JPK_V7M i JPK_V7K — ewidencja VAT z deklaracją

Podatnik VAT czynny prowadzi ewidencję zawierającą dane potrzebne do prawidłowego rozliczenia podatku (art. 109 ust. 3 ustawy o VAT) i przesyła ją razem z deklaracją w jednym pliku — JPK_VAT z deklaracją. Plik składa się wyłącznie elektronicznie (art. 99 ust. 11b–11c). Za okresy od lutego 2026 r. stosuje się wzory JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3), uwzględniające oznaczenia związane z KSeF.

Kto prowadzi ewidencję i składa JPK_V7

• Podatnicy VAT czynni — prowadzą ewidencję w postaci elektronicznej, przy użyciu programów komputerowych (art. 109 ust. 8a), i składają JPK_V7M albo JPK_V7K.
• Podatnicy zwolnieni podmiotowo i wykonujący wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo (art. 43 ust. 1) — nie składają JPK_V7, chyba że przysługuje im zwrot podatku albo są obowiązani do korekty podatku odliczonego lub korekty w ramach ulgi na złe długi (art. 99 ust. 7). Podatnicy zwolnieni podmiotowo prowadzą ewidencję sprzedaży za każdy dzień (art. 109 ust. 1).
• Podatnicy zwolnieni rozliczający import usług lub wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów — składają deklaracje VAT-9M lub VAT-8, a nie JPK_V7 — zob. Rejestracja do VAT.

W okresie zawieszenia działalności deklaracji za pełne okresy zawieszenia się nie składa, z wyjątkiem m.in. okresów, w których wystąpiło wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import usług, czynności opodatkowane albo obowiązek korekty podatku naliczonego (art. 99 ust. 7a–7b).

Terminy

Jeżeli 25. dzień miesiąca przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa następnego dnia roboczego (art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej). Pozostałe terminy zestawia strona Terminy podatkowe, a sposób podpisywania plików — poradnik Deklaracje elektroniczne.

Część deklaracyjna i ewidencyjna

Zakres danych obu części określa rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (wydane na podstawie art. 99 ust. 13b i art. 109 ust. 14 ustawy).

Część deklaracyjna zawiera kwoty zbiorcze: podstawę opodatkowania i podatek należny w podziale na stawki i rodzaje czynności, podatek naliczony do odliczenia, nadwyżkę z poprzedniego okresu oraz kwotę do wpłaty, do zwrotu (z oznaczeniem sposobu i terminu zwrotu) albo do przeniesienia na następny okres. W JPK_V7K pliki za dwa pierwsze miesiące kwartału zawierają wyłącznie ewidencję, a plik za trzeci miesiąc — deklarację za cały kwartał i ewidencję za ostatni miesiąc.

Część ewidencyjna obejmuje każdy dowód odrębnie:

• sprzedaż — numer identyfikacyjny i nazwę nabywcy, numer i datę wystawienia dowodu, datę dostawy lub wykonania usługi, jeżeli różni się od daty wystawienia, podstawę opodatkowania i podatek w odpowiednich polach oraz oznaczenia opisane niżej,
• zakupy — dane dostawcy, numer, datę wystawienia i datę otrzymania dowodu oraz podatek naliczony w podziale na nabycie środków trwałych i pozostałych towarów i usług.

Sprzedaż ujmuje się według daty powstania obowiązku podatkowego (zapisy zbiorcze — według daty ostatniego zdarzenia objętego dowodem), a zakupy — w okresie, w którym podatnik odlicza podatek naliczony (załącznik do rozporządzenia, część II pkt 6 i 13). Faktury ujmuje się z numerem nadanym w KSeF albo z oznaczeniem OFF, BFK lub DI — zasady opisuje poradnik KSeF a JPK_V7.

Oznaczenia GTU i procedur

Kody GTU oznaczają w ewidencji sprzedaży dostawy określonych grup towarów i świadczenie określonych usług (§ 10 ust. 3 rozporządzenia). Stosuje się je niezależnie od statusu nabywcy, a przy fakturze obejmującej kilka grup — wszystkie właściwe kody (załącznik, część II pkt 9). Nie stosuje się ich do zbiorczych dowodów sprzedaży z kas rejestrujących (RO) ani dowodów wewnętrznych (WEW) (§ 10 ust. 3a).

Oznaczenia procedur wskazują szczególny charakter transakcji: TP — powiązania między nabywcą a dostawcą (poza powiązaniami wyłącznie ze Skarbem Państwa, jednostkami samorządu terytorialnego lub ich związkami), WSTO_EE — wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość oraz usługi telekomunikacyjne, nadawcze i elektroniczne dla konsumentów z innych państw UE, IED — dostawa przez podatnika ułatwiającego, TT_WNT i TT_D — transakcje trójstronne, MR_T i MR_UZ — procedury marży, I_42 i I_63 — wewnątrzwspólnotowa dostawa po imporcie w procedurach celnych 42 i 63, B_SPV, B_SPV_DOSTAWA i B_MPV_PROWIZJA — bony. W ewidencji zakupów podatek z importu towarów oznacza się symbolem IMP.

Oznaczenia dowodów to w sprzedaży FP, RO, WEW, a od lutego 2026 r. także OFF, BFK i DI; w zakupach — MK (faktura dostawcy stosującego metodę kasową), VAT RR, WEW, OFF, BFK i DI.

Korekty

• Deklarację koryguje się na zasadach art. 81 Ordynacji podatkowej, a ewidencję — w terminie 14 dni od stwierdzenia błędu lub zmiany danych (art. 109 ust. 3e). Od 1 października 2026 r. korektę deklaracji, z której wynika nadpłata większa niż 10 000 zł, składa się wraz z pisemnym uzasadnieniem przyczyn korekty (art. 81 § 2b Ordynacji podatkowej); uzasadnienie wpisuje się w polu P_ORDZU części deklaracyjnej JPK_V7, przeznaczonym na uzasadnienie przyczyn złożenia korekty.
• W pliku korygującym wypełnia się tylko części, których korekta dotyczy: deklarację, ewidencję albo obie. Ewidencję przesyła się ponownie w całości, a nie jako same poprawione pozycje (broszura MF dotycząca JPK_V7(3)).
• Błędny wpis, który nie wpływa na kwotę podatku, np. nieprawidłowy numer kontrahenta, według broszury MF koryguje się co do zasady przez storno i ponowny, prawidłowy wpis.
• Fakturę korygującą ujmuje się w okresie wskazanym w ustawie. Obniżenie podstawy opodatkowania wykazuje się za okres wystawienia faktury korygującej w KSeF, a przy fakturze korygującej spoza KSeF — co do zasady za okres otrzymania potwierdzenia jej odbioru przez nabywcę (art. 29a ust. 13–15). Zwiększenie wykazuje się za okres, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia (art. 29a ust. 17): przy przyczynie powstałej po sprzedaży jest to okres bieżący, a przy przyczynie istniejącej już w chwili sprzedaży (np. błędzie w cenie) — okres, w którym wykazano fakturę pierwotną; w tym drugim przypadku koryguje się plik za tamten okres.

Wezwanie, kara pieniężna i odpowiedzialność karna skarbowa

Jeżeli przesłana ewidencja zawiera błędy uniemożliwiające weryfikację prawidłowości transakcji, naczelnik urzędu skarbowego wzywa podatnika do ich skorygowania, wskazując błędy (art. 109 ust. 3f). W terminie 14 dni od doręczenia wezwania podatnik przesyła skorygowaną ewidencję albo składa wyjaśnienia (art. 109 ust. 3g). Jeżeli podatnik nie prześle skorygowanej ewidencji ani wyjaśnień, zrobi to po terminie albo w wyjaśnieniach nie wykaże, że ewidencja nie zawiera wskazanych błędów, naczelnik może nałożyć w drodze decyzji karę pieniężną 500 zł za każdy błąd wskazany w wezwaniu (art. 109 ust. 3h), płatną bez wezwania w terminie 14 dni od doręczenia decyzji (art. 109 ust. 3k). Kary nie nakłada się na podatnika będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, który za ten sam czyn ponosi odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe (art. 109 ust. 3i).

Ewidencja VAT jest księgą w rozumieniu Kodeksu karnego skarbowego (art. 53 § 21 pkt 3 KKS). Jej nieprzesłanie albo przesłanie ewidencji nierzetelnej jest przestępstwem skarbowym, a w wypadku mniejszej wagi oraz przy przesłaniu ewidencji po terminie lub wadliwej — wykroczeniem skarbowym (art. 61a KKS). Niezłożenie deklaracji w terminie mimo ujawnienia przedmiotu lub podstawy opodatkowania jest wykroczeniem skarbowym (art. 56 § 4 KKS). Podatnik, który będąc obowiązanym do złożenia deklaracji, nie złożył jej za 3 kolejne miesiące albo za kwartał, podlega wykreśleniu z rejestru jako podatnik VAT, chyba że na wezwanie naczelnika urzędu skarbowego udowodni, że prowadzi opodatkowaną działalność, i niezwłocznie złoży brakujące deklaracje (art. 96 ust. 9a pkt 2 i ust. 9d).

Rozliczenie kwartalne

Deklarację kwartalną mogą składać przede wszystkim mali podatnicy — podatnicy, u których wartość sprzedaży wraz z podatkiem nie przekroczyła w poprzednim roku równowartości 2 000 000 euro (art. 2 pkt 25). Na 2026 r. limit wynosi 8 517 000 zł (kurs średni NBP z 1 października 2025 r.: 4,2586 zł, po zaokrągleniu do 1000 zł).

• Mały podatnik stosujący metodę kasową rozlicza się kwartalnie z mocy ustawy (art. 99 ust. 2).
• Pozostali mali podatnicy oraz spółki opodatkowane ryczałtem od dochodów spółek (estoński CIT), u których wartość sprzedaży wraz z podatkiem nie przekroczyła w poprzednim roku równowartości 4 000 000 euro (na 2026 r. — 17 034 000 zł), zawiadamiają na piśmie naczelnika urzędu skarbowego — w praktyce w zgłoszeniu aktualizacyjnym VAT-R — najpóźniej do 25. dnia drugiego miesiąca pierwszego kwartału rozliczanego kwartalnie (art. 99 ust. 3).

Rozliczenia kwartalnego nie stosuje się (art. 99 ust. 3a):

1. przez 12 miesięcy od miesiąca rejestracji jako podatnik VAT czynny,
2. gdy w danym kwartale lub 4 poprzednich kwartałach podatnik dostarczał towary z załącznika nr 15 do ustawy o łącznej wartości bez podatku przekraczającej w którymkolwiek miesiącu 50 000 zł,
3. w kwartale, w którym podatnik dokonał importu towarów rozliczanego w deklaracji na podstawie art. 33a,
4. gdy w danym kwartale stwierdzono brak możliwości zapłaty instrumentem płatniczym, wymaganej art. 19a Prawa przedsiębiorców.

Podatnicy rozliczający się kwartalnie na podstawie zawiadomienia mogą wrócić do rozliczeń miesięcznych nie wcześniej niż po upływie 4 kwartałów, po zawiadomieniu naczelnika urzędu skarbowego (art. 99 ust. 4). Po przekroczeniu limitu małego podatnika deklaracje miesięczne składa się od pierwszego miesiąca kwartału, w którym nastąpiło przekroczenie, albo — gdy nastąpiło ono w ostatnim miesiącu kwartału — od pierwszego miesiąca następnego kwartału (art. 99 ust. 5); tak samo przy rezygnacji z metody kasowej oraz przy przekroczeniu limitu 4 000 000 euro lub utracie warunków estońskiego CIT (art. 99 ust. 6).

Prowadzenie ewidencji VAT i przesyłanie plików JPK_V7 obejmuje usługa biura VAT, JPK i KSeF.

Podstawa prawna

• art. 2 pkt 25, art. 21, art. 29a ust. 13–17, art. 96 ust. 9a i 9d, art. 99, art. 103 ust. 1 i 2 oraz art. 109 ust. 1, 3–3l i 8a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, z późn. zm.),
• § 10 i § 11 oraz część II załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. poz. 1988, z późn. zm.), w tym w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2023 r. (Dz. U. z 2024 r. poz. 13 i 947 oraz z 2025 r. poz. 1800),
• art. 12 § 5 i art. 81 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. — Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2026 r. poz. 622, z późn. zm.),
• art. 53 § 21, art. 56 § 4 i art. 61a ustawy z dnia 10 września 1999 r. — Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2025 r. poz. 633, z późn. zm.).