KSeF — pytania i odpowiedzi: tryby offline i kody QR

Fakturę ustrukturyzowaną co do zasady uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT). Ustawa o VAT przewiduje jednak procedury, w których fakturę wystawia się poza systemem i przesyła do KSeF później: tryb offline24, tryb niedostępności KSeF i tryb awaryjny, a w sytuacjach nadzwyczajnych — tryb awarii całkowitej. Poniżej zebrano odpowiedzi na pytania dotyczące tych trybów oraz oznaczania faktur kodami QR. Całościowe omówienie zawiera artykuł Tryby wystawiania faktur w KSeF.

Zestawienie trybów

Datą wystawienia faktury online jest dzień przesłania jej do KSeF (art. 106na ust. 1), a w pozostałych trybach — data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazana przez podatnika na fakturze, w pliku FA(3) — pole P_1 (art. 106nda ust. 10, art. 106nf ust. 9, art. 106nh ust. 4). Nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy (m.in. podmiot zagraniczny, konsument, nabywca bez NIP), udostępnia się fakturę w sposób z nim uzgodniony; jeżeli otrzyma ją poza KSeF, datą otrzymania jest zawsze data faktycznego otrzymania.

Tryb offline24

Czy tryb offline24 można stosować tylko przy braku dostępu do internetu?

Nie. Art. 106nda ust. 1 ustawy o VAT pozwala każdemu podatnikowi obowiązanemu do wystawiania faktur ustrukturyzowanych wystawić fakturę elektroniczną zgodną ze wzorem FA(3) poza systemem, bez wskazywania przyczyny. Przepisy nie wymagają dokumentowania braku połączenia ani innych trudności technicznych. Warunkiem jest terminowe przesłanie faktury do KSeF w celu przydzielenia jej numeru.

Do kiedy fakturę wystawioną w trybie offline24 należy przesłać do KSeF?

Niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia (art. 106nda ust. 2). Termin liczy się od daty wystawienia wskazanej w polu P_1 (ust. 10), a nie od dnia dostawy lub wykonania usługi. Tryb offline24 nie wydłuża ustawowych terminów wystawiania faktur określonych w art. 106i. Przy przesyłaniu pliku program deklaruje tryb OFFLINE (w API KSeF — parametr offlineMode).

Jaka jest data wystawienia, a jaka data otrzymania faktury offline24?

Datą wystawienia jest data wskazana przez podatnika w polu P_1 (art. 106nda ust. 10), także gdy faktura trafi do KSeF następnego dnia. Datą otrzymania jest data przydzielenia numeru KSeF (art. 106nda ust. 11), a w przypadku nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, któremu fakturę udostępniono poza KSeF — data faktycznego otrzymania. Data otrzymania ma znaczenie dla nabywcy, ponieważ prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał on fakturę (art. 86 ust. 10b pkt 1).

Co w sytuacji, gdy faktura wystawiana online trafi do KSeF później niż data w polu P_1?

Fakturę ustrukturyzowaną przesłaną do KSeF w dniu późniejszym niż data wskazana w polu P_1 uznaje się za fakturę wystawioną w trybie offline24 (art. 106nda ust. 16). Datą jej wystawienia pozostaje data z pola P_1 (ust. 10 stosowany odpowiednio), a nie data przesłania wynikająca z UPO. Według dokumentacji technicznej MF system KSeF porównuje dzień z pola P_1 z dniem przyjęcia faktury do przetwarzania (w sesji wsadowej — z dniem otwarcia sesji) i fakturę przesłaną jako online, lecz z wcześniejszą datą P_1, sam oznacza jako offline; dotyczy to m.in. faktur przygotowanych z bieżącą datą, których wysyłka nastąpiła po północy. Do takiej faktury stosuje się odpowiednio art. 106nda ust. 4, ust. 6 pkt 1 (kod z art. 106gb ust. 5), ust. 8–10, 12 i 13; ust. 16 nie odsyła do ust. 6 pkt 2 ani do ust. 7 (kod „CERTYFIKAT” i certyfikat).

Co się dzieje, gdy po wystawieniu faktury offline24 wystąpi awaria KSeF?

Stosuje się art. 106nha ustawy. Jeżeli przed przesłaniem faktury zamieszczono komunikat o awarii w BIP MF i w oprogramowaniu interfejsowym (art. 106ne ust. 1), art. 106nf ust. 4, 5, 7–11 i 13 stosuje się odpowiednio: fakturę przesyła się w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii, a datę jej otrzymania ustala się jak w trybie awaryjnym. Jeżeli zamieszczono komunikat o awarii całkowitej w środkach społecznego przekazu (art. 106ne ust. 3), faktury nie przesyła się do KSeF. Dla faktur wystawionych w okresie niedostępności, jeżeli w terminie na ich przesłanie zamieszczono komunikat o awarii, stosuje się art. 106nf ust. 4 i 5, a przy awarii całkowitej terminu z art. 106nh ust. 2 nie stosuje się (art. 106nh ust. 3).

Czy w trybach offline można wystawiać faktury korygujące?

Tak, jednak korektę faktury wystawionej offline wystawia się dopiero po przydzieleniu fakturze pierwotnej numeru KSeF (art. 106nda ust. 12, art. 106nf ust. 11, art. 106nh ust. 4), ponieważ faktura korygująca wskazuje numer KSeF faktury korygowanej (art. 106j ust. 2 pkt 2a). Korektę można wystawić jako fakturę ustrukturyzowaną albo ponownie w trybie offline24 (art. 106nda ust. 13, art. 106j ust. 4) — wtedy obowiązuje ten sam termin przesłania do KSeF. Faktura korygująca do faktury ustrukturyzowanej, wystawiona w okresie awarii, podlega zasadom trybu awaryjnego (art. 106nf ust. 12). Jeżeli faktura offline udostępniona poza KSeF nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, ulegnie zniszczeniu albo zaginie przed przesłaniem do systemu, wystawia się ją ponownie zgodnie z danymi z faktury; faktura wystawiona ponownie może zawierać datę wystawienia i wyraz „DUPLIKAT” (art. 106nda ust. 14), a do jej oznaczania kodami stosuje się odpowiednio ust. 6 i 7 (ust. 15; w okresie niedostępności — art. 106nh ust. 4). W trybie awaryjnym podatnik na wniosek nabywcy udostępnia fakturę ponownie, jeżeli następuje to przed jej przesłaniem do KSeF, albo wystawia ją ponownie według danych z faktury będącej w posiadaniu nabywcy (art. 106nf ust. 13 i 14).

Czy faktury dla konsumentów można wystawiać w trybach offline?

Tak. Faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie są objęte obowiązkiem KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4), ale mogą być wystawiane jako faktury ustrukturyzowane (art. 106ga ust. 4), a przepisy o trybach offline nie wyłączają tej grupy nabywców. Konsumentowi udostępnia się fakturę w sposób z nim uzgodniony (art. 106gb ust. 4 pkt 6). Jeżeli ma ją otrzymać przy użyciu KSeF, sprzedawca po przesłaniu faktury zapewnia mu dostęp przez kod weryfikujący i dane umożliwiające jej zidentyfikowanie (art. 106nda ust. 9, art. 106gb ust. 6). Według FAQ MF przepisy nie ograniczają wystawiania faktur dla konsumentów w trybach offline.

Niedostępność, awaria i awaria całkowita

Czym różni się niedostępność KSeF od awarii?

Ustawa nie definiuje niedostępności; według MF są to w szczególności planowane prace serwisowe, a informację o okresie jej trwania minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w BIP (art. 106ne ust. 4). Faktury wystawione w tym czasie przesyła się nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia niedostępności (art. 106nh ust. 2). Awaria jest zdarzeniem nieplanowanym, a okres jej trwania wyznaczają komunikaty o jej wystąpieniu i zakończeniu, zamieszczane w BIP i w oprogramowaniu interfejsowym (art. 106ne ust. 1); na przesłanie faktur przysługuje wtedy 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii (art. 106nf ust. 4). Brak dostępu do internetu po stronie podatnika nie jest ani niedostępnością, ani awarią KSeF — w takiej sytuacji stosuje się tryb offline24.

Co jest dniem roboczym w terminach przesłania faktur do KSeF?

Ustawa o VAT nie definiuje dnia roboczego. Ministerstwo Finansów nie wlicza do dni roboczych sobót i niedziel: w przykładzie z dokumentacji technicznej API KSeF 2.0 przy awarii zakończonej w sobotę 12 lipca 2025 r. termin 7 dni roboczych upływa we wtorek 22 lipca 2025 r. Materiały MF nie rozstrzygają wprost, czy dniem roboczym jest dzień ustawowo wolny od pracy przypadający od poniedziałku do piątku.

Jak liczyć 7 dni roboczych w trybie awaryjnym, jeżeli awarie następują po sobie?

Termin biegnie od dnia zakończenia awarii wskazanego w komunikacie o jej zakończeniu. Jeżeli w tym terminie zostanie ogłoszona kolejna awaria, 7 dni roboczych liczy się od dnia zakończenia tej kolejnej awarii (art. 106nf ust. 5). Jeżeli w czasie awarii albo w biegu terminu ogłoszono awarię całkowitą, obowiązek przesłania faktur do KSeF nie powstaje (art. 106nf ust. 7). Komunikaty techniczne publikuje także serwis ksef.podatki.gov.pl, a programy do fakturowania mogą pobierać status systemu z udostępnionego przez MF interfejsu (tzw. Latarnia KSeF).

Jak nabywca otrzymuje fakturę wystawioną w trybie awaryjnym i kiedy uznaje się ją za otrzymaną?

W trybie awaryjnym fakturę udostępnia się każdemu nabywcy w sposób z nim uzgodniony, także podatnikowi krajowemu posługującemu się NIP (art. 106nf ust. 2). Datą otrzymania jest data faktycznego otrzymania faktury, a jeżeli wcześniej przydzielono jej numer KSeF — data przydzielenia numeru (art. 106nf ust. 10). Przykładowo faktura przesłana do KSeF 12 listopada i doręczona pocztą 13 listopada jest otrzymana 12 listopada. U nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, który uzgodnił otrzymanie faktury poza KSeF, zawsze liczy się data faktycznego otrzymania.

Na czym polega awaria całkowita?

Awaria całkowita zachodzi, gdy nie ma możliwości zamieszczenia komunikatów o awarii w BIP i minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza komunikat w środkach społecznego przekazu (art. 106ne ust. 3) — według MF np. w radiu, telewizji, prasie lub internecie; MF opisuje ją jako sytuację nadzwyczajną. W tym czasie faktury wystawia się w postaci papierowej lub elektronicznej, bez obowiązku stosowania wzoru FA(3) (art. 106ng). Według MF takich faktur nie przesyła się później do KSeF i nie oznacza się ich kodami QR (podręcznik KSeF 2.0, cz. III, pkt 4.3 i 4.5). Faktur wystawionych wcześniej w trybach offline, jeżeli awarię całkowitą ogłoszono przed ich przesłaniem, również nie przesyła się (art. 106nf ust. 7, art. 106nh ust. 3 pkt 2, art. 106nha pkt 2). Datą wystawienia jest data wskazana na fakturze (art. 106e ust. 1 pkt 1). Ustawa nie zawiera szczególnych regulacji o dacie otrzymania; według podręcznika MF (pkt 4.4) jest nią data faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę.

Czy za spóźnione przesłanie faktury offline grozi kara?

Od 1 stycznia 2027 r. (wtedy wchodzą w życie art. 106ni ust. 1–3 i 5–7) naczelnik urzędu skarbowego nakłada w drodze decyzji karę pieniężną za nieprzesłanie w wymaganym terminie faktury wystawionej w trybie offline24, w okresie niedostępności lub w trybie awaryjnym (art. 106ni ust. 1 pkt 3). Kara wynosi do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, a przy fakturze bez wykazanego podatku — do 18,7% kwoty należności ogółem. Taka sama sankcja dotyczy wystawienia w tych trybach faktury niezgodnej z udostępnionym wzorem (art. 106ni ust. 1 pkt 2). Niedopełnienie obowiązku przesłania faktury w terminie (art. 106nda ust. 2, art. 106nf ust. 4, art. 106nh ust. 2) nie jest podstawą wszczęcia postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe (art. 106ni ust. 4). Opóźnienie nie zmienia daty wystawienia faktury — pozostaje nią data z pola P_1.

Kody QR i wizualizacja faktury

Kiedy faktura musi być oznaczona kodem QR?

Kodem weryfikującym oznacza się fakturę ustrukturyzowaną udostępnianą poza KSeF nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, oraz każdą fakturę ustrukturyzowaną używaną poza systemem, np. wręczaną jako wydruk lub przesyłaną jako plik PDF (art. 106gb ust. 5). Obowiązek ten dotyczy również podmiotu innego niż podatnik, który posługuje się fakturą poza KSeF (art. 106gb ust. 5a). Kod generuje program do fakturowania na podstawie danych faktury; zawiera on adres zasobu oprogramowania interfejsowego, datę wystawienia (pole P_1), NIP sprzedawcy i wyróżnik faktury, czyli — według MF — skrót SHA-256 pliku XML (§ 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF; wymagania techniczne określa specyfikacja oprogramowania interfejsowego, § 9 ust. 14). Bezpośrednio pod kodem zamieszcza się numer KSeF faktury.

Ile kodów QR powinna mieć faktura wystawiona w trybie offline?

Zależy to od tego, czy faktura została już przesłana do KSeF i otrzymała numer:

Wynika to z art. 106gb ust. 5, art. 106nda ust. 6 i 8, art. 106nf ust. 3 i 8, art. 106nh ust. 4 oraz § 9 ust. 1–4 i 10 rozporządzenia. Drugi kod jest potrzebny, dopóki faktura nie ma numeru KSeF, ponieważ potwierdza tożsamość wystawcy oraz autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. W trybie offline24 i w okresie niedostępności dwa kody dotyczą faktur udostępnianych poza KSeF nabywcom z art. 106gb ust. 4 (art. 106nda ust. 6, w okresie niedostępności w zw. z art. 106nh ust. 4); nabywca krajowy z NIP otrzymuje fakturę z trybu offline24 tylko w KSeF (art. 106nda ust. 3), a według MF — także z okresu niedostępności (podręcznik KSeF 2.0, cz. III, pkt 3.2.5 i tabela 1; art. 106nh ust. 4 nie odsyła do art. 106nda ust. 3). W trybie awaryjnym fakturę udostępnia się każdemu nabywcy w sposób uzgodniony, a dwa kody dotyczą faktury udostępnionej poza KSeF przed jej przesłaniem (art. 106nf ust. 2 i 3).

Co jest potrzebne do wygenerowania kodu z napisem „CERTYFIKAT”?

Certyfikat KSeF przeznaczony do trybu offline (w dokumentacji technicznej — typ „Offline”, w materiałach MF — certyfikat typu 2), który podatnik ma obowiązek pobrać z KSeF (art. 106nda ust. 7; w okresie niedostępności i awarii stosowany odpowiednio — art. 106nh ust. 4, art. 106nf ust. 3). Certyfikat służący do uwierzytelnienia w API (typ „Authentication”, w materiałach MF — typ 1) do tego celu się nie nadaje. Kod zawiera m.in. typ i wartość identyfikatora kontekstu, NIP sprzedawcy, identyfikator certyfikatu i wyróżnik faktury, opatrzone tym certyfikatem (§ 9 ust. 10 rozporządzenia). Bez aktywnego certyfikatu nie można prawidłowo oznaczyć faktury offline przekazywanej poza KSeF; ponieważ certyfikat pobiera się z KSeF, w okresie niedostępności lub awarii systemu może to być niemożliwe, dlatego zaleca się pobranie go z wyprzedzeniem. Zasady pobierania opisano w artykule Certyfikaty KSeF.

Jak nabywca weryfikuje fakturę za pomocą kodu QR?

Po zeskanowaniu kodu lub otwarciu linku system — bez uwierzytelnienia — informuje, czy faktura znajduje się w KSeF, i pokazuje jej podstawowe dane, m.in. numer KSeF, NIP sprzedawcy, datę wystawienia, tryb wystawienia oraz informację, czy plik w KSeF odpowiada dokumentowi, dla którego wygenerowano kod. Pobranie całej faktury wymaga podania numeru faktury nadanego przez wystawcę (art. 106e ust. 1 pkt 2), NIP lub innego identyfikatora nabywcy albo informacji o jego braku oraz kwoty należności ogółem (§ 7 rozporządzenia). Przy fakturze offline jeszcze nieprzesłanej system wskaże brak faktury w KSeF — weryfikację należy wtedy ponowić po upływie terminu na jej przesłanie. Kod „CERTYFIKAT” pozwala ustalić, czy certyfikat wystawcy jest aktywny i czy jego właściciel ma uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy; danych osobowych właściciela certyfikatu system nie ujawnia.

Czy kod QR jest potrzebny, gdy nabywca z NIP otrzymuje fakturę w KSeF, a sprzedawca dodatkowo wręcza wydruk?

Tak. Każde użycie faktury poza KSeF — wydruk wręczony przy sprzedaży, plik PDF wysłany pocztą elektroniczną — wymaga oznaczenia jej kodem QR z numerem KSeF (art. 106gb ust. 5 pkt 2, art. 106nda ust. 8). Jeżeli numer KSeF nie został jeszcze przydzielony, nabywcy otrzymującemu fakturę w KSeF można według MF wydać „potwierdzenie transakcji”. Dokument ten nie jest fakturą ani nie jest uregulowany w przepisach; według wyjaśnień MF zawiera dane stron, numer faktury, kwotę należności ogółem i dwa kody QR opisane „sprawdź fakturę w KSeF” oraz „zweryfikuj wystawcę faktury”, bez napisów pod kodami.

Jakie wymagania dotyczą wizualizacji faktury przekazywanej poza KSeF?

Przepisy nie określają wzoru wydruku — o układzie decyduje wystawca lub dostawca programu. Wizualizacja musi jednak odpowiadać treści pliku XML przyjętego przez KSeF i nie może zawierać danych z nim sprzecznych; MF zaleca, aby dane dodatkowe, np. termin płatności czy numer rachunku, znajdowały się w pliku, a nie wyłącznie na wydruku. Dopuszczalne są elementy bez znaczenia podatkowego, takie jak logo lub dane kontaktowe, a także wersja w języku obcym, jeżeli merytorycznie odpowiada plikowi. Gdy faktura jest przekazywana w formie danych (np. w systemie EDI) i nie można nanieść na nią kodu, razem z fakturą przesyła się odrębny link lub znak graficzny z właściwym numerem albo napisem (§ 9 ust. 8 i 12 rozporządzenia). Szczegóły opisano w artykule Kody QR i wizualizacja faktur.

Podstawa prawna

• art. 86 ust. 10b pkt 1, art. 106e ust. 1 pkt 1 i 2, art. 106i, art. 106j ust. 2 pkt 2a i ust. 4, art. 106ga, art. 106gb, art. 106na, art. 106nda, art. 106ne–106nha i art. 106ni ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263, z późn. zm.),
• § 7–9 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 1815, z 2026 r. poz. 169),
• art. 23 pkt 4 ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1598, z 2024 r. poz. 852 i 1721 oraz z 2025 r. poz. 1203), w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 5 sierpnia 2025 r. (Dz. U. poz. 1203) — termin wejścia w życie przepisów o karach pieniężnych (1 stycznia 2027 r.).

Powiązane omówienia: numer KSeF i UPO, pytania o wystawianie i odbieranie faktur, pytania o uprawnienia i certyfikaty, pytania o załączniki do faktur oraz obsługa VAT, JPK i KSeF w biurze.