Struktura e-faktury FA(3) — najważniejsze elementy dla przedsiębiorcy

Fakturę ustrukturyzowaną wystawia się w KSeF w postaci pliku XML zgodnego ze wzorem dokumentu elektronicznego, który minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na platformie ePUAP (art. 106gb ust. 1 i 8 ustawy o VAT). Od 1 lutego 2026 r. wzorem tym jest struktura logiczna FA(3); strukturę FA(2) stosowano do 31 stycznia 2026 r. W FA(3) wystawia się także faktury korygujące faktury wystawione wcześniej w strukturze FA(2) lub FA(1) oraz faktury rozliczające zaliczki udokumentowane fakturami w tych strukturach. Struktura przesądza, w którym polu i w jakim formacie podaje się poszczególne dane; zakres danych wymaganych na fakturze nadal określają przepisy ustawy o VAT, przede wszystkim art. 106e.

KSeF sprawdza zgodność pliku ze schematem, uprawnienia wysyłającego, datę w polu P_1 i to, czy numer faktury się nie powtarza; nie weryfikuje natomiast obliczeń ani prawidłowości zastosowanych stawek — faktura z błędnie wyliczonym podatkiem otrzyma numer KSeF i wejdzie do obrotu prawnego. Poniżej przedstawiono przegląd najważniejszych części e-faktury; pola omawia szczegółowo cykl Struktura FA(3).

Budowa pliku

Pola dzielą się na obligatoryjne (bez nich plik zostaje odrzucony), opcjonalne (wypełniane, gdy zachodzi przesłanka ustawowa, np. data dostawy różna od daty wystawienia) oraz fakultatywne (niewymagane przez ustawę o VAT, np. dane kontaktowe). Wypełnienie elementu fakultatywnego pociąga za sobą obowiązek wypełnienia jego pól obligatoryjnych — np. podanie rachunku bankowego (RachunekBankowy) wymaga numeru w polu NrRB.

Podmioty faktury

Szczegóły: nagłówek i podmioty.

Sprzedawca (Podmiot1). Pole NIP sprzedawcy jest obowiązkowe — na jego podstawie KSeF przypisuje fakturę podatnikowi i weryfikuje uprawnienia wysyłającego. NIP zapisuje się jako dziesięć cyfr, bez kresek i prefiksu; kod „PL” (np. przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów) podaje się w polu PrefiksPodatnika.

Nabywca (Podmiot2). Nabywca uzyska dostęp do faktury w KSeF tylko wtedy, gdy jego NIP podano w polu NIP, a nie w NrVatUE ani NrID. Numer VAT kontrahenta unijnego podaje się w polach KodUE i NrVatUE, inny identyfikator podatkowy (np. kontrahenta z państwa trzeciego) — w polu NrID, fakultatywnie z kodem kraju w KodKraju. Gdy nabywca nie ma identyfikatora podatkowego albo nie podaje się go na fakturze (np. przy konsumencie), zaznacza się BrakID. Obowiązkowe znaczniki JST i GV wskazują, czy faktura dotyczy jednostki podrzędnej jednostki samorządu terytorialnego albo członka grupy VAT.

Podmioty trzecie (Podmiot3). Rolę podmiotu oznacza się kodem:

Rolę spoza listy opisuje się w polach RolaInna i OpisRoli. Podmiot trzeci wskazany z NIP albo identyfikatorem wewnętrznym (IDWew) uzyskuje w KSeF dostęp do faktury. Przy wartości „1” w znaczniku JST lub GV podaje się w Podmiot3 dane jednostki lub członka grupy (NIP albo IDWew) z rolą 8 albo 10 — schemat tego nie wymusza, lecz bez tych danych jednostka lub członek grupy nie otrzyma faktury w KSeF. Rola 5 nie dotyczy samofakturowania ani komornika, organu egzekucyjnego i przedstawiciela podatkowego (część PodmiotUpowazniony).

Dane transakcji

Szczegóły: dane faktury i kwoty, korekty i zaliczki.

• RodzajFaktury — VAT (faktura podstawowa), KOR (korygująca), ZAL (zaliczkowa), ROZ (rozliczająca), UPR (uproszczona), KOR_ZAL i KOR_ROZ (korekty faktury zaliczkowej i rozliczającej).
• P_1 — data wystawienia. Faktura przesłana do KSeF w dniu wskazanym w P_1 jest wystawiona w dniu przesłania (art. 106na ust. 1). Fakturę przesłaną później uznaje się za fakturę wystawioną w trybie offline24, a datą jej wystawienia jest data z P_1 (art. 106nda ust. 10 i 16); data późniejsza niż dzień przesłania powoduje odrzucenie pliku.
• P_2 — numer nadany przez podatnika w ramach jego serii; nie jest to numer KSeF.
• P_6 albo OkresFa — data dokonania lub zakończenia dostawy albo wykonania usługi (przy fakturze zaliczkowej — data otrzymania zapłaty), jeżeli jest określona i różni się od daty wystawienia, albo okres, którego dotyczy faktura; różne daty dla poszczególnych pozycji podaje się w polu P_6A w wierszach faktury.
• KodWaluty, sumy wartości netto i podatku w podziale na stawki (P_13_x, P_14_x, przy fakturze walutowej podatek w złotych w P_14_xW) oraz kwota należności ogółem (P_15).
• DaneFaKorygowanej i FakturaZaliczkowa — dane faktur korygowanych i zaliczkowych: numer KSeF, a przy fakturach wystawionych poza KSeF — numer nadany przez wystawcę.

Adnotacje

Szczegóły: adnotacje.

Element Adnotacje występuje w każdej fakturze, także gdy żadna adnotacja nie ma zastosowania. Przy każdej podaje się „1” (występuje) albo „2” (nie występuje), a przy zwolnieniu, nowych środkach transportu i marży — dane szczegółowe albo znacznik braku.

Pozycje, rozliczenie i płatność

Szczegóły: pozycje faktury, rozliczenie i płatność, warunki transakcji, stopka i załącznik.

• FaWiersz — pozycja faktury: nazwa (P_7), miara i ilość (P_8A, P_8B), cena jednostkowa netto lub brutto (P_9A, P_9B), wartość (P_11, P_11A) i stawka (P_12, np. 23, 0 WDT, zw, oo, np I), fakultatywnie także kod GTU i znacznik towarów z załącznika nr 15.
• Rozliczenie — obciążenia i odliczenia zmieniające kwotę do zapłaty, np. zwrot opłat poniesionych w imieniu klienta albo rozliczenie nadpłaty.
• Platnosc — informacja o zapłacie (także częściowej), termin i forma płatności, rachunek bankowy (również rachunek faktora), skonto, link do płatności.
• WarunkiTransakcji — umowy, zamówienia i transport; Stopka — informacje dodatkowe i numery w rejestrach.
• Zalacznik — dostępny po zgłoszeniu w e-Urzędzie Skarbowym zamiaru wystawiania faktur z załącznikiem i otrzymaniu potwierdzenia tej możliwości (art. 106gba ust. 2, 3 i 7); w przeciwnym razie KSeF nie przyjmie faktury z załącznikiem.

Dane płatności są fakultatywne, lecz program nabywcy odczyta automatycznie tylko informacje zawarte w pliku XML. Podawanie terminu płatności czy rachunku wyłącznie na wizualizacji faktury Ministerstwo Finansów uznaje za praktykę niezalecaną. Termin płatności podany w pliku ułatwia ponadto wykazanie w JPK_V7 daty upływu terminu płatności przy korekcie podstawy opodatkowania i podatku należnego z tytułu nieściągalnej wierzytelności (art. 89a — ulga na złe długi).

Typowe błędy

1. NIP nabywcy w niewłaściwym polu (NrVatUE, NrID) — plik zostanie przyjęty, ale nabywca nie otrzyma faktury w KSeF. NIP z kreskami albo z prefiksem „PL” w polu NIP jest niezgodny ze schematem i plik zostanie odrzucony.
2. Błędny NIP nabywcy — faktura trafia do podmiotu o wpisanym numerze. Nie można jej anulować, a błędnego NIP nie poprawia się w danych nabywcy na fakturze korygującej (Podmiot2K); wystawia się korektę do zera i nową fakturę z prawidłowymi danymi.
3. Data wystawienia z przyszłości — plik zostaje odrzucony, a faktura nie jest wystawiona.
4. Brak wymaganej adnotacji — np. wartość „2” zamiast „1” w P_18A, gdy kwota należności ogółem przekracza 15 000 zł, a faktura obejmuje dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług z załącznika nr 15 (art. 106e ust. 1 pkt 18a), albo znacznik P_19N przy sprzedaży zwolnionej — faktura nie wskazuje wtedy podstawy prawnej zwolnienia.
5. Błędy rachunkowe — KSeF ich nie wykrywa; poprawienie wymaga faktury korygującej.
6. Znacznik JST lub GV bez danych w Podmiot3 — jednostka podrzędna lub członek grupy nie otrzyma faktury.
7. Samofakturowanie oznaczone rolą 5 zamiast adnotacji P_17.
8. Powtórzony numer faktury — plik o tym samym NIP sprzedawcy, numerze i rodzaju faktury co faktura już przyjęta zostaje odrzucony jako duplikat.

Zob. też Wystawianie faktur w KSeF i Korekty faktur w KSeF.

Podstawa prawna

• art. 2 pkt 32a, art. 89a, art. 106e, art. 106gb ust. 1 i 8, art. 106gba, art. 106j, art. 106na ust. 1 i art. 106nda ust. 10 i 16 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2025 r. poz. 775, z późn. zm.),
• wzór faktury ustrukturyzowanej FA(3) (wzór nr 13775) udostępniony na elektronicznej platformie usług administracji publicznej (Centralne Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych).