FA(3): adnotacje na fakturze

Element Adnotacje w części Fa odpowiada wyrazom i wskazaniom wymaganym przez art. 106e ust. 1 pkt 16–19, 22 i 23 oraz ust. 2 i 3 ustawy o VAT (dane z pkt 20 i 21 — o organie egzekucyjnym, komorniku i przedstawicielu podatkowym — podaje się w innych częściach faktury). Występuje w każdej fakturze ustrukturyzowanej, także gdy żadna adnotacja nie ma zastosowania. Adnotacje dotyczą faktury jako całości: jeżeli przesłanka obejmuje choćby jedną pozycję (np. zwolnioną albo objętą odwrotnym obciążeniem), zaznacza się ją dla całego dokumentu. KSeF weryfikuje zgodność pliku ze schematem i uprawnienia wysyłającego — zasadności adnotacji nie ocenia.

Zasada „1/2” i znaczniki braku

• P_16, P_17, P_18, P_18A i P_23 przyjmują wartość „1” (adnotacja występuje) albo „2” (nie występuje) i wypełnia się je zawsze.
• Zwolnienie, NoweSrodkiTransportu i PMarzy zawierają wybór: znacznik wystąpienia z danymi szczegółowymi albo znacznik braku (P_19N, P_22N, P_PMarzyN) z wartością „1”.
• Na fakturze udostępnianej poza KSeF (wizualizacji) zamieszcza się każdą adnotację oznaczoną „1”; informacji o wartości „2” nie trzeba na niej podawać (według MF — podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.6.5).

Metoda kasowa — P_16

„1” podaje się, gdy obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania zapłaty: u małego podatnika, który wybrał metodę kasową (art. 21 ust. 1), przy czynnościach z art. 19a ust. 5 pkt 1 (m.in. wydanie towarów komisantowi, dostawa w trybie egzekucji, usługi na zlecenie sądów i prokuratury) oraz w przypadkach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12.

Wystawca wykazuje podatek należny w okresie otrzymania zapłaty; mały podatnik przy nabywcy niebędącym czynnym podatnikiem VAT — najpóźniej 180. dnia od wydania towaru lub wykonania usługi. Nabywca odlicza podatek nie wcześniej niż w okresie, w którym obowiązek powstał u sprzedawcy, czyli po zapłacie (art. 86 ust. 10 i 10b pkt 1).

Samofakturowanie — P_17

„1” oznacza fakturę wystawioną przez nabywcę w imieniu i na rzecz sprzedawcy na podstawie wcześniejszej umowy określającej procedurę zatwierdzania faktur (art. 106d ust. 1). W KSeF sprzedawca nadaje nabywcy uprawnienie do samofakturowania; zatwierdzanie odbywa się poza systemem. W Podmiot1 podaje się sprzedawcę, w Podmiot2 nabywcę — bez dodatkowego wpisu nabywcy w Podmiot3 jako wystawcy. Podatek należny z takiej faktury rozlicza sprzedawca; nabywca odlicza go na zasadach ogólnych.

Odwrotne obciążenie — P_18

„1” podaje się, gdy podatek od dostawy lub usługi rozlicza nabywca. U polskiego wystawcy chodzi najczęściej o:

• usługi na rzecz zagranicznego podatnika opodatkowane w państwie usługobiorcy (art. 28b) — stawka pozycji np II przy usługobiorcy z Unii Europejskiej, np I w pozostałych przypadkach;
• krajowe odwrotne obciążenie z art. 145e (gaz w systemie gazowym, energia elektryczna w systemie elektroenergetycznym, uprawnienia do emisji gazów cieplarnianych), stosowane do 31 grudnia 2026 r. — faktura nie zawiera stawki ani kwoty podatku (art. 145g), pozycje mają stawkę oo, a ich suma trafia do P_13_10.

Wystawca nie nalicza podatku; nabywca rozlicza podatek należny i — na zasadach ogólnych — naliczony.

Mechanizm podzielonej płatności — P_18A

„1” jest obowiązkowe, gdy łącznie:

1. faktura obejmuje towary lub usługi z załącznika nr 15 do ustawy (m.in. węgiel, wyroby stalowe, metale, odpady, paliwa, telefony komórkowe, komputery, części samochodowe, roboty budowlane z działów 41–43 PKWiU); od 1 stycznia 2027 r. załącznik ma nowe brzmienie — towary określono w nim według CN, a usługi według PKWiU (art. 1 pkt 38 ustawy z dnia 4 września 2026 r., Dz. U. poz. 1270), przy czym do czynności wykonanych przed tym dniem i zafakturowanych po nim oraz wykonanych po nim i zafakturowanych wcześniej stosuje się załącznik w dotychczasowym brzmieniu (art. 6 tej ustawy);
2. nabywcą jest podatnik, także zwolniony od VAT;
3. kwota należności ogółem przekracza 15 000 zł — liczy się wartość brutto całej faktury, nie tylko pozycji z załącznika; kwotę w walucie obcej przelicza się jak dla podstawy opodatkowania.

Wystawca musi przyjąć zapłatę w tym mechanizmie (art. 108a ust. 1b). Za pominięcie adnotacji grozi dodatkowe zobowiązanie w wysokości 30% podatku przypadającego na pozycje z załącznika (art. 106e ust. 12), chyba że podatek zapłacono w mechanizmie podzielonej płatności (ust. 13).

Nabywca płaci w złotych komunikatem przelewu MPP (art. 108a ust. 1a i 3), z wyjątkiem kwot potrącanych (ust. 1d). Pominięcie mechanizmu grozi sankcją 30% (ust. 7), chyba że dostawca rozliczył cały podatek (ust. 8). Wydatek zapłacony z pominięciem MPP mimo adnotacji nie jest kosztem uzyskania przychodów (art. 22p ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT, art. 15d ust. 1 pkt 3 ustawy o CIT).

Fakultatywny znacznik P_12_Zal_15 w pozycji faktury nie zastępuje adnotacji. Przy płatnościach dokonywanych od 1 stycznia 2027 r. w komunikacie przelewu za fakturę ustrukturyzowaną podaje się zamiast numeru faktury jej numer KSeF (art. 108a ust. 3 pkt 3; art. 17 ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 5 sierpnia 2025 r.).

Zwolnienie — Zwolnienie

Przy sprzedaży zwolnionej podaje się P_19 = „1” oraz jedno z pól:

• P_19A — przepis ustawy lub aktu wykonawczego, np. „art. 113 ust. 1 ustawy o VAT” (zwolnienie podmiotowe) albo „art. 43 ust. 1 pkt 10 ustawy o VAT” (dostawa budynku);
• P_19B — przepis dyrektywy 2006/112/WE;
• P_19C — inną podstawę prawną.

W przeciwnym razie P_19N = „1”. Ustawa wymaga podstawy przy zwolnieniach z art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9, art. 113a ust. 1 i z rozporządzenia wydanego na podstawie art. 82 ust. 3; znacznik w FA(3) obejmuje też zwolnienia z innych przepisów. Pozycje zwolnione mają stawkę zw, a ich suma trafia do P_13_7. Nabywca nie ma z nich podatku do odliczenia.

Nowe środki transportu — NoweSrodkiTransportu

P_22 = „1” oznacza wewnątrzwspólnotową dostawę nowych środków transportu (art. 2 pkt 10 — m.in. pojazdy lądowe o przebiegu do 6000 km albo do 6 miesięcy od dopuszczenia do użytku). Wypełnia się ponadto:

• P_42_5 — „1”, gdy nabywca wywozi nowy środek transportu bez użycia innego środka transportu (przewozowego), np. odjeżdża nim, a wystawca musi mieć dokument wywozu z oświadczeniem nabywcy o wywozie w terminie 14 dni od dnia dostawy (art. 42 ust. 5); w przeciwnym razie „2”;
• NowySrodekTransportu dla każdego pojazdu: data dopuszczenia do użytku (P_22A), numer wiersza faktury (P_NrWierszaNST) oraz przebieg (P_22B) albo liczba godzin roboczych (P_22C — jednostki pływające, P_22D — statki powietrzne). Marka, model, kolor czy numer VIN są fakultatywne.

Pozostałe faktury mają P_22N = „1”. Dostawa nowego środka transportu jest WDT także wtedy, gdy nabywcą jest podmiot niezidentyfikowany na potrzeby VAT, np. osoba fizyczna, działający (zamieszkujący) w innym państwie członkowskim (art. 13 ust. 2 pkt 4); przy przekroczeniu 14-dniowego terminu wywozu nabywca sam płaci podatek od dostawy (art. 42 ust. 8). Przy takim nabywcy wystawca przesyła egzemplarz faktury wyznaczonej jednostce w terminie 14 dni od dostawy (art. 106gd ust. 1) — obowiązek ten nie dotyczy faktur ustrukturyzowanych (art. 106gd ust. 2).

Transakcja trójstronna — P_23

„1” podaje polski podatnik będący drugim w kolejności uczestnikiem procedury uproszczonej: kupuje towar w jednym państwie członkowskim i sprzedaje go nabywcy z drugiego (oba inne niż Polska), a towar przemieszcza się bezpośrednio między nimi. Faktura zawiera adnotację „VAT: Faktura WE uproszczona na mocy art. 135–138 ustawy o ptu” (albo odpowiednik z art. 141 dyrektywy) i stwierdzenie, że podatek rozliczy ostatni w kolejności podatnik.

Faktura z tymi danymi — oraz numerami VAT UE wskazanymi w art. 136 ust. 1 pkt 3 i 4 — warunkuje uznanie wewnątrzwspólnotowego nabycia u pośrednika za opodatkowane (art. 136 ust. 1). Pośrednik wykazuje dostawę w informacji podsumowującej (art. 100 ust. 1 pkt 3). Bez adnotacji uproszczenie nie ma zastosowania: pośrednik posługujący się polskim numerem VAT UE rozlicza wewnątrzwspólnotowe nabycie także w Polsce, dopóki nie udowodni jego opodatkowania w państwie zakończenia transportu (art. 25 ust. 2), a w tym państwie musi rozliczyć transakcję według tamtejszych przepisów.

Procedura marży — PMarzy

P_PMarzy = „1” wymaga wskazania rodzaju procedury: P_PMarzy_2 — usługi turystyki (art. 119), P_PMarzy_3_1 — towary używane, P_PMarzy_3_2 — dzieła sztuki, P_PMarzy_3_3 — przedmioty kolekcjonerskie i antyki (art. 120). Pozostałe faktury mają P_PMarzyN = „1”.

Faktura w procedurze marży nie zawiera stawki ani kwoty podatku (art. 106e ust. 2 i 3), a jej wartość trafia do P_13_11. Wystawca oblicza podatek od marży; procedura z art. 120 ust. 4 i 5 dotyczy towarów nabytych od podmiotów wymienionych w art. 120 ust. 10 — m.in. od osób niebędących podatnikami, od podatników zwolnionych na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2, art. 113 lub art. 113a oraz w procedurze marży. Nabywca nie odlicza podatku, a przy odsprzedaży może sam zastosować marżę (art. 120 ust. 10 pkt 3).

Zestawienie

Przykład

Firma instalacyjna wykonuje w 2026 r. dla spółki roboty wodno-kanalizacyjne (poz. 120 załącznika nr 15 w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2026 r.; w brzmieniu od 1 stycznia 2027 r. — poz. 87, dział 43 PKWiU): 14 000 zł netto, 3220 zł VAT, 17 220 zł brutto.

P_16 = 2   P_17 = 2   P_18 = 2   P_18A = 1
Zwolnienie/P_19N = 1
NoweSrodkiTransportu/P_22N = 1
P_23 = 2
PMarzy/P_PMarzyN = 1

Przy tej samej usłudze za 12 000 zł brutto P_18A = „2”, a zapłata w MPP jest dobrowolna.

Najczęstsze błędy

1. Brak adnotacji MPP przy fakturze powyżej 15 000 zł brutto z pozycją z załącznika nr 15 — sankcja 30% dla wystawcy i ryzyko po stronie nabywcy.
2. Próg liczony od netto albo tylko od pozycji z załącznika.
3. Ogólnikowa podstawa zwolnienia („zw.”, „zwolnione z VAT”, „art. 43 ustawy”) — schemat wymusza wypełnienie P_19A–P_19C, ale nie sprawdza treści.
4. P_19N = „1” na fakturze z pozycją zwolnioną.
5. P_18 = „1” przy WDT lub eksporcie zamiast stawki 0 WDT lub 0 EX; stawka oo przy usłudze dla kontrahenta zagranicznego zamiast np I lub np II.
6. Samofakturowanie z nabywcą w Podmiot3 jako wystawcą albo bez uprawnienia w KSeF.
7. Marża z kwotą VAT na fakturze albo bez wskazania rodzaju procedury.
8. P_16 niezgodne ze stanem faktycznym — „1” po utracie prawa do metody kasowej (art. 21 ust. 4) albo „2” mimo jej wyboru.

Podstawa prawna

• art. 2 pkt 10, art. 13 ust. 2 pkt 4, art. 19a ust. 5 pkt 1, art. 21, art. 25 ust. 2, art. 42 ust. 5 i 8, art. 86 ust. 10 i 10b, art. 100 ust. 1 pkt 3, art. 106d, art. 106e ust. 1 pkt 16–19, 22 i 23, ust. 2, 3, 12 i 13, art. 106gd, art. 108a, art. 113, art. 119, art. 120, art. 135, art. 136, art. 145e–145g i załącznik nr 15 do ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263),
• art. 17 ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1598, z późn. zm.),
• art. 1 pkt 38 i art. 6 ustawy z dnia 4 września 2026 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2026 r. poz. 1270) — nowe brzmienie załącznika nr 15 od 1 stycznia 2027 r.,
• podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.6.5, oraz broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej FA(3) (Ministerstwo Finansów, sierpień 2026 r.),
• art. 22p ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592, z późn. zm.),
• art. 15d ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2026 r. poz. 554, z późn. zm.).

Cykl: spis części, nagłówek i podmioty, pozycje faktury, rozliczenie i płatność, warunki transakcji, stopka i załącznik; przegląd: Struktura e-faktury FA(3). Przy płatnościach powyżej 15 000 zł sprawdza się także rachunek w wykazie podatników VAT.

Poprzednia część: dane faktury i kwoty · Następna część: korekty i zaliczki