Obowiązki BHP pracodawcy — szkolenia, badania, ocena ryzyka i służba BHP

Pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy (art. 207 KP). Nie zmienia tego ani powierzenie zadań służby BHP specjaliście spoza zakładu, ani obowiązki samych pracowników. Koszty działań w zakresie BHP nie mogą obciążać pracowników. Pracodawca i osoby kierujące pracownikami są obowiązani znać przepisy oraz zasady BHP w zakresie niezbędnym do wykonywania swoich obowiązków.

Szkolenia BHP

Pracownika nie wolno dopuścić do pracy bez szkolenia wstępnego. Obejmuje ono instruktaż ogólny, odbywany przez każdego nowo zatrudnionego, oraz instruktaż stanowiskowy — na stanowiskach robotniczych i innych, na których występuje narażenie na czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne. Szkolenia wstępnego nie powtarza się, gdy pracownik zawiera z tym samym pracodawcą kolejną umowę na tym samym stanowisku bezpośrednio po poprzedniej. Instruktaż ogólny prowadzi pracownik służby BHP, osoba wykonująca zadania tej służby (także sam pracodawca, który je wykonuje) albo wyznaczony pracownik z aktualnym zaświadczeniem o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP; instruktaż stanowiskowy — wyznaczona osoba kierująca pracownikami albo pracodawca, jeżeli mają odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie oraz przeszkolenie w metodach prowadzenia instruktażu. Odbycie instruktażu potwierdza się w karcie szkolenia wstępnego przechowywanej w aktach osobowych; od 12 grudnia 2025 r. potwierdzenie może mieć postać papierową (podpis w karcie) lub elektroniczną (adnotacja w karcie i dołączony dokument elektroniczny).

Pracownik administracyjno-biurowy nie odbywa szkolenia okresowego, jeżeli przeważająca działalność pracodawcy mieści się w grupie o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia, chyba że z oceny ryzyka zawodowego wynika taka potrzeba; zwolnienie to nie dotyczy pracy zdalnej. Szkolenia odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Szkolenie wstępne osoby przyjmowanej na stanowisko administracyjno-biurowe do pracy zdalnej uzgodnionej przy zawarciu umowy może zostać przeprowadzone w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (praca zdalna).

Badania lekarskie

• Wstępne — przed przyjęciem do pracy oraz przy przeniesieniu młodocianego na inne stanowisko albo pracownika na stanowisko z czynnikami szkodliwymi lub uciążliwymi. Nie są wymagane przy zatrudnieniu w ciągu 30 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy — u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub stanowisko o takich samych warunkach pracy, a u innego pracodawcy, jeżeli pracownik przedstawi aktualne orzeczenie wraz ze skierowaniem, a pracodawca stwierdzi, że opisane w nim warunki odpowiadają warunkom na danym stanowisku (z wyjątkiem prac szczególnie niebezpiecznych).
• Okresowe — w terminie wskazanym w orzeczeniu; częstotliwość wynika ze wskazówek metodycznych stanowiących załącznik do rozporządzenia, a lekarz może wyznaczyć termin krótszy.
• Kontrolne — po niezdolności do pracy z powodu choroby trwającej dłużej niż 30 dni.

Badania przeprowadza się na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę i na jego koszt; badania okresowe i kontrolne — w miarę możliwości w godzinach pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Pracodawca zawiera pisemną umowę z podstawową jednostką służby medycyny pracy. Nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia o braku przeciwwskazań. Od 17 kwietnia 2026 r. orzeczenie wydaje się w postaci elektronicznej, a w postaci papierowej — m.in. w razie braku dostępu do systemu teleinformatycznego; przez 6 miesięcy od tej daty orzeczenia mogą być jeszcze wystawiane i przekazywane na dotychczasowych zasadach. Orzeczenie elektroniczne zapisuje się w Systemie Informacji Medycznej, a pracownik otrzymuje je na Internetowe Konto Pacjenta (na żądanie także wydruk); pracodawcy przekazuje je jednostka medycyny pracy w terminie i w sposób określony w umowie. Pracownik i pracodawca mogą wnieść odwołanie od orzeczenia w terminie 7 dni od jego otrzymania, za pośrednictwem jednostki medycyny pracy, w której je wydano. Skierowania i orzeczenia przechowuje się w aktach osobowych.

Ocena ryzyka zawodowego i instrukcje

Pracodawca ocenia i dokumentuje ryzyko zawodowe na każdym stanowisku, stosuje środki profilaktyczne i informuje pracowników o ryzyku oraz zasadach ochrony przed zagrożeniami. Pracodawca wydaje też instrukcje BHP dla stanowisk, a pracownik potwierdza w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przepisami i zasadami BHP. Działania w zakresie BHP konsultuje się z pracownikami lub ich przedstawicielami.

Przy pracy zdalnej ocena ryzyka uwzględnia w szczególności wpływ pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne, a na jej podstawie pracodawca opracowuje informację o zasadach bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej. Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej pracownik potwierdza zapoznanie się z oceną ryzyka i tą informacją oraz składa oświadczenie, że na stanowisku pracy zdalnej zapewnione są bezpieczne i higieniczne warunki. Do pracy zdalnej nie stosuje się m.in. obowiązków dotyczących pierwszej pomocy (art. 209¹ KP) ani posiłków i napojów profilaktycznych (art. 232 KP) — zob. praca zdalna.

Służba BHP

W razie braku kompetentnych pracowników pracodawca może powierzyć zadania służby BHP specjaliście spoza zakładu pracy. Kategoria ryzyka to kategoria ustalona dla grupy działalności w przepisach o ubezpieczeniu wypadkowym (składka wypadkowa). Pracownik służby BHP, pracownik wykonujący jej zadania obok innej pracy i specjalista spoza zakładu muszą spełniać wymagania kwalifikacyjne określone w rozporządzeniu w sprawie służby BHP i ukończyć szkolenie dla pracowników tej służby. Pracodawca, który sam wykonuje zadania służby BHP, przed ich podjęciem odbywa szkolenie w formie kursu lub seminarium, chyba że spełnia wymagania kwalifikacyjne dla służby BHP. Pracodawca zatrudniający więcej niż 250 pracowników powołuje komisję BHP.

Pierwsza pomoc i ochrona przeciwpożarowa

Pracodawca zapewnia środki do udzielania pierwszej pomocy, zwalczania pożarów i ewakuacji, wyznacza pracowników do tych zadań oraz zapewnia łączność ze służbami ratowniczymi; informację o wyznaczonych pracownikach (imię i nazwisko, miejsce pracy, numer telefonu) przekazuje pracownikom. Pracodawca zatrudniający wyłącznie pracowników młodocianych lub niepełnosprawnych może wykonywać te działania sam. Środkami pierwszej pomocy są w szczególności apteczki, a w wydziałach, w których wykonuje się prace o dużym zagrożeniu wypadkowym lub z wydzielaniem się szkodliwych par, gazów albo pyłów — punkty pierwszej pomocy. Ich liczbę, rozmieszczenie i wyposażenie ustala się w porozumieniu z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, a obsługę powierza wyznaczonym pracownikom przeszkolonym w udzielaniu pierwszej pomocy.

Odzież, obuwie i środki ochrony indywidualnej

Pracodawca nieodpłatnie dostarcza środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed czynnikami niebezpiecznymi i szkodliwymi dla zdrowia, a odzież i obuwie robocze — gdy własna odzież pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu albo wymagają tego względy technologiczne, sanitarne lub BHP. Ustala ich rodzaje oraz przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia, zapewnia pranie, konserwację i naprawę i nie dopuszcza pracownika do pracy bez środków i odzieży przewidzianych dla danego stanowiska. Może dopuścić — za zgodą pracownika — używanie własnej odzieży i obuwia, z wyjątkiem stanowisk przy obsłudze maszyn i pracach powodujących intensywne brudzenie lub skażenie; wypłaca wtedy ekwiwalent uwzględniający aktualne ceny. Jeżeli nie może zapewnić prania, wypłaca ekwiwalent w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Wydatki na świadczenia BHP stanowią koszty uzyskania przychodów pracodawcy.

Napoje, posiłki i temperatura

Napoje zapewnia się m.in. na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28°C, przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze poniżej 10°C lub powyżej 25°C oraz przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym przekraczającym w ciągu zmiany 1 500 kcal u mężczyzn i 1 000 kcal u kobiet. Posiłek profilaktyczny przysługuje m.in. przy wysiłku przekraczającym 2 000 kcal na zmianę u mężczyzn i 1 100 kcal u kobiet, przy wysiłku przekraczającym 1 500 kcal u mężczyzn i 1 000 kcal u kobiet na otwartej przestrzeni w okresie od 1 listopada do 31 marca oraz przy pracy pod ziemią. Ekwiwalent pieniężny za posiłki i napoje nie przysługuje; jeżeli wydanie gorącego posiłku nie jest możliwe, pracodawca może przekazać produkty do jego przygotowania albo bony lub talony uprawniające do ich otrzymania.

Od 11 stycznia 2027 r. w pomieszczeniach pracy trzeba zapewnić temperaturę nie wyższą niż 35°C, a przy pracach na otwartej przestrzeni związanych z wysiłkiem fizycznym (powyżej 1 500 kcal na zmianę u mężczyzn i 1 000 kcal u kobiet) — nie wyższą niż 32°C, chyba że nie pozwalają na to względy technologiczne; gdy z powodu warunków atmosferycznych temperatura przekracza te progi, prac się nie wykonuje. Gdy temperatura w pomieszczeniu z powodu warunków atmosferycznych przekroczy 28°C (25°C przy pracach związanych z takim wysiłkiem), pracodawca stosuje rozwiązania techniczne ograniczające wzrost temperatury lub rozwiązania organizacyjne, a przy pracy na otwartej przestrzeni powyżej 25°C — rozwiązania organizacyjne. Rozwiązania organizacyjne ustala po konsultacji z pracownikami (w komisji BHP, a jeżeli jej nie ma — w trybie konsultacji z art. 237¹¹ᵃ KP i po zasięgnięciu opinii lekarza medycyny pracy) i informuje o nich pracowników. Progów 35°C i 32°C nie stosuje się m.in. do prac w ruchu ciągłym, transporcie, rolnictwie, gastronomii, hotelarstwie i placówkach ochrony zdrowia.

Praca przy monitorze ekranowym

Przepisy o stanowiskach z monitorami dotyczą pracowników, którzy używają monitora co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Pracodawca zapewnia im przemienne wykonywanie innych czynności albo co najmniej 5-minutową przerwę po każdej godzinie pracy przy monitorze, wliczaną do czasu pracy, oraz okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli badania okulistyczne przeprowadzone w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy monitorze.

Zleceniobiorcy i samozatrudnieni

Pracodawca zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy także osobom wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy oraz osobom prowadzącym działalność na własny rachunek, jeżeli pracują w zakładzie pracy lub w miejscu przez niego wyznaczonym. Ten sam obowiązek ma przedsiębiorca niezatrudniający pracowników, który organizuje pracę takich osób. Przepisy nie nakładają wprost obowiązku szkoleń i badań zleceniobiorców; zakres obowiązków BHP wykonawcy określa pracodawca, a w praktyce ustala się go w umowie (umowa zlecenia i umowa o dzieło).

Odpowiedzialność

Nieprzestrzeganie przepisów lub zasad BHP przez osobę odpowiedzialną za stan BHP albo kierującą pracownikami lub innymi osobami fizycznymi jest wykroczeniem zagrożonym od 8 lipca 2026 r. grzywną od 2 000 do 60 000 zł, a w postępowaniu mandatowym prowadzonym przez inspektora pracy — do 5 000 zł (do 10 000 zł, jeżeli sprawca był co najmniej dwukrotnie ukarany za wykroczenie przeciwko prawom pracownika i popełnia kolejne w ciągu dwóch lat od ostatniego ukarania). Tej samej karze podlega m.in. niezawiadomienie okręgowego inspektora pracy i prokuratora o śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym wypadku przy pracy — zawiadomienia dokonuje się niezwłocznie. Narażenie pracownika na bezpośrednie niebezpieczeństwo utraty życia albo ciężkiego uszczerbku na zdrowiu jest przestępstwem z art. 220 Kodeksu karnego. Zob. też Kontrola PIP, Wypadek przy pracy, Zatrudnienie pierwszego pracownika i ofertę Kadry i płace.

Podstawa prawna

• art. 67³¹, 207, 207¹, 209¹, 226, 229, 232, 234 § 2, 237³–237¹², 283 i art. 304–304¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 1245),
• § 10–16 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1327 oraz z 2025 r. poz. 1640),
• § 2–5 rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 607 oraz z 2026 r. poz. 456 i 726); § 2 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2026 r. (Dz.U. poz. 456) — okres przejściowy dla orzeczeń,
• art. 12 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 437 z późn. zm.),
• rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 1997 r. poz. 704, z 2004 r. poz. 2468 oraz z 2005 r. poz. 986),
• § 30a i § 44 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U. z 2003 r. poz. 1650 z późn. zm.); § 30a dodany rozporządzeniem z dnia 9 lipca 2026 r. (Dz.U. poz. 927) obowiązuje od 11 stycznia 2027 r.,
• rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. z 1996 r. poz. 279 oraz z 2019 r. poz. 1160),
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 58),
• art. 21 ust. 1 pkt 11 i 11b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 592),
• § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 316),
• art. 96 § 1a pkt 1 i § 1b ustawy z dnia 24 sierpnia 2001 r. — Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 860 z późn. zm.), w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 11 marca 2026 r. (Dz.U. poz. 473) od 8 lipca 2026 r.,
• art. 220 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. — Kodeks karny (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 383 z późn. zm.).