Kasowy PIT — metoda kasowa rozliczania przychodów

Od 1 stycznia 2025 r. przedsiębiorca prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów albo ewidencję przychodów może wybrać metodę kasową rozliczania przychodów, nazywaną kasowym PIT. Przychód z faktury wystawionej innemu przedsiębiorcy powstaje wówczas w dniu otrzymania zapłaty, a nie — jak według zasad ogólnych — w dniu wydania towaru lub wykonania usługi, najpóźniej w dniu wystawienia faktury albo zapłaty. Podatek i składkę zdrowotną płaci się więc od kwot faktycznie otrzymanych, co ogranicza skutki opóźnień w płatnościach. W zamian koszty z faktur zakupowych również rozlicza się dopiero po ich zapłacie.

Kto może wybrać metodę kasową

Metodę kasową stosuje podatnik, który łącznie spełnia następujące warunki:

• osiąga przychody z działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie — metody nie stosuje się do przychodów z udziału w spółce cywilnej ani w spółce jawnej lub partnerskiej,
• jego przychody z tej działalności w roku poprzednim nie przekroczyły 2 000 000 zł — limit podwyższono z 1 000 000 zł od 1 stycznia 2026 r.,
• nie prowadzi ksiąg rachunkowych,
• złożył w terminie oświadczenie o wyborze metody.

Metoda jest dostępna przy skali podatkowej, podatku liniowym i ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych. Może ją wybrać także podatnik rozpoczynający działalność. Jeżeli przedsiębiorca stosujący metodę kasową umrze, przedsiębiorstwo w spadku kontynuuje ją do końca roku.

Oświadczenie o wyborze metody

Oświadczenie składa się naczelnikowi urzędu skarbowego na piśmie, w tym w postaci elektronicznej, np. przez e-Urząd Skarbowy jako pismo ogólne. Nie ma urzędowego wzoru. Przepisy nie przewidują złożenia go za pośrednictwem CEIDG — inaczej niż oświadczenia o wyborze formy opodatkowania — więc wyboru nie dokonuje się we wniosku do CEIDG (tak też serwis biznes.gov.pl).

Termin biegnie od rozpoczęcia działalności, a nie — jak przy oświadczeniu o wyborze formy opodatkowania — od pierwszego przychodu. Jest to termin prawa materialnego, który nie podlega przywróceniu; oświadczenie złożone po terminie nie pozwala stosować metody w danym roku (interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 27 maja 2026 r., 0112-KDIL2-2.4011.297.2026.5.MM). Metodę stosuje się przez cały rok podatkowy, a dokonany wybór obowiązuje także w kolejnych latach, dopóki podatnik z niej nie zrezygnuje.

Jakich przychodów dotyczy

Metoda kasowa obejmuje wyłącznie przychody z transakcji z przedsiębiorcą w rozumieniu Prawa przedsiębiorców, udokumentowane fakturą wystawioną w terminie wynikającym z odrębnych przepisów. Nie stosuje się jej do przychodów:

• ze sprzedaży na rzecz konsumentów i innych podmiotów niebędących przedsiębiorcami, np. sądów (cytowana wyżej interpretacja z 27 maja 2026 r.),
• z transakcji z podmiotami powiązanymi, jeżeli udział lub prawa wynoszą co najmniej 5%,
• z transakcji z podmiotami z krajów i terytoriów stosujących szkodliwą konkurencję podatkową,
• z odpłatnego zbycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych ujętych w ewidencji.

Do tych przychodów stosuje się zasady ogólne, dlatego u jednego podatnika część przychodów jest zwykle rozliczana kasowo, a część memoriałowo.

Kiedy powstaje przychód

Za datę powstania przychodu uważa się dzień uregulowania należności. Zapłata częściowa powoduje powstanie przychodu w zapłaconej części, a zaliczka na poczet dostawy lub usługi wykonywanej w kolejnych okresach — w dniu jej otrzymania. Odroczenie ma dwie granice: przychód powstaje najpóźniej w dniu upływu 2 lat od dnia wystawienia faktury albo w dniu likwidacji działalności, także wtedy, gdy kontrahent nie zapłacił.

Przykład: faktura wystawiona 25 listopada 2026 r. z 60-dniowym terminem płatności i opłacona 22 stycznia 2027 r. jest przychodem stycznia 2027 r. i nie zwiększa dochodu za 2026 r. Gdyby zapłata nie nastąpiła, przychód powstałby 25 listopada 2028 r.

Na przełomie lat decyduje zasada stosowana w roku wystawienia faktury. Faktura wystawiona w roku stosowania metody pozostaje rozliczana kasowo także po rezygnacji z niej, a faktura z roku, w którym metody nie stosowano, została już rozliczona według zasad ogólnych i nie tworzy ponownie przychodu w dniu zapłaty.

Do należności rozliczanych kasowo nie stosuje się ulgi na złe długi w podatku dochodowym, z wyjątkiem należności, z których przychód powstał w dniu upływu 2 lat albo w dniu likwidacji działalności. Zmniejszenia dokonuje się wtedy przy obliczaniu zaliczki za okres, w którym ustalono przychód w tej dacie, oraz w zeznaniu za ten rok; nie stosuje się przy tym warunku, by od końca roku wystawienia faktury nie upłynęły 2 lata. Po stronie dłużnika kosztów potrącanych kasowo nie dotyczy obowiązek zwiększenia dochodu z tytułu niezapłaconych zobowiązań (art. 26i ust. 20 i 21 oraz art. 44 ust. 25 i 26 ustawy o PIT; zob. Zatory płatnicze).

Koszty przy metodzie kasowej

Koszty wynikające z transakcji z przedsiębiorcami potrąca się w roku podatkowym, w którym uregulowano zobowiązanie, nie wcześniej jednak niż w dacie poniesienia kosztu; częściowa zapłata pozwala potrącić koszt w odpowiedniej części. Faktura zakupowa niezapłacona do końca roku nie obniża dochodu tego roku, lecz roku zapłaty. Zasada nie dotyczy odpisów amortyzacyjnych. Jeżeli zobowiązanie zostanie uregulowane dopiero po likwidacji działalności albo po zmianie formy opodatkowania na ryczałt (lub podatek tonażowy), koszt potrąca się w ostatnim okresie rozliczeniowym przed likwidacją lub zmianą formy.

Metoda kasowa wpływa także na składkę zdrowotną — dochód lub przychód stanowiący podstawę jej wymiaru ustala się z jej uwzględnieniem. Przychód rozliczany kasowo powstaje również wtedy, gdy zapłata wpłynie w okresie zawieszenia działalności. Choć przychodów i kosztów z okresu zawieszenia co do zasady nie uwzględnia się w podstawie składki zdrowotnej, wyjątek obejmuje właśnie przychody rozliczone w tym okresie metodą kasową i koszty potrącone w nim na zasadach kasowych (art. 81 ust. 2zd pkt 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej).

Ewidencja i dokumenty

Obok księgi albo ewidencji przychodów podatnik prowadzi ewidencję faktur dokumentujących przychody rozliczane kasowo. Zawiera ona datę wystawienia faktury, jej numer, kwotę należności oraz datę uregulowania należności. Przychód ujmuje się w księdze lub ewidencji przychodów w dacie zapłaty. W podatkowej księdze przychodów i rozchodów wpisuje się jako datę zdarzenia datę powstania przychodu ustaloną według zasad kasowych albo datę potrącenia kosztu, a w kolumnach numeru dowodu — oznaczenie faktury (objaśnienia do księgi, pkt 3 i 4, w rozporządzeniu obowiązującym od 1 stycznia 2026 r.).

Do prawidłowego rozliczenia biuro rachunkowe potrzebuje na bieżąco wyciągów bankowych lub innych potwierdzeń zapłat — zarówno od odbiorców, jak i na rzecz dostawców — oraz informacji o płatnościach częściowych, zaliczkach i rozliczeniach wzajemnych. Należności niezapłacone przez prawie 2 lata wymagają kontroli, ponieważ po upływie tego okresu stają się przychodem bez względu na zapłatę.

Rezygnacja i utrata prawa

Rezygnację zgłasza się naczelnikowi urzędu skarbowego pisemnym zawiadomieniem w terminie do 20 lutego roku podatkowego, od którego podatnik wraca do zasad ogólnych. W trakcie roku zrezygnować nie można. Metody nie stosuje się także w roku następującym po roku, w którym przychody z działalności przekroczyły 2 000 000 zł, ani w roku, w którym podatnik prowadzi księgi rachunkowe. Faktury wystawione w okresie stosowania metody pozostają rozliczane kasowo aż do zapłaty albo upływu 2 lat.

Metoda kasowa w PIT a metoda kasowa w VAT

Obie metody są niezależne: wybór jednej nie zobowiązuje do stosowania drugiej. Czynny podatnik VAT może rozliczać przychody kasowo w PIT, a VAT na zasadach ogólnych — i odwrotnie. Metodę kasową w VAT opisuje strona Metoda kasowa w VAT, a zasady ewidencji — strona JPK_V7 i ewidencja VAT.

Kiedy warto rozważyć metodę kasową

Metoda kasowa jest korzystna przede wszystkim przy sprzedaży na rzecz przedsiębiorców z długimi terminami płatności albo przy częstych opóźnieniach kontrahentów. Mniejsze znaczenie ma przy przewadze sprzedaży konsumenckiej, a przy dużych, długo niezapłaconych zakupach jej efekt ogranicza przesunięcie kosztów. Oświadczenie trzeba złożyć najpóźniej 20 lutego (przy rozpoczęciu działalności — w terminie liczonym od jej rozpoczęcia), dlatego warto wcześniej przeanalizować z biurem strukturę należności i zobowiązań z poprzedniego roku. Zakres prowadzenia księgi przez biuro opisuje strona Księga przychodów i rozchodów.

Podstawa prawna

• art. 14 ust. 1c, art. 14c, art. 22 ust. 4–4b, art. 24a ust. 1da i 1db, art. 26i ust. 20 i 21 oraz art. 44 ust. 25 i 26 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592, z późn. zm.),
• art. 6 ust. 1g, art. 11 ust. 20 i 21 oraz art. 15 ust. 11a i 11b ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2025 r. poz. 843, z późn. zm.),
• art. 1 ustawy z dnia 27 września 2024 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 1593) — wprowadzenie metody od 1 stycznia 2025 r., oraz art. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2025 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1858) — limit 2 000 000 zł od 1 stycznia 2026 r.,
• art. 81 ust. 2, ust. 2c pkt 5 i ust. 2zd pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1461, z późn. zm.),
• objaśnienia do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, pkt 3 i 4, stanowiące załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2025 r. poz. 1299),
• art. 2 pkt 25, art. 21, art. 86 ust. 10e i art. 99 ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263, z późn. zm.).