FA(3): faktury korygujące, zaliczkowe i opisy dodatkowe

Element Fa faktury ustrukturyzowanej zawiera pola, które określają rodzaj dokumentu i wiążą go z innymi fakturami: korygowaną, zaliczkową lub rozliczającą. Od ich treści zależy m.in., czy system księgowy odbiorcy powiąże korektę z fakturą pierwotną, a fakturę rozliczającą — z fakturami zaliczkowymi, tak aby zaliczka nie została wykazana podwójnie. Ta część omówienia struktury FA(3) dotyczy tych pól oraz elementu DodatkowyOpis. Tryb wystawiania korekt opisuje artykuł Korekty faktur w KSeF.

Rodzaj faktury — pole RodzajFaktury

Pole jest obowiązkowe; wybrana wartość przesądza o tym, jakich elementów oczekuje się w dalszej części pliku.

Według broszury MF oznaczenie ROZ stosuje się także wtedy, gdy zapłatę otrzymano w miesiącu wykonania czynności i faktury zaliczkowej nie wystawiono (art. 106b ust. 1a); faktura wystawiona po wykonaniu czynności zawiera wówczas także datę otrzymania zapłaty (art. 106e ust. 1a), podawaną w elemencie ZaliczkaCzesciowa. Zwolnienie z art. 106b ust. 1a nie dotyczy czynności, dla których terminy wystawienia faktury określa art. 106i ust. 3–8 (art. 106b ust. 1b). Korektę faktury uproszczonej oznacza się KOR.

Pola faktury korygującej

Dane opisowe podaje się według stanu po korekcie, a podstawy opodatkowania, kwoty podatku i należność ogółem (P_13_x, P_14_x, P_15) — jako różnicę w stosunku do faktury korygowanej (Dane faktury i kwoty). Przy kolejnej korekcie różnicę liczy się od stanu po poprzedniej korekcie.

Podanie przyczyny korekty nie jest obowiązkowe (art. 106j ust. 2a pkt 2). Od rzeczywistej przyczyny zależy jednak okres ujęcia korekty zwiększającej w VAT (art. 29a ust. 17) i korekty w podatkach dochodowych (błąd rachunkowy lub inna oczywista omyłka), dlatego jej wskazanie ułatwia nabywcy właściwe ujęcie dokumentu. Kurs sprzed korekty faktur innych niż zaliczkowe można według MF podać w wierszach ze znacznikiem StanPrzed (podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 2.13.1; Pozycje faktury).

Typ korekty — TypKorekty

Pole jest fakultatywne i ma charakter informacyjny: ułatwia odbiorcy zaksięgowanie korekty, ale nie zmienia okresu wynikającego z ustawy, dlatego księgowość nabywcy powinna je zweryfikować.

Dane faktury korygowanej — DaneFaKorygowanej

Element zawiera zawsze datę wystawienia (DataWystFaKorygowanej) i numer nadany przez wystawcę (NrFaKorygowanej) oraz jeden z wariantów:

• faktura korygowana ma numer KSeF — NrKSeF = 1 i numer w polu NrKSeFFaKorygowanej; wymóg wynika z art. 106j ust. 2 pkt 2a i obejmuje też faktury z trybów offline24, niedostępności i awarii, którym nadano numer (Numer KSeF i UPO),
• faktura korygowana nie ma numeru KSeF (wystawiona przed objęciem podatnika obowiązkiem albo poza systemem) — NrKSeFN = 1.

W DataWystFaKorygowanej podaje się datę wystawienia faktury korygowanej: przy fakturze przesłanej online w dniu wskazanym w P_1 jest to dzień przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1), a przy fakturach z trybu offline24 — także przesłanych online później niż data z P_1 (art. 106nda ust. 10 i 16) — oraz z okresu niedostępności i awarii (art. 106nh ust. 4, art. 106nf ust. 9) — data wskazana w polu P_1. Według MF przy kolejnej korekcie w DaneFaKorygowanej podaje się dane faktury pierwotnej, a nie wcześniejszych korekt (podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 2.13.3).

Przykład — korekta zbiorcza. Podatnik objęty obowiązkiem KSeF od 1 kwietnia 2026 r. udziela odbiorcy rabatu 3% od wszystkich dostaw z I półrocza 2026 r. W lipcu wystawia jedną fakturę KOR z okresem 1 stycznia – 30 czerwca 2026 r. w OkresFaKorygowanej, przyczyną „rabat 3% za I półrocze 2026 r.” i TypKorekty = 2. Kwoty w podsumowaniu mają znak minus, a FaWiersz pomija się, bo rabat dotyczy wszystkich dostaw (art. 106j ust. 3 pkt 2). DaneFaKorygowanej powtarza się dla każdej faktury z okresu, np.:

Korekta danych stron — Podmiot1K i Podmiot2K

Przy korekcie nazwy lub adresu dane prawidłowe wpisuje się w Podmiot1, Podmiot2 albo Podmiot3 (dodatkowy nabywca — rola „4”) faktury korygującej, a pełne dane z faktury korygowanej — w Podmiot1K lub Podmiot2K (ten ostatni do 101 wystąpień). Dane nabywcy sprzed i po korekcie można powiązać tym samym kluczem w fakultatywnym polu IDNabywcy (do 32 znaków; Nagłówek i podmioty).

Według MF tą drogą nie koryguje się błędnego NIP (podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 2.13.8). Faktura z błędnym NIP nabywcy trafia w KSeF do podmiotu, do którego ten numer należy — wystawia się korektę do zera i nową fakturę. Od 1 lutego 2026 r. przepis o notach korygujących (art. 106k) jest uchylony; każdą pomyłkę, także w danych nabywcy, poprawia wystawca fakturą korygującą.

Zaliczki

Kilka wpłat na jednej fakturze — ZaliczkaCzesciowa

Element (do 31 wystąpień) zawiera dla każdej wpłaty datę otrzymania (P_6Z), kwotę (P_15Z) i fakultatywnie kurs waluty (KursWalutyZW). Stosuje się go, gdy:

1. faktura zaliczkowa dokumentuje więcej niż jedną wpłatę — P_15 jest sumą pól P_15Z,
2. faktura wystawiona po wykonaniu czynności dokumentuje też zapłatę otrzymaną w tym samym miesiącu — różnica między P_15 a sumą P_15Z to kwota należna ponad zaliczki.

Obowiązek podatkowy od zaliczki powstaje co do zasady z chwilą jej otrzymania (art. 19a ust. 8), dlatego każda wpłata ma własną datę i kurs. Zgrupowanie wpłat nie przesuwa terminu wystawienia faktury — 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zapłaty (art. 106i ust. 2), liczonego dla każdej wpłaty.

Powiązanie z fakturami zaliczkowymi — FakturaZaliczkowa

Element (do 100 wystąpień) wskazuje wcześniejsze faktury zaliczkowe: numer KSeF w polu NrKSeFFaZaliczkowej albo — dla faktur spoza KSeF — NrKSeFZN = 1 i numer nadany przez wystawcę w NrFaZaliczkowej. Wypełnia się go w fakturze rozliczającej (art. 106f ust. 3) i w ostatniej fakturze zaliczkowej, gdy zaliczki obejmują łącznie całą zapłatę (art. 106f ust. 4).

Przykład. Dostawa maszyny za 100 000 zł netto, VAT 23%. Podatnik objęty obowiązkiem KSeF od 1 kwietnia 2026 r. otrzymał zaliczki: 36 900 zł w marcu (faktura FZ/3/2026 poza KSeF) i 49 200 zł w maju (faktura w KSeF). Po dostawie we wrześniu wystawia fakturę ROZ:

Gdy faktura zaliczkowa objęła całą zapłatę, faktury po wykonaniu czynności wystawiać nie trzeba. Według MF można ją wystawić dobrowolnie jako fakturę ROZ z P_15 = 0, pełnymi wartościami w FaWiersz i wskazaniem faktury zaliczkowej w FakturaZaliczkowa (podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 2.8).

Opis dodatkowy — DodatkowyOpis

Element typu klucz–wartość: nazwę danej wystawca określa w polu Klucz, treść — w polu Wartosc (każde do 256 znaków). Pole NrWiersza wiąże informację z pozycją faktury lub zamówienia; bez niego dotyczy ona całej faktury. Element (do 10 000 wystąpień) służy do danych wymaganych przepisami lub umową, dla których struktura nie przewiduje odrębnych pól, np. numeru rejestracyjnego pojazdu na fakturze za paliwo lub naprawę, numeru projektu finansowanego ze środków publicznych, oznaczenia miejsca powstawania kosztów nabywcy czy numeru seryjnego naprawianego urządzenia.

DodatkowyOpis nie zastępuje pól dedykowanych — adnotacje, warunki płatności, rachunek bankowy czy oznaczenia GTU systemy odbiorców odczytują z właściwych pól. Jeżeli nabywca ma automatycznie dekretować dokumenty na podstawie kluczy, ich nazwy należy z nim uzgodnić. Element Zalacznik nie służy do przekazywania specyfikacji ani innych treści handlowych: można w nim zamieścić wyłącznie dane z art. 106e ust. 1 lub dane ściśle z nimi powiązane, przy czynnościach o złożonej liczbie danych dotyczących miar, ilości lub cen jednostkowych, i to dopiero po zgłoszeniu w e-Urzędzie Skarbowym i otrzymaniu potwierdzenia (art. 106gba; Warunki transakcji, stopka i załącznik).

Skutki podatkowe

VAT u sprzedawcy. Obniżenie podstawy opodatkowania z tytułu opustów, obniżek cen, zwrotu towarów i zwrotu zaliczki (art. 29a ust. 10 pkt 1–3) oraz korektę zawyżonego podatku (art. 29a ust. 14) ujmuje się w okresie wystawienia faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej, bez warunku potwierdzenia jej otrzymania (art. 29a ust. 13). Według MF dotyczy to także obniżenia z powodu pomyłki istniejącej w chwili wystawienia faktury, np. zawyżonej ceny (objaśnienia podatkowe z 23 kwietnia 2021 r., pkt 1.2.7, przykład 7). Odrębne zasady dotyczą korekt innych niż ustrukturyzowane i wystawionych w trybach offline24, niedostępności i awarii (art. 29a ust. 13a–13c). Korektę zwiększającą podstawę opodatkowania ujmuje się w rozliczeniu za okres, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia (art. 29a ust. 17): gdy przyczyna istniała w dniu sprzedaży (np. błąd w cenie) — w okresie ujęcia faktury pierwotnej, a gdy powstała później — w okresie jej powstania.

VAT u nabywcy. Podatek naliczony zmniejsza się w rozliczeniu za okres otrzymania faktury korygującej (art. 86 ust. 19a); faktura ustrukturyzowana jest otrzymana w dniu nadania jej numeru KSeF (art. 106na ust. 3).

PIT i CIT. Korektę przychodu ujmuje się w okresie wystawienia faktury korygującej, a korektę kosztu — w okresie jej otrzymania; korektę wynikającą z błędu rachunkowego lub innej oczywistej omyłki ujmuje się wstecz, w okresie, którego dotyczy (art. 14 ust. 1m i art. 22 ust. 7c ustawy o PIT, art. 12 ust. 3j i art. 15 ust. 4i ustawy o CIT).

JPK_V7. Faktura korygująca jest odrębnym dowodem z własnym numerem KSeF, ujmowanym w okresie wynikającym z przepisów, a nie z pola TypKorekty (KSeF a JPK_V7).

Najczęstsze błędy

• Brak numeru KSeF faktury korygowanej — NrKSeFN = 1 przy fakturze z numerem KSeF albo numer wystawcy zamiast numeru KSeF. Korekta nie spełnia wtedy art. 106j ust. 2 pkt 2a, a odbiorca może nie powiązać jej z fakturą. Podobny skutek ma wskazanie wcześniejszej korekty zamiast faktury pierwotnej.
• Kwoty po korekcie zamiast różnicy w P_13_x, P_14_x i P_15 — u nabywcy może to podwoić wartość zakupu.
• TypKorekty niezgodny z przyczyną, np. 1 przy rabacie potransakcyjnym — system odbiorcy może ująć korektę w niewłaściwym okresie.
• Niewłaściwy rodzaj faktury — KOR zamiast KOR_ZAL, VAT zamiast ROZ; w fakturze rozliczającej pełna kwota w P_15 bez FakturaZaliczkowa, co prowadzi do ponownego opodatkowania zaliczek.
• Korekta błędnego NIP przez Podmiot2K zamiast korekty do zera i nowej faktury.
• Adnotacje wymagane przepisami wpisane w DodatkowyOpis zamiast w polach elementu Adnotacje.

Podstawa prawna

• art. 19a ust. 8, art. 29a ust. 10, 13–15 i 17, art. 86 ust. 19a, art. 106b ust. 1 pkt 4 i ust. 1a–1b, art. 106e ust. 1a i ust. 5 pkt 3, art. 106f, art. 106gba, art. 106i ust. 2, art. 106j, art. 106k (uchylony), art. 106na ust. 1 i 3, art. 106nda ust. 10 i 16, art. 106nf ust. 9 oraz art. 106nh ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263, z późn. zm.),
• art. 14 ust. 1m i art. 22 ust. 7c ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592, z późn. zm.),
• art. 12 ust. 3j i art. 15 ust. 4i ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2026 r. poz. 554, z późn. zm.),
• Ministerstwo Finansów, „Faktura ustrukturyzowana. Broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej FA(3)”, sierpień 2026 r., schemat FA(3) oraz podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 2.8 i 2.13,
• objaśnienia podatkowe z dnia 23 kwietnia 2021 r. w zakresie pakietu rozwiązań „Slim VAT” (pkt 1.2.7).

Poprzednia część: Adnotacje · Następna część: Pozycje faktury