Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS)

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest wyodrębnionym funduszem, z którego pracodawca finansuje działalność socjalną: różne formy wypoczynku, działalność kulturalno-oświatową i sportowo-rekreacyjną, opiekę nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych i przedszkolach, pomoc materialną rzeczową lub finansową oraz zwrotną i bezzwrotną pomoc na cele mieszkaniowe. Środkami funduszu administruje pracodawca, a świadczenia z funduszu nie są wynagrodzeniem za pracę.

Kto tworzy fundusz

O obowiązku decyduje liczba pracowników w przeliczeniu na pełne etaty według stanu na 1 stycznia danego roku.

Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nieobjęty układem zbiorowym pracy i niezobowiązany do wydania regulaminu wynagradzania, przekazuje pracownikom w styczniu każdego roku informację o nietworzeniu funduszu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Pracodawca, który rozpoczął działalność w trakcie roku, dokonuje odpisu od następnego roku kalendarzowego.

Jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania o wysokości odpisu lub nietworzeniu funduszu oraz regulamin funduszu uzgadnia się z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów. Od 27 stycznia 2026 r. przepisy mówią o pracownikach, a nie — jak wcześniej — o jednym pracowniku.

Odpis podstawowy w 2026 r.

Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego od przeciętnej liczby zatrudnionych. Podstawą jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w roku poprzednim albo w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli było wyższe, ogłaszane przez Prezesa GUS w „Monitorze Polskim” (w kwocie pomniejszonej o składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe potrącone od ubezpieczonych). Wynagrodzenie to wyniosło w 2025 r. 7 770,04 zł, a w drugim półroczu 2025 r. — 7 848,60 zł, dlatego odpisy na 2026 r. oblicza się od kwoty 7 848,60 zł. Ustawa o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2026 nie zmienia tej podstawy.

Przeciętną liczbę zatrudnionych ustala się jako planowaną na dany rok, obejmującą pracowników pełnoetatowych i niepełnoetatowych po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, a na koniec roku koryguje się ją do liczby faktycznej — sumy przeciętnych liczb zatrudnionych w poszczególnych miesiącach podzielonej przez 12.

Przekazanie środków

Środki funduszu gromadzi się na odrębnym rachunku bankowym. Równowartość odpisów przekazuje się:

• do 31 maja — co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych,
• do 30 września — pozostałą kwotę, łącznie ze zwiększeniami.

Przy 60 etatach odpis na 2026 r. wynosi 176 593,80 zł, z czego do 31 maja przekazuje się co najmniej 132 445,35 zł. Terminy te i wymóg odrębnego rachunku nie dotyczą pracodawcy zatrudniającego mniej niż 50 pracowników, który tworzy fundusz dobrowolnie.

Odpisy i zwiększenia obciążają koszty działalności pracodawcy. Kosztem uzyskania przychodów są wtedy, gdy ich równowartość została wpłacona na rachunek funduszu. Kosztem nie są natomiast inne wydatki pracodawcy na działalność socjalną, z wyjątkiem świadczeń urlopowych wypłaconych zgodnie z ustawą oraz — w określonych limitach — niefinansowanych z funduszu wydatków na zakładowy żłobek, klub dziecięcy lub przedszkole albo dofinansowania opieki nad dziećmi pracowników. Środki niewykorzystane w danym roku przechodzą na rok następny i nie podlegają egzekucji, z wyjątkiem egzekucji zobowiązań samego funduszu.

Regulamin i kryterium socjalne

Zasady korzystania ze świadczeń oraz przeznaczenie środków na poszczególne cele określa regulamin funduszu, który pracodawca ustala w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową, a jeżeli jej nie ma — z pracownikami wybranymi przez załogę. Osobami uprawnionymi są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści będący byłymi pracownikami oraz ich rodziny, a także inne osoby wskazane w regulaminie.

Przyznanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Kryterium dotyczy świadczeń i dopłat indywidualnych — nie wyklucza form działalności socjalnej dostępnych dla wszystkich uprawnionych na jednakowych zasadach. Świadczenia wypłacane wszystkim w równej wysokości, bez oceny sytuacji osoby uprawnionej, naruszają tę zasadę i narażają pracodawcę na zakwestionowanie wyłączenia ich z podstawy składek. Dane potrzebne do przyznania świadczenia osoba uprawniona podaje w oświadczeniu; pracodawca może żądać ich udokumentowania, do danych o zdrowiu dopuszcza wyłącznie osoby z pisemnym upoważnieniem, a co najmniej raz w roku sprawdza, które dane należy usunąć.

Świadczenia a podatek i składki

Karty przedpłacone (płatnicze) są w interpretacjach indywidualnych uznawane za świadczenie pieniężne objęte zwolnieniem do limitu 1 000 zł — np. interpretacja Dyrektora KIS z 16 września 2026 r., 0115-KDIT1.4011.592.2026.1.ASZ, dotycząca kart zasilanych ze środków funduszu, służących do zakupów w sieci sklepów pracodawcy; kwalifikację konkretnego instrumentu należy ustalić przed jego wydaniem. Od świadczeń opodatkowanych pracodawca jako płatnik pobiera zaliczkę na podatek.

Świadczenie urlopowe

Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, który nie tworzy funduszu, może wypłacać świadczenie urlopowe — raz w roku, każdemu pracownikowi korzystającemu z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych, nie później niż w ostatnim dniu przed rozpoczęciem tego urlopu. Świadczenie nie może przekroczyć odpisu podstawowego odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia (2 943,23 zł w 2026 r. przy zatrudnieniu w normalnych warunkach), a u osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze ustala się je proporcjonalnie. Do wysokości odpisu nie podlega składkom na ubezpieczenia społeczne, podlega natomiast podatkowi dochodowemu. U pracodawcy wypłacone świadczenie urlopowe jest kosztem uzyskania przychodów.

Odpowiedzialność

Niewykonywanie przepisów ustawy albo działanie z nimi niezgodne jest wykroczeniem zagrożonym grzywną, orzekaną na wniosek Państwowej Inspekcji Pracy. Związki zawodowe mogą dochodzić przed sądem pracy zwrotu do funduszu środków wydatkowanych niezgodnie z ustawą albo przekazania należnych odpisów.

Zakres obsługi kadrowo-płacowej opisuje strona Kadry i płace, a pozostałe obciążenia pracodawcy — artykuł Koszt zatrudnienia pracownika.

Podstawa prawna

• art. 1–8, art. 11, art. 12 i art. 12a ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 288 oraz z 2026 r. poz. 25 i 1123),
• art. 2 ustawy z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy — Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2026 r. poz. 25) — od 27 stycznia 2026 r.,
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349),
• obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 19 lutego 2026 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2025 r. i w drugim półroczu 2025 r. (M.P. poz. 232),
• art. 21 ust. 1 pkt 26, 67, 67a i 78, art. 22 ust. 1p oraz art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b i pkt 42 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592, z późn. zm.),
• art. 15 ust. 1za oraz art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b i pkt 45 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2026 r. poz. 554, z późn. zm.),
• § 2 ust. 1 pkt 19, 21 i 22 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 316),
• ustawa z dnia 7 listopada 2025 r. o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2026 (Dz. U. z 2025 r. poz. 1840),
• art. 77² ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (Dz. U. z 2026 r. poz. 1245, z późn. zm.),
• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 16 września 2026 r., 0115-KDIT1.4011.592.2026.1.ASZ.