Współpraca B2B z osobą prowadzącą działalność — ryzyka i rozliczenia

Współpraca B2B polega na świadczeniu usług przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą na podstawie umowy cywilnoprawnej, rozliczanej fakturą. Wykonawca sam rozlicza podatek dochodowy, VAT i składki, a zlecający nie jest jego płatnikiem. Taki model jest dopuszczalny, jeżeli praca nie jest wykonywana w warunkach stosunku pracy. W przeciwnym razie zlecający ponosi ryzyko ustalenia istnienia stosunku pracy — wraz z zaległymi składkami, obowiązkami płatnika podatku i odpowiedzialnością za wykroczenie.

Stosunek pracy bez względu na nazwę umowy

Stosunek pracy polega na wykonywaniu pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, za wynagrodzeniem (art. 22 § 1 KP). Zatrudnienie w takich warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy bez względu na nazwę umowy, a zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu tych warunków jest niedopuszczalne (art. 22 § 1¹ i § 1² KP). W praktyce kontrolnej i orzecznictwie jako cechy stosunku pracy wskazuje się m.in.:

• podporządkowanie poleceniom przełożonego i wewnętrznym regulaminom,
• stałe godziny i miejsce pracy wyznaczane przez zlecającego,
• obowiązek osobistego świadczenia bez możliwości zastępstwa lub podwykonawstwa,
• stałe wynagrodzenie niezależne od rezultatu i brak ryzyka gospodarczego po stronie wykonawcy,
• wykonywanie tych samych czynności co wcześniej na etacie albo co pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę.

Uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy od 8 lipca 2026 r.

Ustawa z dnia 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw obowiązuje od 8 lipca 2026 r. Nowe przepisy ustawy o PIP stosuje się także do umów cywilnoprawnych zawartych wcześniej i trwających w tym dniu, a do kontroli wszczętych przed tym dniem — przepisy dotychczasowe. Przebieg kontroli opisuje artykuł Kontrola PIP.

• Zakres kontroli — PIP kontroluje zawieranie umów cywilnoprawnych w warunkach stosunku pracy także u przedsiębiorców i innych jednostek niebędących pracodawcami, na rzecz których jest lub w roku przed rozpoczęciem kontroli była świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym przez osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą.
• Polecenie — po umożliwieniu stronom zajęcia stanowiska inspektor pracy wydaje na piśmie polecenie usunięcia naruszeń, gdy w stosunku łączącym strony dominują cechy stosunku pracy; termin wykonania wyznacza tak, aby ocenić je w trakcie kontroli.
• Decyzja — jeżeli polecenie nie zostanie wykonane, okręgowy inspektor pracy może w drodze decyzji stwierdzić istnienie stosunku pracy albo wnieść powództwo o ustalenie istnienia stosunku pracy, w szczególności gdy trzeba je ustalić za okres wcześniejszy niż ten, który może objąć decyzja — decyzja uwzględnia stan faktyczny od dnia rozpoczęcia kontroli. Decyzja określa rodzaj umowy, datę jej zawarcia, rodzaj i miejsce pracy, wymiar czasu pracy i wynagrodzenie; w braku ustaleń przyjmuje się umowę na czas nieokreślony, siedzibę pracodawcy jako miejsce pracy, pełny etat i minimalne wynagrodzenie.
• Skutki — decyzja od dnia wydania wywołuje skutki na gruncie prawa pracy, prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Datą zawarcia umowy o pracę jest data decyzji, a jeżeli między rozpoczęciem kontroli a upływem terminu do wniesienia odwołania albo uprawomocnieniem się orzeczenia sądu zlecający rozwiązał lub wypowiedział umowę, umowa wygasła albo z inicjatywy zlecającego zaprzestano faktycznego świadczenia pracy — dzień rozpoczęcia kontroli. Odwołanie do sądu pracy wnosi się za pośrednictwem okręgowego inspektora pracy w terminie miesiąca od doręczenia decyzji.
• Składki — składki opłacone z tytułu zlecenia albo działalności gospodarczej uznaje się za opłacone na poczet należności z tytułu stosunku pracy; zgłoszenie do ubezpieczeń następuje w terminie 7 dni od dnia, w którym decyzja stała się ostateczna, a po odwołaniu — od dnia, w którym orzeczenie sądu stało się prawomocne.
• Interpretacja indywidualna — na wniosek podmiotu podlegającego kontroli Główny Inspektor Pracy ocenia, czy opisany stosunek prawny jest stosunkiem pracy. Opłata wynosi 40 zł od każdego opisanego stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego, termin — 30 dni od otrzymania kompletnego wniosku. Interpretacja wiąże organy PIP, chroni wnioskodawcę przed sankcjami w zakresie, w jakim ją zastosował, i jest przekazywana do ZUS oraz KAS; nie wyłącza oceny w toku kontroli, jeżeli ustalony stan faktyczny różni się od opisanego we wniosku.
• Grzywna za zawarcie umowy cywilnoprawnej w warunkach stosunku pracy wynosi od 2 000 zł do 60 000 zł (art. 281 § 1 pkt 1 KP). Nie podlega jej podmiot, który zawarł taką umowę przed 8 lipca 2026 r. i w ciągu 12 miesięcy od tej daty dobrowolnie zawrze z tą osobą umowę o pracę.

Podatek dochodowy

Za działalność gospodarczą nie uznaje się czynności, jeżeli łącznie: odpowiedzialność wobec osób trzecich za ich rezultat i wykonywanie ponosi zlecający, są wykonywane pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonych, a wykonujący nie ponosi ryzyka gospodarczego (art. 5b ust. 1 ustawy o PIT). Przychód z takich czynności jest przychodem z działalności wykonywanej osobiście albo ze stosunku pracy, a zlecający staje się płatnikiem zaliczek. Kontrakty menedżerskie i umowy o zarządzanie przedsiębiorstwem są przychodem z działalności wykonywanej osobiście także przy zawarciu ich w ramach działalności (wynagrodzenie członka zarządu).

Świadczenie usług na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy ogranicza wybór formy opodatkowania, gdy usługi odpowiadają czynnościom wykonywanym przez podatnika lub wspólnika w ramach stosunku pracy:

Świadczenie na rzecz byłego pracodawcy usług o innym zakresie niż czynności z etatu nie powoduje tych skutków.

Składki ZUS

Wykonawca B2B opłaca składki z tytułu działalności (składki społeczne przedsiębiorcy). Ulga na start, preferencyjna podstawa wymiaru i mały ZUS plus nie przysługują jednak osobie, która wykonuje działalność na rzecz byłego pracodawcy, dla którego przed jej rozpoczęciem w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym wykonywała w ramach stosunku pracy czynności wchodzące w zakres działalności (ulgi ZUS na start).

Za pracownika uważa się także osobę wykonującą umowę agencyjną, umowę zlecenia, inną umowę o świadczenie usług albo umowę o dzieło zawartą z własnym pracodawcą albo wykonującą w ramach takiej umowy pracę na jego rzecz; przychód z umowy dolicza się wtedy do podstawy wymiaru składek ze stosunku pracy (art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Łączenie etatu i umowy B2B z tym samym podmiotem albo wykonywanie w ramach działalności pracy na rzecz własnego pracodawcy wymaga więc ostrożnej oceny, czy umowa nie mieści się w tym przepisie.

VAT

Za samodzielną działalność gospodarczą nie uznaje się czynności, z których przychody są przychodami ze stosunku pracy, a także czynności, z których przychody są przychodami z działalności wykonywanej osobiście, jeżeli wykonującego wiążą ze zlecającym więzy prawne co do warunków wykonywania tych czynności, wynagrodzenia i odpowiedzialności zlecającego wobec osób trzecich (art. 15 ust. 3 pkt 1 i 3 ustawy o VAT). Wykonawca B2B działający samodzielnie jest podatnikiem VAT, chyba że korzysta ze zwolnienia. Jeżeli jednak czynności zostaną uznane za niesamodzielne, faktury nie dokumentują czynności opodatkowanych: wystawca, który wykazał na nich podatek, jest obowiązany do jego zapłaty (art. 108 ust. 1), a odbiorca nie może go odliczyć (art. 88 ust. 3a pkt 2).

Staż pracy

Od 1 stycznia 2026 r. — u pracodawców spoza sektora finansów publicznych od 1 maja 2026 r. — do okresu zatrudnienia wlicza się m.in. okresy prowadzenia działalności, za które opłacono składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe, potwierdzone zaświadczeniem ZUS wydawanym na wniosek złożony elektronicznie (art. 302¹ § 1 i 11 oraz art. 302² KP). Jeżeli w ramach działalności wykonawca świadczył pracę na rzecz pracodawcy, który następnie go zatrudnia, okres ten wlicza się także do okresu zatrudnienia u tego pracodawcy (art. 302¹ § 8 KP) — ma to znaczenie m.in. dla okresu wypowiedzenia i odprawy. Zasady opisuje artykuł Staż pracy.

Elementy umowy B2B

Umowa powinna odpowiadać rzeczywistemu sposobowi współpracy, bo PIP, ZUS i organy podatkowe oceniają praktykę, a nie nazwę dokumentu. Istotne są:

• przedmiot określony jako usługa lub rezultat, a nie stanowisko w strukturze zlecającego,
• samodzielność wykonawcy w organizacji pracy, możliwość zastępstwa i podwykonawstwa,
• wynagrodzenie za rezultat, godziny lub ryczałtowo, na podstawie faktury, z określonym terminem płatności,
• odpowiedzialność wykonawcy za należyte wykonanie, kary umowne i ewentualne ubezpieczenie OC,
• narzędzia i koszty po stronie wykonawcy,
• prawa autorskie — przeniesienie lub licencja, istotne także dla ulgi IP Box,
• poufność, ochrona danych osobowych i ewentualny zakaz konkurencji,
• okres wypowiedzenia i zasady zakończenia współpracy.

W sytuacjach wątpliwych można wystąpić o interpretację indywidualną — do Głównego Inspektora Pracy w zakresie oceny, czy stosunek prawny jest stosunkiem pracy, albo do Dyrektora KIS w zakresie podatkowym (interpretacje podatkowe). Porównanie z umowami zlecenia i o dzieło zawiera artykuł Umowa zlecenia i umowa o dzieło.

Podstawa prawna

• art. 22 § 1–1², art. 281 § 1 pkt 1, art. 302¹ i art. 302² ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 1245),
• art. 11 ust. 1 pkt 7a i ust. 2, art. 13 pkt 1, art. 14b, art. 33a i art. 34 ust. 1c i 2b–2l ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1712 z późn. zm.),
• art. 477⁷ᵇ § 1 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. — Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 468 z późn. zm.),
• art. 13, art. 14, art. 16 i art. 20 ustawy z dnia 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 473),
• art. 5b ust. 1, art. 9a ust. 3, art. 13 pkt 8 i 9 oraz art. 41 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592 z późn. zm.),
• art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 843 z późn. zm.),
• art. 8 ust. 2a, art. 18a ust. 2 pkt 2, art. 18c ust. 11 pkt 5, art. 36 ust. 4e i art. 38b ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 199 z późn. zm.),
• art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. — Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1480 z późn. zm.),
• art. 15 ust. 3, art. 88 ust. 3a pkt 2 i art. 108 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 1263 z późn. zm.).