FA(3): nagłówek i podmioty faktury

Początkowe elementy struktury FA(3) określają, kto jest stroną faktury i kto — poza stronami — uzyskuje do niej dostęp w KSeF. Obowiązkowe są Naglowek, Podmiot1 i Podmiot2 (obok elementu Fa), fakultatywny jest Podmiot3 (do stu wystąpień), a PodmiotUpowazniony wypełnia się tylko w sytuacjach przewidzianych w ustawie. Identyfikatory z tych elementów służą nie tylko spełnieniu art. 106e ustawy o VAT: na ich podstawie system weryfikuje uprawnienia wystawcy i udostępnia fakturę odbiorcom. Przegląd struktury zawiera artykuł Struktura e-faktury FA(3), a wykaz części — spis serii.

Naglowek

Nagłówek wypełnia automatycznie program do fakturowania.

DataWytworzeniaFa ma charakter wyłącznie techniczny. Nie jest datą wystawienia w rozumieniu art. 106e ust. 1 pkt 1 (tę podaje się w polu P_1) ani dniem przesłania do KSeF, w którym faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną (art. 106na ust. 1). Rozbieżność tych dat sama w sobie nie jest błędem; wymogi dotyczące P_1 omawia część Dane faktury i kwoty.

Podmiot1 — sprzedawca

Kluczowe jest pole Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne/NIP. Faktury bez NIP sprzedawcy KSeF nie przyjmie, a przesyłający musi mieć uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu tego podatnika albo działać w jednym z modeli szczególnych (samofakturowanie, przedstawiciel podatkowy, egzekucja, JST, grupa VAT) — zob. Uprawnienia w KSeF. NIP zapisuje się jako dziesięć cyfr, bez kodu kraju i separatorów.

Numer VAT UE sprzedawcy powstaje z połączenia PrefiksPodatnika i pola NIP; wpisanie „PL” bezpośrednio do pola NIP jest błędem. StatusInfoPodatnika ma charakter informacyjny i nie zastępuje oznaczeń wymaganych przepisami o firmie, np. dopisku „w likwidacji” w nazwie spółki (art. 274 § 2 KSH). U osoby fizycznej prowadzącej działalność pole Nazwa powinno zawierać imię i nazwisko — sama nazwa handlowa, np. „Pracownia Lumen”, nie wystarcza do spełnienia art. 106e ust. 1 pkt 3.

Podmiot2 — nabywca

Nabywcę identyfikuje się jednym z wzajemnie wykluczających się wariantów; od wyboru zależy, komu KSeF udostępni fakturę.

KSeF udostępnia fakturę podmiotowi, którego numer wpisano w polu NIP; polski NIP podany w NrVatUE lub NrID nie zostanie w ten sposób rozpoznany. Struktura dopuszcza pominięcie nazwy i adresu nabywcy, lecz merytorycznie jest to prawidłowe tylko przy fakturze uproszczonej, a ułatwienie nie dotyczy m.in. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów ani sprzedaży bez NIP nabywcy (art. 106e ust. 6). Przyjęcie faktury przez KSeF nie przesądza o jej zgodności z ustawą.

Konsument. Faktury na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej nie trzeba wystawiać w KSeF, ale jest to dopuszczalne (art. 106ga ust. 2 pkt 4 i ust. 4). Wówczas BrakID przyjmuje wartość „1”, a fakturę udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony; faktura udostępniona poza KSeF musi być oznaczona kodem weryfikującym (art. 106gb ust. 4 pkt 6 i ust. 5) — zob. Wystawianie faktur w KSeF. Nabywca będący podatnikiem podaje NIP, jeżeli posługuje się nim na potrzeby danej czynności (art. 106ba). Jeżeli zakupu na cele prywatne dokonuje osoba prowadząca działalność, podanie jej NIP spowoduje udostępnienie faktury w KSeF jako zakupu tej działalności; wystawca powinien ustalić, w jakim charakterze nabywca działa.

JST i grupy VAT. Nabywcą w rozumieniu ustawy jest jednostka samorządu terytorialnego (np. gmina) albo grupa VAT i to ich NIP podaje się w Podmiot2. Jeżeli zakup dotyczy jednostki podrzędnej JST lub członka grupy, w odpowiednim znaczniku wpisuje się „1”, a dane jednostki lub członka — w tym NIP albo IDWew — zamieszcza w Podmiot3 z rolą „8” albo „10”. Przykład: dostawca pomocy dydaktycznych dla przedszkola samorządowego wskazuje w Podmiot2 gminę z JST = „1”, a w Podmiot3 przedszkole z rolą „8”. KSeF nie odrzuci faktury bez Podmiot3, lecz jednostka podrzędna nie zobaczy jej w ramach swoich uprawnień.

Podmiot3 — inne podmioty związane z fakturą

Podmiot3 zawiera dane podmiotów innych niż sprzedawca i nabywca z Podmiot2. Dla każdego podaje się dane identyfikacyjne (NIP, IDWew, numer VAT UE, inny identyfikator albo BrakID) oraz rolę. Podmiot trzeci wskazany z NIP lub IDWew otrzymuje w KSeF dostęp do całej treści faktury.

Gdy rola nie mieści się w katalogu, zamiast Rola wypełnia się RolaInna („1”) i OpisRoli. Podmiot występujący w dwóch rolach wykazuje się dwukrotnie albo raz, z opisem obu ról w OpisRoli. Rola „5” nie dotyczy samofakturowania — wystawcą jest wtedy nabywca z Podmiot2, a faktura zawiera adnotację P_17 (zob. Adnotacje) — ani faktur komornika, organu egzekucyjnego lub przedstawiciela podatkowego.

Kilku nabywców. Jednego z nich — według wyboru wystawcy — wskazuje się w Podmiot2, pozostałych w Podmiot3 z rolą „4”, a ich procentowy udział w polu Udzial, które wypełnia się wyłącznie przy tej roli. Udział nabywcy z Podmiot2 stanowi dopełnienie do 100%; brak pola oznacza udziały równe. KSeF nie weryfikuje sumy udziałów. Przykład: dwie spółki nabywają wspólnie linię produkcyjną w proporcji 70:30 — jedna figuruje w Podmiot2, druga w Podmiot3 z rolą „4” i Udzial = 30.

Oddziały. Identyfikator wewnętrzny IDWew tworzy się w KSeF; składa się z NIP podatnika i ciągu cyfr. Osoby, którym nadano uprawnienia w ramach oddziału, widzą wyłącznie faktury z IDWew tego oddziału w Podmiot3. Nabywca korzystający z tego modelu powinien przekazywać identyfikator dostawcom, np. w zamówieniach.

Pracownik. Przy roli „11” pole BrakID przyjmuje wartość „1”, a Nazwa zawiera imię i nazwisko pracownika; nabywcą pozostaje pracodawca. Oznaczenie ułatwia rozliczenie wydatku, np. noclegu w podróży służbowej, ale nie daje pracownikowi dostępu do faktury w KSeF. Według podręcznika KSeF 2.0 (cz. I) wyodrębnioną jednostką wewnętrzną może być także konkretna osoba fizyczna — dostęp zapewnia wtedy identyfikator wewnętrzny utworzony dla tej osoby i podany w Podmiot3 w polu IDWew.

PodmiotUpowazniony

Element wypełnia się, gdy fakturę w imieniu podatnika wystawia:

• organ egzekucyjny (RolaPU = „1”) lub komornik sądowy (RolaPU = „2”) — przy dostawie towarów w trybie egzekucji, z tytułu której obowiązek podatkowy ciąży na dłużniku (art. 106c),
• przedstawiciel podatkowy (RolaPU = „3”) — art. 18a i art. 106d ust. 2.

Wymagane są NIP i nazwa (DaneIdentyfikacyjne), adres oraz rola; dane kontaktowe wpisuje się w polach EmailPU i TelefonPU. W Podmiot1 pozostają dane podatnika, a w egzekucji — dłużnika. Przykład: przy licytacyjnej sprzedaży maszyny spółki-dłużnika w Podmiot1 wpisuje się spółkę, w Podmiot2 nabywcę, a w PodmiotUpowazniony komornika z RolaPU = „2”. Podmioty te uwierzytelniają się w KSeF w kontekście własnego NIP; przedstawiciel podatkowy musi wcześniej otrzymać od podatnika uprawnienie do wystawiania faktur jako przedstawiciel (§ 4 ust. 2 pkt 5 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF). Biura rachunkowego wystawiającego faktury klienta na podstawie uprawnień w KSeF nie wykazuje się w tym elemencie; jego dane można podać w Podmiot3 z rolą „5”.

Najczęstsze błędy

• Błędny NIP nabywcy. Faktura trafia do podmiotu o wpisanym numerze, który poznaje jej treść, a rzeczywisty nabywca jej nie otrzymuje. Faktury w KSeF nie można anulować, a Podmiot2K nie służy do poprawiania NIP. Wystawia się fakturę korygującą „do zera” z błędnym NIP i nową fakturę z prawidłowym numerem — zob. Korekty faktur w KSeF.
• NIP w niewłaściwym polu lub formacie — w NrVatUE albo NrID (nabywca nie otrzyma faktury) lub z prefiksem i separatorami (plik niezgodny ze strukturą).
• NIP sprzedawcy bez uprawnień. Faktura z NIP w Podmiot1, w imieniu którego przesyłający nie może wystawiać faktur, zostanie odrzucona.
• Jednostka podrzędna lub członek grupy jako nabywca. NIP szkoły albo spółki-członka w Podmiot2 zamiast NIP gminy lub grupy VAT oznacza fakturę na błędnego nabywcę; znacznik „1” bez Podmiot3 pozbawia jednostkę dostępu.
• Pominięcie danych nabywcy poza fakturą uproszczoną — KSeF fakturę przyjmie, ale nie spełnia ona art. 106e ust. 1 pkt 3.
• Niezamierzone udostępnienie — NIP płatnika lub faktora w Podmiot3 daje mu dostęp do pełnej faktury.
• Komornik lub przedstawiciel podatkowy w Podmiot3 zamiast w PodmiotUpowazniony.

Podstawa prawna

• art. 15a, art. 18a, art. 97 ust. 10, art. 106ba, art. 106c, art. 106d ust. 2, art. 106e ust. 1 pkt 1, 3–5, 20, 21, 24, 26 i 27, ust. 5 pkt 3 i ust. 6, art. 106ga ust. 2 pkt 4 i ust. 4, art. 106gb ust. 1, 4 i 5, art. 106na ust. 1 i 3, art. 113a oraz art. 136 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263),
• § 3, § 4 ust. 2 pkt 5, ust. 8 i 9 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 1815, z 2026 r. poz. 169),
• art. 274 § 2 ustawy z dnia 15 września 2000 r. — Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 18, z późn. zm.).

Następna część: FA(3): dane faktury i kwoty.