Staż pracy — zlecenie, działalność gospodarcza i inne okresy wliczane do okresu zatrudnienia

Od okresu zatrudnienia zależą m.in. wymiar urlopu wypoczynkowego, dodatek stażowy, nagroda jubileuszowa, okres wypowiedzenia i wysokość niektórych odpraw. Do niedawna liczyły się w nim głównie okresy pozostawania w stosunku pracy i nauki. Ustawa z dnia 26 września 2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1423) dodała do Kodeksu pracy art. 302¹, który nakazuje wliczać do okresu zatrudnienia także m.in. prowadzenie działalności gospodarczej i wykonywanie umów zlecenia. Ustawa nie ogranicza wliczenia w czasie — według wyjaśnień MRPiPS wlicza się wszystkie udokumentowane okresy, także przebyte przed jej wejściem w życie.

Od kiedy obowiązują nowe zasady

Uprawnienia wynikające z wliczenia nowych okresów przysługują od dnia ich nabycia, ale nie wcześniej niż od podanych dat. Nie powstają więc zaległe roszczenia za okresy wcześniejsze.

Jakie okresy się wlicza

Osobą współpracującą jest małżonek, dziecko własne, dziecko drugiego małżonka lub przysposobione, rodzic, macocha, ojczym albo osoba przysposabiająca przedsiębiorcy, zleceniobiorcy lub agenta, jeżeli pozostaje z nim we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracuje przy prowadzeniu działalności albo wykonywaniu umowy (art. 8 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych) — szczegóły w artykule Osoba współpracująca. Zatrudnienie za granicą u pracodawcy zagranicznego wliczało się do stażu już wcześniej, na podstawie przepisów o rynku pracy (obecnie ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia).

Czego się nie wlicza

• umowy o dzieło, praktyk studenckich i wolontariatu,
• działalności nierejestrowanej,
• okresu zawieszenia działalności — z wyjątkiem zawieszenia w celu opieki nad dzieckiem, za które opłacono składki,
• opieki nad osobą chorą lub z niepełnosprawnością,
• okresów nieudokumentowanych.

Jeżeli okresy nakładają się na siebie albo na zatrudnienie w ramach stosunku pracy (np. etat i jednoczesne zlecenie), wlicza się jeden z nich — najkorzystniejszy dla pracownika. Okresy równoległe nie sumują się.

Dokumentowanie okresów

Zaświadczenie ZUS wydaje na wniosek osoby, której okresy dotyczą. Wniosek składa się wyłącznie elektronicznie, przez profil informacyjny na PUE/eZUS — w katalogu usług jest to wniosek USP — bez załączników. ZUS wystawia zaświadczenie wyłącznie na podstawie danych z konta ubezpieczonego i doręcza je, podobnie jak decyzje w tych sprawach, na profil; zaświadczenie wydaje się bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 7 dni. Według informacji ZUS za okresy sprzed 1 stycznia 1999 r. składa się odrębny wniosek US-7, a gdy okres zaczął się przed tą datą i trwał dalej — dwa wnioski (US-7 i USP).

Jeżeli ZUS nie znajdzie na koncie danych, wydaje decyzję o odmowie wydania zaświadczenia; można wtedy złożyć wniosek o postępowanie wyjaśniające (POG) wraz z posiadanymi dowodami. Okresy, w których dana osoba nie podlegała ubezpieczeniom (art. 302¹ § 3), oraz pracę za granicą (§ 7) pracownik dokumentuje innymi dowodami — według MRPiPS np. umową, zaświadczeniem zleceniodawcy, rachunkami lub dokumentami z urzędu skarbowego. O wliczeniu okresu decyduje pracodawca; jeżeli dokumenty nie budzą wątpliwości co do autentyczności, zakresu i spójności danych, powinien go zaliczyć (odpowiedź MRPiPS na interpelację nr 17195). Ciężar udokumentowania spoczywa na pracowniku. Przepisy nie rozstrzygają wprost, czy pracodawca może bez zaświadczenia ZUS uwzględnić, na podstawie własnej dokumentacji, okresy zlecenia wykonywanego na jego rzecz, za które opłacano składki — art. 302¹ § 12 wskazuje jako dowód zaświadczenie ZUS. Spór o wliczenie okresu rozstrzyga sąd pracy.

Termin 24 miesięcy

Pracownik zatrudniony w dniu, od którego jego pracodawca stosuje nowe zasady, ma 24 miesiące na przedstawienie dokumentów. Okresów nieudokumentowanych w tym terminie ten pracodawca nie wlicza — zachowują one jednak znaczenie u kolejnego pracodawcy. Osób zatrudnionych później termin ten nie dotyczy; przedstawiają one dokumenty na zasadach ogólnych.

Na co wpływa staż

Nowych okresów nie wlicza się do okresu wypowiedzenia biegnącego w dniu, od którego pracodawca stosuje nowe zasady, ani do stażu wymaganego w naborach wszczętych przed tym dniem. Przepisy nie zmieniają zasad wliczania okresów nauki, nie wpływają na prawo do emerytury ani jej wysokość i nie przyznają zleceniobiorcom uprawnień pracowniczych. Zasady ustalania okresów wypowiedzenia i odpraw opisuje artykuł Rozwiązanie umowy o pracę.

Skutki dla rozliczeń płacowych

• Urlop w trakcie roku — pracownik, który po wliczeniu nowych okresów osiąga 10 lat zatrudnienia, nabywa prawo do 26 dni urlopu z dniem osiągnięcia tego okresu, nie wcześniej jednak niż 1 maja 2026 r. (w sektorze finansów publicznych — 1 stycznia 2026 r.). Jeżeli wykorzystał już urlop za dany rok, przysługuje mu urlop uzupełniający w wymiarze różnicy — 6 dni przy pełnym etacie. Przy niepełnym etacie wymiar ustala się proporcjonalnie. Zasady wymiaru opisuje artykuł Urlopy pracownicze.
• Dodatek stażowy — uprawnienie powstaje z dniem osiągnięcia wymaganego stażu, a nie z dniem przedstawienia dokumentów. Dokumenty dostarczone później mogą więc wymagać wyrównania dodatku za miesiące wstecz, nie wcześniej niż od daty stosowania nowych zasad.
• Nagroda jubileuszowa — przysługuje na zasadach określonych w przepisach płacowych danego pracodawcy lub w pragmatyce. Według wyjaśnień MRPiPS w służbie cywilnej wypłaca się ją niezwłocznie po udokumentowaniu stażu, a jeżeli po doliczeniu okresów upływa kilka progów — jedną, najwyższą nagrodę.
• Regulamin wynagradzania — o tym, czy dodatek zależy od ogólnego stażu, czy od stażu u danego pracodawcy, rozstrzyga treść przepisów płacowych. Jeżeli przepisy płacowe odwołują się do okresu zatrudnienia w rozumieniu Kodeksu pracy, obejmuje on także okresy z art. 302¹.

Działania pracodawcy

1. Poinformowanie pracowników o możliwości złożenia wniosku USP i o terminie 24 miesięcy.
2. Weryfikacja przedstawionych zaświadczeń i dokumentów, ustalenie okresów nakładających się oraz sporządzenie nowego wyliczenia stażu, które dołącza się do akt osobowych.
3. Przeliczenie wymiaru urlopu, dodatku stażowego i terminów nagród jubileuszowych, z wyrównaniem na liście płac.
4. Sprawdzenie rejestru wcześniejszych umów zlecenia i współpracy B2B z obecnymi pracownikami — wpływają one na okres wypowiedzenia i odprawy.
5. Przegląd definicji stażu w regulaminie wynagradzania — Regulamin pracy i regulamin wynagradzania.

Urlop, ekwiwalent i odprawy można wyliczyć w kalkulatorze świadczeń pracowniczych, a zakres obsługi kadrowej opisuje strona Kadry i płace.

Podstawa prawna

• art. 36 § 1, art. 154, art. 155, art. 158, art. 302¹ i art. 302² ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 1245),
• art. 1, art. 3 oraz art. 5–10 ustawy z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy — Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 1423),
• art. 8 ust. 6 i 11 oraz art. 83g ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 199),
• art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. — Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1480),
• art. 8 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 1195),
• art. 217 § 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. — Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1691),
• odpowiedź Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej na interpelację nr 17195 (BM-II.059.1.311.2026) oraz wyjaśnienia MRPiPS „Staż pracy — pytania i odpowiedzi” (gov.pl, pyt. 3, 8, 30–31 i 51).