Koszt zatrudnienia pracownika — składki, podatek i koszty dodatkowe

Koszt zatrudnienia pracownika na podstawie umowy o pracę jest wyższy od wynagrodzenia brutto określonego w umowie. Pracodawca finansuje z własnych środków część składek na ubezpieczenia społeczne, składki na fundusze pozaubezpieczeniowe oraz — jeżeli pracownik uczestniczy w pracowniczym planie kapitałowym — wpłatę do PPK. Jako płatnik oblicza ponadto i potrąca z wynagrodzenia składki finansowane przez pracownika, składkę na ubezpieczenie zdrowotne i zaliczkę na podatek dochodowy. Przy minimalnym wynagrodzeniu różnica między kosztem pracodawcy a kwotą wypłacaną pracownikowi przekracza 2 100 zł miesięcznie.

Składki finansowane przez pracodawcę

Stopa składki wypadkowej 1,67% stanowi 50% najwyższej stopy ustalonej dla grup działalności (3,33%), po zaokrągleniu, i obowiązuje w roku składkowym od 1 kwietnia 2026 r. do 31 marca 2027 r. Płatnikowi zgłaszającemu co najmniej 10 ubezpieczonych stopę ustala ZUS — według grupy działalności i wskaźnika korygującego.

Roczna podstawa składek emerytalnej i rentowych jest ograniczona do 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, co w 2026 r. oznacza 282 600 zł. Po jej przekroczeniu składek tych nie nalicza się do końca roku — ani w części pracownika, ani pracodawcy. Składki na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe, na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i FGŚP oraz wpłaty do PPK ustala się bez tego ograniczenia.

Składki i zaliczka po stronie pracownika

• Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika: emerytalna 9,76%, rentowa 1,5% i chorobowa 2,45% — łącznie 13,71% wynagrodzenia brutto.
• Składka na ubezpieczenie zdrowotne — 9% podstawy, czyli wynagrodzenia brutto pomniejszonego o składki społeczne pracownika; nie podlega odliczeniu od podatku.
• Zaliczka na podatek — 12% dochodu, a po przekroczeniu 120 000 zł dochodu od początku roku u danego płatnika — 32% od nadwyżki. Dochód stanowi przychód pomniejszony o składki społeczne pracownika i koszty uzyskania przychodów (250 zł miesięcznie, a na podstawie oświadczenia pracownika, którego miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i który nie otrzymuje dodatku za rozłąkę — 300 zł), zaokrąglony do pełnych złotych. Na podstawie oświadczenia PIT-2 płatnik pomniejsza zaliczkę o 300 zł, czyli 1/12 kwoty zmniejszającej podatek.
• Wpłata do PPK finansowana przez uczestnika — 2% wynagrodzenia, potrącana z wynagrodzenia po jego opodatkowaniu. Jeżeli wynagrodzenie uczestnika osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia (5 767,20 zł w 2026 r., 5 940 zł od 2027 r.), uczestnik może w deklaracji obniżyć wpłatę, nie niżej niż do 0,5%.

Przykład: minimalne wynagrodzenie w 2026 r.

Założenia: pełny etat, wynagrodzenie 4 806 zł brutto, koszty uzyskania przychodów 250 zł, złożone oświadczenie PIT-2, stopa wypadkowa 1,67%, pracownik, który ukończył 26 lat, a nie osiągnął 55 lat (kobieta) albo 60 lat (mężczyzna), bez PPK. Od 1 stycznia 2027 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4 950 zł.

Warianty tego samego wynagrodzenia:

• bez oświadczenia PIT-2 — zaliczka wynosi 468 zł, a wynagrodzenie netto 3 305,85 zł;
• pracownik przed ukończeniem 26 lat — zaliczki nie pobiera się (zwolnienie do 85 528 zł przychodów w roku), wynagrodzenie netto wynosi 3 773,85 zł; składki nalicza się bez zmian;
• uczestnik PPK — koszt pracodawcy wzrasta o wpłatę podstawową 72,09 zł do 5 862,37 zł; wynagrodzenie netto spada do 3 501,73 zł, bo z wynagrodzenia potrąca się wpłatę pracownika 96,12 zł, a wpłata pracodawcy, jako przychód pracownika, podwyższa zaliczkę do 176 zł (nie zwiększa natomiast podstawy składek); przychód z wpłaty pracodawcy powstaje z chwilą jej przekazania do instytucji finansowej, więc przy stałym wynagrodzeniu zaliczkę podwyższa wpłata za poprzedni miesiąc;
• pracownik zwolniony z FP, FS i FGŚP (zob. niżej) — koszt pracodawcy wynosi 5 667,72 zł.

Wynagrodzenie netto i koszt pracodawcy przy innych założeniach oblicza kalkulator wynagrodzeń.

Zwolnienia ze składek na fundusze

Zwolnienie wynika wprost z ustawy i nie wymaga wniosku. Płatnik powinien jednak mieć w dokumentacji dane potwierdzające spełnienie warunków — datę urodzenia, datę powrotu z urlopu, skierowanie z urzędu pracy — ponieważ składki nienależnie pominięte ZUS ustala wraz z odsetkami za zwłokę.

Koszty dodatkowe

• Badania lekarskie wstępne, okresowe i kontrolne przeprowadza się na koszt pracodawcy, a szkolenia BHP — w czasie pracy i na jego koszt. Jeżeli wymagają tego warunki pracy, pracodawca zapewnia także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze.
• Urlop wypoczynkowy — 20 dni przy okresie zatrudnienia krótszym niż 10 lat i 26 dni przy co najmniej 10 latach; za czas urlopu przysługuje wynagrodzenie, a urlop niewykorzystany do dnia ustania stosunku pracy rozlicza się ekwiwalentem pieniężnym. Szczegóły: Urlopy pracownicze.
• Niezdolność do pracy — za pierwsze 33 dni choroby w roku kalendarzowym wynagrodzenie chorobowe finansuje pracodawca; w przypadku pracownika, który ukończył 50 lat, okres ten wynosi 14 dni, począwszy od roku następującego po roku ukończenia 50 lat. Wynagrodzenie wynosi 80%, chyba że przepisy prawa pracy obowiązujące u pracodawcy przewidują wyższe, a w razie choroby w czasie ciąży, wypadku w drodze do pracy lub z pracy oraz badań i zabiegu pobrania u kandydata na dawcę komórek, tkanek i narządów — 100%. Za dalszy okres przysługuje zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego. Za niezdolność do pracy spowodowaną wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową wynagrodzenie chorobowe nie przysługuje — od pierwszego dnia przysługuje zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego. Szczegóły: Choroba pracownika.
• Odprawa emerytalna lub rentowa — jednomiesięczne wynagrodzenie dla pracownika, którego stosunek pracy ustaje w związku z przejściem na emeryturę lub rentę.
• PFRON — pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, u którego wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych nie osiąga 6%, dokonuje miesięcznych wpłat na fundusz; zob. Wpłaty na PFRON.
• Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych — obowiązkowy przy zatrudnieniu co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty według stanu na 1 stycznia, a przy co najmniej 20 i mniej niż 50 — na wniosek zakładowej organizacji związkowej; zob. ZFŚS. Zasady PPK opisuje artykuł PPK.

Koszt podatkowy pracodawcy

Wynagrodzenie jest kosztem uzyskania przychodów w miesiącu, za który jest należne, jeżeli zostało wypłacone w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy. Składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę oraz składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i FGŚP są kosztem w tym samym miesiącu pod warunkiem opłacenia ich w terminie, a finansowane przez pracodawcę wpłaty do PPK — pod warunkiem odprowadzenia ich w terminie określonym w ustawie o PPK. Po uchybieniu terminowi wynagrodzenie, składki i wpłaty zalicza się do kosztów dopiero w miesiącu wypłaty albo zapłaty. Terminy rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym opisuje artykuł Zatrudnienie pierwszego pracownika.

Zleceniobiorca

Koszt zatrudnienia na podstawie umowy zlecenia zależy od zbiegu tytułów do ubezpieczeń i statusu zleceniobiorcy (np. student do 26 lat). Zasady opisuje artykuł Umowa zlecenia i umowa o dzieło, a wyliczenie umożliwia kalkulator umowy zlecenia. Zakres obsługi płacowej opisuje strona Kadry i płace.

Podstawa prawna

• art. 92, art. 92¹ § 1, art. 154 § 1, art. 171 § 1, art. 172, art. 229 § 6, art. 237³ § 2–3, art. 237⁶ § 1 i art. 237⁷ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 1245),
• art. 16 ust. 1, 1b, 2 i 3, art. 19 ust. 1, art. 20 ust. 2 i art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 199 ze zm.) oraz obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 listopada 2025 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2026 (M.P. poz. 1206),
• art. 79 ust. 1 oraz art. 81 ust. 1 i 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1461 ze zm.),
• art. 6 ust. 1 pkt 1, art. 8 ust. 2, art. 9 ust. 1 i art. 28 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1644) oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1874),
• art. 259–263 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. poz. 620 ze zm.),
• art. 4 ust. 1–2 i art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o Funduszu Solidarnościowym (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1848 ze zm.),
• art. 9a–9c i art. 29 ustawy z dnia 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 186 ze zm.),
• art. 25–27 ustawy budżetowej na rok 2026 z dnia 9 stycznia 2026 r. (Dz.U. poz. 62),
• art. 2 ust. 1 pkt 40, art. 26 ust. 1, 2 i 5 oraz art. 27 ust. 1, 2, 4 i 9 ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 192 ze zm.),
• art. 21 ust. 1–2 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 884 ze zm.),
• art. 3 ust. 1 i 1c ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 288 ze zm.),
• art. 11 ust. 1, art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 148, art. 22 ust. 2 pkt 1 i 3 oraz ust. 6ba–6bc, art. 23 ust. 1 pkt 55–55aa i ust. 3d, art. 27 ust. 1, art. 31b oraz art. 32 ust. 2, 4 i 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.),
• art. 15 ust. 4g–4h ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 554 ze zm.),
• rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 września 2025 r. (Dz.U. poz. 1242) i z dnia 14 września 2026 r. (Dz.U. poz. 1213) w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. i w 2027 r.