FA(3): warunki transakcji, zamówienie, stopka i załącznik

Ostatnia część omówienia struktury FA(3) obejmuje elementy uzupełniające: WarunkiTransakcji i Zamowienie w elemencie Fa oraz Stopka i Zalacznik na poziomie głównym faktury. Przepisy o VAT wymagają spośród nich wyłącznie danych zamówienia na fakturze zaliczkowej; pozostałe są dobrowolne, ale od ich treści może zależeć, czy system nabywcy przypisze fakturę do zamówienia i czy spółka spełni wymogi informacyjne innych ustaw.

Charakter elementów

Element WarunkiTransakcji

Umowy i zamówienia

Elementy Umowy (DataUmowy, NrUmowy) i Zamowienia (DataZamowienia, NrZamowienia) mogą wystąpić po 100 razy, co pozwala powiązać fakturę z umową ramową i kilkoma zamówieniami. Najwcześniejsza dopuszczalna data to 1 stycznia 1990 r.; dane starszej umowy lub zamówienia można według MF podać w DodatkowyOpis.

Numer zamówienia nabywcy ma znaczenie praktyczne: nabywcy z elektronicznym obiegiem dokumentów mogą kierować fakturę do akceptacji na podstawie numeru odczytanego z pliku XML. Numer w dedykowanym polu program nabywcy może rozpoznać automatycznie; wpisany w opis dodatkowy lub stopkę zwykle wymaga ręcznego przypisania.

Partia towaru, warunki dostawy, kurs umowny

• NrPartiiTowaru (do 1000 wystąpień) — numer partii towaru. Podmiot obowiązany do opłaty od napojów podaje w składanej informacji numery partii towaru, jeżeli nie są zawarte na fakturze (art. 12g ust. 2 pkt 7 lit. d ustawy o zdrowiu publicznym).
• WarunkiDostawy — warunki dostawy uzgodnione przez strony (Incoterms), opisowo lub skrótem, np. „FCA Gdańsk”. W transakcjach łańcuchowych mogą mieć znaczenie dla przyporządkowania transportu: przy wywozie poza Unię towaru transportowanego przez nabywcę, który dokonuje również jego dostawy, transport przypisuje się jego dostawie, jeżeli wynika to z warunków dostawy (art. 22 ust. 2a ustawy o VAT).
• KursUmowny i WalutaUmowna — dla faktury w złotych, gdy cenę ustalono w walucie obcej, a strony uzgodniły kurs. Przykład: cena 2 000 USD, zapłata w złotych po kursie 3,90 — faktura na 7 800 zł netto, KursUmowny = 3.9, WalutaUmowna = USD. Oba pola wypełnia się łącznie, walutą umowną nie może być PLN, a pola nie dotyczą przeliczania kwot na potrzeby podstawy opodatkowania (dział VI ustawy o VAT, w tym art. 31a).
• PodmiotPosredniczacy — „1”, gdy dostawy dokonuje podmiot pośredniczący w rozumieniu art. 22 ust. 2d ustawy o VAT (dostawca inny niż pierwszy w kolejności, który wysyła lub transportuje towar samodzielnie albo za pośrednictwem osoby trzeciej działającej na jego rzecz). Pole nie dotyczy transakcji trójstronnej w procedurze uproszczonej (art. 135 ust. 1 pkt 4).

Transport

Element Transport (do 20 wystąpień) opisuje przewóz towaru. Jeżeli zostanie użyty, musi zawierać co najmniej rodzaj transportu i rodzaj ładunku.

Dane transportowe na fakturze nie zastępują dokumentów przewozowych. List przewozowy lub dokument CMR, potrzebny m.in. jako dowód przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów i eksporcie, przekazuje się poza KSeF.

Przykład: hurtownia z Poznania dostarcza 12 palet płytek ceramicznych na budowę w Rzeszowie, na podstawie umowy ramowej i zamówienia nabywcy, transportem drogowym zleconym przewoźnikowi.

Element Zamowienie — faktura zaliczkowa

Faktura dokumentująca otrzymanie zaliczki zawiera dane zamówienia lub umowy: nazwę towaru lub usługi, ilość, wartość netto, stawki, kwoty podatku i wartość zamówienia z podatkiem (art. 106f ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). W FA(3) wykazuje się je w elemencie Fa/Zamowienie, w walucie faktury zaliczkowej; element FaWiersz nie jest na tej fakturze wymagany. Kwotę zaliczki i podatek od niej podaje się w polach kwotowych — zob. korekty i zaliczki.

Każda pozycja zamówienia to odrębny ZamowienieWiersz (do 10 000) z polami analogicznymi do FaWiersz, oznaczonymi przyrostkiem „Z”: P_7Z, P_8AZ, P_8BZ, P_11NettoZ, P_11VatZ, P_12Z; cena jednostkowa P_9AZ, oznaczenia GTU, procedur i symbole klasyfikacji są fakultatywne. WartoscZamowienia to łączna wartość netto i podatku ze wszystkich wierszy zamówienia, a nie kwota zaliczki.

Przykład: producent mebli otrzymuje 30 000 zł zaliczki na zamówienie zabudowy kuchennej (80 000 zł netto) z montażem (5 000 zł netto), stawka 23%.

WartoscZamowienia wynosi 104550.00, natomiast podatek wykazany na fakturze (5 609,76 zł) oblicza się od otrzymanej zaliczki.

Zaliczka na poczet wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów nie rodzi obowiązku podatkowego (art. 20 ust. 1) i nie ma obowiązku dokumentowania jej fakturą zaliczkową (art. 106b ust. 1 pkt 4 lit. a). Przy korekcie faktury zaliczkowej wykazuje się różnice w pozycjach zamówienia albo stan przed korektą i po korekcie w odrębnych wierszach, ze znacznikiem StanPrzedZ przy wierszu sprzed korekty; gdy korekta nie zmienia wartości zamówienia, a zmienia podstawę opodatkowania lub podatek (np. błędnie zafakturowana kwota zaliczki), według MF podaje się oba stany pozycji, potwierdzając brak zmiany jej wartości.

Stopka

Stopka obejmuje element Informacje (do 3 wystąpień, każde z polem StopkaFaktury do 3500 znaków) oraz Rejestry (do 100 wystąpień) z polami PelnaNazwa, KRS, REGON i BDO. Według broszury MF w stopce można umieścić także informacje niepodatkowe, np. dane kontaktowe, zasady reklamacji czy klauzulę informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych.

Dla spółki z o.o. stopka jest miejscem na dane wymagane przez art. 206 § 1 KSH, dla których struktura nie przewiduje osobnych pól. Przepis dotyczy pism i zamówień handlowych spółki składanych w formie papierowej i elektronicznej, a faktura kierowana do kontrahenta jest w praktyce traktowana jako takie pismo. Członek zarządu, który dopuszcza do pominięcia tych danych, podlega grzywnie do 5000 zł (art. 595 § 1 KSH).

W spółce akcyjnej podaje się ponadto kapitał wpłacony (art. 374 § 1 KSH). Podmiot wpisany do rejestru BDO umieszcza numer rejestrowy na dokumentach sporządzanych w związku z prowadzoną działalnością (art. 63 ustawy o odpadach) — na fakturze służy do tego pole BDO.

Stopka nie zastępuje pól dedykowanych: rachunek bankowy, termin płatności i oznaczenie „mechanizm podzielonej płatności” wykazuje się w polach struktury — zob. rozliczenie i płatność oraz adnotacje.

Element Zalacznik

Od 1 lutego 2026 r. faktura ustrukturyzowana, także wystawiona w trybie offline24, w okresie niedostępności KSeF lub w trybie awaryjnym, może zawierać załącznik stanowiący jej integralną część (art. 106gba ustawy o VAT), jeżeli:

• dotyczy czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług lub cen jednostkowych netto — w zgłoszeniu wskazuje się np. dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej i gazu przewodowego, usługi telekomunikacyjne, usługi dystrybucji tych mediów, dostawy paliw na stacjach na rzecz jednego odbiorcy za okres rozliczeniowy albo inne czynności z podaniem ich rodzaju (§ 10 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF);
• załącznik zawiera wyłącznie dane z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT lub dane ściśle z nimi powiązane — według MF bez cenników, warunków gwarancji, umów, zamówień, protokołów odbioru i treści reklamowych;
• podatnik złożył za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego zgłoszenie o zamiarze wystawiania takich faktur i otrzymał potwierdzenie tej możliwości (art. 106gba ust. 2, 3 i 7); zgłoszenia można składać od 1 stycznia 2026 r.

Wystawianie faktur z załącznikiem niezgodnie z tymi warunkami skutkuje automatycznym odebraniem możliwości ich wystawiania (art. 106gba ust. 8 pkt 2). Odbiorca zgłoszenia nie składa. Procedurę omówiono w pytaniach o załączniki do faktur.

Każda kolumna ma zadeklarowany typ (date, datetime, dec, int, time, txt); nazwy kluczy i nagłówków określa wystawca. Według broszury MF pustą komórkę można pominąć albo wypełnić np. znakiem „–” lub skrótem „b.d.”. Według dokumentacji technicznej API KSeF 2.0 (limity domyślne) plik faktury z załącznikiem może mieć najwyżej 3 MB, a bez załącznika — 1 MB; większy plik zostaje odrzucony.

Przykład: operator telekomunikacyjny wystawia fakturę zbiorczą za wrzesień 2026 r. dla 25 kart SIM, z jednym blokiem danych na kartę.

Część zasadnicza faktury (FaWiersz, sumy według stawek, P_15) nadal musi spełniać wymogi struktury; załącznik rozwija dane, których nie da się czytelnie przedstawić w wierszach.

Najczęstsze błędy

• Numer zamówienia nabywcy w DodatkowyOpis lub w stopce zamiast w WarunkiTransakcji/Zamowienia.
• Faktura zaliczkowa z samym numerem zamówienia, bez elementu Fa/Zamowienie, albo z kwotą zaliczki w WartoscZamowienia.
• KursUmowny bez WalutaUmowna, PLN jako waluta umowna lub użycie tych pól na fakturze w walucie obcej.
• Element Transport bez rodzaju transportu lub ładunku (plik niezgodny ze schemą).
• Rachunek bankowy lub oznaczenie mechanizmu podzielonej płatności wyłącznie w stopce.
• Brak w fakturach spółki z o.o. oznaczenia sądu rejestrowego i kapitału zakładowego.
• Załącznik przed potwierdzeniem lub z treściami handlowymi; zgłoszenie zaprzestania, choć mogą być jeszcze potrzebne korekty faktur z załącznikiem.

Podstawa prawna

• art. 20 ust. 1, art. 22 ust. 2a i 2d, art. 31a, art. 106b ust. 1 pkt 4, art. 106e ust. 1, art. 106f ust. 1 pkt 4, art. 106gba i art. 135 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263, z późn. zm.),
• art. 23 pkt 3b ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1598, z późn. zm.) — zgłoszenia od 1 stycznia 2026 r.,
• § 10 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 1815 oraz z 2026 r. poz. 169),
• art. 206 § 1, art. 374 § 1 i art. 595 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. — Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 18, z późn. zm.),
• art. 63 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (Dz. U. z 2023 r. poz. 1587, z późn. zm.),
• art. 12g ust. 2 pkt 7 lit. d ustawy z dnia 11 września 2015 r. o zdrowiu publicznym (Dz. U. z 2026 r. poz. 149, z późn. zm.),
• Ministerstwo Finansów, „Faktura ustrukturyzowana. Broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej FA(3)”, sierpień 2026 r., schemat FA(3), podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 2.13.5, oraz dokumentacja techniczna API KSeF 2.0 (limity rozmiaru faktury).

Poprzednia część: FA(3): rozliczenie i płatność · Spis serii: Struktura e-faktury FA(3) — omówienie