Odbieranie faktur w KSeF

Od 1 lutego 2026 r. faktury ustrukturyzowane otrzymuje się przy użyciu KSeF — także podatnicy, którzy do końca 2026 r. mogą jeszcze wystawiać własne faktury poza systemem. Otrzymanie faktury nie wymaga akceptacji nabywcy (art. 106na ust. 2 został uchylony), a nabywca nie może jej w systemie odrzucić. Faktura trafia do niego z chwilą przydzielenia jej numeru KSeF, niezależnie od tego, czy i kiedy ją pobierze.

Data otrzymania faktury

Data wystawienia i data otrzymania mogą przypadać w różnych miesiącach: faktura z datą wystawienia 31 października, przesłana do KSeF tego dnia przed północą, której numer przydzielono 1 listopada, jest wystawiona w październiku, a otrzymana w listopadzie. Datę przydzielenia numeru zawiera UPO (pole „Data nadania numeru KSeF”) oraz dane faktury widoczne w systemie.

Dostęp do faktur zakupowych

Faktura trafia do nabywcy, jeżeli sprzedawca wpisał jego NIP w polu NIP danych nabywcy (Podmiot2). Dostęp do niej mają nabywca oraz osoby i podmioty, którym nadał uprawnienie do dostępu do faktur, a także podmiot trzeci wskazany na fakturze ze swoim identyfikatorem, np. płatnik.

• Podatnik ma w KSeF uprawnienia do nadawania uprawnień, wystawiania faktur i dostępu do nich (§ 3 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF); przedsiębiorca będący osobą fizyczną korzysta z nich po uwierzytelnieniu się, bez zgłoszeń w urzędzie skarbowym. Spółka uwierzytelnia się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, a jeżeli nie ma takiej możliwości — wskazuje osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF w zawiadomieniu ZAW-FA (§ 5 ust. 1 i § 6 ust. 1 rozporządzenia; zob. dostęp do KSeF).
• Faktury pobiera się programem zintegrowanym z API KSeF albo bezpłatnymi narzędziami Ministerstwa Finansów: Aplikacją Podatnika KSeF, Aplikacją Mobilną KSeF lub e-mikrofirmą.
• KSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach — system należy sprawdzać regularnie albo korzystać z programu, który pobiera faktury automatycznie.
• Fakturę można pobrać także bez uwierzytelnienia: po zeskanowaniu kodu QR i podaniu numeru faktury, identyfikatora nabywcy oraz kwoty należności ogółem albo — w Aplikacji Podatnika KSeF — po podaniu numeru KSeF, numeru faktury, identyfikatora i nazwy nabywcy oraz kwoty należności ogółem (§ 7 i 8 rozporządzenia).

Faktury ustrukturyzowane oraz faktury wystawione w trybach offline, po przesłaniu do KSeF, są przechowywane w systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym je wystawiono; w tym okresie przepisów art. 112 i 112a o przechowywaniu faktur przez podatnika nie stosuje się (art. 112aa ust. 1). Jeżeli zobowiązanie podatkowe przedawnia się później, podatnik przechowuje te faktury poza KSeF do upływu terminu przedawnienia, stosując odpowiednio art. 112 i 112a (art. 112aa ust. 2) — należy je więc pobrać przed usunięciem z systemu.

Nabywca bez NIP, konsument, podmiot zagraniczny

Nabywcy wymienieni w art. 106gb ust. 4 — m.in. podmiot zagraniczny bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w kraju, podmiot nieposługujący się NIP i konsument, a także każdy nabywca, gdy miejscem świadczenia jest terytorium innego państwa — otrzymują fakturę w sposób uzgodniony ze sprzedawcą, np. jako plik PDF z kodem QR (art. 106gb ust. 4 i 5). Jeżeli faktura zostaje udostępniona poza KSeF, datą otrzymania jest dzień jej faktycznego otrzymania (art. 106na ust. 4). Nabywca bez NIP lub konsument może też odebrać fakturę bezpośrednio z KSeF — sprzedawca przekazuje mu kod QR i dane pozwalające odnaleźć fakturę (art. 106gb ust. 6).

Weryfikacja faktury i kod QR

Dla nabywcy krajowego z NIP fakturą jest plik w KSeF; plik PDF lub wydruk od sprzedawcy jest jedynie wizualizacją. Kod QR na wizualizacji pozwala sprawdzić, czy faktura znajduje się w systemie i czy dokument odpowiada plikowi przyjętemu przez KSeF. Faktura wystawiona w trybie offline i udostępniona poza KSeF przed przesłaniem do systemu ma dwa kody — pierwszy z napisem „OFFLINE”, drugi z napisem „CERTYFIKAT”, który pozwala potwierdzić tożsamość wystawcy, a według MF także sprawdzić, czy miał on uprawnienie do wystawienia faktury w imieniu sprzedawcy (art. 106nda ust. 6, § 9 ust. 3, 4 i 10 rozporządzenia; zob. kody QR i wizualizacja faktur). Według MF KSeF nie weryfikuje poprawności rachunkowej faktury ani danych kontrahenta, dlatego kontrola stawek, kwot i zgodności z zamówieniem pozostaje po stronie nabywcy.

Odliczenie VAT i koszty

• VAT — prawo do odliczenia powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w okresie otrzymania faktury (art. 86 ust. 10 i ust. 10b pkt 1). Faktura z numerem KSeF przydzielonym 1 listopada daje prawo do odliczenia najwcześniej w rozliczeniu za listopad; odliczenia można dokonać także w jednym z trzech następnych okresów, a przy rozliczeniu kwartalnym — w jednym z dwóch następnych kwartałów (art. 86 ust. 11).
• Faktura wystawiona poza KSeF mimo obowiązku — według Ministerstwa Finansów wystawienie faktury z pominięciem KSeF nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia, jeżeli spełnione są przesłanki z art. 86 i nie zachodzą wyłączenia z art. 88; prawo to powstaje najwcześniej za okres faktycznego otrzymania faktury (podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.7). Nabywca powinien zachować należytą staranność, a uzyskanie faktury w KSeF MF uznaje za dobrą praktykę. Przepisy o karach pieniężnych dla wystawców (art. 106ni ust. 1–3 i 5–7) wchodzą w życie 1 stycznia 2027 r.
• JPK_V7 — w ewidencji zakupu podaje się numer KSeF faktury, a dla dokumentów spoza systemu odpowiednie oznaczenie (zob. KSeF a JPK_V7).
• Koszty uzyskania przychodów — KSeF nie zmienił zasad potrącania kosztów. W księgach rachunkowych dniem poniesienia kosztu jest dzień, na który ujęto koszt w księgach na podstawie otrzymanej faktury (art. 22 ust. 5d ustawy o PIT, art. 15 ust. 4e ustawy o CIT); w podatkowej księdze przychodów i rozchodów decyduje co do zasady data wystawienia faktury (art. 22 ust. 6b ustawy o PIT).

Faktury w biurze rachunkowym

Przekazywanie biuru plików lub wydruków faktur ustrukturyzowanych nie jest potrzebne. Wystarczy nadać biuru uprawnienie do dostępu do faktur — biuro pobiera wtedy z KSeF faktury zakupowe i sprzedażowe klienta.

• Uprawnienie można nadać biuru jako podmiotowi (na jego NIP) z możliwością dalszego przekazywania; biuro wskazuje wówczas pracowników obsługujących danego klienta (§ 3 ust. 3 pkt 1 i 2 rozporządzenia), a zmiany kadrowe w biurze nie wymagają działań po stronie klienta.
• Uprawnienie do wystawiania faktur nadaje się odrębnie — tylko wtedy, gdy biuro ma fakturować w imieniu klienta.
• Uprawnienie można odebrać w każdej chwili (zob. uprawnienia w KSeF).

Do KSeF trafiają wszystkie faktury ustrukturyzowane wystawione na NIP przedsiębiorcy, także dotyczące wydatków niezwiązanych z działalnością — informację o takich zakupach należy przekazać biuru. Poza systemem pozostają m.in. faktury od kontrahentów zagranicznych, dokumenty importowe, a do końca 2026 r. także faktury z kas rejestrujących, paragony z NIP i faktury od podatników korzystających z limitu 10 000 zł (art. 145m i 145n); te przekazuje się biuru tak jak dotychczas. Zakres współpracy opisuje oferta VAT, JPK i KSeF.

Faktura otrzymana błędnie

KSeF nie pozwala odrzucić ani usunąć faktury. Jeżeli faktura nie dokumentuje rzeczywistego zakupu nabywcy, np. z powodu błędnego NIP:

1. nie ujmuje się jej w ewidencji VAT ani w kosztach — faktura stwierdzająca czynność, której nie dokonano, nie daje prawa do odliczenia (art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a),
2. informuje się wystawcę, który według MF powinien wystawić fakturę korygującą do zera oraz nową fakturę dla właściwego nabywcy (zob. korekty faktur w KSeF),
3. fakturę niezwiązaną z żadną transakcją (np. rozsyłaną masowo lub zawierającą niebezpieczne odnośniki) można zgłosić w Aplikacji Podatnika KSeF jako podejrzenie nadużycia; według MF faktura wystawiona przez pomyłkę lub sporna co do ceny nie jest takim przypadkiem, a samo zgłoszenie jest funkcją systemu, nie obowiązkiem wynikającym z przepisów.

Jeżeli faktura dotyczy rzeczywistej transakcji, lecz zawiera błędy, nabywca występuje do sprzedawcy o fakturę korygującą (art. 106j ust. 1); noty korygujące nie funkcjonują od 1 lutego 2026 r. (art. 106k został uchylony).

Podstawa prawna

• art. 86 ust. 10, 10b pkt 1 i ust. 11, art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a, art. 106gb ust. 1 i 4–6, art. 106j ust. 1, art. 106na, art. 106nda ust. 6 i 11, art. 106nf ust. 10, art. 106ng, art. 106nh ust. 4, art. 106ni, art. 112, art. 112a, art. 112aa, art. 145m i art. 145n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263, z późn. zm.),
• art. 22 ust. 5d i 6b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592, z późn. zm.),
• art. 15 ust. 4e ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2026 r. poz. 554, z późn. zm.),
• § 3, § 5 ust. 1, § 6 ust. 1, § 7–9 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. z 2025 r. poz. 1815, z późn. zm.),
• § 11 ust. 4a i 8 rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2019 r. poz. 1988, z późn. zm.).