Środki trwałe i amortyzacja

Wydatek na nabycie środka trwałego nie jest jednorazowym kosztem uzyskania przychodów — rozlicza się go w czasie przez odpisy amortyzacyjne. Zasady amortyzacji podatkowej są w ustawach o PIT i o CIT niemal identyczne; jednostki prowadzące księgi rachunkowe ustalają ponadto amortyzację bilansową.

Kiedy składnik majątku jest środkiem trwałym

Środkiem trwałym jest składnik majątku, który łącznie:

• stanowi własność lub współwłasność podatnika,
• został nabyty lub wytworzony we własnym zakresie,
• jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania,
• ma przewidywany okres używania dłuższy niż rok,
• jest wykorzystywany na potrzeby działalności gospodarczej albo oddany do używania na podstawie najmu, dzierżawy lub leasingu.

Niezależnie od okresu używania środkami trwałymi są także inwestycje w obcych środkach trwałych i budynki wzniesione na cudzym gruncie. Amortyzacji nie podlegają grunty i prawo wieczystego użytkowania gruntów, dzieła sztuki i eksponaty muzealne, a także składniki nieużywane wskutek zawieszenia wykonywania działalności albo zaprzestania działalności, w której były używane — od miesiąca następującego po miesiącu zawieszenia albo zaprzestania.

Składniki o wartości do 10 000 zł

Wyposażenie niespełniające definicji środka trwałego zalicza się do kosztów w dacie poniesienia wydatku. Sprzedaż składnika o wartości do 10 000 zł zaliczonego bezpośrednio do kosztów jest przychodem z działalności, chyba że jego wartość początkowa nie przekraczała 1500 zł; sprzedaż składnika niezaliczonego do środków trwałych ze względu na przewidywany okres używania nieprzekraczający roku jest przychodem z działalności bez względu na wartość. W księgach rachunkowych próg dla składników o niskiej wartości ustala polityka rachunkowości.

Wartość początkowa

• Zakup — cena nabycia: kwota należna zbywcy powiększona o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania do używania (transport, montaż, instalacja, opłaty notarialne, odsetki i prowizje), pomniejszona o podatek VAT. VAT zwiększa wartość początkową tylko wtedy, gdy nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje prawo do jego odliczenia.
• Wytworzenie we własnym zakresie — koszt wytworzenia: materiały, usługi obce i wynagrodzenia z pochodnymi, bez wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci oraz bez kosztów ogólnych zarządu.
• Spadek, darowizna — wartość rynkowa z dnia nabycia, chyba że umowa określa ją w niższej wysokości. Odpisy od składników otrzymanych w darowiźnie nie są kosztem: nabycie podlega podatkowi od spadków i darowizn, a nie podatkowi dochodowemu, więc nie stanowi przychodu z nieodpłatnego otrzymania rzeczy (art. 2 ust. 1 pkt 3 i art. 23 ust. 1 pkt 45a lit. a ustawy o PIT). Wyjątkiem jest składnik, który amortyzował darczyńca — wówczas kontynuuje się jego wartość początkową i odpisy (art. 23 ust. 9). Odpisy od składników nabytych w drodze spadku są kosztem.
• Składnik wcześniej używany prywatnie i nieamortyzowany — cena nabycia, nie wyższa jednak od wartości rynkowej.

Stawki i Klasyfikacja Środków Trwałych

Stawki podstawowe określa Wykaz rocznych stawek amortyzacyjnych stanowiący załącznik do ustaw o podatku dochodowym. Właściwą pozycję ustala się według Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT).

Wykaz przypisuje stawkę 20% telefonom komórkowym pod symbolem 629, który w KŚT 2016 obejmuje inne urządzenia telekomunikacyjne; aparaty telefoniczne, w tym komórkowe i smartfony, KŚT 2016 zalicza do rodzaju 623. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdza, że rozbieżność symboli nie zmienia stawki 20%.

Stawki można podwyższać współczynnikami: do 1,2 albo 1,4 dla budynków i budowli używanych w warunkach pogorszonych albo złych, do 1,4 dla maszyn i środków transportu używanych intensywnie, do 2,0 dla maszyn z grup 4–6 i 8 poddanych szybkiemu postępowi technicznemu. Stawki można też obniżać od miesiąca wprowadzenia do ewidencji albo od początku kolejnego roku podatkowego.

Metody amortyzacji

Minimalne okresy przy stawkach indywidualnych wynoszą: dla środków z grup 3–6 i 8 KŚT — 24, 36 albo 60 miesięcy (odpowiednio przy wartości początkowej do 25 000 zł, powyżej 25 000 zł do 50 000 zł i powyżej 50 000 zł), dla środków transportu, w tym samochodów osobowych — 30 miesięcy, dla budynków i lokali niemieszkalnych ze stawką 2,5% — 40 lat pomniejszone o pełną liczbę lat, które upłynęły od pierwszego oddania do używania do wprowadzenia do ewidencji podatnika, nie mniej jednak niż 10 lat, dla pozostałych budynków (lokali) i budowli — co do zasady 10 lat (dla niektórych, np. kiosków towarowych, domków kempingowych i budynków zastępczych — 3 lata), dla inwestycji w obcych budynkach (lokalach) i budowlach — 10 lat. Środek trwały z grup 3–6 i 8 KŚT albo środek transportu uznaje się za używany, jeżeli podatnik udowodni, że przed nabyciem był wykorzystywany przez inny podmiot co najmniej 6 miesięcy, a za ulepszony — jeżeli przed wprowadzeniem do ewidencji wydatki podatnika na jego ulepszenie stanowiły co najmniej 20% wartości początkowej. Dla budynków (lokali) i budowli z minimalnym okresem 10 albo 3 lat wymagane jest odpowiednio 60 miesięcy i 30%.

Metodę wybiera się przed rozpoczęciem amortyzacji i stosuje do pełnego zamortyzowania środka. Odpisów dokonuje się od miesiąca następującego po miesiącu wprowadzenia do ewidencji — co miesiąc, co kwartał albo jednorazowo na koniec roku. Harmonogram odpisów pokazuje narzędzie Amortyzacja środków trwałych.

Jednorazowa amortyzacja

Małym podatnikiem jest podatnik, którego przychody ze sprzedaży wraz z należnym VAT nie przekroczyły w poprzednim roku równowartości 2 000 000 euro (w 2026 r. 8 517 000 zł). W PIT preferencja dla rozpoczynających nie przysługuje, jeżeli podatnik — samodzielnie lub jako wspólnik spółki niebędącej osobą prawną — albo jego małżonek (przy wspólności majątkowej) prowadził działalność w roku jej rozpoczęcia lub w dwóch latach poprzednich; w CIT nie przysługuje m.in. podatnikom utworzonym w wyniku przekształcenia, połączenia lub podziału. Od danego środka trwałego można dokonać odpisu tylko na jednej z tych podstaw.

Ewidencja środków trwałych

Środek trwały wprowadza się do ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania go do używania. Późniejszy wpis oznacza ujawnienie środka — odpisy przysługują od miesiąca następującego po wpisie, bez odpisów za okres wcześniejszy. Ewidencja prowadzona przy podatkowej księdze przychodów i rozchodów zawiera m.in. datę nabycia i przyjęcia do używania, dokument nabycia, symbol KŚT, wartość początkową, stawkę, odpisy za rok i narastająco, wartość ulepszeń oraz datę likwidacji i jej przyczynę albo datę zbycia. Bez ewidencji odpisy nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów albo ewidencję przychodów, objęci obowiązkiem — za 2026 r. rozliczający VAT miesięcznie (JPK_V7M), od 2027 r. pozostali — prowadzą ewidencję (wykaz) środków trwałych przy użyciu programu komputerowego i przesyłają ją po zakończeniu roku, w terminie złożenia zeznania, w postaci pliku JPK_ST. Ewidencję prowadzoną przy podatkowej księdze przychodów i rozchodów, podlegającą przesłaniu, uzupełnia się o dane dodatkowe: numer w KSeF faktury dokumentującej zbycie składnika, numer dokumentu przyjęcia do używania lub wykreślenia z ewidencji, rodzaj dokumentu stwierdzającego nabycie lub wytworzenie oraz datę wytworzenia; dla składników wprowadzonych do ewidencji przed 1 stycznia 2026 r. części tych danych można nie uzupełniać. Zasady dla ksiąg rachunkowych i podatników CIT opisuje artykuł Pliki JPK dla ksiąg i ewidencji.

Ulepszenie

Wydatki na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację zwiększają wartość początkową środka trwałego, jeżeli w roku podatkowym przekroczą łącznie 10 000 zł i powodują wzrost jego wartości użytkowej. Wydatki na remont, który odtwarza stan pierwotny, są kosztem bieżącym. O rozgraniczeniu ulepszenia i remontu decyduje charakter prac, a nie ich kwota.

Zbycie i likwidacja

Sprzedaż środka trwałego wykorzystywanego w działalności daje przychód z działalności gospodarczej, a kosztem są wydatki na jego nabycie lub wytworzenie i ulepszenie, pomniejszone o sumę dokonanych odpisów amortyzacyjnych (przy samochodach osobowych — z uwzględnieniem limitu wartości). U podatników PIT przychodem z działalności jest również sprzedaż środka trwałego wycofanego z działalności, jeżeli od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu wycofania nie upłynęło 6 lat (z wyjątkiem m.in. budynków i lokali mieszkalnych). Niezamortyzowana wartość likwidowanego środka trwałego jest kosztem, chyba że środek utracił przydatność gospodarczą wskutek zmiany rodzaju działalności.

Samochody i nieruchomości mieszkalne

Odpisy od samochodu osobowego nie są kosztem w części ustalonej od wartości przewyższającej limit: 225 000 zł dla samochodu elektrycznego lub napędzanego wodorem, 150 000 zł, gdy emisja CO2 wynosi mniej niż 50 g/km, i 100 000 zł przy emisji 50 g/km i wyższej. Limity zależne od emisji obowiązują od 1 stycznia 2026 r.; do samochodów wprowadzonych do ewidencji środków trwałych przed tym dniem stosuje się przepisy dotychczasowe, czyli dla samochodów spalinowych limit 150 000 zł bez względu na emisję (Samochód osobowy w firmie, narzędzie Samochód osobowy w działalności).

Budynki mieszkalne, lokale mieszkalne, spółdzielcze własnościowe prawa do lokalu mieszkalnego i prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej nie podlegają amortyzacji podatkowej od 1 stycznia 2022 r., także gdy służą działalności lub są wynajmowane. Odpisy od takich nieruchomości nabytych lub wytworzonych przed tą datą można było zaliczać do kosztów najpóźniej do 31 grudnia 2022 r. Wyłączenie dotyczy zarówno podatników PIT, jak i CIT; w księgach rachunkowych amortyzację bilansową nalicza się nadal, ale nie jest ona kosztem podatkowym. Skutki sprzedaży takiej nieruchomości omawia artykuł Mieszkanie w działalności.

Amortyzacja w księgach rachunkowych

Amortyzację bilansową ustala się według okresu ekonomicznej użyteczności środka trwałego, weryfikowanego okresowo. Jednostki mikro i małe mogą stosować zasady podatkowe, jednak to uproszczenie nie obejmuje jednostek sektora finansów publicznych (o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej), spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych oraz spółek jawnych i komandytowych, w których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub podobne spółki zagraniczne. Różnice między odpisami bilansowymi a podatkowymi uwzględnia się przy ustalaniu dochodu do opodatkowania (księgi rachunkowe).

Podstawa prawna

• art. 10 ust. 2 pkt 3 i ust. 3, art. 14 ust. 2 pkt 1, art. 22 ust. 1s, art. 22a–22h, art. 22i ust. 1, 2 i 5, art. 22j ust. 1–4, art. 22k ust. 1, 7–20, art. 22n, art. 23 ust. 1 pkt 1, 4, 6 i 45a oraz ust. 9, art. 24 ust. 2a, art. 24a ust. 1e ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592, z późn. zm.) oraz załącznik nr 1 do tej ustawy,
• art. 9 ust. 1, art. 15 ust. 1zd, art. 16 ust. 1 pkt 1, 4 i 6, art. 16a–16k ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2026 r. poz. 554, z późn. zm.) oraz załącznik nr 1 do tej ustawy,
• art. 5a pkt 20 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i art. 4a pkt 10 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych,
• art. 15 ust. 12 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2025 r. poz. 843, z późn. zm.),
• art. 66 ust. 1 i art. 71 ust. 2 ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2105, z późn. zm.),
• art. 30 ustawy z dnia 2 grudnia 2021 r. o zmianie ustawy o elektromobilności i paliwach alternatywnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2269),
• art. 3 ust. 1 pkt 15, art. 32 ust. 1–3 i 6–8 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2026 r. poz. 522, 640, 644 i 1206),
• rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. poz. 1864),
• § 3 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe i ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. poz. 1311),
• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 24 lutego 2025 r., 0114-KDIP2-1.4010.43.2025.1.PK (stawka dla telefonów komórkowych).