnego i wskazać w nim osobę uprawnioną do działania w kontekście NIP zmarłego (zob. zarząd sukcesyjny).

Przekształcenie, połączenie, podział i likwidacja spółki nie blokują automatycznie dostępu w jej kontekście.

Szczególne modele uprawnień

• Samofakturowanie — sprzedawca lub osoba zarządzająca jego uprawnieniami nadaje wskazanemu nabywcy uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy (§ 3 ust. 1 pkt 3). Nabywca wystawia je we własnym kontekście — sam albo przez osoby i podmioty, którym nadał uprawnienie do wystawiania faktur (§ 3 ust. 4). Uprawnienie nie zastępuje wcześniejszej umowy określającej procedurę zatwierdzania faktur (art. 106d ust. 1 ustawy o VAT); zatwierdzanie odbywa się poza KSeF.
• Grupa VAT korzysta z KSeF na własny NIP — pieczęcią kwalifikowaną albo przez ZAW-FA złożone przez grupę, a nie przez jej członków (§ 5 ust. 4 pkt 2). Grupa lub osoba przez nią uprawniona wyznacza administratorów poszczególnych członków; administrator zarządza uprawnieniami w ramach członka — do wystawiania faktur grupy z jego udziałem i do dostępu do faktur, na których członek jest wskazany. Warunkiem jest ujawnienie NIP członków w zgłoszeniu NIP-2 grupy.
• Komornik sądowy ma uprawnienia z mocy przepisów (§ 3 ust. 2 pkt 2) — w systemie jako uprawnienie do operacji egzekucyjnych — i wystawia faktury w imieniu i na rzecz dłużnika (art. 106c pkt 2 ustawy o VAT), bez wglądu w faktury wystawione przez dłużnika i w nadane przez niego uprawnienia. Organ egzekucyjny składa ZAW-FA niezależnie od posiadania pieczęci (§ 5 ust. 1).
• Przedstawiciel podatkowy (art. 18a i art. 106d ust. 2 ustawy o VAT) otrzymuje od reprezentowanego podatnika odrębne uprawnienie (§ 4 ust. 2 pkt 5), nadawane wyłącznie elektronicznie. Wystawia faktury, w których sprzedawcą jest ten podatnik, a dostęp ma wyłącznie do tych jego faktur, na których sam występuje jako podmiot upoważniony.

Odpowiedzi na typowe pytania zawiera zestawienie pytań o uprawnienia i certyfikaty.

Podstawa prawna

• art. 15a, art. 18a, art. 106c, art. 106d, art. 106nb, art. 106nd ust. 2 pkt 1–3 i art. 106r ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, z późn. zm.),
• § 3–6 i § 13 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 1815 oraz z 2026 r. poz. 169) wraz z załącznikiem (wzór ZAW-FA(3)).