Pracownicze plany kapitałowe (PPK) — obowiązki podmiotu zatrudniającego

Pracownicze plany kapitałowe są systemem długoterminowego oszczędzania finansowanym wspólnie przez podmiot zatrudniający, uczestnika i państwo. Uczestnictwo jest dobrowolne, lecz zapis następuje automatycznie: umowę w imieniu osoby zatrudnionej zawiera podmiot zatrudniający, a osoba, która nie chce oszczędzać, składa deklarację rezygnacji.

Kto jest objęty PPK

Podmiotem zatrudniającym jest przede wszystkim pracodawca, a w odniesieniu do zleceniobiorców — zleceniodawca. Osobami zatrudnionymi są osoby podlegające w Polsce obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym jako:

• pracownicy — z wyjątkiem pracowników młodocianych oraz pracowników przebywających na urlopach górniczych i urlopach dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla,
• zleceniobiorcy, agenci i osoby wykonujące pracę na podstawie umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu — po ukończeniu 18 lat,
• osoby wykonujące pracę nakładczą, członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych oraz członkowie rad nadzorczych wynagradzani z tytułu pełnienia funkcji.

Za osobę, która nie ukończyła 55 lat, umowę zawiera się automatycznie. Osobę w wieku 55–69 lat zapisuje się wyłącznie na jej wniosek, o czym podmiot zatrudniający ma obowiązek ją poinformować. Osoby, która najpóźniej w pierwszym dniu zatrudnienia ukończyła 70 lat, nie zapisuje się.

Przepisów ustawy nie stosuje się do dwóch pierwszych podmiotów z tabeli, a trzeci może ich nie stosować:

Zwolnienie mikroprzedsiębiorcy nie jest trwałe — przestaje działać, gdy zostanie zatrudniona osoba, która deklaracji nie złoży, a także w roku ponownego zapisu, jeżeli choćby jedna osoba nie złoży deklaracji ponownie. Podmiot prowadzący PPE stosuje ustawę od dnia zawieszenia składek podstawowych do PPE na ponad 90 dni, obniżenia ich poniżej 3,5% wynagrodzenia, likwidacji PPE, celowego opóźnienia składek przekraczającego 90 dni albo od dnia następującego po 1 stycznia lub 1 lipca, jeżeli według stanu na ten dzień w PPE uczestniczy mniej niż 25% osób zatrudnionych (art. 133 ust. 2). Podmiot, który utworzył PPE dopiero po zawarciu umów o zarządzanie i o prowadzenie PPK, nie korzysta z tego zwolnienia — jeżeli odprowadza do PPE składki podstawowe w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia, może jedynie, w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, nie finansować wpłat podstawowych i dodatkowych do PPK za osoby, które przystąpiły do PPE (art. 13 ust. 2).

Umowy i terminy

Umowa o zarządzanie PPK jest zawierana w postaci elektronicznej z instytucją finansową wpisaną do ewidencji PPK — z funduszami zdefiniowanej daty zarządzanymi przez jedno towarzystwo funduszy inwestycyjnych, powszechne lub pracownicze towarzystwo emerytalne albo z zakładem ubezpieczeń. Instytucję wybiera się w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeżeli jej nie ma — z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w trybie przyjętym w danym podmiocie; jeżeli porozumienia nie osiągnięto na miesiąc przed upływem terminu zawarcia umowy, wyboru dokonuje sam podmiot zatrudniający. Umowę zawiera się nie później niż na 10 dni roboczych przed upływem terminu, w którym podmiot jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK za pierwszą osobę zatrudnioną.

Umowę o prowadzenie PPK zawiera się w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej nie wcześniej niż po 14 dniach zatrudnienia i nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące zatrudnienia. Do tego okresu wlicza się zatrudnienie u tego samego podmiotu w ciągu poprzednich 12 miesięcy. Za osobę zatrudnioną od 16 marca 2026 r. umowę zawiera się w okresie od 30 marca do 10 lipca 2026 r. Umowy nie zawiera się, jeżeli osoba zatrudniona wcześniej złożyła deklarację rezygnacji. Jeżeli podmiot zatrudniający uchybi terminowi, stosunek prawny z instytucją finansową powstaje z mocy prawa.

Polski Fundusz Rozwoju (PFR) porównuje dane płatników z ZUS z ewidencją PPK. Podmiot, który nie zawarł umowy o zarządzanie, jest wzywany do jej zawarcia w terminie 30 dni z funduszem zarządzanym przez wyznaczoną instytucję finansową albo do przekazania informacji o zawarciu umowy z inną instytucją. Od 7 sierpnia 2026 r. wezwanie jest udostępniane na profilu informacyjnym płatnika w systemie teleinformatycznym ZUS i staje się skuteczne z chwilą odbioru, a w razie nieodebrania — po upływie 14 dni od udostępnienia; do wezwań wysłanych w formie pisemnej przed tym dniem stosuje się dotychczasowe przepisy. Podmiot zwolniony na podstawie art. 13 ust. 1 albo art. 133 ust. 1 przekazuje w odpowiedzi oświadczenie o spełnianiu warunków zwolnienia.

Wpłaty i dopłaty

Podstawą wpłat jest wynagrodzenie, czyli podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe — bez rocznego ograniczenia do 30-krotności przeciętnego wynagrodzenia.

Wpłaty oblicza się, a wpłaty uczestnika pobiera, w terminie wypłaty wynagrodzenia i przekazuje do instytucji finansowej do 15. dnia następnego miesiąca. Pierwsze wpłaty nalicza się od wynagrodzenia wypłaconego po zawarciu umowy o prowadzenie PPK.

Rezygnacja i ponowny zapis w 2027 r.

Uczestnik może zrezygnować z wpłat w każdym czasie, składając deklarację w formie pisemnej według urzędowego wzoru. Podmiot zatrudniający nie dokonuje wpłat od miesiąca złożenia deklaracji — wpłaty pobrane w tym miesiącu zwraca — i w ciągu 7 dni informuje o niej instytucję finansową. Wpłaty wznawia się na pisemny wniosek uczestnika, od miesiąca następującego po jego złożeniu.

Co 4 lata wpłaty wznawia się z mocy ustawy. Przepisy o ponownym dokonywaniu wpłat weszły w życie 1 stycznia 2023 r. (art. 144 pkt 4), więc pierwszy ponowny zapis przypadł w 2023 r., a kolejny przypada w 2027 r.:

• do 28 lutego 2027 r. podmiot zatrudniający informuje osoby, które zrezygnowały z wpłat, o ich ponownym dokonywaniu,
• od 1 kwietnia 2027 r. dokonuje za nie wpłat, chyba że ponownie złożą deklarację rezygnacji, i informuje o tym instytucję finansową; według wyjaśnień ekspertów PFR Portal PPK z ponownego zapisu w 2023 r. nową deklarację można złożyć najwcześniej 1 marca, a wpłaty nalicza się już od wynagrodzeń wypłacanych w marcu i przekazuje do instytucji finansowej w kwietniu,
• za uczestnika, który po złożeniu deklaracji, a przed 1 kwietnia ukończył 55 lat, wpłaty wznawia się tylko na jego wniosek złożony do końca lutego, a za uczestnika, który w tym okresie ukończył 70 lat — nie wznawia się.

Ponowny zapis dotyczy również mikroprzedsiębiorcy korzystającego ze zwolnienia (art. 13 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 23 ust. 5 i 6). Nakłanianie do rezygnacji z oszczędzania jest zagrożone karą grzywny (art. 108), a uczestnictwo w PPK lub jego brak nie może różnicować traktowania osób zatrudnionych (art. 23 ust. 1).

Podatek, składki i lista płac

• Wpłata podmiotu zatrudniającego (podstawowa i dodatkowa) jest przychodem uczestnika — u pracownika przychodem ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT). Według organów podatkowych przychód powstaje z chwilą przekazania wpłaty do instytucji finansowej, a obowiązek pobrania zaliczki aktualizuje się w miesiącu tego przekazania — zaliczkę pobiera się więc od wynagrodzenia wypłacanego po dniu wpłaty, w praktyce zwykle w następnym miesiącu (np. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 19 lutego 2026 r., 0113-KDIPT2-3.4011.963.2025.1.GG). Wpłata nie jest wliczana do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (art. 26 ust. 5 ustawy o PPK), a w konsekwencji także chorobowe, wypadkowe i zdrowotne, których podstawę ustala się według tych samych zasad.
• Wpłata uczestnika jest potrącana z wynagrodzenia po opodatkowaniu, nie zmniejsza więc podstawy składek ani zaliczki na podatek.
• Wpłata powitalna i dopłaty roczne są zwolnione z podatku dochodowego.
• Koszty uzyskania przychodów — wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający są kosztem w miesiącu, za który są należne, jeżeli zostały przekazane w terminie, a po jego upływie — w miesiącu przekazania. Kosztem są również wydatki na realizację obowiązków wynikających z ustawy. Wpłaty od nagród i premii wypłacanych z zysku po opodatkowaniu kosztem nie są.

Na liście płac wykazuje się wpłaty uczestnika, potrącane z kwoty netto, oraz wpłaty podmiotu zatrudniającego, które podwyższają podstawę opodatkowania w miesiącu powstania przychodu. Wpływ PPK na koszt pracodawcy i wynagrodzenie netto przedstawia artykuł Koszt zatrudnienia pracownika; wyliczenie umożliwia kalkulator wynagrodzeń.

Kary

Odpowiedzialność ponosi podmiot zatrudniający albo osoba działająca w jego imieniu; sprawy rozpoznaje sąd w trybie Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia.

Zakres obsługi kadrowo-płacowej opisuje strona Kadry i płace.

Podstawa prawna

• art. 2 ust. 1 pkt 11, 18, 21 i 40, art. 7–9, art. 13–17, art. 23, art. 25–28, art. 31, art. 32, art. 106–108, art. 111, art. 133, art. 134 ust. 1 i art. 144 pkt 4 ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2026 r. poz. 192 i 989),
• art. 1 i art. 3 ustawy z dnia 29 maja 2026 r. o zmianie ustawy o pracowniczych planach kapitałowych oraz ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. poz. 989) — od 7 sierpnia 2026 r.,
• art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. — Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1480, z późn. zm.),
• art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 47f, art. 22 ust. 1ba i ust. 6bc oraz art. 23 ust. 1 pkt 37a i 55aa ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592, z późn. zm.),
• art. 15 ust. 1da i 4ga oraz art. 16 ust. 1 pkt 40a i 57aa ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2026 r. poz. 554, z późn. zm.),
• art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 199, z późn. zm.),
• art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1461, z późn. zm.),
• rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 września 2025 r. (Dz. U. poz. 1242) i z dnia 14 września 2026 r. (Dz. U. poz. 1213) w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. i w 2027 r.,
• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 19 lutego 2026 r., 0113-KDIPT2-3.4011.963.2025.1.GG.