KSeF — pytania i odpowiedzi: uprawnienia, logowanie i certyfikaty

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur nie wynika z samego posiadania NIP ani z umowy z biurem rachunkowym. Każda osoba i każdy podmiot działa w systemie po uwierzytelnieniu i wyłącznie w zakresie uprawnień nadanych w kontekście danego podatnika (art. 106nb i art. 106nd ust. 2 pkt 1–3 ustawy o VAT). Poniżej zebrano pytania dotyczące organizacji dostępu do KSeF dla przedsiębiorcy, jego pracowników i biura rachunkowego. Odpowiedzi uwzględniają ustawę o VAT oraz rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, wydane na podstawie art. 106r ustawy o VAT (dalej: rozporządzenie), w brzmieniu obowiązującym 1 października 2026 r.

Logowanie i sposoby uwierzytelnienia

Czy do korzystania z KSeF trzeba założyć konto?

Nie. Nie ma obowiązku zakładania konta użytkownika — przy każdym wejściu system weryfikuje tożsamość osoby lub podmiotu oraz uprawnienia posiadane w kontekście wskazanego identyfikatora (§ 6 ust. 1 rozporządzenia). Kontekstem jest NIP podatnika, w imieniu którego wykonuje się czynności: przedsiębiorca podaje własny NIP, a pracownik lub księgowa — NIP firmy, dla której działa. Osoba bez uprawnień w danym kontekście nie uwierzytelni się w nim.

Jakimi sposobami można się zalogować do KSeF?

Rozporządzenie dopuszcza cztery metody (§ 6 ust. 1):

• środek identyfikacji elektronicznej z węzła krajowego (login.gov.pl) — profil zaufany, aplikacja mObywatel, e-dowód, bankowość elektroniczna; od 14 lutego 2026 r., wyłącznie dla osób fizycznych,
• kwalifikowany podpis elektroniczny — dla osób fizycznych,
• kwalifikowana pieczęć elektroniczna — dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi,
• certyfikat KSeF, wytworzony po uwierzytelnieniu jedną z powyższych metod.

Na podstawie przepisu przejściowego można ponadto używać tokena do 31 grudnia 2026 r. (§ 13 ust. 1 pkt 1). Podpis zaufany jako odrębna metoda był dopuszczony do 13 lutego 2026 r. (§ 13 ust. 1 pkt 2 w brzmieniu nadanym rozporządzeniem z 13 lutego 2026 r.); od 14 lutego 2026 r. (§ 15 pkt 2) profil zaufany działa w ramach węzła krajowego.

Czym logować się w Aplikacji Podatnika KSeF, a czym w programie księgowym?

W Aplikacji Podatnika KSeF uwierzytelnia się węzłem krajowym, podpisem kwalifikowanym albo pieczęcią kwalifikowaną — tokenem ani certyfikatem KSeF nie można się w niej zalogować. Programy zintegrowane z API KSeF korzystają z podpisu lub pieczęci kwalifikowanej, tokena albo certyfikatu KSeF; zakres obsługiwanych metod określa dostawca oprogramowania. Aplikacja Podatnika służy także do czynności administracyjnych: nadawania i odbierania uprawnień, generowania tokenów oraz wnioskowania o certyfikaty. Porównanie narzędzi zawierają strony bezpłatne narzędzia KSeF i pytania o programy i integracje.

Czy dane do profilu zaufanego, podpis albo token można przekazać pracownikowi lub księgowej?

Nie. Profil zaufany, podpis kwalifikowany oraz token wygenerowany przez osobę fizyczną służą wyłącznie tej osobie — ich udostępnienie oznacza, że czynności w systemie wykonuje ktoś inny niż osoba w nim widoczna. Pracownikowi lub biuru nadaje się własne uprawnienia, a te osoby logują się własnymi środkami uwierzytelnienia. Sam numer PESEL nie pozwala nikomu zalogować się w cudzym imieniu. Tokeny i certyfikaty wygenerowane na spółkę (a nie na osobę) spółka może powierzyć pracownikom, odpowiadając za ewidencję ich wydania i użycia.

Czy token nadal działa i do kiedy można z niego korzystać?

Uwierzytelnianie tokenem opiera się na § 13 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia, który dopuszcza tę metodę do 31 grudnia 2026 r. Tokeny wygenerowane w KSeF 1.0 nie działają w KSeF 2.0. Token obejmuje uprawnienia wybrane przy jego generowaniu, nie ma terminu ważności i nie podlega zmianie — rozszerzenie zakresu wymaga nowego tokena, a odebranie uprawnień jego twórcy odbiera je także tokenowi (token nie jest przy tym unieważniany). Unieważnić token może jego twórca albo osoba uprawniona do zarządzania uprawnieniami. Przed upływem tego terminu zasadne jest przygotowanie certyfikatu KSeF jako metody uwierzytelniania programu.

Co zrobić, jeżeli podpis kwalifikowany nie zawiera NIP ani PESEL?

Taki podpis również umożliwia uwierzytelnienie, ale wymaga zgłoszenia tzw. odcisku palca certyfikatu — 64-znakowego skrótu SHA-256 (§ 6 ust. 4 rozporządzenia). Przedsiębiorca będący osobą fizyczną zgłasza odcisk własnego podpisu w ZAW-FA, zaznaczając cel „zgłoszenie danych unikalnych”; odcisk podpisu osoby uprawnianej podaje się przy nadawaniu jej uprawnień — w ZAW-FA albo elektronicznie. Po przedłużeniu ważności lub wydaniu nowego podpisu bez NIP i PESEL odcisk palca się zmienia, więc zgłoszenie trzeba powtórzyć. Podpis zawierający NIP lub PESEL takich czynności nie wymaga, także po odnowieniu. Te same zasady dotyczą pieczęci kwalifikowanej bez NIP (§ 6 ust. 5).

Pierwszy dostęp: jednoosobowa działalność i spółka

Jak zacząć korzystać z KSeF w jednoosobowej działalności gospodarczej?

Przedsiębiorca będący osobą fizyczną nie składa zgłoszenia w celu uzyskania dostępu (§ 5 ust. 1 rozporządzenia dotyczy wyłącznie podmiotów niebędących osobami fizycznymi). Uprawnienia do jego NIP — tzw. uprawnienia właścicielskie: wystawianie faktur, dostęp do faktur, zarządzanie uprawnieniami, zarządzanie jednostkami podrzędnymi i uprawnienia techniczne — przypisuje system i nie można ich odebrać. Wystarczy uwierzytelnić się w kontekście własnego NIP węzłem krajowym albo podpisem kwalifikowanym i w razie potrzeby nadać uprawnienia pracownikom lub biuru. Jedynym przypadkiem, w którym osoba fizyczna składa ZAW-FA, jest zgłoszenie odcisku palca własnego podpisu.

Jak uzyskuje dostęp do KSeF spółka?

Spółka — także osobowa i cywilna — oraz inny podatnik niebędący osobą fizyczną ma dwie drogi. Jeżeli posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP, uwierzytelnia się nią i od razu dysponuje pełnym zakresem uprawnień. Jeżeli pieczęci nie ma, składa do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienie ZAW-FA, w którym wskazuje osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF w jej imieniu (§ 5 ust. 1 rozporządzenia). Osoba ta loguje się własnym środkiem uwierzytelnienia w kontekście NIP spółki i dalej nadaje uprawnienia elektronicznie, bez kolejnych zawiadomień. Wymóg dotyczy również spółki korzystającej z własnego programu zintegrowanego z KSeF.

Kogo wskazać w ZAW-FA i czy można wskazać kilka osób?

W zawiadomieniu wskazuje się jedną osobę fizyczną; kolejną można wskazać w tym trybie dopiero po odebraniu uprawnień poprzedniej (§ 5 ust. 3 rozporządzenia). Nie musi to być członek zarządu ani wspólnik — może to być np. dyrektor finansowy lub główny księgowy. Osoba wskazana otrzymuje najszerszy zakres: zarządzanie uprawnieniami, wystawianie faktur, dostęp do faktur, zarządzanie jednostkami podrzędnymi oraz uprawnienia techniczne. Pozostałe osoby, w tym drugiego członka zarządu, dodaje ona elektronicznie; nadanie co najmniej jednej z nich uprawnienia do zarządzania uprawnieniami zabezpiecza spółkę na wypadek nieobecności osoby wskazanej.

Jak złożyć ZAW-FA i od kiedy działają nadane w nim uprawnienia?

Zawiadomienie według wzoru ZAW-FA(3), stanowiącego załącznik do rozporządzenia, składa się do właściwego naczelnika urzędu skarbowego:

• na papierze — osobiście lub pocztą,
• elektronicznie — przez formularz interaktywny w e-Urzędzie Skarbowym albo przez e-Doręczenia, z podpisem elektronicznym.

Od 1 stycznia 2026 r. zawiadomienie przesłane przez ePUAP nie jest skutecznie doręczone (zob. art. 147 ust. 2 ustawy o doręczeniach elektronicznych oraz art. 168 § 1 Ordynacji podatkowej). ZAW-FA podpisują osoby uprawnione do reprezentacji w wymaganej liczbie albo pełnomocnik ogólny (PPO-1; art. 138d § 1 Ordynacji podatkowej); obowiązkowo podaje się adresy e-mail podatnika i osoby wskazanej. Uprawnienia działają od wprowadzenia danych do KSeF przez urząd skarbowy, o czym system powiadamia e-mailem obie strony (art. 106nd ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT) — przy wysyłce pocztowej trzeba doliczyć czas doręczenia.

Uprawnienia pracowników

Jakie uprawnienia można nadać w KSeF?

Rozporządzenie wyróżnia uprawnienia do nadawania i odbierania uprawnień, do wystawiania lub dostępu do faktur, do wystawiania faktur przez nabywcę (samofakturowanie) oraz do wystawiania faktur VAT RR (§ 3 ust. 1). Osobom fizycznym nadaje się najczęściej:

• wystawianie faktur — obejmuje także faktury wystawiane w trybach offline,
• dostęp do faktur (w Aplikacji Podatnika KSeF: przeglądanie faktur) — wgląd we wszystkie faktury podatnika i ich pobieranie,
• zarządzanie uprawnieniami — jedno, niepodzielne uprawnienie do nadawania i odbierania uprawnień, obejmujące ich przeglądanie,
• uprawnienia techniczne — przeglądanie uprawnień oraz przeglądanie historii sesji, m.in. w celu pobrania UPO.

Wystawianie i dostęp do faktur są odrębne — można nadać tylko jedno z nich.

Jak nadać uprawnienia pracownikowi?

Nadaje je osoba uprawniona do zarządzania uprawnieniami (w jednoosobowej działalności — sam przedsiębiorca) po uwierzytelnieniu w kontekście NIP firmy, w Aplikacji Podatnika KSeF albo w programie zintegrowanym z KSeF (§ 4 ust. 1 rozporządzenia). Podaje się NIP lub PESEL pracownika, jego imię i nazwisko oraz rodzaj uprawnienia (§ 4 ust. 2). Pracownik niczego nie zakłada ani nie składa — loguje się własnym środkiem uwierzytelnienia w kontekście NIP pracodawcy. Bez uprawnienia do zarządzania uprawnieniami nie przekaże otrzymanych uprawnień innym osobom.

Czy dostęp do faktur można ograniczyć, np. tylko do zakupów albo do jednego oddziału?

Uprawnienie do dostępu do faktur obejmuje wszystkie faktury podatnika — sprzedażowe i zakupowe — i nie można go zawęzić do jednego rodzaju faktur. Węższy dostęp zapewnia model identyfikatora wewnętrznego (IDWew): podatnik tworzy identyfikator dla oddziału lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej, a osoby uprawnione w jej ramach widzą faktury, na których ten identyfikator wskazano w danych podmiotu trzeciego (§ 4 ust. 8 i 9 rozporządzenia). Rozwiązanie wymaga, aby identyfikator był wskazywany na fakturach (w fakturach zakupu — przez sprzedawców), dlatego stosuje się je głównie w rozbudowanych strukturach. Odrębne modele uprawnień dotyczą jednostek samorządu terytorialnego i grup VAT.

Czy uprawnienia wygasają same, np. po rozwiązaniu umowy z pracownikiem?

Nie. Przepisy nie przewidują wygaśnięcia uprawnienia z upływem czasu ani wraz z ustaniem zatrudnienia, a w specyfikacji KSeF 2.0 nie przewidziano nadawania uprawnień na czas określony — uprawnienie działa do chwili jego odebrania w KSeF. Nie usuwa go automatycznie również zawieszenie działalności ani śmierć przedsiębiorcy, który je nadał. Przy odejściu pracownika zasadne jest niezwłoczne odebranie jego uprawnień i unieważnienie tokenów wygenerowanych przez niego w kontekście firmy; zasadny jest też okresowy przegląd listy nadanych uprawnień.

Jak odebrać uprawnienia i czy odebranie obejmuje osoby uprawnione dalej?

Uprawnienia odbiera osoba uprawniona do zarządzania uprawnieniami — w Aplikacji Podatnika KSeF lub w programie zintegrowanym z KSeF; w Aplikacji Podatnika nie można odebrać samemu sobie uprawnienia do zarządzania uprawnieniami. Odebranie uprawnień osobie, która nadawała je innym, nie odbiera uprawnień nadanych przez nią wcześniej — należy je zweryfikować osobno. Wyjątek dotyczy odebrania uprawnień osobie wskazanej w ZAW-FA: tracą moc także uprawnienia nadane przez nią na odciski palca podpisów. ZAW-FA z celem „odebranie wszelkich nadanych uprawnień” usuwa wszystkie uprawnienia poza właścicielskimi — po takim zawiadomieniu strukturę uprawnień buduje się od nowa.

Współpraca z biurem rachunkowym

Czy uprawnienia nadaje się biuru jako podmiotowi, czy poszczególnym księgowym?

Dopuszczalne są oba rozwiązania (§ 3 ust. 3 rozporządzenia):

• na NIP biura — jako uprawnienie podmiotowi do wystawiania lub dostępu do faktur,
• imiennie — wskazanym pracownikom biura, na ich PESEL lub NIP.

Przy nadaniu na NIP biura można zaznaczyć prawo do dalszego przekazywania uprawnienia. Biuro samo wskazuje wtedy pracowników obsługujących danego klienta — dla tego klienta albo dla wszystkich klientów, którzy nadali takie uprawnienie — działając w KSeF we własnym kontekście, a zmiany w zespole biura nie wymagają działań po stronie przedsiębiorcy. Pracownik biura loguje się następnie własnym środkiem uwierzytelnienia w kontekście NIP klienta. Kolejność nadawania uprawnień nie ma znaczenia: uprawnienie pracownika biura staje się aktywne, gdy istnieje cały łańcuch (klient, biuro, pracownik), co system sprawdza przy nawiązaniu sesji.

Co biuro rachunkowe widzi po nadaniu dostępu do faktur?

Wszystkie faktury klienta zapisane w KSeF — wystawione i otrzymane — z możliwością ich pobrania; zakresu nie można zawęzić np. do faktur zakupu. Dostęp do faktur nie pozwala ich wystawiać ani zarządzać uprawnieniami klienta; do wystawiania faktur w imieniu klienta potrzebne jest odrębne uprawnienie. Biuro nie zobaczy w KSeF dokumentów spoza systemu, np. faktur od sprzedawców zagranicznych nieobjętych KSeF — te przedsiębiorca przekazuje biuru w uzgodniony sposób. Szczegóły obiegu opisuje strona odbieranie faktur w KSeF.

Czy biuro może nadawać uprawnienia w imieniu klienta?

W ograniczonym zakresie. Podmiot wskazany przez podatnika, np. biuro, może otrzymać wyłącznie uprawnienie do wystawiania lub dostępu do faktur (§ 3 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia) i — jeżeli klient zaznaczył prawo do dalszego przekazywania — przekazać je dalej swoim pracownikom (§ 3 ust. 3 pkt 2). Uprawnienie do zarządzania uprawnieniami podatnika mają, poza nim samym, wyłącznie osoby fizyczne (§ 3 ust. 2 pkt 3 i 4), np. imiennie wskazana księgowa, a nie biuro jako podmiot. Należy przy tym uwzględnić, że osoba z takim uprawnieniem może nadawać i odbierać uprawnienia również pracownikom przedsiębiorcy.

Czy pełnomocnictwo UPL-1 albo pełnomocnictwo ogólne daje biuru dostęp do KSeF?

Nie. Uprawnienia do korzystania z KSeF nadaje się wyłącznie w systemie albo przez ZAW-FA (§ 4 ust. 1 i § 5 ust. 1 rozporządzenia) — pełnomocnictwa z Ordynacji podatkowej ich nie zastępują. Działa to także odwrotnie: uprawnienie w KSeF nie umocowuje do podpisywania deklaracji ani JPK_V7. Pełnomocnictwo ogólne (PPO-1) pozwala natomiast pełnomocnikowi podpisać ZAW-FA w imieniu spółki. Zestawienie wszystkich umocowań zawiera artykuł pełnomocnictwa dla biura rachunkowego.

Jak odebrać uprawnienia biuru po zakończeniu współpracy?

Przedsiębiorca albo osoba zarządzająca jego uprawnieniami odbiera w KSeF uprawnienie nadane na NIP biura. Pracownicy biura wskazani do obsługi tego klienta tracą wtedy dostęp — ich uprawnienia pozostają zapisane, ale są nieaktywne z powodu przerwania łańcucha. Osobno odbiera się uprawnienia nadane imiennie księgowym, w tym uprawnienie do zarządzania uprawnieniami, a jeżeli osoba z biura była wskazana w ZAW-FA — składa się zawiadomienie z celem „odebranie uprawnień”. Certyfikaty KSeF księgowych pozostają ważne, bo ich ważność nie zależy od uprawnień, ale nie pozwalają już działać w kontekście byłego klienta; pozostałych klientów księgowej zmiana nie dotyczy.

Zmiany w firmie

Zmienia się zarząd spółki — czy trzeba zmieniać uprawnienia w KSeF?

Sama zmiana składu zarządu nie wpływa na uprawnienia, bo nie są one powiązane z funkcją w organie spółki. Jeżeli jednak odchodzi osoba wskazana w ZAW-FA albo inna osoba z uprawnieniami, zasadne jest odebranie jej uprawnień — elektronicznie, gdy w spółce jest inna osoba uprawniona do zarządzania uprawnieniami, albo przez ZAW-FA z celem „odebranie uprawnień”. Nową osobę wskazuje się kolejnym ZAW-FA z celem „nadanie uprawnień”, podpisanym zgodnie z aktualną reprezentacją spółki (§ 5 ust. 3 rozporządzenia). Uprawnienia nadane wcześniej przez osobę odchodzącą pozostają aktywne i wymagają przeglądu. Spółka uwierzytelniająca się pieczęcią kwalifikowaną zawierającą NIP nie składa zawiadomień.

Co z uprawnieniami, gdy zmienia się NIP albo inne dane firmy?

Uprawnienia są przypisane do kontekstu konkretnego NIP i nie przechodzą na inny identyfikator. Spółka powstała z przekształcenia jednoosobowej działalności ma nowy NIP, więc dostęp w jej kontekście organizuje się od początku — pieczęcią lub ZAW-FA, a następnie uprawnieniami dla pracowników i biura (zob. przekształcenie JDG w spółkę z o.o.). KSeF nie blokuje logowania w kontekście dotychczasowego NIP ani spółek przekształconych, połączonych, podzielonych czy likwidowanych, co zapewnia dostęp do faktur archiwalnych. Zmiana adresu, nazwy czy danych kontaktowych nie wymaga ponownego ZAW-FA; nowe zawiadomienie jest potrzebne, gdy zmienia się NIP podatnika albo NIP lub PESEL osoby wskazanej.

Co dzieje się z dostępem po zawieszeniu lub zakończeniu działalności albo po śmierci przedsiębiorcy?

Zawieszenie ani wykreślenie z CEIDG nie blokuje uwierzytelnienia — przedsiębiorca zachowuje dostęp do faktur, a system nie blokuje też ich wystawiania. Po śmierci przedsiębiorcy nie można używać jego profilu zaufanego, podpisu, tokena ani certyfikatu. Przedsiębiorstwo w spadku, jako odrębny podatnik, może złożyć ZAW-FA podpisane przez zarządcę sukcesyjnego i wskazać osobę korzystającą z KSeF w kontekście NIP zmarłego; uprawnienia nadane przez przedsiębiorcę za życia nadal działają. Szerzej: zarząd sukcesyjny.

Czy uprawnienia nadane przed 1 lutego 2026 r. nadal obowiązują?

Częściowo. Uprawnienia nadane elektronicznie w KSeF 1.0 nie działają w KSeF 2.0; zachowały moc uprawnienia właścicielskie oraz uprawnienia wynikające ze zgłoszeń ZAW-FA. Uprawnienia nadane od listopada 2025 r. w Module Certyfikatów i Uprawnień przeniesiono do KSeF 2.0. Jeżeli pracownik lub biuro nie może uwierzytelnić się w kontekście firmy, w pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy uprawnienie nadano w obecnym systemie.

Certyfikaty KSeF

Czym jest certyfikat KSeF i czym różni się typ 1 od typu 2?

Certyfikat KSeF to certyfikat, o którym mowa w art. 106nda ust. 7 ustawy o VAT (§ 2 pkt 1 rozporządzenia) — elektroniczne poświadczenie tożsamości osoby lub podmiotu, które podatnik pobiera z KSeF na wniosek złożony po uwierzytelnieniu w systemie. Występuje w dwóch odrębnie pobieranych rodzajach:

• typ 1 (uwierzytelnianie; w dokumentacji technicznej — „Authentication”) — służy do logowania w programach zintegrowanych z KSeF, w sesji interaktywnej i wsadowej (§ 6 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia),
• typ 2 (offline; w dokumentacji technicznej — „Offline”) — służy do oznaczenia faktury wystawionej w trybie offline, udostępnianej nabywcy poza KSeF przed jej przesłaniem do systemu, kodem QR z napisem „CERTYFIKAT”, potwierdzającym tożsamość wystawcy (art. 106nda ust. 6 pkt 2 i ust. 7 ustawy o VAT, § 9 ust. 10 rozporządzenia).

Certyfikat nie zawiera uprawnień — po zalogowaniu system sprawdza uprawnienia przypisane do NIP lub PESEL jego właściciela. Zasady oznaczania faktur offline omawiają pytania o tryby offline i kody QR.

Kto może uzyskać certyfikat KSeF i jak go pobrać?

Wniosek składa się po uwierzytelnieniu — w Aplikacji Podatnika KSeF albo w programie zintegrowanym z API KSeF. Certyfikat może otrzymać:

• osoba fizyczna identyfikowana NIP, np. przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność,
• osoba fizyczna identyfikowana PESEL, jeżeli ma jakiekolwiek uprawnienie w KSeF, np. pracownik lub księgowa,
• podmiot niebędący osobą fizyczną — wyłącznie po uwierzytelnieniu kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.

Spółka korzystająca z KSeF na podstawie ZAW-FA nie uzyska zatem certyfikatu na swój NIP — dane do wniosku wynikają ze środka użytego do uwierzytelnienia, więc certyfikaty pobierają osoby uprawnione, każda na siebie. Certyfikatu nie można wytworzyć po zalogowaniu tokenem (§ 13 ust. 2 rozporządzenia); o kolejny można natomiast wnioskować po zalogowaniu ważnym certyfikatem KSeF.

Jak długo ważny jest certyfikat KSeF i ile certyfikatów można mieć?

Certyfikat jest ważny najwyżej 2 lata od dnia wytworzenia albo od wskazanej we wniosku daty początkowej i może być odnowiony w okresie ważności (§ 6 ust. 2 rozporządzenia); przed datą początkową nie można go użyć. Według dokumentacji Ministerstwa Finansów na PESEL może być aktywnych 6 certyfikatów, a na NIP — 100, w obu przypadkach z możliwością pobrania tyle samo kolejnych do użycia po wygaśnięciu bieżących. Liczba wniosków w ciągu 30 dni jest ograniczona do 12 (PESEL) albo 300 (NIP), niezależnie od liczby unieważnionych certyfikatów. Termin ważności należy monitorować: po jego upływie program przestaje się uwierzytelniać, a faktur offline nie da się oznaczyć kodem „CERTYFIKAT”.

Czy certyfikat KSeF można przekazać księgowej lub pracownikowi?

Certyfikat wydany na osobę fizyczną — nie; zawiera jej dane i może się nim posługiwać wyłącznie ona. Przedsiębiorca, który chce zapewnić księgowej wgląd w faktury, nadaje jej uprawnienie, a księgowa pobiera własny certyfikat. Certyfikat wydany na spółkę nie jest związany z konkretną osobą, więc spółka może go powierzyć pracownikom; w KSeF widoczne są wtedy dane spółki, a nie osoby, a za ewidencję przekazania, użycia i unieważnienia odpowiada spółka.

Kiedy i jak unieważnić certyfikat KSeF?

Certyfikat unieważnia wyłącznie jego właściciel po uwierzytelnieniu węzłem krajowym, podpisem, pieczęcią albo certyfikatem KSeF — nie można wykonywać operacji na certyfikatach innych osób ani podmiotów. Unieważnienie jest zasadne przy utracie lub ujawnieniu klucza prywatnego, a w przypadku certyfikatów spółki także po odejściu pracownika, któremu je powierzono. Unieważnienie certyfikatu typu 1 użytego w trwającej sesji przerywa ją. W miejsce unieważnionego certyfikatu można wnioskować o nowy w granicach limitów.

Podstawa prawna

• art. 106nb, art. 106nd ust. 2 pkt 1–3, art. 106nda ust. 6 pkt 2 i ust. 7 oraz art. 106r ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263, z późn. zm.),
• § 2 pkt 1, § 3–6, § 9 ust. 10, § 13 i § 15 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 1815 oraz z 2026 r. poz. 169), wraz ze wzorem zawiadomienia ZAW-FA(3) stanowiącym załącznik do rozporządzenia,
• art. 138d § 1 i art. 168 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. — Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2026 r. poz. 622, z późn. zm.),
• art. 147 ust. 2 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 3, z późn. zm.),
• Podręcznik KSeF 2.0, cz. I „Rozpoczęcie korzystania z KSeF” (Ministerstwo Finansów, stan prawny na 1 lutego 2026 r., wyd. sierpień 2026 r.), Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF (wersja 2.6, sierpień 2026 r.) oraz dokumentacja techniczna API KSeF 2.0 (ksef.podatki.gov.pl) — w zakresie zasad technicznych: tokenów, limitów certyfikatów, uprawnień nadawanych pośrednio, odbierania uprawnień i unieważniania tokenów oraz certyfikatów.

Zasady opisane w skrócie rozwijają strony dostęp do KSeF, uprawnienia w KSeF i certyfikaty KSeF; pozostałe pytania dotyczą obowiązku i terminów, wystawiania i odbierania faktur, załączników do faktur oraz programów i integracji, a obsługę KSeF przez biuro opisuje usługa VAT, JPK i KSeF.