FA(3): rozliczenie i płatność

Elementy Rozliczenie i Platnosc są fakultatywne — art. 106e ustawy o VAT nie wymaga podania na fakturze terminu, formy płatności ani rachunku. Nie wpływają na podstawę opodatkowania, lecz mają znaczenie dla rozrachunków, weryfikacji rachunku w wykazie podatników VAT, ulgi na złe długi i odsetek w transakcjach handlowych.

Dane opisują stan na dzień wystawienia faktury. Struktura nie przewiduje odnotowania późniejszych wpłat, a KSeF nie sprawdza poprawności rachunkowej — przyjmie plik, w którym kwota do zapłaty nie wynika z podanych składników; błąd poprawia się fakturą korygującą (art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT). Pozostałe części struktury wymienia spis cyklu.

Element Rozliczenie

Element wykazuje kwoty zmieniające sumę należną od nabywcy, które nie są wynagrodzeniem za czynność opodatkowaną, np. zwrot wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy (art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT), zaliczenie nadpłaty albo rozliczenie różnic z faktur korygujących. Uzupełnia fakturę dokumentującą czynność opodatkowaną — nie wystawia się faktury obejmującej wyłącznie zdarzenia niepodlegające VAT, np. odszkodowanie.

Relacja do P_15

Kwota końcowa to P_15 (zob. dane faktury i kwoty) powiększone o SumaObciazen i pomniejszone o SumaOdliczen. Wynik dodatni trafia do DoZaplaty, a nadwyżka odliczeń — do DoRozliczenia. Rozliczenie nie zmienia P_15, podstawy opodatkowania ani ewidencji JPK_V7, a próg 15 000 zł dla adnotacji „mechanizm podzielonej płatności” ocenia się według kwoty należności ogółem.

Przykład. Pracownia projektowa fakturuje projekt budowlany na 12 300,00 zł. Dolicza opłatę 150 zł za mapę do celów projektowych, uiszczoną w imieniu i na rzecz inwestora, i odlicza jego nadpłatę 500 zł.

Towar lub usługa nabyte przez wystawcę we własnym imieniu i odsprzedawane klientowi (refakturowanie) są sprzedażą wykazywaną w pozycjach faktury, a nie obciążeniem. Na fakturze rozliczającej zaliczki P_15 zawiera już kwotę pozostałą do zapłaty (art. 106f ust. 3 ustawy o VAT), więc zaliczek nie wykazuje się ponownie w Odliczenia — zob. korekty i zaliczki.

Element Platnosc

Oznaczenie zapłaty

Schemat dopuszcza albo Zaplacono z DataZaplaty, albo ZnacznikZaplatyCzesciowej z elementami ZaplataCzesciowa (kwota, data, forma). Znacznik przyjmuje wartość „1”, gdy przed wystawieniem faktury zapłacono część należności, i „2”, gdy zapłacono ją w całości w co najmniej dwóch częściach.

Wpłaty otrzymane po wykonaniu czynności, a przed wystawieniem faktury, nie są zaliczkami — nie rodzą obowiązku podatkowego z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT i wykazuje się je w ZaplataCzesciowa. Na fakturze zaliczkowej Zaplacono = 1 oznacza, że zaliczka wpłynęła przed jej wystawieniem; faktury wystawionej przed otrzymaniem zaliczki (art. 106i ust. 7 pkt 2) nie oznacza się jako zapłaconej. Zapłaty po wystawieniu faktury nie odnotowuje się w KSeF ani fakturą korygującą — wynika ona z ksiąg i wyciągów.

Przykład. Dostawa mebli nastąpiła 3 sierpnia 2026 r., 5 sierpnia nabywca przelał 4 000 zł, a faktura z 10 sierpnia na 9 840 zł wskazuje termin zapłaty reszty na 24 sierpnia.

Termin płatności

Termin podaje się jako datę (Termin) lub opis z trzech pól TerminOpis: Ilosc (np. 21), Jednostka (dni) i ZdarzeniePoczatkowe (np. doręczenie towaru). Kilka wystąpień pozwala przedstawić raty. Od terminu zależą:

• ulga na złe długi w VAT — 90 dni od upływu terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze (art. 89a ust. 1a, art. 89b ust. 1); datę upływu terminu wykazuje się w JPK_V7,
• ulga na złe długi w PIT i CIT — analogiczne 90 dni (art. 26i ustawy o PIT, art. 18f ustawy o CIT),
• zatory płatnicze — termin nieprzekraczający co do zasady 60 dni od doręczenia faktury, a przy podmiocie publicznym 30 dni; po jego upływie należą się odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych i rekompensata (art. 7, 8 i 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych).

Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną w dniu przydzielenia numeru KSeF, a udostępniona nabywcy poza KSeF — w dniu jej faktycznego otrzymania (art. 106na ust. 3 i 4 ustawy o VAT); od tego dnia można liczyć termin określony od otrzymania faktury. Termin wyrażony datą (Termin) nie budzi wątpliwości przy liczeniu 90 dni do ulgi na złe długi; powinien być zgodny z umową. Pomocne są narzędzia Ulga na złe długi i kalkulator odsetek.

Forma płatności

Kody FormaPlatnosci: 1 — gotówka, 2 — karta, 3 — bon, 4 — czek, 5 — kredyt, 6 — przelew, 7 — płatność mobilna. Inną formę, np. potrącenie, oznacza się PlatnoscInna = 1 z opisem w OpisPlatnosci. Oznaczenie jest informacyjne — skutki wynikają z faktycznego sposobu zapłaty. Przy transakcji między przedsiębiorcami powyżej 15 000 zł płatność następuje przez rachunek płatniczy (art. 19 Prawa przedsiębiorców); zapłata z jego pominięciem wyłącza wydatek z kosztów (art. 22p ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT, art. 15d ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT).

Rachunek bankowy

Oba elementy rachunku zawierają NrRB (10–34 znaki), SWIFT (rachunek zagraniczny), RachunekWlasnyBanku, NazwaBanku i OpisRachunku.

• Wykaz podatników VAT. Przy transakcji powyżej 15 000 zł z dostawcą będącym czynnym podatnikiem VAT przelew na rachunek spoza wykazu na dzień zlecenia wyłącza wydatek z kosztów i rodzi solidarną odpowiedzialność nabywcy za zaległość dostawcy w VAT przypadającą na tę dostawę, chyba że nabywca w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu zawiadomi o nim naczelnika urzędu skarbowego (ZAW-NR) albo zapłaci w MPP (art. 22p ust. 1 pkt 2 i ust. 4 ustawy o PIT, art. 15d ustawy o CIT, art. 117ba § 1 i 3 Ordynacji podatkowej). Na fakturze podaje się tylko rachunki z białej listy.
• RachunekWlasnyBanku (1–3) oznacza rachunek banku lub SKOK z art. 117ba § 3 pkt 3 Ordynacji podatkowej — do rozliczeń nabytych wierzytelności, do pobierania należności dla dostawcy albo rachunek gospodarki własnej. Taka informacja przekazana z numerem rachunku wyłącza skutki braku rachunku w wykazie.
• Mikrorachunek podatkowy służy do wpłat podatków na rachunek urzędu skarbowego (art. 61b Ordynacji podatkowej) i nie jest rachunkiem przedsiębiorcy; nie podaje się go na fakturze (zob. Mikrorachunek podatkowy).
• Rachunek VAT również nie trafia na fakturę — w MPP przelew kieruje się na rachunek rozliczeniowy, a bank przekazuje podatek na rachunek VAT.
• Faktoring — rachunek faktora podaje się w RachunekBankowyFaktora, a faktora w Podmiot3 (zob. nagłówek i podmioty).

Mechanizm podzielonej płatności

Przy dostawie towarów i świadczeniu usług z załącznika nr 15 na rzecz podatnika i kwocie należności ogółem powyżej 15 000 zł faktura zawiera adnotację P_18A (zob. adnotacje); nabywca musi zapłacić w MPP, a wystawca przyjąć taką zapłatę (art. 108a ust. 1a i 1b ustawy o VAT). Zapłata w MPP wyłącza skutki rachunku spoza wykazu, a jej pominięcie wyłącza wydatek z kosztów (art. 22p ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT). Do płatności od 1 stycznia 2027 r. numer KSeF faktury podaje się w komunikacie przelewu MPP (art. 108a ust. 3 pkt 3), a czynny podatnik VAT płacący przelewem innemu czynnemu podatnikowi VAT za faktury ustrukturyzowane — numer KSeF albo identyfikator zbiorczy (art. 108g ustawy o VAT).

Skonto

WarunkiSkonta i WysokoscSkonta to pola tekstowe, np. „zapłata w ciągu 10 dni od otrzymania faktury” i „2% kwoty należności ogółem”. Nie zmieniają kwot faktury; skonto wykorzystane po jej wystawieniu obniża podstawę opodatkowania (art. 29a ust. 7 pkt 1 i ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT) i wymaga faktury korygującej (art. 106j ust. 1 pkt 1).

LinkDoPlatnosci i IPKSeF

Pola wprowadzone w FA(3) służą płatności obsługiwanej przez agenta rozliczeniowego. IPKSeF ma 13 znaków: trzy identyfikują agenta, dziesięć — jedną płatność. Nadaje go agent, nie KSeF; nie jest to identyfikator zbiorczy nadawany przez KSeF (art. 106nd ust. 2 pkt 8a, art. 108g). Link musi zawierać parametr IPKSeF, inaczej schemat go odrzuci. Kod QR do przelewu w standardzie ZBP nie należy do struktury — program może go dodać do wizualizacji (Kod QR do przelewu).

Najczęstsze błędy

1. Mikrorachunek lub rachunek VAT w RachunekBankowy — zapłata nie trafia do wystawcy.
2. Rachunek spoza wykazu — nabywca wstrzymuje płatność albo traci koszt.
3. Zaplacono = 1 z domyślnego szablonu na fakturze niezapłaconej.
4. Wpłaty po dostawie potraktowane jako zaliczki lub odwrotnie — błędny moment powstania obowiązku podatkowego.
5. Zaliczki odjęte ponownie w Odliczenia na fakturze rozliczającej.
6. Refaktura wykazana jako Obciazenia — zaniżony podatek należny.
7. DoZaplaty niezgodne z P_15 i sumami — KSeF plik przyjmie, błąd wymaga korekty.
8. Termin opisowy bez możliwej do ustalenia daty (np. „po odbiorze końcowym”) lub sprzeczny z umową.

Podstawa prawna

• art. 19a ust. 8, art. 29a ust. 7 i 10, art. 89a, art. 89b, art. 106e ust. 1 pkt 18a, art. 106f ust. 3, art. 106i ust. 7, art. 106j ust. 1, art. 106na ust. 3 i 4, art. 106nd ust. 2 pkt 8a, art. 108a i art. 108g ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263, z późn. zm.),
• art. 17 ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1598, z późn. zm.),
• art. 61b i art. 117ba ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. — Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2026 r. poz. 622, z późn. zm.),
• art. 22p i art. 26i ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592, z późn. zm.),
• art. 15d i art. 18f ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2026 r. poz. 554, z późn. zm.),
• art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. — Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1480, z późn. zm.),
• art. 7, art. 8 i art. 10 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1790, z późn. zm.),
• Ministerstwo Finansów, „Faktura ustrukturyzowana. Broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej FA(3)”, sierpień 2026 r., oraz schemat FA(3).

Poprzednia część: FA(3): pozycje faktury

Następna część: FA(3): warunki transakcji, stopka i załącznik