KSeF — pytania i odpowiedzi: załączniki do faktur

Od 1 lutego 2026 r. faktura ustrukturyzowana może zawierać załącznik — dodatkową część pliku XML przeznaczoną dla czynności o rozbudowanych danych ilościowych i cenowych. Jest to funkcja dobrowolna, dostępna po zgłoszeniu w e-Urzędzie Skarbowym i ograniczona co do dopuszczalnej treści. Poniżej zebrano odpowiedzi na pytania o zakres, zgłoszenie i skutki korzystania z załączników. Pozostałe funkcje systemu opisano w artykule Dodatkowe funkcje KSeF.

Czym jest załącznik do faktury

Czym jest załącznik do faktury w KSeF?

Załącznik jest integralną częścią faktury, zapisaną w tym samym pliku XML w elemencie „Zalacznik” struktury FA(3) (art. 106gba ust. 1 ustawy o VAT, § 12 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF). Nie jest to odrębny plik — KSeF nie przyjmuje dokumentów w formatach PDF, JPG czy DOCX dołączanych do faktury. Faktura może mieć tylko jeden załącznik (§ 12 ust. 2 rozporządzenia), który może jednak obejmować wiele bloków danych; każdy blok może zawierać nagłówek, metadane, tekst w akapitach i tabele. Limity poszczególnych elementów omówiono w artykule Warunki transakcji, stopka i załącznik. Faktura z załącznikiem otrzymuje jedno UPO, wspólne dla całego pliku XML, i jest przechowywana w KSeF na tych samych zasadach co faktura bez załącznika (podręcznik KSeF 2.0, cz. III, pkt 1.6.7).

Czy wystawianie faktur z załącznikiem jest obowiązkowe?

Nie. Art. 106gba ust. 1 stanowi, że podatnik „może” wystawiać faktury z załącznikiem, jeżeli spełnia warunki określone w tym przepisie. Decyzja zależy od rodzaju działalności i od tego, czy dane da się czytelnie przedstawić w standardowych polach struktury FA(3). Możliwość nie jest ograniczona do określonych branż — może z niej korzystać każdy podatnik, który spełnia warunki z art. 106gba ust. 1. Według Ministerstwa Finansów funkcję wprowadzono głównie z myślą o branżach o bardzo złożonych danych: dostawcach mediów, usługach telekomunikacyjnych i dostawach paliw.

Dla jakich czynności można stosować załącznik?

Wyłącznie dla czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług lub cen jednostkowych netto (art. 106gba ust. 1). W zgłoszeniu oznacza się, czy faktury z załącznikiem dokumentują dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, usługi telekomunikacyjne, usługi dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego albo dostawy paliw do napędu silników spalinowych na stacjach paliw lub stacjach gazu płynnego do standardowych zbiorników pojazdów na rzecz jednego odbiorcy za okres rozliczeniowy (§ 10 ust. 1 pkt 8 lit. a–d rozporządzenia). Można także wskazać inne czynności, podając ich rodzaj (lit. e) — katalog nie jest zamknięty, o ile czynności spełniają warunek z art. 106gba ust. 1. Według wyjaśnień MF typowe zastosowania to rozbicie zużycia na punkty poboru o różnych taryfach, rozliczenie według numerów telefonów albo tankowań według numerów rejestracyjnych pojazdów.

Jakie dane można umieścić w załączniku?

Wyłącznie dane, o których mowa w art. 106e ust. 1 ustawy (m.in. miarę i ilość oraz cenę jednostkową netto — pkt 8 i 9), albo dane ściśle z nimi powiązane (art. 106gba ust. 1) — według MF przykładowo numer licznika, datę odczytu, stany licznika, adres i numer punktu poboru czy okres rozliczeniowy. Dane przekazuje się w postaci tekstu i tabel zapisanych w pliku XML. Zgodnie z wyjaśnieniami MF załącznik nie służy do przekazywania informacji handlowych ani marketingowych, takich jak cenniki, warunki gwarancji, instrukcje, zamówienia, umowy i aneksy, protokoły odbioru, specyfikacje czy informacje o promocjach. Niedopuszczalne jest także pomijanie pól struktury FA(3) przewidzianych dla danej informacji i przenoszenie jej treści wyłącznie do załącznika — np. podanie danych faktury korygowanej tylko w załączniku, bez wypełnienia elementu „DaneFaKorygowanej”. Kryteria, według których identyfikuje się w załącznikach dane niedozwolone, nie zostały opublikowane, a przykłady dopuszczalnej treści pochodzą wyłącznie z wyjaśnień MF. Umieszczenie w załączniku danych, które zostaną uznane za inne niż określone w art. 106gba ust. 1, może skutkować automatycznym odebraniem możliwości wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem (art. 106gba ust. 8 pkt 2).

Czy do faktury w KSeF można dołączyć PDF, zdjęcie, list przewozowy lub protokół odbioru?

Nie. KSeF przyjmuje wyłącznie ustrukturyzowany plik XML, a załącznik jest jego częścią, nie odrębnym dokumentem. List przewozowy, protokół odbioru, zdjęcia czy specyfikacje przekazuje się kontrahentowi poza KSeF, w sposób uzgodniony przez strony. Krótkie informacje dodatkowe można zamieścić w samej fakturze, w polach „DodatkowyOpis” lub „StopkaFaktury” struktury FA(3).

Czy po zgłoszeniu wszystkie faktury podatnika można wystawiać z załącznikiem?

Nie. Możliwość jest przypisana do podatnika (jego NIP), ale załącznik wolno stosować tylko do faktur dokumentujących czynności o złożonych danych ilościowych lub cenowych. Jeżeli podatnik prowadzi np. działalność telekomunikacyjną i handel detaliczny, faktury z drugiego obszaru wystawia bez załącznika. Wystawianie faktur z załącznikiem niezgodnie z warunkami z art. 106gba ust. 1 skutkuje odebraniem możliwości korzystania z tej funkcji (art. 106gba ust. 8 pkt 2).

Zgłoszenie ZGL_ZAL

Jakie formalności należy spełnić, aby wystawiać faktury z załącznikiem?

Należy złożyć do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej zgłoszenie o zamiarze wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem (art. 106gba ust. 2 pkt 1) — formularz ZGL_ZAL w e-Urzędzie Skarbowym (Deklaracje → Złóż e-Deklarację → KSeF). Zgłoszenie składa się wyłącznie za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym (art. 106gba ust. 3); nie można go złożyć w postaci papierowej, w Aplikacji Podatnika KSeF ani w programie księgowym. Na koncie musi być podany aktualny adres poczty elektronicznej lub numer telefonu (art. 106gba ust. 4). Zgłoszenie składa się przed rozpoczęciem wystawiania takich faktur (§ 10 ust. 1 rozporządzenia); zgłoszenia można składać od 1 stycznia 2026 r. (art. 17a ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r.; rozdział 5 rozporządzenia obowiązuje od tego dnia — § 15 pkt 1).

Kto składa zgłoszenie w imieniu przedsiębiorcy lub spółki?

Do składania zgłoszenia jest uprawniony podatnik posiadający konto w e-Urzędzie Skarbowym (art. 106gba ust. 4). Według MF podatnik będący osobą fizyczną składa zgłoszenie samodzielnie, ze swojego konta w e-Urzędzie Skarbowym, a w imieniu spółki lub innego podatnika niebędącego osobą fizyczną — użytkownik konta organizacji (UKO) w e-Urzędzie Skarbowym. Uprawnienia nadane w KSeF nie mają tu znaczenia — osoba uprawniona w KSeF, która nie ma statusu UKO, zgłoszenia nie złoży. Według wyjaśnień MF zgłoszenia nie składają odrębnie jednostki wewnętrzne podatnika posługujące się identyfikatorem wewnętrznym, członkowie grupy VAT ani jednostki podrzędne jednostki samorządu terytorialnego.

Jakie dane zawiera zgłoszenie?

Oprócz danych podatnika (NIP, imię i nazwisko lub pełna nazwa, adres e-mail) zgłoszenie obejmuje dwa oświadczenia: o spełnieniu warunków wystawiania faktur z załącznikiem oraz o świadomości skutków naruszenia zasad ich wystawiania (§ 10 ust. 1 rozporządzenia). Wskazuje się w nim także rodzaj czynności dokumentowanych takimi fakturami, przewidywaną datę rozpoczęcia, przewidywaną średnią miesięczną liczbę faktur z załącznikiem oraz ich przewidywany średni rozmiar w kilobajtach. Według MF data rozpoczęcia ma charakter wyłącznie informacyjny; o możliwości wystawiania faktur rozstrzyga potwierdzenie Szefa KAS (art. 106gba ust. 7).

Od kiedy można wystawiać faktury z załącznikiem po złożeniu zgłoszenia?

Dopiero po otrzymaniu potwierdzenia Szefa KAS (art. 106gba ust. 7). UPO z e-Urzędu Skarbowego potwierdza wyłącznie złożenie zgłoszenia (§ 11 ust. 1 rozporządzenia). Potwierdzenie możliwości wystawiania faktur z załącznikiem jest przekazywane na adres e-mail podany w zgłoszeniu w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania UPO (§ 11 ust. 3). Zarówno potwierdzenie, jak i powiadomienie o odebraniu tej możliwości są czynnościami materialno-technicznymi Szefa KAS (art. 106gba ust. 9). Według MF realizacja zgłoszenia odbywa się automatycznie, bez oceny pracowników urzędów skarbowych, nie przewiduje się odrzucania prawidłowo złożonych zgłoszeń, a możliwość jest nadawana bezterminowo.

Przed otrzymaniem potwierdzenia faktura z załącznikiem nie zostanie przyjęta przez KSeF: system sprawdza, czy sprzedawca ma udostępnioną tę funkcję, a plik zostaje odrzucony. W razie negatywnej weryfikacji numer KSeF nie jest przydzielany, więc faktura nie została wystawiona (podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.6.1); należy ją przesłać ponownie — po uzyskaniu potwierdzenia albo bez załącznika. Odrzucenie pliku nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF (art. 106ga ust. 1). Od 1 stycznia 2027 r. niewystawienie faktury ustrukturyzowanej w KSeF wbrew obowiązkowi może skutkować karą pieniężną nakładaną przez naczelnika urzędu skarbowego w drodze decyzji, w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, a przy fakturze bez wykazanego podatku — do 18,7% kwoty należności ogółem (art. 106ni ust. 1 pkt 1; art. 23 pkt 4 ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r.).

Czy odbiorca faktur z załącznikiem również musi złożyć zgłoszenie?

Nie. Zgłoszenie dotyczy wyłącznie wystawiania i przesyłania takich faktur. Nabywca i inne podmioty wskazane na fakturze (np. Podmiot3) mają do niej dostęp na ogólnych zasadach, w ramach uprawnienia do dostępu do faktur — odrębne uprawnienie nie jest potrzebne. Aplikacja Podatnika KSeF i e-mikrofirma oznaczają faktury z załącznikiem na liście, pozwalają je filtrować, wyświetlić (o ile plik nie przekracza rozmiaru dopuszczalnego ze względu na wydajność aplikacji) i pobrać; Aplikacja Mobilna KSeF wyświetla fakturę bez załącznika, z informacją o jego istnieniu.

Wystawianie faktur z załącznikiem

W jakim programie można wystawić fakturę z załącznikiem?

Według MF wyłącznie w komercyjnym programie zintegrowanym z API KSeF 2.0, który obsługuje tę funkcję. Bezpłatne narzędzia MF — Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF i e-mikrofirma — nie pozwalają wystawić faktury z załącznikiem; Aplikacja Podatnika KSeF wyświetla błąd przy próbie wczytania gotowego pliku z wypełnionym elementem „Zalacznik”, nawet gdy podatnik ma potwierdzoną możliwość wystawiania takich faktur. Fakturę z załącznikiem wystawia się tylko w strukturze FA(3); nie można jej wystawić w strukturze FA_RR(1) (faktury VAT RR). Plik może przesłać podatnik albo osoba lub podmiot uprawniony do wystawiania faktur w jego imieniu, także nabywca w ramach samofakturowania — pod warunkiem, że sprzedawca uzyskał potwierdzenie możliwości wystawiania faktur z załącznikiem.

Jaki jest dopuszczalny rozmiar faktury z załącznikiem?

Ustawa ani rozporządzenie nie określają limitu rozmiaru pliku; wymagania techniczne zawiera specyfikacja oprogramowania interfejsowego (§ 12 ust. 3 rozporządzenia). Według dokumentacji technicznej API KSeF 2.0 (limity domyślne, stan na 2 października 2026 r.) plik XML faktury bez załącznika może mieć najwyżej 1 MB, a faktury z załącznikiem — 3 MB; plik większy zostaje odrzucony przez system. Według podręcznika KSeF 2.0 faktury z załącznikiem przesyła się do KSeF wyłącznie w sesji wsadowej (cz. II, pkt 3.3.1–3.3.2; cz. III, pkt 1.6.1) — wyjątkiem jest korekta techniczna pliku faktury wystawionej w trybie offline, którą można przesłać w sesji interaktywnej.

Czy fakturę z załącznikiem można wystawić w trybie offline?

Tak. Art. 106gba ust. 1 obejmuje zarówno faktury ustrukturyzowane, jak i faktury wystawiane w trybie offline24 (art. 106nda), w okresie niedostępności KSeF (art. 106nh) i w trybie awaryjnym (art. 106nf). Ustawa nie przewiduje odrębnych terminów dla faktur z załącznikiem — stosuje się terminy właściwe dla danego trybu. Przepis nie obejmuje faktur wystawianych w okresie awarii całkowitej (art. 106ne ust. 3), w czasie której faktury wystawia się poza KSeF, w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 106ng). Zasady poszczególnych trybów opisano w pytaniach o tryby offline i kody QR.

Jak poprawić błąd w załączniku albo uzupełnić pominięty załącznik?

Faktura i załącznik tworzą jeden plik XML, dlatego załącznika nie można przesłać osobno ani dołączyć później do faktury przyjętej przez KSeF. Błąd w załączniku albo jego pominięcie koryguje się fakturą korygującą zawierającą prawidłowo wypełniony załącznik. Warunkiem jest, aby podatnik w dniu wystawienia korekty nadal miał potwierdzoną możliwość wystawiania faktur z załącznikiem.

Rezygnacja i odebranie możliwości

Jak zrezygnować z wystawiania faktur z załącznikiem i kiedy nie należy tego robić?

Składa się w e-Urzędzie Skarbowym zgłoszenie o zamiarze zaprzestania (formularz ZGL_ZAP) ze wskazaniem daty zaprzestania (art. 106gba ust. 2 pkt 2 i ust. 6). Możliwość zostaje odebrana po otrzymaniu powiadomienia Szefa KAS, przekazywanego e-mailem w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania UPO (art. 106gba ust. 8 pkt 1, § 11 ust. 3 rozporządzenia); według MF, jeżeli wskazana data przypada co najmniej 3 dni robocze po otrzymaniu UPO, skutek następuje w tej dacie, a przy dacie wcześniejszej — w dniu obsłużenia zgłoszenia w systemie, czyli najpóźniej po 3 dniach roboczych. Po odebraniu możliwości nie można wystawić również faktury korygującej z załącznikiem. Z tego względu MF wskazuje, że zgłoszenia zaprzestania nie należy składać, dopóki mogą być potrzebne korekty faktur wystawionych z załącznikiem; ponowne korzystanie z funkcji wymaga nowego zgłoszenia ZGL_ZAL.

Kiedy możliwość wystawiania faktur z załącznikiem może zostać odebrana bez wniosku podatnika?

Odebranie następuje automatycznie, gdy zostanie zidentyfikowane przesyłanie faktur z załącznikiem zawierających dane inne niż dopuszczone albo wystawianych niezgodnie z warunkami art. 106gba ust. 1 (art. 106gba ust. 8 pkt 2) — np. gdy załącznik zawiera cennik lub treści reklamowe albo dotyczy faktury bez złożonych danych ilościowych. Podatnik nadal wystawia faktury w KSeF, ale bez elementu „Zalacznik”; próba przesłania faktury z załącznikiem kończy się odrzuceniem pliku. Według MF możliwość można odzyskać przez złożenie nowego zgłoszenia, przy czym kolejne naruszenie prowadzi do ponownego jej odebrania. O świadomości tych skutków podatnik oświadcza w zgłoszeniu ZGL_ZAL (art. 106gba ust. 5 pkt 4, § 10 ust. 1 pkt 7 lit. b rozporządzenia). Art. 106ni nie wymienia naruszenia zasad wystawiania faktur z załącznikiem jako odrębnej podstawy kary pieniężnej — skutkiem przewidzianym w art. 106gba ust. 8 pkt 2 jest odebranie możliwości korzystania z tej funkcji.

Podstawa prawna

• art. 106e ust. 1, art. 106ga ust. 1, art. 106gba, art. 106ne ust. 3, art. 106nda, art. 106nf, art. 106ng, art. 106nh i art. 106ni ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263, z późn. zm.),
• § 10–12 i § 15 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 1815 oraz z 2026 r. poz. 169),
• art. 17a i art. 23 pkt 4 ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1598, z 2024 r. poz. 852 i 1721 oraz z 2025 r. poz. 1203) — składanie zgłoszeń od 1 stycznia 2026 r. oraz wejście w życie przepisów o karach pieniężnych (art. 106ni ust. 1–3 i 5–7) z dniem 1 stycznia 2027 r.

Powiązane omówienia: dodatkowe funkcje KSeF, wystawianie faktur w KSeF, numer KSeF i UPO, pytania o programy i integracje, pytania o uprawnienia i certyfikaty oraz obsługa VAT, JPK i KSeF w biurze.