Ewidencja przychodów przy ryczałcie

Podatnik opłacający ryczałt od przychodów ewidencjonowanych nie prowadzi księgi przychodów i rozchodów, lecz ewidencję przychodów — odrębnie za każdy rok podatkowy, od dnia, od którego stosuje ryczałt. Ma ponadto obowiązek prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także posiadać i przechowywać dowody zakupu towarów. Spółka cywilna i spółka jawna osób fizycznych prowadzą wspólną ewidencję. Ewidencji nie prowadzi się dla przychodów z najmu prywatnego ani ze sprzedaży przetworzonych produktów rolnych — dla tych ostatnich prowadzi się odrębną ewidencję sprzedaży (art. 15 ust. 3 i 8 ustawy o ryczałcie).

Od 1 stycznia 2026 r. sposób prowadzenia ewidencji i wykazu określa rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. (Dz. U. poz. 1294), które zastąpiło rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2021 r. (Dz. U. poz. 2414).

Forma ewidencji

Obowiązek dotyczy ewidencji i wykazu za rok podatkowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2025 r. albo po 31 grudnia 2026 r. (art. 66 ust. 1 ustawy z dnia 29 października 2021 r.), a według Ministerstwa Finansów o obowiązku przesądza sytuacja podatnika w dniu założenia ewidencji na dany rok: jeżeli w tym dniu ewidencję trzeba prowadzić w programie komputerowym, po zakończeniu roku przesyła się ją w formie JPK (Pytania i odpowiedzi JPK_PD, pyt. 134). Ewidencję prowadzoną bez użycia programu komputerowego broszuruje się i kolejno numeruje jej karty (§ 2 ust. 3 rozporządzenia).

Układ ewidencji

Przychód przypisuje się do stawki właściwej dla rodzaju przychodu, czyli grupowania towaru lub usługi według PKWiU (art. 12 ustawy o ryczałcie); pomocne jest narzędzie Stawki ryczałtu. Przypisanie pozycji sprzedaży do grupowań określa przedsiębiorca na fakturze, a biuro prowadzące ewidencję sprawdza zastosowane stawki — zob. Stawki ryczałtu. Jeżeli jeden dowód obejmuje przychody objęte różnymi stawkami, kwoty rozdziela się na odpowiednie kolumny. Podatnik, który zamierza wpłacać ryczałt kwartalnie, może wpisywać w kolumnie „Uwagi” datę otrzymania przychodu — prawo do wpłat kwartalnych mają podatnicy rozpoczynający działalność oraz podatnicy, których przychody otrzymane w poprzednim roku nie przekroczyły równowartości 200 000 euro (art. 21 ust. 1a i 1b ustawy o ryczałcie). Wzór ewidencji przewiduje na każdej stronie podsumowanie strony, przeniesienie z poprzedniej strony i sumę przychodów od początku miesiąca.

Dowody i terminy zapisów

• Faktury, także faktury VAT RR, rachunki i dokumenty celne — gdy sprzedaż jest nimi udokumentowana.
• Dowód wewnętrzny sporządzany na koniec dnia — przy sprzedaży bez faktur; wykazuje się w nim dzienny przychód w podziale na stawki ryczałtu.
• Raporty fiskalne — przy sprzedaży ewidencjonowanej na kasie rejestrującej zapisów dokonuje się na podstawie raportów dobowych albo, na koniec miesiąca, raportów miesięcznych, skorygowanych o kwoty wpływające na przychód. Korekty raportów ujmuje się na podstawie odrębnych ewidencji albo dowodu wewnętrznego ze znakiem minus. Faktur wystawionych do sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie nie wpisuje się ponownie.
• Inne dowody — przy przychodach, o których mowa w art. 14 ust. 2 ustawy o PIT, np. ze sprzedaży składników majątku.

Zapisy wprowadza się najpóźniej do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni (§ 6 rozporządzenia). W tym samym terminie wpłaca się ryczałt za miesiąc, a przy rozliczeniu kwartalnym — do 20. dnia miesiąca następującego po kwartale; za grudzień i IV kwartał — do 20 stycznia następnego roku (art. 21 ust. 1 i 1a ustawy o ryczałcie). Podatnik stosujący kasowy PIT prowadzi dodatkowo ewidencję faktur zawierającą datę wystawienia i numer faktury, kwotę należności oraz datę jej uregulowania (art. 15 ust. 11a).

Korekty i błędy

Korekta przychodu z innej przyczyny niż błąd rachunkowy lub inna oczywista omyłka, np. z powodu zwrotu towaru lub udzielonego rabatu, zmniejsza albo zwiększa przychód okresu, w którym wystawiono fakturę korygującą, a w razie braku faktury — inny dokument potwierdzający przyczynę korekty (art. 14 ust. 1m ustawy o PIT). Jeżeli w tym okresie przychodów nie ma lub są niższe od kwoty zmniejszenia, zmniejszenia dokonuje się w kolejnych okresach (art. 6 ust. 1e ustawy o ryczałcie). Korektę spowodowaną błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką ujmuje się w okresie, w którym wykazano pierwotny przychód.

Ewidencję uznaje się za rzetelną i niewadliwą mimo błędów, jeżeli zachodzi którakolwiek z okoliczności wymienionych w § 3 ust. 4 rozporządzenia:

• niewpisane lub błędnie wpisane przychody nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w ewidencji za rok podatkowy albo za okres do dnia, w którym organ podatkowy stwierdził błędy,
• brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiły prowadzenie ewidencji,
• podatnik uzupełnił lub poprawił zapisy przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy albo w terminie, w którym przysługuje mu prawo złożenia deklaracji lub jej korekty na podstawie art. 62 ust. 4 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej,
• błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody, na podstawie których dokonuje się zapisów w ewidencji.

Wykaz środków trwałych i dowody zakupu

Podatnik ryczałtu nie dokonuje odpisów amortyzacyjnych, ale prowadzi wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Wykaz zawiera co najmniej:

• liczbę porządkową i określenie składnika,
• dane dotyczące nabycia lub wytworzenia, przyjęcia do używania i wykreślenia z wykazu, w tym numer w KSeF faktury dokumentującej zbycie, numer i rodzaj dokumentu oraz daty,
• symbol Klasyfikacji Środków Trwałych, wartość początkową, stawkę amortyzacyjną i zaktualizowaną wartość początkową,
• datę i przyczynę likwidacji albo datę zbycia.

Składnik wpisuje się najpóźniej w miesiącu przyjęcia go do używania; późniejszy wpis traktuje się jak ujawnienie środka trwałego (§ 8 ust. 3 rozporządzenia). Wykazem nie obejmuje się m.in. budynków i lokali mieszkalnych (§ 8 ust. 5). Dla składników wprowadzonych do wykazu przed 1 stycznia 2026 r. można nie uzupełniać numeru dokumentu przyjęcia do używania, rodzaju dokumentu stwierdzającego wytworzenie ani daty wytworzenia (§ 10). Wykaz ma znaczenie przy zbyciu składnika oraz przy przejściu na zasady ogólne — w ewidencji zakładanej wówczas do księgi przychodów i rozchodów uwzględnia się odpisy przypadające za okres ryczałtu, zob. Środki trwałe i amortyzacja.

Dowody zakupu towarów trzeba posiadać i przechowywać, ale nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji zakupów ani ewidencji wyposażenia. Czynny podatnik VAT prowadzi odrębnie ewidencję VAT i przesyła JPK_V7.

JPK_EWP i JPK_ST

Po zakończeniu roku — po raz pierwszy za rok wskazany w tabeli powyżej — ewidencję i wykaz przesyła się naczelnikowi urzędu skarbowego w postaci plików JPK_EWP(4) i JPK_ST(1), w terminie złożenia zeznania PIT-28, tj. do 30 kwietnia roku następnego (art. 15 ust. 12 i art. 21 ust. 2 pkt 2 ustawy o ryczałcie). Spółka przesyła pliki do urzędu właściwego według miejsca prowadzenia działalności, a przy kilku miejscach — według siedziby (art. 15 ust. 13). Od 16 czerwca 2026 r. pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych elektronicznie (UPL-1) obejmuje również podpisywanie przesyłanej ewidencji i wykazu (art. 15 ust. 13a, dodany ustawą z dnia 15 maja 2026 r., Dz. U. poz. 779). Niezależnie od obowiązku rocznego organ podatkowy może zażądać przekazania ewidencji prowadzonej w programie komputerowym w postaci JPK_EWP (art. 193a § 1 Ordynacji podatkowej). Zasady i sankcje omawia poradnik Pliki JPK dla ksiąg i ewidencji.

Przechowywanie i skutki uchybień

Ewidencję, dowody stanowiące podstawę wpisów i dowody zakupu przechowuje się w miejscu wykonywania działalności, w miejscu wskazanym jako siedziba spółki albo w biurze rachunkowym, któremu powierzono prowadzenie ewidencji (art. 15 ust. 4 ustawy o ryczałcie) — do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 86 § 1 i art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej).

Jeżeli ewidencji nie prowadzi się albo prowadzi się ją niezgodnie z warunkami wymaganymi do uznania jej za dowód w postępowaniu podatkowym, organ określa niezaewidencjonowany przychód, także w drodze oszacowania, i ustala od niego ryczałt w wysokości pięciokrotności właściwej stawki, nie wyższy niż 75% tego przychodu (art. 17 ust. 1 i 2). Niezależnie od tego stosuje się przepisy Kodeksu karnego skarbowego. Obowiązki w okresie zawieszenia działalności omawia poradnik Podatki i księgowość w okresie zawieszenia, a zakres obsługi — strona Ryczałt.

Podstawa prawna

• art. 6 ust. 1, 1a, 1d i 1e, art. 12, art. 15 (w tym ust. 13a dodany ustawą z dnia 15 maja 2026 r., Dz. U. poz. 779), art. 16, art. 17 oraz art. 21 ust. 1–1b i ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2025 r. poz. 843, z późn. zm.),
• art. 14 ust. 1m i ust. 2, art. 14c oraz art. 22n ust. 5 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592, z późn. zm.),
• art. 66 ust. 1 ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2105, z późn. zm.),
• art. 70 § 1, art. 86 § 1 i art. 193a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. — Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2026 r. poz. 622, z późn. zm.),
• rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz. U. poz. 1294).