Tryby wystawiania faktur w KSeF: online, offline24, niedostępność i awaria

Podstawowym trybem jest tryb online — fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Ustawa o VAT dopuszcza także wystawienie faktury poza systemem z obowiązkiem jej późniejszego przesłania (tryby offline), a przy awarii ogłoszonej w środkach społecznego przekazu (awaria całkowita) — wystawienie faktury całkowicie poza KSeF. Od trybu zależą termin przesłania faktury, data jej wystawienia i otrzymania oraz sposób oznaczenia dokumentu przekazywanego nabywcy.

Zestawienie trybów

* Nabywca krajowy posługujący się NIP. Dla nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT (m.in. podmiot zagraniczny, konsument, podmiot bez NIP), który otrzymuje fakturę poza KSeF — zawsze dzień faktycznego otrzymania.

Ustawa o VAT nie definiuje dnia roboczego; Ministerstwo Finansów nie wlicza do dni roboczych sobót i niedziel.

Kto decyduje o trybie

O trybie online i offline24 decyduje podatnik. Przepisy nie uzależniają trybu offline24 od żadnej przesłanki i nie wymagają dokumentowania przyczyny, np. braku połączenia z internetem. Tryb niedostępności uruchamia natomiast informacja ministra właściwego do spraw finansów publicznych o okresie niedostępności, zamieszczana w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP), tryb awaryjny — komunikat o wystąpieniu awarii zamieszczany w BIP i w oprogramowaniu interfejsowym, a procedurę awarii całkowitej — komunikat w środkach społecznego przekazu (art. 106ne ust. 1, 3 i 4). Podatnik nie może zastosować tych trybów z własnej inicjatywy.

Tryb online

• Fakturę uznaje się za wystawioną w dniu przesłania do KSeF; datę tę potwierdza UPO (Numer KSeF i UPO).
• Fakturę przesłaną do KSeF później niż w dniu wskazanym w polu P_1 uznaje się za fakturę wystawioną w trybie offline24, a datą wystawienia pozostaje data z P_1 (art. 106nda ust. 16). Według MF plik z datą w P_1 późniejszą niż dzień przesłania jest odrzucany (podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.4 i 1.6.1).
• Tryb nie zmienia terminów wystawiania faktur z art. 106i ustawy o VAT.

Zasady wystawiania opisuje poradnik Wystawianie faktur w KSeF.

Tryb offline24

Faktura elektroniczna zgodna ze wzorem FA(3), wystawiana poza systemem — np. przy braku połączenia z internetem lub wydłużonym przetwarzaniu plików.

• Termin — przesłanie niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia.
• Daty — datą wystawienia jest data z pola P_1, datą otrzymania — dzień nadania numeru KSeF, a przy nabywcy z art. 106gb ust. 4 obsłużonym poza KSeF — dzień faktycznego otrzymania.
• Nabywca krajowy z NIP otrzymuje fakturę wyłącznie w KSeF (art. 106nda ust. 3). Do czasu nadania numeru można mu według MF wydać „potwierdzenie transakcji”, które nie jest fakturą ani nie jest uregulowane w przepisach (podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.6.6).
• Awaria przed przesłaniem — jeżeli po wystawieniu faktury, a przed jej przesłaniem, zamieszczono komunikat o awarii KSeF w BIP i w oprogramowaniu interfejsowym, fakturę przesyła się w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii, a datę jej otrzymania ustala się jak w trybie awaryjnym; w razie awarii całkowitej faktury się nie przesyła (art. 106nha).
• Korekta — fakturę korygującą wystawia się dopiero po nadaniu numeru KSeF fakturze pierwotnej.

Tryb offline — niedostępność KSeF

Niedostępność to okres wskazany w informacji zamieszczonej w BIP (art. 106ne ust. 4). Ustawa jej nie definiuje; według MF są to w szczególności zaplanowane prace serwisowe, prowadzone z reguły w godzinach nocnych. W tym czasie wystawia się faktury elektroniczne zgodne ze wzorem i przesyła je najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia niedostępności. Daty, udostępnianie faktury nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, oznaczanie i korekty podlegają zasadom trybu offline24 (art. 106nh ust. 4); nabywca krajowy z NIP otrzymuje fakturę według MF wyłącznie w KSeF. Awaria ogłoszona w terminie na przesłanie wydłuża go do 7 dni roboczych od zakończenia awarii, a awaria całkowita znosi obowiązek przesłania.

Tryb awaryjny

Stosuje się go w okresie wyznaczonym komunikatami o wystąpieniu i zakończeniu awarii, zamieszczanymi w BIP i w oprogramowaniu interfejsowym.

• Fakturę elektroniczną zgodną ze wzorem udostępnia się każdemu nabywcy w sposób z nim uzgodniony — w KSeF albo poza nim.
• Fakturę przesyła się w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii wskazanego w komunikacie. Kolejna awaria ogłoszona w tym terminie powoduje, że termin liczy się od zakończenia kolejnej awarii.
• Datą wystawienia jest data z pola P_1. Datą otrzymania jest dzień faktycznego otrzymania faktury, a jeżeli nastąpiło ono po nadaniu numeru KSeF — dzień nadania numeru; nabywca z art. 106gb ust. 4, który uzgodnił odbiór poza KSeF, zawsze otrzymuje fakturę w dniu faktycznego otrzymania.

Awaria całkowita

Jeżeli komunikatów nie można zamieścić w BIP, minister ogłasza awarię i jej zakończenie w środkach społecznego przekazu. W tym okresie faktury wystawia się w postaci papierowej lub elektronicznej, bez obowiązku stosowania wzoru FA(3) (art. 106ng). Według MF faktur tych nie oznacza się kodami QR i po zakończeniu awarii nie przesyła się ich do KSeF (podręcznik KSeF 2.0, cz. III, pkt 4.3–4.5). Nie przesyła się także faktur z trybów offline24, niedostępności i awaryjnego, jeżeli komunikat o awarii całkowitej zamieszczono przed ich przesłaniem, w terminie na przesłanie (art. 106nha pkt 2, art. 106nh ust. 3 pkt 2, art. 106nf ust. 7).

Obowiązki wobec nabywcy

• Faktura z trybu offline przekazywana nabywcy poza KSeF przed nadaniem numeru jest oznaczana dwoma kodami QR: pierwszym z napisem „OFFLINE” (weryfikacja faktury) i drugim z napisem „CERTYFIKAT” (weryfikacja wystawcy). Dotyczy to nabywców z art. 106gb ust. 4, a w trybie awaryjnym — każdego nabywcy, który uzgodnił odbiór poza systemem.
• Drugi kod tworzy się przy użyciu certyfikatu KSeF przeznaczonego do trybu offline (w materiałach MF — certyfikat typu 2), który podatnik ma obowiązek pobrać z KSeF (art. 106nda ust. 7; Certyfikaty KSeF). Ponieważ certyfikat pobiera się z systemu, zaleca się przygotowanie go, zanim system stanie się niedostępny.
• Po nadaniu numeru faktura używana lub przekazywana poza KSeF nosi jeden kod QR z numerem KSeF — jak faktura online.
• Konsumentowi i nabywcy bez NIP, którzy odbierają fakturę w KSeF, sprzedawca po jej przesłaniu zapewnia dostęp do niej przez podanie kodu weryfikującego i danych pozwalających zidentyfikować fakturę (art. 106gb ust. 6, art. 106nda ust. 9, art. 106nf ust. 8a).

Szczegóły: Kody QR i wizualizacja faktury z KSeF.

Komunikaty i przygotowanie firmy

Informację o okresie niedostępności minister zamieszcza w BIP (art. 106ne ust. 4), a komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii — w BIP i za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego (art. 106ne ust. 1); według MF komunikat o pracach serwisowych jest dostępny także w oprogramowaniu interfejsowym. Ministerstwo udostępnia ponadto niezależny od KSeF interfejs informujący o awariach i niedostępności (tzw. Latarnia KSeF), z którym mogą się zintegrować programy do fakturowania (podręcznik KSeF 2.0, cz. III, pkt 3.5). Program powinien obsługiwać tryb offline, generować oba kody QR, zapisywać tryb wystawienia i pilnować terminu przesłania.

Od 1 stycznia 2027 r. naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, karę pieniężną m.in. za nieprzesłanie w wymaganym terminie faktury z trybu offline24, niedostępności lub awaryjnego — w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze, a przy fakturze bez wykazanego podatku do 18,7% kwoty należności ogółem (art. 106ni ust. 1).

Oznaczenia w JPK_VAT

Oznaczenia w ewidencji sprzedaży określa rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych w deklaracjach i ewidencji VAT, a ich stosowanie w poszczególnych trybach wyjaśnia Ministerstwo Finansów:

• numer KSeF podaje się, jeżeli został nadany do dnia przesłania ewidencji — niezależnie od trybu,
• OFF stosuje się do faktury z trybu awaryjnego bez numeru KSeF; według MF po nadaniu numeru korekta ewidencji nie jest wymagana,
• DI stosuje się do faktury z trybu offline24 lub niedostępności bez numeru KSeF; jeżeli fakturę udostępniono nabywcy poza KSeF, po uzyskaniu numeru koryguje się ewidencję, oznaczając fakturę tym numerem,
• BFK stosuje się według MF do faktury wystawionej w czasie awarii całkowitej.

Ewidencję i deklaracje w warunkach KSeF obejmuje usługa VAT, JPK i KSeF. Częste wątpliwości omawia zestawienie pytań o tryby offline i kody QR.

Podstawa prawna

• art. 106e ust. 1 pkt 1, art. 106gb ust. 4–6, art. 106i, art. 106na, art. 106nda, art. 106ne–106nh, art. 106nha i art. 106ni ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263, z późn. zm.),
• art. 23 pkt 4 ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1598, z 2024 r. poz. 852 i 1721 oraz z 2025 r. poz. 1203) — wejście w życie art. 106ni ust. 1–3 i 5–7 z dniem 1 stycznia 2027 r.,
• § 9 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 1815, z 2026 r. poz. 169),
• § 10 ust. 5 oraz część II pkt 14 i 15 załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. poz. 1988, z późn. zm.).