Rozwiązanie umowy o pracę — tryby, rozliczenie końcowe i dokumenty

Umowa o pracę rozwiązuje się na mocy porozumienia stron, za wypowiedzeniem, bez wypowiedzenia albo z upływem czasu, na który była zawarta. Tryb i data ustania stosunku pracy przesądzają o rozliczeniu końcowym, treści świadectwa pracy i terminach zgłoszeń do ZUS.

Tryby rozwiązania

• Porozumienie stron — w każdym czasie i z dowolnym terminem. Forma nie jest zastrzeżona, ale w praktyce porozumienie sporządza się na piśmie, bo od wskazanej w nim inicjatywy i przyczyny zależy m.in. prawo do odprawy.
• Wypowiedzenie — na piśmie (albo w formie elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Pracodawca wskazuje przyczynę wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony i na czas określony oraz poucza o prawie odwołania do sądu pracy w terminie 21 dni od doręczenia. O zamiarze wypowiedzenia takiej umowy zawiadamia — w postaci papierowej lub elektronicznej, z podaniem przyczyny — zakładową organizację związkową reprezentującą pracownika, która może zgłosić umotywowane zastrzeżenia w ciągu 5 dni.
• Rozwiązanie bez wypowiedzenia z winy pracownika — w razie ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, popełnienia przestępstwa uniemożliwiającego dalsze zatrudnienie (oczywistego lub stwierdzonego prawomocnym wyrokiem) albo zawinionej utraty uprawnień koniecznych do pracy; nie później niż 1 miesiąc od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o tej okoliczności, po zasięgnięciu opinii zakładowej organizacji związkowej reprezentującej pracownika.
• Rozwiązanie bez wypowiedzenia bez winy pracownika — gdy niezdolność do pracy wskutek choroby trwa dłużej niż 3 miesiące (przy zatrudnieniu u danego pracodawcy krótszym niż 6 miesięcy) albo dłużej niż łączny okres pobierania wynagrodzenia i zasiłku oraz świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące (przy zatrudnieniu co najmniej 6-miesięcznym albo niezdolności spowodowanej wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową), a także przy innej usprawiedliwionej nieobecności dłuższej niż miesiąc — nie po powrocie pracownika do pracy.
• Rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracownika — gdy pracodawca nie przeniósł go do innej pracy mimo orzeczenia lekarskiego o szkodliwym wpływie pracy na zdrowie albo ciężko naruszył podstawowe obowiązki wobec pracownika (wtedy przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia). Skutki są takie jak przy wypowiedzeniu przez pracodawcę.

Żądanie przywrócenia do pracy albo odszkodowania po rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia wnosi się do sądu pracy również w ciągu 21 dni — od doręczenia zawiadomienia o rozwiązaniu umowy.

Okresy wypowiedzenia

Okres liczony w tygodniach kończy się w sobotę, a w miesiącach — w ostatnim dniu miesiąca. Po wypowiedzeniu strony mogą ustalić wcześniejszy termin rozwiązania umowy bez zmiany jej trybu. Od 1 stycznia 2026 r. (u pracodawców spoza sektora finansów publicznych — od 1 maja 2026 r.) do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy wlicza się też udokumentowane okresy pracy na jego rzecz m.in. na podstawie umowy zlecenia lub w ramach działalności gospodarczej, co może wydłużyć okres wypowiedzenia (staż pracy); nie dotyczy to wypowiedzeń biegnących w dniu, od którego pracodawca stosuje nowe zasady.

• Pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy do końca okresu wypowiedzenia, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.
• Przy wypowiedzeniu dokonanym przez pracodawcę pracownikowi przysługuje płatne zwolnienie na poszukiwanie pracy: 2 dni robocze (wypowiedzenie dwutygodniowe i jednomiesięczne) albo 3 dni robocze (trzymiesięczne).

Szczególna ochrona przed rozwiązaniem umowy

• Wiek przedemerytalny — zakaz wypowiedzenia pracownikowi, któremu brakuje nie więcej niż 4 lat do wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia mu uzyskanie emerytury.
• Rodzicielstwo — w okresie ciąży, urlopu macierzyńskiego, ojcowskiego i rodzicielskiego oraz od złożenia wniosku o taki urlop pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy (ani prowadzić przygotowań do tego), chyba że zachodzą przyczyny rozwiązania bez wypowiedzenia z winy pracownika, a reprezentująca go zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę; wypowiedzenie jest ponadto dopuszczalne w razie upadłości lub likwidacji pracodawcy. Umowa na czas określony lub na okres próbny przekraczający miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, przedłuża się do dnia porodu (nie dotyczy umowy na zastępstwo). Ochrona obejmuje też urlop wychowawczy i obniżony wymiar czasu pracy (do 12 miesięcy).
• Urlop i usprawiedliwiona nieobecność, a także osoby chronione przepisami szczególnymi, m.in. działacze związkowi i społeczni inspektorzy pracy.

W razie upadłości lub likwidacji pracodawcy ograniczenia te w zasadzie nie mają zastosowania.

Rozliczenie końcowe

• Wynagrodzenie, także za okres zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy — w terminie wypłaty wynagrodzenia.
• Urlop wypoczynkowy — w roku ustania stosunku pracy przysługuje w wymiarze proporcjonalnym; pracownik jest obowiązany wykorzystać urlop udzielony w okresie wypowiedzenia. Za urlop niewykorzystany przysługuje ekwiwalent pieniężny, wypłacany od 27 stycznia 2026 r. w terminie wypłaty wynagrodzenia, a jeżeli termin ten przypada przed dniem ustania stosunku pracy — w ciągu 10 dni od tego dnia. Ekwiwalent podlega składkom i opodatkowaniu jak wynagrodzenie — zob. urlopy pracownicze.
• Odprawy i odszkodowania:

Odprawę z przyczyn niedotyczących pracownika oblicza się według zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop. Zwolnienie grupowe dotyczy pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników i obejmuje w okresie 30 dni co najmniej 10 pracowników (u pracodawcy zatrudniającego mniej niż 100 osób), 10% pracowników (100–299) albo 30 pracowników (co najmniej 300) i wymaga konsultacji ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników oraz zawiadomienia powiatowego urzędu pracy.

Świadectwo pracy

Świadectwo pracy wydaje się w dniu ustania stosunku pracy, jeżeli pracodawca nie zamierza zatrudnić pracownika ponownie w ciągu 7 dni; gdy z przyczyn obiektywnych nie jest to możliwe — w ciągu kolejnych 7 dni przesyła je pocztą albo doręcza w inny sposób. Przy ponownym zatrudnieniu w ciągu 7 dni świadectwo wydaje się tylko na wniosek pracownika. Wydania świadectwa nie można uzależniać od rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Niewydanie świadectwa w terminie jest wykroczeniem zagrożonym grzywną od 2000 zł do 60 000 zł.

Świadectwo zawiera m.in.: okresy zatrudnienia i wymiar czasu pracy, stanowiska, tryb i podstawę prawną rozwiązania umowy (przy wypowiedzeniu — stronę, która go dokonała), urlop wypoczynkowy przysługujący i wykorzystany w roku ustania stosunku pracy, wykorzystane urlopy bezpłatny, rodzicielski, wychowawczy i inne, zwolnienia od pracy, liczbę dni okazjonalnej pracy zdalnej i dni płatnych jako wynagrodzenie chorobowe w roku ustania stosunku pracy, okresy nieskładkowe oraz wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia. Na żądanie pracownika podaje się też wysokość i składniki wynagrodzenia oraz uzyskane kwalifikacje. Pracownik może w ciągu 14 dni wystąpić do pracodawcy o sprostowanie świadectwa, a po odmowie — w ciągu 14 dni do sądu pracy.

Wraz ze świadectwem pracodawca informuje o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, terminie jej odbioru i zniszczeniu dokumentacji nieodebranej.

Zgłoszenia i rozliczenia po ustaniu zatrudnienia

Środki na rachunku PPK byłego pracownika pozostają na nim do wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu. Jeżeli niezdolność do pracy powstała w ciągu 14 dni od ustania zatrudnienia i trwa nieprzerwanie co najmniej 30 dni, zasiłek chorobowy wypłaca ZUS, a były pracodawca przekazuje dane o wynagrodzeniu na zaświadczeniu ZUS Z-3. Dokumentację pracowniczą przechowuje się co do zasady przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.

Zakres obsługi kadrowej opisuje strona Kadry i płace; ekwiwalent i odprawy można wyliczyć w kalkulatorze świadczeń pracowniczych.

Podstawa prawna

• art. 30, art. 32–53, art. 55, art. 92¹, art. 94 pkt 9b, art. 94⁶, art. 97, art. 155¹, art. 167¹, art. 171, art. 177, art. 186⁸, art. 264, art. 282 § 1 pkt 3 i art. 302¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 1245),
• art. 5, art. 8 i art. 9 ustawy z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy — Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 1423),
• art. 78¹ ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. — Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 795),
• art. 1, art. 8 i art. 10 ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 1195),
• rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1016),
• art. 36 ust. 11 i 11a oraz art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 199) oraz § 2 ust. 1 pkt 2 i 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 316),
• art. 7 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 854),
• art. 28 i art. 96 ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 192),
• art. 21 ust. 1 pkt 3 lit. a i b, art. 38 ust. 1, art. 39 ust. 2 i art. 42g ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 592).