FA(3): dane faktury i kwoty podatku

Początkowe pola elementu Fa identyfikują fakturę (waluta, data i numer, data sprzedaży) i zawierają podsumowanie wartości sprzedaży oraz podatku według stawek — odpowiednik danych z art. 106e ust. 1 pkt 1, 2, 6 i 13–15 ustawy o VAT. Kwoty w tym elemencie podaje się w walucie faktury; wyjątek stanowią pola z końcówką W, w których kwotę podatku wykazuje się w złotych. W fakturze korygującej pola kwotowe zawierają różnice — zasady opisano w części Korekty i zaliczki.

Dane identyfikujące fakturę

Data wystawienia a przesłanie do KSeF

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się co do zasady za wystawioną w dniu przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1), a za otrzymaną — w dniu przydzielenia numeru KSeF (art. 106na ust. 3). Znaczenie pola P_1 określają następujące reguły:

• plik przesłany do KSeF w dniu wskazanym w P_1 oznacza fakturę w trybie online — obie daty się pokrywają;
• plik przesłany po dniu wskazanym w P_1 traktuje się jak fakturę wystawioną w trybie offline24 (art. 106nda ust. 16), a za datę wystawienia uznaje się datę z P_1 (art. 106nda ust. 10);
• data w P_1 późniejsza niż dzień przyjęcia pliku przez KSeF powoduje odrzucenie faktury (dokumentacja API KSeF 2.0, „Weryfikacja faktury”).

U sprzedawcy data z P_1 przesądza o terminowości wystawienia faktury. U nabywcy prawo do odliczenia powstaje nie wcześniej niż w okresie otrzymania faktury, czyli przydzielenia jej numeru KSeF (art. 86 ust. 10b pkt 1).

Numer faktury

Pole P_2 zawiera numer nadany przez wystawcę (art. 106e ust. 1 pkt 2), a nie numer KSeF — ten przydziela system i nie jest on elementem struktury FA(3). KSeF odrzuca plik jako duplikat (kod błędu 440), jeżeli w systemie istnieje już faktura o tym samym NIP sprzedawcy, rodzaju faktury i numerze P_2; według dokumentacji API KSeF 2.0 unikalność jest utrzymywana przez 10 pełnych lat, licząc od końca roku, w którym faktura została wystawiona. Kryterium dotyczy NIP sprzedawcy, więc jednostki wystawiające faktury w imieniu tego samego podatnika (oddziały, jednostki organizacyjne JST) muszą uzgodnić zasady numeracji. Błędnej faktury nie można więc zastąpić nową pod tym samym numerem — błąd usuwa się fakturą korygującą.

Data sprzedaży i okres rozliczeniowy

P_6 wypełnia się, gdy data dostawy lub wykonania usługi jest znana i inna niż data wystawienia. Jeżeli poszczególne pozycje mają różne daty, P_6 pozostaje puste, a daty podaje się w wierszach faktury w polu P_6A (zob. Pozycje faktury). W fakturze zaliczkowej P_6 oznacza datę otrzymania zapłaty.

Element OkresFa stosuje się do świadczeń rozliczanych okresowo, np. najmu lub dostaw mediów. Faktura za najem za wrzesień 2026 r. zawiera P_6_Od = 2026-09-01 i P_6_Do = 2026-09-30. Struktura dopuszcza albo P_6, albo OkresFa — nigdy oba jednocześnie.

Podsumowanie według stawek i kwota należności

Pola P_13_x zawierają sumę wartości sprzedaży netto, a P_14_x — kwotę podatku dla danej grupy stawek. Grupę wybiera się według oznaczenia stawki w polu P_12 wierszy faktury.

Przy stawkach 0%, zwolnieniu, sprzedaży niepodlegającej opodatkowaniu w kraju, odwrotnym obciążeniu i marży struktura nie przewiduje pola z kwotą podatku. W fakturze zaliczkowej pola P_13_x zawierają wartość zaliczki netto, a P_15 — otrzymaną kwotę; w fakturze rozliczającej zaliczki P_15 wykazuje kwotę pozostałą do zapłaty.

Faktura w walucie obcej

W fakturze walutowej KodWaluty wskazuje walutę (np. EUR), a wszystkie pola P_13_x, P_14_x i P_15 wypełnia się w tej walucie. Kwotę podatku przeliczoną na złote podaje się w polach P_14_1W–P_14_4W, które w fakturze walutowej są obowiązkowe (art. 106e ust. 11).

Kurs ustala się według art. 31a ustawy o VAT:

• co do zasady — średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego (ust. 1);
• gdy faktura jest wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego — kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury (ust. 2);
• za dzień wystawienia faktury ustrukturyzowanej uznaje się dzień jej przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1), a przy fakturze w trybie offline24 i fakturze przesłanej później niż data z P_1 — datę z P_1 (art. 106nda ust. 10 i 16); od tak ustalonego dnia zależy kurs z ust. 2, a gdy obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury (np. najem — art. 19a ust. 5 pkt 4) — także kurs z ust. 1;
• zamiast kursu NBP podatnik może stosować kurs Europejskiego Banku Centralnego (ust. 1 zdanie drugie) albo zasady przeliczania przychodu z ustaw o podatkach dochodowych — w tym drugim przypadku przez co najmniej 12 miesięcy (ust. 2a i 2b).

Zastosowany kurs można wskazać w wierszu faktury (KursWaluty), a w fakturze zaliczkowej — w polu KursWalutyZ; przy kilku zaliczkach kurs podaje się dla każdej wpłaty w polu KursWalutyZW elementu ZaliczkaCzesciowa. Pola kursu (do sześciu miejsc dziesiętnych) są fakultatywne, ale ułatwiają nabywcy weryfikację kwoty podatku.

Przykład. Dostawa towarów na rzecz polskiego kontrahenta następuje 14 września 2026 r. (poniedziałek), faktura z ceną w euro zostaje wystawiona 18 września. Obowiązek podatkowy powstał z chwilą dostawy, więc właściwy jest kurs NBP z 11 września (piątek); w przykładzie przyjęto kurs 4,2687 zł. Wartość netto 1 234,56 EUR w stawce 23%: KodWaluty = EUR, P_1 = 2026-09-18, P_6 = 2026-09-14, P_13_1 = 1234.56, P_14_1 = 283.95, P_15 = 1518.51, P_14_1W = 1212.10 (283,95 EUR × 4,2687 = 1 212,097 zł, po zaokrągleniu 1 212,10 zł).

Faktura w złotych z informacją o kursie umownym (cena ustalona w euro, płatna w złotych) nie jest fakturą walutową: ma KodWaluty = PLN, a kurs podaje się w polach KursUmowny i WalutaUmowna — zob. Warunki transakcji, stopka i załącznik.

Zaokrąglenia

Kwoty na fakturze zaokrągla się do pełnych groszy — końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla w górę (art. 106e ust. 11). Podatek oblicza się od sumy wartości netto w danej stawce albo jako sumę kwot podatku z poszczególnych pozycji (art. 106e ust. 10); wyniki mogą różnić się o grosz, dlatego metodę stosuje się konsekwentnie.

Faktura walutowa nie zawiera podstawy opodatkowania w złotych — na potrzeby JPK_V7 przelicza się ją po tym samym kursie. W przykładzie powyżej podstawa wynosi 5 269,97 zł, a 23% tej kwoty to 1 212,09 zł — o grosz mniej niż P_14_1W. Różnica wynika z kolejności zaokrągleń i nie świadczy o błędzie; w praktyce w ewidencji wykazuje się kwotę podatku w złotych z faktury (P_14_xW).

Rodzaj faktury

Pole RodzajFaktury przyjmuje jedną z wartości: VAT (faktura podstawowa), KOR (korygująca), ZAL (zaliczkowa), ROZ (rozliczająca zaliczki — art. 106f ust. 3), UPR (uproszczona — art. 106e ust. 5 pkt 3, do 450 zł lub 100 euro), KOR_ZAL i KOR_ROZ (korekty faktury zaliczkowej i rozliczającej). Korektę faktury uproszczonej oznacza się jako KOR. Według broszury MF oznaczenie ROZ ma także faktura wystawiona po dostawie lub wykonaniu usługi, gdy zapłaty otrzymanej w tym samym miesiącu nie udokumentowano odrębną fakturą zaliczkową (art. 106b ust. 1a i art. 106e ust. 1a). Szczegóły: Korekty i zaliczki.

Znaczniki FP i TP

• FP (wartość 1) oznacza fakturę dokumentującą sprzedaż zaewidencjonowaną wcześniej na kasie rejestrującej (faktura do paragonu, art. 109 ust. 3d). Ujmuje się ją w ewidencji w okresie wystawienia, ale nie zwiększa ona sprzedaży ani podatku należnego, wykazanych już na podstawie raportów kasy — zob. KSeF a JPK_V7. Fakturę do paragonu na rzecz podatnika wystawia się wyłącznie, gdy paragon zawiera jego NIP; za naruszenie tej zasady organ podatkowy ustala dodatkowe zobowiązanie w wysokości 100% podatku wykazanego na fakturze (art. 106b ust. 5 i 6; przepisów tych nie stosuje się do usług taksówek osobowych — ust. 7).
• TP (wartość 1) informuje o powiązaniach między sprzedawcą a nabywcą w rozumieniu art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT. Na fakturze znacznik jest fakultatywny, ale ta sama informacja jest obowiązkowym oznaczeniem w ewidencji sprzedaży JPK_V7. Nie stosuje się go, gdy powiązanie wynika wyłącznie z powiązania ze Skarbem Państwa, jednostkami samorządu terytorialnego lub ich związkami.

Fakultatywne jest też pole ZwrotAkcyzy — informacja dla rolników ubiegających się o zwrot akcyzy zawartej w cenie oleju napędowego.

Najczęstsze błędy

• Wpisanie w P_2 numeru KSeF lub numeru zamówienia zamiast numeru faktury z serii wystawcy.
• Próba zastąpienia błędnej faktury nową o tym samym numerze i rodzaju — KSeF odrzuca ją jako duplikat.
• Data w P_1 z przyszłości albo przyjmowanie w ewidencji daty nadania numeru KSeF zamiast daty wystawienia.
• Wypełnienie P_6, gdy pozycje mają różne daty sprzedaży, lub podanie jednocześnie P_6 i okresu faktury.
• Wpisanie kwot w złotych przy KodWaluty innym niż PLN albo pominięcie pól P_14_xW w fakturze walutowej.
• Przeliczenie po kursie z dnia poprzedzającego wystawienie faktury, gdy obowiązek podatkowy powstał wcześniej — właściwy jest wtedy kurs z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku.
• Wykazanie usług dla unijnego podatnika w P_13_8 zamiast P_13_9 — rozbieżność z informacją podsumowującą.
• Pominięcie znacznika FP na fakturze do paragonu — ryzyko podwójnego wykazania sprzedaży w JPK_V7, gdy ewidencję zasilają dane z KSeF.

Zob. też: Struktura e-faktury FA(3), spis części omówienia, Wystawianie faktur w KSeF.

Podstawa prawna

• art. 19a ust. 3–5, art. 31a, art. 32 ust. 2, art. 83 ust. 1, art. 86 ust. 10b, art. 106b ust. 1 pkt 4, ust. 1a i 5–7, art. 106e ust. 1, 1a, 5, 10 i 11, art. 106f ust. 3, art. 106na, art. 106nda ust. 10 i 16, art. 109 ust. 3d, art. 114 i art. 145e ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263),
• § 10 ust. 4 pkt 3 i ust. 4b rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. poz. 1988, z późn. zm.).

Poprzednia część: FA(3): nagłówek i podmioty · Następna część: FA(3): adnotacje