KSeF — pytania i odpowiedzi: wystawianie i odbieranie faktur

Zebrane tu odpowiedzi dotyczą codziennego wystawiania i odbierania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 r. (art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT), a od 1 kwietnia 2026 r. obejmuje co do zasady wszystkich podatników; faktury ustrukturyzowane otrzymują w KSeF nabywcy posługujący się polskim NIP (art. 106gb ust. 1). Rozwiązania przejściowe z art. 145m i art. 145n obowiązują do 31 grudnia 2026 r., a przepisy o karach pieniężnych z art. 106ni (ust. 1–3 i 5–7), m.in. za niewystawienie faktury w KSeF, wchodzą w życie 1 stycznia 2027 r.

Wystawienie faktury i data wystawienia

Która data jest datą wystawienia faktury w KSeF?

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT), jeżeli data wpisana w polu P_1 jest tą samą datą. Gdy plik zostanie przesłany później niż wynika z pola P_1, faktura jest uznawana za wystawioną w trybie offline24 (art. 106nda ust. 16), a datą jej wystawienia pozostaje data z pola P_1 (art. 106nda ust. 10). Fakturę wystawioną w trybie offline24 należy przesłać do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia (art. 106nda ust. 2). Plik z datą w polu P_1 późniejszą niż dzień przesłania zostaje odrzucony — faktury nie wystawia się z datą przyszłą. Zasady trybów offline omawia strona pytania o tryby offline i kody QR.

Co oznacza przesłanie faktury, jeżeli numer KSeF zostanie nadany następnego dnia?

Według Ministerstwa Finansów przesłaniem jest zainicjowanie wysyłki pliku faktury w ramach otwartej sesji i jego zarejestrowanie przez system, a nie nadanie numeru KSeF. Plik z datą 30 listopada wysłany tego dnia o 23:55 i zarejestrowany przed północą jest fakturą wystawioną 30 listopada, nawet jeżeli numer nadano 1 grudnia o 0:02. Dla nabywcy ta sama faktura jest otrzymana 1 grudnia, ponieważ o dacie otrzymania decyduje przydzielenie numeru (art. 106na ust. 3). Obie daty wykazuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru — zob. numer KSeF i UPO.

Czy data wystawienia faktury w KSeF wpływa na moment rozliczenia podatku należnego?

Co do zasady nie — obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi (art. 19a ust. 1). Data wystawienia faktury wyznacza jednak obowiązek podatkowy przy usługach budowlanych i budowlano-montażowych (art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. a) oraz m.in. przy dostawach energii i gazu przewodowego, najmie, dzierżawie i leasingu, usługach telekomunikacyjnych i stałej obsłudze prawnej i biurowej (art. 19a ust. 5 pkt 4). Jeżeli w tych przypadkach faktury nie wystawiono albo wystawiono ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminu wystawienia faktury określonego w art. 106i ust. 3 i 4, a gdy takiego terminu nie określono — z chwilą upływu terminu płatności (art. 19a ust. 7). Datę wystawienia faktury z KSeF ustala się według art. 106na ust. 1 i art. 106nda ust. 10. Terminy wystawiania faktur z art. 106i nie uległy zmianie — KSeF zmienił sposób wystawiania faktur, a nie ich terminy.

Co KSeF sprawdza przed przyjęciem faktury, a czego nie weryfikuje?

System sprawdza zgodność pliku ze strukturą logiczną FA(3), uprawnienie osoby lub podmiotu wysyłającego do wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy, to, czy data w polu P_1 nie jest późniejsza niż dzień przesłania, oraz to, czy faktura nie jest duplikatem. Za duplikat uznaje się plik o tym samym NIP sprzedawcy, numerze faktury (P_2) i rodzaju faktury co faktura przyjęta wcześniej — kontrola obejmuje 10 lat wstecz. KSeF nie sprawdza obliczeń, danych nabywcy ani jego statusu w wykazie podatników VAT. Za treść faktury odpowiada wystawca, dlatego dane należy kontrolować przed wysyłką — w programie do fakturowania lub przez osobę wystawiającą fakturę.

Co zrobić z plikiem faktury odrzuconym przez KSeF?

Odrzucony plik nie jest fakturą — nie nadano mu numeru KSeF, więc nie wystawia się do niego korekty ani go nie anuluje. Należy usunąć przyczynę odrzucenia, np. błąd struktury albo brak uprawnienia, i przesłać plik ponownie. Jeżeli wskutek ponownej wysyłki faktura o wcześniejszym numerze zostanie przyjęta po fakturach o numerach późniejszych, nie jest to — według podręcznika KSeF 2.0 Ministerstwa Finansów, o ile przy przygotowaniu plików zachowano numerację narastającą — podstawą do odrzucenia ani do korygowania numeracji. Jeżeli ponowna wysyłka nastąpi w kolejnym dniu, a w polu P_1 pozostanie pierwotna data, faktura zostanie uznana za wystawioną w trybie offline24 (art. 106nda ust. 16).

Czy fakturę przyjętą do KSeF można poprawić, anulować albo usunąć?

Nie. Faktura z nadanym numerem KSeF weszła do obrotu prawnego — nie można jej edytować, anulować ani usunąć z systemu. Każdy błąd, także rachunkowy, usuwa się fakturą korygującą (art. 106j ust. 1), a gdy sprzedaż nie doszła do skutku — korektą „do zera”. Faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym je wystawiono (art. 112aa ust. 1).

Jakie dokumenty nie są przesyłane do KSeF?

W KSeF wystawia się wyłącznie faktury. Nie przesyła się do niego faktur pro forma, które w rozumieniu ustawy o VAT nie są fakturami, not obciążeniowych i uznaniowych, dowodów wewnętrznych ani zamówień. Dokumenty te nadal funkcjonują poza systemem, ale nie mogą zastępować faktury tam, gdzie przepisy wymagają jej wystawienia.

Otrzymywanie faktur i numer KSeF

Kiedy faktura zakupowa jest otrzymana?

Faktura ustrukturyzowana jest otrzymana w dniu przydzielenia jej numeru KSeF (art. 106na ust. 3), niezależnie od tego, czy i kiedy nabywca ją pobierze. Tę samą zasadę stosuje się do faktury wystawionej w trybie offline24 lub w okresie niedostępności KSeF — jest otrzymana w dniu przydzielenia numeru po jej przesłaniu (art. 106nda ust. 3 i 11, art. 106nh ust. 4). Odrębne zasady dotyczą faktury udostępnionej poza KSeF nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 (data faktycznego otrzymania — art. 106na ust. 4, art. 106nda ust. 11), oraz faktury z trybu awaryjnego (data faktycznego otrzymania, nie późniejsza niż data przydzielenia numeru — art. 106nf ust. 10); fakturę wystawioną poza KSeF na podstawie przepisów przejściowych Ministerstwo Finansów traktuje jako otrzymaną w dniu faktycznego otrzymania. Otrzymywanie faktur w KSeF nie wymaga akceptacji odbiorcy, a faktury ustrukturyzowane otrzymuje się w systemie także wtedy, gdy nabywca sam wystawia jeszcze faktury poza KSeF w ramach art. 145m. Datę przydzielenia numeru zawiera UPO oraz dane faktury dostępne w systemie.

Czy nabywca może odmówić przyjęcia faktury albo ją odrzucić?

Nie. KSeF nie przewiduje akceptowania ani odrzucania faktur — faktura z numerem KSeF jest otrzymana także wtedy, gdy nabywca kwestionuje jej treść. Spór wyjaśnia się ze sprzedawcą poza systemem, a jego wynik odzwierciedla faktura korygująca. Faktury niezwiązane z żadną transakcją, rozsyłane masowo albo zawierające niebezpieczne odnośniki można zgłosić jako nadużycie w Aplikacji Podatnika KSeF (według podręcznika Ministerstwa Finansów jest to możliwość, a nie obowiązek wynikający z przepisów); zgłoszenie nie służy do faktur spornych ani wystawionych omyłkowo. Fakturę, która nie dokumentuje rzeczywistego nabycia, należy oznaczyć dla biura jako niepodlegającą ujęciu w ewidencji i zażądać od sprzedawcy korekty „do zera”.

Czy KSeF informuje o nowej fakturze zakupowej?

Nie. System nie wysyła powiadomień, a sprzedawca nie otrzymuje informacji, czy i kiedy nabywca pobrał fakturę. Faktury zakupowe należy więc regularnie pobierać — w programie zintegrowanym z KSeF albo w bezpłatnych narzędziach Ministerstwa Finansów. Ponieważ system nie powiadamia o nowych fakturach, a faktura jest otrzymana w dniu przydzielenia numeru, zwłoka w jej pobraniu może skutkować przeoczeniem terminu płatności wynikającego z umowy lub z faktury. Biuro rachunkowe z uprawnieniem dostępu do faktur (w aplikacjach: przeglądanie faktur) pobiera je samodzielnie — zob. uprawnienia w KSeF.

Czy kontrahentowi trzeba przekazać numer KSeF albo plik PDF faktury?

Nabywca krajowy posługujący się NIP otrzymuje fakturę w KSeF automatycznie — nie ma obowiązku przesyłania mu numeru KSeF ani wizualizacji. Sprzedawca może dodatkowo wydać wydruk lub plik PDF z kodem QR i numerem KSeF, ale nie zastępuje on faktury w systemie. Numer KSeF ma natomiast znaczenie przy płatnościach dokonywanych od 1 stycznia 2027 r. (art. 17 ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r.): podatnik VAT czynny, płacąc przelewem innemu podatnikowi VAT czynnemu za faktury ustrukturyzowane, podaje w tytule przelewu numer KSeF faktury albo identyfikator zbiorczy nadany przez KSeF (art. 108g ust. 1), a w komunikacie przelewu w mechanizmie podzielonej płatności — numer KSeF faktury (art. 108a ust. 3 pkt 3).

Czy przy zakupach na potrzeby firmy trzeba podać sprzedawcy NIP?

Tak. Podatnik i osoba prawna niebędąca podatnikiem, dla których wystawiana jest faktura, są obowiązani podać numer, za pomocą którego są zidentyfikowani na potrzeby podatku — przy nabywcy krajowym jest to NIP — jeżeli posługują się nim na potrzeby danej czynności (art. 106ba). Faktura trafia do nabywcy w KSeF tylko wtedy, gdy jego NIP wpisano w polu NIP danych nabywcy; faktura wystawiona bez NIP nabywcy jest mu udostępniana w uzgodniony sposób (art. 106gb ust. 4 pkt 5), a biuro nie pobierze jej z KSeF razem z pozostałymi fakturami zakupowymi. Przy zakupach służbowych, np. paliwa czy materiałów, NIP należy więc podawać przed wystawieniem dokumentu.

Konsumenci i kontrahenci zagraniczni

Czy fakturę dla konsumenta wystawia się w KSeF?

Nie ma takiego obowiązku — faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej są wyłączone z obowiązku wystawiania w KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4) i mogą mieć postać papierową lub elektroniczną (art. 106ga ust. 3). Ministerstwo Finansów traktuje tak samo fakturę dla przedsiębiorcy, który kupuje na potrzeby prywatne. Fakturę konsumencką można wystawić w KSeF dobrowolnie (art. 106ga ust. 4); wówczas sprzedawca udostępnia ją nabywcy w uzgodniony sposób z kodem QR (art. 106gb ust. 4 pkt 6 i ust. 5) albo — gdy nabywca otrzymuje ją w KSeF — zapewnia mu dostęp do faktury przez podanie kodu i danych umożliwiających jej zidentyfikowanie (art. 106gb ust. 6).

Jak wystawić i przekazać fakturę kontrahentowi zagranicznemu?

Sprzedawca mający siedzibę w Polsce wystawia fakturę dla kontrahenta zagranicznego w KSeF — wyłączenia z art. 106ga ust. 2 pkt 1 i 2 dotyczą wystawców bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w kraju (albo ze stałym miejscem, które nie uczestniczy w transakcji), a nie nabywców zagranicznych. Fakturę udostępnia się nabywcy w sposób uzgodniony m.in. wtedy, gdy miejscem świadczenia jest terytorium innego państwa (art. 106gb ust. 4 pkt 1) albo nabywca nie ma siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce (pkt 2 i 3). Kontrahent zagraniczny nie odbiera faktury w systemie, dlatego sprzedawca przekazuje mu ją np. jako plik PDF lub wydruk, oznaczoną kodem QR umożliwiającym weryfikację w KSeF (art. 106gb ust. 5). Datą otrzymania takiej faktury jest dzień jej faktycznego otrzymania przez nabywcę (art. 106na ust. 4). Numer VAT kontrahenta z innego państwa UE wpisuje się w polach przeznaczonych dla identyfikatora unijnego, a nie w polu NIP.

Jakie wymagania musi spełniać wizualizacja faktury (PDF, wydruk)?

Przepisy nie określają wyglądu wizualizacji — może odbiegać od wzoru Ministerstwa Finansów, zawierać logo lub dane kontaktowe, a także być sporządzona w języku obcym albo w dwóch językach. Według Ministerstwa Finansów jej treść powinna jednak merytorycznie odpowiadać plikowi XML przyjętemu przez KSeF. Faktura ustrukturyzowana używana poza systemem musi być oznaczona kodem QR, pod którym zamieszcza się numer KSeF (art. 106gb ust. 5, § 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF), a faktura offline udostępniana nabywcy poza KSeF przed przesłaniem do systemu — dwoma kodami QR (art. 106nda ust. 6, § 9 ust. 3 rozporządzenia). Ministerstwo Finansów zaleca, aby dane istotne dla nabywcy, np. termin płatności i rachunek bankowy, umieszczać w pliku XML, a nie wyłącznie na wizualizacji — zob. kody QR i wizualizacja faktur.

Czy faktury od dostawców zagranicznych trafiają do KSeF?

Z reguły nie. Podatnicy bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce albo ze stałym miejscem, które nie uczestniczy w transakcji, nie mają obowiązku wystawiania faktur w KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 1 i 2), choć mogą to robić dobrowolnie (art. 106ga ust. 4). Faktury takich dostawców — dokumentujące np. import usług lub wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów — przedsiębiorca otrzymuje poza systemem i przekazuje biuru tak jak dotychczas.

Zaliczki, korekty i duplikaty

Jak w KSeF dokumentuje się zaliczki i rozliczenie końcowe?

Faktura zaliczkowa zawiera m.in. otrzymaną kwotę, podatek od niej oraz dane zamówienia lub umowy (art. 106f ust. 1). Jeżeli faktury zaliczkowe nie obejmują całej zapłaty, faktura rozliczająca podaje numery KSeF faktur zaliczkowych, a przy zaliczkowych wystawionych poza KSeF — ich numery nadane przez podatnika (art. 106f ust. 3); tak samo postępuje się w ostatniej z faktur zaliczkowych, które łącznie obejmują całą zapłatę (art. 106f ust. 4). Gdy zaliczka i dostawa przypadają w tym samym miesiącu, faktury zaliczkowej można nie wystawiać (art. 106b ust. 1a), z wyjątkiem czynności, dla których terminy wystawienia faktury określono w art. 106i ust. 3–8 (art. 106b ust. 1b). Przy przedpłacie całej należności faktura końcowa nie jest wymagana; jeżeli zostanie wystawiona, wykazuje zerową kwotę należności ogółem i numer KSeF faktury zaliczkowej (podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 2.8).

Jak wystawia się fakturę korygującą do faktury z KSeF?

Fakturę korygującą fakturę ustrukturyzowaną wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej albo faktury wystawianej w trybie offline24 (art. 106j ust. 4). Zawiera ona numer KSeF faktury korygowanej (art. 106j ust. 2 pkt 2a), a kwoty wykazuje jako różnicę w stosunku do stanu przed korektą (art. 106j ust. 2 pkt 5). Liczba korekt nie jest ograniczona; kolejna korekta odnosi się do wartości ustalonych poprzednią korektą, ale jako fakturę korygowaną wskazuje fakturę pierwotną. Przy rabacie udzielonym jednemu odbiorcy za dany okres można wystawić zbiorczą fakturę korygującą (art. 106j ust. 3). Szczegóły omawia strona korekty faktur w KSeF.

Jak skorygować fakturę wystawioną przed objęciem obowiązkiem KSeF?

Według MF korekty faktur papierowych i elektronicznych wystawionych wcześniej poza systemem wystawia się w KSeF (podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 2.13.6); do 31 grudnia 2026 r. zastosowanie mogą mieć rozwiązania przejściowe z art. 145m i art. 145n. W takiej korekcie nie podaje się numeru KSeF faktury pierwotnej (art. 106j ust. 2 pkt 2a), lecz jej numer i datę wystawienia, z oznaczeniem, że faktura korygowana została wystawiona poza KSeF. Nabywca otrzymuje korektę w KSeF, choć fakturę pierwotną otrzymał poza systemem. Do faktur korygujących wystawionych przed 1 lutego 2026 r. stosuje się dotychczasowe zasady rozliczania korekt (art. 11 ustawy z 16 czerwca 2023 r.).

Co zrobić, gdy faktura trafiła do niewłaściwego nabywcy?

Błędnego NIP nabywcy nie koryguje się. Fakturę z błędnym NIP otrzymuje w KSeF podmiot o tym numerze, dlatego sprzedawca wystawia do niej korektę „do zera”, a następnie nową fakturę z prawidłowymi danymi nabywcy. Podmiot, który omyłkowo otrzymał fakturę, nie może jej odrzucić — nie ujmuje jej w ewidencji i powinien powiadomić sprzedawcę o pomyłce. Pozostałe dane nabywcy, np. nazwę lub adres, poprawia się zwykłą fakturą korygującą.

Czy nabywca może wystawić notę korygującą?

Nie. Z dniem 1 lutego 2026 r. uchylono art. 106k ustawy o VAT, więc noty korygującej nie wystawia się do żadnej faktury, także papierowej lub elektronicznej. Nabywca, który stwierdzi pomyłkę, zgłasza ją sprzedawcy, a pomyłkę usuwa wyłącznie faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę. Do not korygujących wystawionych przed tą datą i niezaakceptowanych przez wystawcę faktury stosuje się art. 106k ust. 2 w dotychczasowym brzmieniu (art. 15 ust. 1 ustawy z 16 czerwca 2023 r.).

W którym okresie rozlicza się korektę zmniejszającą?

Sprzedawca obniża podstawę opodatkowania w rozliczeniu za okres, w którym wystawił fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej, czyli przesłał ją do KSeF — bez potwierdzenia jej otrzymania przez nabywcę (art. 29a ust. 13); przy korekcie wystawionej w trybie offline24 obniżenia dokonuje się w rozliczeniu za okres, w którym przesłano ją do KSeF (art. 29a ust. 13b i 13c). Nabywca zmniejsza podatek naliczony w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał korektę, czyli w którym przydzielono jej numer KSeF (art. 86 ust. 19a, art. 106na ust. 3, a przy korekcie offline24 — art. 106nda ust. 11). Przy korekcie zmniejszającej niebędącej fakturą ustrukturyzowaną sprzedawca obniża podstawę opodatkowania dopiero za okres, w którym otrzymał potwierdzenie jej otrzymania przez nabywcę (art. 29a ust. 13a), z wyjątkami wymienionymi w art. 29a ust. 15.

Czy w KSeF wystawia się duplikaty faktur?

Faktura otrzymana w KSeF przez nabywcę z NIP nie wymaga duplikatu — jest dostępna w systemie przez 10 lat i można ją pobierać wielokrotnie. Jeżeli zaginie lub ulegnie zniszczeniu faktura z KSeF przekazana poza systemem nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 (m.in. kontrahentowi zagranicznemu, konsumentowi albo podmiotowi bez NIP), sprzedawca na wniosek nabywcy udostępnia ją ponownie z kodem QR (art. 106l ust. 1). Duplikaty faktur papierowych i elektronicznych wystawia się na zasadach z art. 106l ust. 2, 3 i 5; duplikatu faktury wystawionej poza KSeF przed 1 lutego 2026 r. nie wystawia się w KSeF (art. 16 ustawy z 16 czerwca 2023 r.). Ponownie przesłany plik o tym samym NIP sprzedawcy, numerze i rodzaju faktury KSeF odrzuca jako duplikat.

Odliczenie VAT i koszty podatkowe

Od kiedy nabywca może odliczyć VAT z faktury otrzymanej w KSeF?

Prawo do odliczenia powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż za okres otrzymania faktury (art. 86 ust. 10 i ust. 10b pkt 1). Datą otrzymania faktury z KSeF jest dzień przydzielenia numeru KSeF, a nie data wystawienia — faktura wystawiona 30 listopada, której numer przydzielono 1 grudnia, pozwala na odliczenie najwcześniej w rozliczeniu za grudzień. Przy fakturze wystawionej w trybie offline24 również liczy się dzień przydzielenia numeru po jej przesłaniu (art. 106nda ust. 11), a przy fakturze z trybu awaryjnego — dzień faktycznego otrzymania, nie późniejszy niż dzień przydzielenia numeru (art. 106nf ust. 10). Przy fakturach dokumentujących zaliczki prawo do odliczenia powstaje odpowiednio w rozliczeniu za okres uiszczenia zaliczki, nie wcześniej jednak niż za okres otrzymania faktury (art. 86 ust. 10b pkt 1 i ust. 10c). Podatek nieodliczony we właściwym okresie można odliczyć w deklaracji za jeden z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych, a przy rozliczeniu kwartalnym — za jeden z dwóch (art. 86 ust. 11), albo przez korektę deklaracji, nie później niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do odliczenia (art. 86 ust. 13). Szczegóły omawia strona odliczenie VAT naliczonego.

Jak ująć fakturę wystawioną poza KSeF mimo obowiązku albo otrzymaną dwukrotnie?

Według Ministerstwa Finansów wystawienie faktury z pominięciem KSeF przez sprzedawcę nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia, jeżeli spełnione są przesłanki z art. 86 i nie zachodzą wyłączenia z art. 88; prawo to powstaje najwcześniej za okres faktycznego otrzymania faktury (podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.7). Jeżeli nabywca otrzymał plik PDF, a następnie tę samą fakturę w KSeF, ujmuje ją w ewidencji jeden raz — według Ministerstwa Finansów odliczenie może nastąpić w okresie faktycznego otrzymania pierwszego dokumentu (pkt 1.8). Gdy tę samą sprzedaż udokumentowano dwiema odrębnymi fakturami, sprzedawca powinien skorygować jedną z nich „do zera” (podatek wykazany na drugiej fakturze byłby należny na podstawie art. 108 ust. 1). Przy współpracy z kontrahentem, który mimo obowiązku nie stosuje KSeF, nabywca powinien zachować należytą staranność; przepisy o karach pieniężnych dla wystawców z art. 106ni wchodzą w życie 1 stycznia 2027 r.

Która data decyduje o zaliczeniu wydatku do kosztów podatkowych?

Przepisy o KSeF nie zmieniły zasad potrącania kosztów w podatku dochodowym — ustawy o PIT i o CIT nie odwołują się do faktur ustrukturyzowanych. Koszty bezpośrednio związane z przychodami potrąca się w roku osiągnięcia odpowiadających im przychodów (art. 22 ust. 5–5b ustawy o PIT, art. 15 ust. 4–4c ustawy o CIT), a koszty inne — w dacie poniesienia (art. 22 ust. 5c ustawy o PIT, art. 15 ust. 4d ustawy o CIT). Datą poniesienia kosztu jest w księgach rachunkowych dzień ujęcia kosztu w księgach na podstawie otrzymanej faktury (art. 22 ust. 5d ustawy o PIT, art. 15 ust. 4e ustawy o CIT), a w podatkowej księdze przychodów i rozchodów prowadzonej metodą memoriałową — dzień wystawienia faktury (art. 22 ust. 6b ustawy o PIT). Podatnicy stosujący metodę kasową (art. 14c ustawy o PIT) potrącają koszty wynikające z transakcji z przedsiębiorcami w roku uregulowania zobowiązania, nie wcześniej jednak niż w dacie poniesienia kosztu (art. 22 ust. 4a). Za datę wystawienia faktury z KSeF przyjmuje się dzień jej przesłania do systemu (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT), a przy fakturze offline24 — datę wskazaną na fakturze (art. 106nda ust. 10); data przydzielenia numeru rozstrzyga przede wszystkim o okresie odliczenia VAT. Numer KSeF faktury wpisuje się w kolumnie 3 podatkowej księgi przychodów i rozchodów (objaśnienia do wzoru księgi, pkt 4) oraz w ewidencji JPK_V7 — zob. KSeF a JPK_V7.

Szczególne sytuacje

Czy faktury w imieniu przedsiębiorcy może wystawiać biuro rachunkowe lub pracownik?

Tak, jeżeli podatnik nada w KSeF uprawnienie do wystawiania faktur wskazanej osobie lub podmiotowi, np. biuru rachunkowemu; biuro może przekazać uprawnienie swoim pracownikom, jeżeli podatnik na to zezwoli. Faktury w imieniu i na rzecz podatnika może wystawiać upoważniona przez niego osoba trzecia (art. 106d ust. 2). Faktura wystawiona przez osobę uprawnioną jest fakturą podatnika — zawiera jego dane jako sprzedawcy, a odpowiedzialność za jej treść i terminowe wystawienie spoczywa na podatniku. Osoba wystawiająca potrzebuje kompletnych danych o sprzedaży, zwłaszcza o dacie dostawy, otrzymanych zaliczkach i uzgodnionych rabatach, dlatego przedsiębiorca powinien przekazywać je na bieżąco. Wystawianie faktur przez nabywcę (samofakturowanie) wymaga odrębnego uprawnienia nadanego przez sprzedawcę w KSeF oraz uprzedniej umowy z procedurą zatwierdzania faktur przez sprzedawcę (art. 106d ust. 1) — zob. uprawnienia w KSeF.

Czy osoba wynajmująca prywatnie lokal firmie wystawia fakturę w KSeF?

Osoba fizyczna wynajmująca lokal jest w tym zakresie podatnikiem VAT, zwykle korzystającym ze zwolnienia. Fakturę wystawia na żądanie najemcy zgłoszone w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonano usługę (art. 106b ust. 3 pkt 2). Faktura dla przedsiębiorcy podlega obowiązkowi KSeF: do 31 grudnia 2026 r. można ją wystawić poza systemem, jeżeli wartość sprzedaży brutto udokumentowanej fakturami papierowymi i elektronicznymi w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł (art. 145m), a od 1 stycznia 2027 r. — wyłącznie w KSeF. Wystawienie faktury w KSeF wymaga NIP sprzedawcy; osoba, która go nie ma, składa zgłoszenie rejestracyjne VAT-R (podmiot korzystający ze zwolnienia może je złożyć i jest wtedy rejestrowany jako „podatnik VAT zwolniony” — art. 96 ust. 3 i ust. 4 pkt 2) oraz zgłoszenie identyfikacyjne NIP-7 (art. 6 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników). Faktury dla najemców będących osobami prywatnymi nie podlegają obowiązkowi KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4).

Czy faktura „próbna” przesłana do KSeF wywołuje skutki podatkowe?

Tak, jeżeli trafiła do środowiska produkcyjnego i nadano jej numer KSeF — jest wtedy fakturą, co grozi obowiązkiem zapłaty wykazanego w niej podatku (art. 108 ust. 1). Taką fakturę należy niezwłocznie skorygować „do zera”; nabywca, który otrzymał ją w KSeF, nie ujmuje jej w ewidencji. Według podręcznika KSeF 2.0 skutków prawnych nie wywołują dokumenty wystawione w środowisku testowym ani przedprodukcyjnym (demo). Dobrowolne wystawienie części faktur w KSeF nie odbiera podatnikowi korzystającemu z limitu 10 000 zł prawa do wystawiania pozostałych faktur poza systemem do końca 2026 r. — limit dotyczy sprzedaży udokumentowanej fakturami papierowymi i elektronicznymi (art. 145m ust. 1), a prawo to ustaje od faktury, którą przekroczono limit (art. 145m ust. 2).

Co przekazywać biuru rachunkowemu, skoro faktury są w KSeF?

Biuro z uprawnieniem dostępu do faktur pobiera z KSeF faktury sprzedażowe i zakupowe samodzielnie. Poza systemem pozostają jednak faktury od dostawców zagranicznych, faktury papierowe i elektroniczne wystawione poza KSeF (np. konsumenckie), a do 31 grudnia 2026 r. także faktury wystawiane na podstawie art. 145m (w ramach limitu 10 000 zł miesięcznie) oraz art. 145n (faktury wystawione przy użyciu kas rejestrujących i paragony z NIP uznane za faktury uproszczone). Te dokumenty, podobnie jak dokumenty inne niż faktury, przekazuje się biuru jak dotychczas. Biuro potrzebuje też informacji, których KSeF nie zawiera: które faktury zakupowe są sporne lub nie dotyczą działalności, jakie korekty uzgodniono z kontrahentami oraz jakie zwroty i rabaty wymagają jeszcze wystawienia korekty.

Podstawa prawna

• art. 19a, art. 29a ust. 13–13c i 15, art. 86 ust. 10, 10b, 10c, 11, 13 i 19a, art. 88, art. 96 ust. 3 i 4, art. 106b, art. 106ba, art. 106d, art. 106f, art. 106ga, art. 106gb, art. 106i, art. 106j, art. 106k (uchylony), art. 106l, art. 106na, art. 106nda, art. 106nf ust. 10, art. 106nh ust. 4, art. 106ni, art. 108, art. 108a ust. 3, art. 108g, art. 112aa, art. 145m i art. 145n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263, z późn. zm.),
• art. 11 i art. 15–17 ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1598, z 2024 r. poz. 852 i 1721 oraz z 2025 r. poz. 1203),
• ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1203),
• art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2026 r. poz. 151, z późn. zm.),
• art. 14c oraz art. 22 ust. 4a, 5–5d, 6 i 6b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592, z późn. zm.),
• art. 15 ust. 4–4e ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2026 r. poz. 554, z późn. zm.),
• § 9 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 1815 oraz z 2026 r. poz. 169),
• rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 1299).

Pokrewne zagadnienia omawiają strony wystawianie faktur w KSeF, odbieranie faktur w KSeF, korekty faktur w KSeF, pytania o obowiązek i terminy, pytania o tryby offline i kody QR oraz pytania o uprawnienia i certyfikaty; obsługę rozliczeń VAT i faktur w KSeF przez biuro opisuje oferta VAT, JPK i KSeF.