KSeF a JPK_V7 — oznaczenia faktur w ewidencji

Za okresy od lutego 2026 r. ewidencję VAT przesyła się według wzorów JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3) udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. Przy dokumentach ujętych w ewidencji sprzedaży i zakupów podaje się informację o ich związku z Krajowym Systemem e-Faktur: numer KSeF albo jedno z oznaczeń OFF, BFK lub DI — według broszury MF do struktury JPK_V7(3) pole to wypełnia się przy każdym dokumencie. Wymóg wynika z rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych w deklaracjach i ewidencji VAT, znowelizowanego pod kątem KSeF (§ 10 ust. 2 pkt 1 lit. g i ust. 5 oraz § 11 ust. 4a i 8 rozporządzenia), a sposób stosowania oznaczeń w poszczególnych przypadkach wyjaśnia MF w zestawieniu przypadków stosowania znaczników w JPK_VAT.

Zasada: numer KSeF, jeżeli został nadany

Numer KSeF wykazuje się, jeżeli został nadany do dnia przesłania ewidencji (część II pkt 14 załącznika do rozporządzenia). Reguła dotyczy wszystkich trybów wystawiania — także faktur z trybu offline24, z okresu niedostępności i z trybu awaryjnego, które przed złożeniem JPK trafiły do KSeF. Oznaczenia OFF, BFK i DI stosuje się wyłącznie wtedy, gdy numeru brak. Budowę numeru opisano w artykule Numer KSeF i UPO.

Ewidencja sprzedaży

Według zestawienia MF oznaczenie BFK obejmuje w szczególności faktury:

• wystawione w czasie awarii całkowitej KSeF (art. 106ng),
• wystawione przed 1 lutego 2026 r., a wykazywane w rozliczeniach od lutego 2026 r.,
• wystawione poza KSeF na podstawie przepisów epizodycznych — w lutym i marcu 2026 r. przez podatników objętych obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 r. (art. 145l), a do 31 grudnia 2026 r. przy sprzedaży dokumentowanej takimi fakturami do 10 000 zł brutto w miesiącu (art. 145m) — oraz faktury podatników i czynności, których obowiązek nie obejmuje (art. 106ga ust. 2),
• spoza KSeF, wykazywane w związku z korektą z tytułu ulgi na złe długi,
• dokumentujące wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import usług oraz nabycie towarów, dla których podatnikiem jest nabywca (art. 17 ust. 1 pkt 5).

Oznaczenie DI stosuje się m.in. do dowodów wewnętrznych, raportów fiskalnych z kas rejestrujących, zapisów dotyczących importu towarów rozliczanego na podstawie art. 33a oraz WNT i importu usług udokumentowanych dowodem wewnętrznym. Dotychczasowe oznaczenia rodzaju dowodu (RO, WEW, FP) nadal obowiązują i według MF wykazuje się je w odrębnym polu — raport fiskalny otrzymuje zatem zarówno oznaczenie RO, jak i DI. Od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r. oznaczenie FP obejmuje także faktury wystawione przy użyciu kas rejestrujących (§ 11c rozporządzenia, art. 145n ust. 4 ustawy o VAT).

Ewidencja zakupów

Nabywca krajowy z NIP otrzymuje fakturę z trybu offline24 lub z okresu niedostępności w dniu nadania jej numeru KSeF (art. 106nda ust. 11, art. 106nh ust. 4), więc w jego ewidencji ma ona co do zasady numer KSeF.

Według zestawienia MF jako BFK wykazuje się m.in. faktury wystawione przy użyciu kas rejestrujących i paragony do 450 zł z NIP nabywcy, uznane za faktury uproszczone (oba rodzaje dokumentów mogą być wystawiane do 31 grudnia 2026 r. — art. 145n ust. 1), faktury zagranicznych dostawców przy WNT i imporcie usług oraz faktury spoza KSeF objęte korektą z tytułu ulgi na złe długi. Jako DI — zapisy dotyczące importu towarów, WNT i importu usług udokumentowanych dowodem wewnętrznym oraz faktury VAT RR wystawione poza KSeF. Fakturę VAT RR wystawioną w KSeF wykazuje się z numerem KSeF, bez oznaczenia DI (część II pkt 14 załącznika).

Po stronie zakupów nadal stosuje się oznaczenia MK (dostawca rozliczający się metodą kasową), VAT RR i WEW.

Faktury offline przed nadaniem numeru

Szczegóły trybów opisano w artykule Tryby wystawiania faktur.

• Tryb offline24 i niedostępność KSeF — fakturę przesyła się do systemu najpóźniej w następnym dniu roboczym (odpowiednio po wystawieniu albo po zakończeniu niedostępności), dlatego w dniu złożenia JPK ma ona zwykle numer. Fakturę udostępnioną nabywcy poza KSeF, która w dniu przesłania ewidencji nie ma numeru, wykazuje się w ewidencji sprzedaży z oznaczeniem DI, a po nadaniu numeru koryguje się ewidencję, zastępując oznaczenie numerem KSeF (część II pkt 15 załącznika). Według MF oznaczenie DI stosuje się do każdej faktury z tych trybów bez numeru w dniu przesłania ewidencji.
• Tryb awaryjny — fakturę dosyła się w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Faktura bez numeru w dniu przesłania ewidencji otrzymuje oznaczenie OFF; według MF po nadaniu numeru korekta ewidencji nie jest wymagana.

Korekty

• Faktura korygująca wystawiona w KSeF ma własny numer KSeF i z tym numerem wykazuje się ją w ewidencji — nie z numerem faktury korygowanej.
• Według MF sprzedawca, który wystawia już faktury w KSeF, wystawia w systemie także korekty faktur sprzed wdrożenia KSeF, więc otrzymują one numer KSeF. Korekty wystawione przed 1 lutego 2026 r. poza systemem, a wykazywane w rozliczeniach od lutego 2026 r., otrzymują oznaczenie BFK.
• Korekta z tytułu ulgi na złe długi dotycząca faktury spoza KSeF otrzymuje według MF oznaczenie BFK.

Wypełnianie korekt w KSeF omówiono w artykule Korekty faktur w KSeF.

Data otrzymania faktury a odliczenie VAT

Prawo do odliczenia powstaje w okresie, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w okresie otrzymania faktury (art. 86 ust. 10 i 10b pkt 1). Data otrzymania zależy od sposobu wystawienia faktury:

Faktura przesłana w ostatnim dniu miesiąca tuż przed północą, której numer nadano po północy, jest otrzymana w następnym miesiącu. O dacie otrzymania nie decyduje dzień pobrania faktury z KSeF ani dzień doręczenia jej wizualizacji — data przydzielenia numeru widnieje w danych faktury w KSeF. Według MF przy fakturach wystawionych z pominięciem KSeF prawo do odliczenia zachowuje się przy spełnieniu przesłanek z art. 86 i braku przesłanek negatywnych z art. 88, lecz nabywca powinien wykazywać należytą staranność we współpracy z dostawcą naruszającym obowiązek (podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.7).

Praktyka biura rachunkowego

1. Uzgodnienie z KSeF — przed zamknięciem okresu pobiera się z KSeF faktury sprzedażowe i zakupowe klienta i porównuje z ewidencją; każda e-faktura powinna mieć w JPK swój numer.
2. Kontrola oznaczeń BFK — w zakupach sprawdza się, czy dostawca mógł wystawić fakturę poza KSeF (kasa rejestrująca, kontrahent zagraniczny, wyłączenie w 2026 r.).
3. Eliminacja duplikatów — ta sama faktura otrzymana jako PDF i w KSeF ujmowana jest raz, z numerem KSeF i datą otrzymania wynikającą z systemu.
4. Faktury offline z końca miesiąca — przed wysłaniem JPK sprawdza się, czy otrzymały numer; oznaczenie DI przy fakturze udostępnionej nabywcy poza KSeF wymaga późniejszej korekty ewidencji.

Obsługę rozliczeń VAT i KSeF przez biuro opisano na stronie VAT, JPK i KSeF, a odbieranie faktur — w artykule Odbieranie faktur w KSeF.

Podstawa prawna

• art. 86 ust. 10 i 10b pkt 1, art. 106ga ust. 2, art. 106gb ust. 4, art. 106na ust. 3 i 4, art. 106nda, art. 106nf, art. 106ng, art. 106nh, art. 109 ust. 3–3c oraz art. 145l–145n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263, z późn. zm.),
• § 10 ust. 2 pkt 1 lit. g i ust. 5, § 11 ust. 4 pkt 5, ust. 4a i ust. 8, § 11c oraz część II pkt 14 i 15 załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2019 r. poz. 1988, z późn. zm.), w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2023 r. (Dz. U. z 2024 r. poz. 13 i 947 oraz z 2025 r. poz. 1800).