Umowa zlecenia i umowa o dzieło — obowiązki zlecającego

Przedsiębiorca, który powierza pracę osobie fizycznej na podstawie umowy cywilnoprawnej, staje się płatnikiem zaliczek na podatek dochodowy, a przy umowie zlecenia co do zasady także płatnikiem składek. Zakres obowiązków zależy od rodzaju umowy i od tego, czy jej nazwa odpowiada rzeczywistemu sposobowi wykonywania pracy.

Staranne działanie a rezultat

Umowa zlecenia (art. 734 Kodeksu cywilnego) i umowa o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu (art. 750 KC), zobowiązują do starannego wykonywania czynności — wynagrodzenie przysługuje za działanie, niezależnie od osiągnięcia określonego efektu. Umowa o dzieło (art. 627 KC) dotyczy oznaczonego, sprawdzalnego rezultatu, za który przyjmujący zamówienie odpowiada, w tym na zasadach rękojmi za wady. Czynności powtarzalne i wykonywane w sposób ciągły, takie jak obsługa klientów, prace biurowe czy sprzątanie, nie stanowią dzieła także wtedy, gdy umowa tak je nazywa.

Ryzyko przekwalifikowania umowy

O charakterze umowy rozstrzyga jej treść i sposób wykonywania, a nie nazwa. ZUS może w drodze decyzji uznać umowę o dzieło za umowę o świadczenie usług i ustalić obowiązek ubezpieczeń za cały okres jej wykonywania — zaległe składki wraz z odsetkami za zwłokę obciążają wówczas płatnika.

Jeżeli praca jest wykonywana pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez zlecającego, zatrudnienie jest stosunkiem pracy bez względu na nazwę umowy (art. 22 § 1¹ i § 1² Kodeksu pracy). Istnienie stosunku pracy może ustalić sąd pracy, a od 8 lipca 2026 r. także okręgowy inspektor pracy — w drodze decyzji wydawanej wtedy, gdy kontrolowany nie wykona polecenia usunięcia naruszeń polegających na niezawarciu umowy o pracę; dotyczy to także umów zawartych wcześniej i trwających w tym dniu. Decyzja od dnia jej wydania wywołuje skutki również na gruncie prawa podatkowego oraz ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, a za datę zawarcia umowy o pracę przyjmuje się co do zasady datę wydania decyzji. W sytuacji wątpliwej można wystąpić do Głównego Inspektora Pracy o interpretację indywidualną (opłata 40 zł); wnioskodawcy, który się do niej zastosował, nie można w tym zakresie obciążyć sankcjami administracyjnymi, finansowymi ani karami.

Minimalna stawka godzinowa i potwierdzanie liczby godzin

W 2026 r. wynagrodzenie z umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług nie może być niższe niż 31,40 zł brutto za każdą godzinę wykonania zlecenia, a od 1 stycznia 2027 r. — niż 32,30 zł. Wymóg dotyczy umów z osobami nieprowadzącymi działalności gospodarczej oraz z przedsiębiorcami, którzy nie zatrudniają pracowników ani nie zawierają umów ze zleceniobiorcami.

• Umowa określa sposób potwierdzania liczby godzin. Jeżeli go nie określa, zleceniobiorca przedkłada informację o liczbie godzin w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej przed terminem wypłaty. Jeżeli umowy nie zawarto w żadnej z tych form, zlecający przed rozpoczęciem jej wykonywania potwierdza w jednej z nich ustalenia co do sposobu potwierdzania liczby godzin.
• Wynagrodzenie w wysokości wynikającej z minimalnej stawki godzinowej wypłaca się w formie pieniężnej, a przy umowie zawartej na czas dłuższy niż miesiąc — co najmniej raz w miesiącu.
• Dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin i potwierdzające ich liczbę przechowuje się przez 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne.
• Wymogów tych nie stosuje się m.in. wtedy, gdy o miejscu i czasie wykonania decyduje zleceniobiorca, a wynagrodzenie jest wyłącznie prowizyjne.

Składki ZUS przy umowie zlecenia

Zleceniobiorca podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu; ubezpieczenie chorobowe jest dla niego dobrowolne. Zlecający zgłasza zleceniobiorcę w terminie 7 dni od dnia oznaczonego w umowie jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania. Deklarację rozliczeniową i imienne raporty miesięczne przekazuje, a składki opłaca do 15. dnia następnego miesiąca (płatnik mający osobowość prawną, np. spółka z o.o.) albo do 20. dnia (pozostali płatnicy). Zasady ogólne w typowych sytuacjach:

• uczeń szkoły ponadpodstawowej lub student do ukończenia 26 lat — umowa nie rodzi obowiązku ubezpieczeń społecznych ani zdrowotnego i nie podlega zgłoszeniu;
• pracownik innego pracodawcy — jeżeli podstawa wymiaru składek ze stosunku pracy wynosi w przeliczeniu na miesiąc co najmniej minimalne wynagrodzenie (4 806 zł w 2026 r., 4 950 zł od 1 stycznia 2027 r.), z umowy zlecenia obowiązkowe jest tylko ubezpieczenie zdrowotne (zgłoszenie ZUS ZZA); przy niższej podstawie umowa jest obowiązkowym tytułem także do ubezpieczeń społecznych;
• kilka umów zlecenia — obowiązkowym tytułem do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych jest umowa, z której tytuł powstał najwcześniej (której wykonywanie rozpoczęło się najwcześniej). Jeżeli podstawa wymiaru składek z niej jest w danym miesiącu niższa od minimalnego wynagrodzenia, ubezpieczenia te są obowiązkowe także z kolejnych umów; kolejna umowa nie rodzi obowiązku dopiero wtedy, gdy łączna podstawa z umów powstałych wcześniej osiąga w danym miesiącu tę kwotę;
• zleceniobiorca prowadzący pozarolniczą działalność — umowa wykonywana w ramach tej działalności nie jest odrębnym tytułem do ubezpieczeń. Przy umowie spoza działalności i składkach z działalności na zasadach ogólnych: jeżeli podstawa wymiaru składek z umowy jest niższa od najniższej podstawy dla działalności (5 652 zł w 2026 r.), ubezpieczenia emerytalne i rentowe są obowiązkowe z działalności, a z umowy — dobrowolne; przy podstawie co najmniej równej tej kwocie obowiązkowy jest tytuł, który powstał najwcześniej. Według ZUS próg ten bada się odrębnie dla każdej umowy. Przy składkach preferencyjnych i małym ZUS plus ubezpieczenia są co do zasady obowiązkowe z obu tytułów. Składka zdrowotna z umowy jest należna w każdym z tych przypadków;
• umowa z własnym pracownikiem lub wykonywana na rzecz własnego pracodawcy — przychód z umowy dolicza się do wynagrodzenia ze stosunku pracy i oskładkowuje jak wynagrodzenie pracownicze, bez odrębnego zgłoszenia.

Zbieg tytułów w konkretnym przypadku można ustalić narzędziem Zbieg tytułów do ubezpieczeń; zasady przy prowadzeniu działalności opisuje artykuł Zbieg tytułów do ubezpieczeń. Pełnoletni zleceniobiorca objęty z tytułu umowy obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega też przepisom o pracowniczych planach kapitałowych. Okresy wykonywania umowy zlecenia wlicza się do okresu zatrudnienia w rozumieniu Kodeksu pracy — okresy podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, a po udokumentowaniu także okresy, w których zleceniobiorca nie podlegał tym ubezpieczeniom na podstawie odrębnych przepisów (np. student do 26 lat); pracodawcy spoza sektora finansów publicznych stosują te zasady od 1 maja 2026 r. — zob. staż pracy.

Umowa o dzieło w ZUS

Umowa o dzieło nie jest tytułem do ubezpieczeń społecznych ani do ubezpieczenia zdrowotnego. Wyjątkiem jest umowa zawarta z własnym pracownikiem albo wykonywana na rzecz własnego pracodawcy — przychód z niej oskładkowuje się wtedy jak wynagrodzenie ze stosunku pracy.

Płatnik składek lub osoba fizyczna zamawiająca dzieło informuje ZUS o zawarciu każdej umowy o dzieło na formularzu RUD w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy. Informacji nie składa się o umowie z własnym pracownikiem lub wykonywanej na rzecz własnego pracodawcy. Obowiązek nie obejmuje podmiotu, który nie jest płatnikiem składek ani osobą fizyczną (np. spółki niezgłaszającej nikogo do ubezpieczeń), a według wyjaśnień ministerstwa właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego i ZUS — także umów, w których dzieło wykonuje przedsiębiorca w zakresie prowadzonej działalności.

Podatek dochodowy

Przedsiębiorca wypłacający wynagrodzenie z umowy zlecenia lub o dzieło pobiera zaliczkę na podatek jako płatnik:

• koszty uzyskania przychodów wynoszą 20% przychodu pomniejszonego o składki społeczne finansowane przez zleceniobiorcę, a przy korzystaniu z praw autorskich lub rozporządzaniu nimi w ramach działalności twórczej wymienionej w ustawie (m.in. programy komputerowe, architektura, fotografika, dziennikarstwo) — 50%; koszty 50% nie mogą w roku przekroczyć łącznie 120 000 zł;
• zaliczka wynosi 12% przychodu po odliczeniu kosztów i potrąconych składek społecznych; płatnik pomniejsza ją o część kwoty zmniejszającej podatek, jeżeli podatnik złożył oświadczenie PIT-2;
• pobrane zaliczki wpłaca się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu ich pobrania; po zakończeniu roku płatnik składa deklarację PIT-4R (do końca stycznia) i sporządza informację PIT-11 (dla urzędu skarbowego do końca stycznia, dla podatnika do końca lutego);
• gdy kwota należności określona w umowie zawartej z osobą niebędącą pracownikiem płatnika nie przekracza 200 zł, płatnik pobiera zryczałtowany podatek w wysokości 12% przychodu, bez odliczania kosztów, i wykazuje go w deklaracji PIT-8AR;
• przychody z umowy zlecenia osoby, która nie ukończyła 26. roku życia, są zwolnione do kwoty 85 528 zł w roku; płatnik stosuje zwolnienie, chyba że podatnik złoży wniosek o obliczanie zaliczek bez stosowania zwolnienia. Zwolnienie nie obejmuje umowy o dzieło ani przychodów opodatkowanych ryczałtem.

Wynagrodzenie netto i koszt zlecającego można wyliczyć w kalkulatorach umowy zlecenia i umowy o dzieło.

Bezpieczeństwo i higiena pracy

Zlecający, w którego zakładzie lub w wyznaczonym przez niego miejscu zleceniobiorca wykonuje pracę, zapewnia mu bezpieczne i higieniczne warunki pracy — także wtedy, gdy sam nie zatrudnia pracowników — i określa zakres obowiązków zleceniobiorcy w dziedzinie BHP. Kodeks pracy nie nakłada wprost obowiązku wstępnych badań lekarskich i szkolenia BHP zleceniobiorcy; przy pracach wiążących się z zagrożeniami zasadne jest określenie takiego wymogu w umowie.

Rozliczanie umów cywilnoprawnych wchodzi w zakres obsługi kadrowo-płacowej. Obowiązki przy umowie o pracę opisuje artykuł Zatrudnienie pierwszego pracownika.

Podstawa prawna

• art. 627–646, art. 734–751 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. — Kodeks cywilny (Dz.U. z 2026 r. poz. 795),
• art. 22 § 1–1², art. 302¹ § 2 i 3, art. 304 § 1 i 3 oraz art. 304¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (Dz.U. z 2026 r. poz. 1245); art. 9 ustawy z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy — Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 1423),
• art. 1 pkt 1a i 1b, art. 8a–8d ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. z 2024 r. poz. 1773),
• rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej: z dnia 11 września 2025 r. — w 2026 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1242) i z dnia 14 września 2026 r. — w 2027 r. (Dz.U. z 2026 r. poz. 1213),
• art. 6 ust. 1 pkt 4 i ust. 4, art. 8 ust. 2a, art. 9 ust. 1, 1a, 2, 2a i 2c, art. 11 ust. 2, art. 12 ust. 1, art. 13 pkt 2, art. 18 ust. 1a i 8, art. 23 ust. 1, art. 36 ust. 4 i 17, art. 46 ust. 1, art. 47 ust. 1 i art. 83 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2026 r. poz. 199, z późn. zm.),
• art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. e i art. 82 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1461),
• art. 13 pkt 8, art. 21 ust. 1 pkt 148, art. 22 ust. 9 pkt 3–4 i ust. 9a–9b, art. 30 ust. 1 pkt 5a i ust. 10, art. 31b, art. 32 ust. 6, art. 41 ust. 1, 1b i 4, art. 42 ust. 1–2 i art. 42g ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2026 r. poz. 592),
• art. 11 ust. 1 pkt 7a i ust. 2, art. 14b, art. 33a i art. 34 ust. 2f–2j ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. z 2024 r. poz. 1712, z późn. zm.); art. 14 ustawy z dnia 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2026 r. poz. 473),
• art. 2 ust. 1 pkt 18 lit. d ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. z 2026 r. poz. 192),
• obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 listopada 2025 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2026 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia (M.P. poz. 1206).